Richting voor een nieuwe vergaderstructuur

Transcriptie

1 Richting voor een nieuwe vergaderstructuur De vergaderstructuur van een raad kun je veranderen door hem volledig om te gooien, maar het kan ook door de bestaande structuur bij te sturen. Voor Oostzaan lijkt mij een aantal flinke ombuigingen voldoende om te bereiken wat we willen bereiken: tijdwinst, transparantie en efficiëntie. Belangrijk bij de hele operatie is dat de raad, het college en het MT een goed gevoel krijgen bij de nieuwe vergaderstructuur. Die moet voor iedereen wat opleveren: niet veranderen om te veranderen, maar veranderen om te verbeteren In dit stuk heb ik geprobeerd om hoofdzaken en bijzaken te scheiden. De vijf doelen die we hebben gesteld om de vergaderstructuur te veranderen, vormen de rode draad in het verhaal. Per doel geef ik in tabelvorm aan wat er veranderd moet worden om het doel te bereiken. Daarna volgt per doel extra informatie in de analyse, en aan het einde van het stuk heb ik nog twee bijlagen toegevoegd met daarin voorbeelden van mogelijke vergadercycli. De politieke arena van Oostzaan Nieuwe vergaderstructuur versie

2 Inhoudsopgave Richting voor een nieuwe vergaderstructuur Winst 3 Inspanning 3 Tijdlijn 4 DOEL tijd besparen 4 Analyse 5 Minder vergaderingen per maand 5 Korte efficiënte vergaderingen (politieke avond en raad) 7 DOEL kaders stellen 9 Basisingrediënten voor beleidsstukken aan de raad 10 Analyse 11 Bondige duidelijke vergaderstukken 11 Actieve informatieplicht 11 DOEL burgers beter bij de besluitvorming betrekken 12 Analyse 13 Invloed zo vroeg mogelijk 13 Helderheid over wat, wanneer wordt besloten 14 Helderheid over de status van een bijeenkomst 14 DOEL transparante besluitvorming voor de raad, college, 15 ambtelijke organisatie en burgers Analyse 16 Helder proces 16 Efficiënt proces 16 DOEL organisatie slagvaardiger maken 17 Analyse 18 Kortere cyclus 18 Uitgangspunten notitie (voorgeschiedenis) 19 Nieuwe vergaderstructuur versie

3 Winst De nieuwe vergaderstructuur levert raadsleden nieuwe kansen op. Hij gaat hen de tijdwinst opleveren waarvan ze aangeven die te willen gebruiken om meer de straat op te gaan. Daarbij zullen zij in de nieuwe structuur minder vergaderavonden hebben en meer beleidsstukken te lezen krijgen waarin duidelijke keuzes voorliggen. De ambtelijke organisatie krijgt er een overzichtelijker werkproces door. Zo wordt er vergaderd op vaste momenten en zijn er meer beslismomenten in een maand, waardoor knelpunten kunnen worden weggenomen en fatale deadlines gemakkelijker kunnen worden gehaald. De directie krijgt er een organisatie door met een grotere handelingssnelheid en het college krijgt de ruimte om binnen de kaders van de raad naar eigen inzicht beleid uit te werken; zonder dat de raad dus keer op keer van allerlei nuances in de uitvoering op de hoogte hoeft te worden gebracht. In de nieuwe situatie worden burgers in een vroegtijdig stadium bij de planvorming betrokken. Op duidelijk gecommuniceerde momenten krijgen zij de kans om hun mening te geven over voorliggende plannen. Hierdoor zullen zij zich ook serieus genomen voelen, en minder de drang voelen om op zoveel mogelijk momenten hun stem te laten horen. Daarbij zal ook de betrokkenheid van de burger bij de politiek worden vergroot. Inspanning De belangrijkste aanpassing aan de vergaderstructuur is het opdelen van het besluitvormingsproces in drie delen: informeren, politiek debatteren en besluiten nemen. Essentieel daarbij is dat raadsleden bij iedere vergadering weten wat er van hen wordt verwacht en dat stukken zijn voorzien van een duidelijke tijdlijn. Tijdens de informatieronde bijvoorbeeld (zie ook bijlage 1), mogen burgers inspreken, kunnen ambtenaren en/of leden van het College van B&W informatie verstrekken en mogen raadsleden technische vragen stellen over bijvoorbeeld de raadsvoorstellen die op de agenda van de komende raad staan. Tijdens de politieke ronde, die de week erna wordt gehouden, zal het politieke debat worden gevoerd tussen de fracties; en in de raad van week drie vallen de besluiten. Voor de overzichtelijkheid, efficiëntie en tijdwinst pleit ik voor vast vergaderen op maandag. Op die manier weet iedereen precies wanneer de politieke arena open is, kunnen ambtenaren plannen om bij hun agendapunt aanwezig te zijn, en zullen er minder vergaderavonden in ieders agenda verschijnen. De beruchte EXTRA commissievergaderingen gaan tot het verleden behoren. En dat kan zeker voor raadsleden een zegen zijn. Kijk alleen maar naar het laatste kwartaal van 2008 en het begin van Daar zorgen de Haal en Meyn ervoor dat de commissie AZ wederom twee keer extra bijeen moest komen. Nieuwe vergaderstructuur versie

4 TIJDLIJN VAN RICHTING VOOR EEN NIEUWE VERGADERSTRUCTUUR Presidium Presidium Commissie Raad Commissie Raad 28/10/ /01/ /02/ /02/ /04/ /05/09-- Doelen en Richting Politieke Besluit over Politieke Besluit over kaders vergader- discussie richting van discussie over de nieuwe gesteld structuur over voorstel en implemen- vergader- uitgewerkt voorstel schrijven van tatieplan structuur en implemen- bijbehorend tatieplan implementatieplan DOEL tijd besparen Tijdbesparing ziet het presidium als een van de vijf doelen die ze wil bereiken met de nieuwe vergaderstructuur. Om een nieuwe structuur optimaal te kunnen laten functioneren, moet er voor raadsleden meer tijd worden vrijgemaakt om hun volksvertegenwoordigende en hun controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Met andere woorden raadsleden zouden meer ruimte moeten hebben om de straat op te gaan, om informatieavonden bij te wonen, en om het college van B&W te controleren. Daarbij is het van belang dat zij ook tijd kunnen inruimen om te discussiëren over de kaders die zij het college hebben meegegeven of gaan meegeven. En daar komt nog eens bij, dat een korte maar krachtige manier van vergaderen, er zeker ook toe leiden dat vergaderingen smeuïger worden, en het politieke debat beter. 1 Vergaderen op maandag in een driewekelijkse cyclus Alle vergaderingen worden iedere week gehouden op de maandag, waarbij een driewekelijkse cyclus wordt aangehouden. 2 Vergaderdruk goed verdelen over het hele jaar. De vergaderdruk wordt beter verdeeld over het jaar door na de begroting, voor het einde van het jaar, een schema op te stellen waarin de onderwerpen die het komende jaar aan de orde moeten komen in een vergadering, zoveel mogelijk gelijkmatig over het jaar worden verdeeld. Het college is hierbij verantwoordelijk voor het aanleveren van de stukken en het presidium voor het nemen van een besluit over de agendering Nieuwe vergaderstructuur versie

5 3 Geen technische vragen meer tijdens het politieke debat. 4 Ambtenaren aanwezig tijdens de informatieavonden. 5 Politieke geschilpunten inventariseren tijdens de politieke avond en een debat niet twee keer voeren. 6 Geen discussies over procedures tijdens de vergadering. Technische vragen worden gesteld tijdens de informatieavond of rechtstreeks aan de ambtelijke organisatie, per mail of telefoon. Er wordt voor gezorgd dat de betreffende ambtenaar (of portefeuillehouder) zoveel mogelijk aanwezig kan zijn tijdens de informatieavond, om eventueel over zijn of haar onderwerp een toelichting te geven. Daarbij is het handig als de ambtenaar van te voren al van de vragen op de hoogte is. De voorzitter * van de vergadering stelt na de discussie over een agendapunt vast wat de overgebleven politieke geschilpunten zijn en vraagt of deze afgehandeld kunnen worden tijdens de komende (korte) raad of dat het punt opnieuw moet worden geagendeerd voor de volgende politieke avond. Daarbij waakt de voorzitter ervoor dat discussies niet twee keer worden gevoerd. Discussies over procedures worden voortaan gevoerd voorafgaand aan de vergadering of na afloop, maar niet meer tijdens. * Het is een mogelijkheid om een voorzitter van buitenaf aan te trekken om de vergaderdruk van raadsleden te verminderen. Aanalyse Minder vergaderingen per maand Op dit moment werken we in de gemeente Oostzaan met een vergadermodel waarbij de maandelijks terugkerende raadsvergadering wordt voorafgegaan door drie commissievergaderingen; waarbij de commissie Algemene Zaken het meest frequent wordt gehouden, de commissie Financiën zo nu en dan en de commissie Grote Projecten ongeveer tweemaal per jaar. Doordat de cyclus van de raad maandelijks is, betekent dit dat er ook maar eens per maand in de raad besluiten kunnen worden genomen. En dat alles zorgt er voor dat de cyclus van een beleidsstuk zomaar kan oplopen tot een week of tien: tussen beginnen met schrijven en de stemming erover in de raad. Daarbij mag er dan niets mis gaan in de planning. Omdat er zo nu en dan fatale deadlines aan stukken vastzitten, i.v.m. wet- en regelgeving of binnen te halen subsidies, komt het regelmatig voor dat er extra commissievergaderingen moeten worden uitgeschreven. Dit zorgt voor extra vergaderdruk en een vergaderschema dat totaal niet overzichtelijk is. Om de vergaderdruk (gemeten over een vergaderjaar) te verminderen is het voorstel om te gaan werken met minder vergaderavonden per maand; en tijdens die Nieuwe vergaderstructuur versie

6 vergaderavonden twee vergaderingen na elkaar te houden: raad+informatieavond en presidium+politieke avond. Daarnaast kunnen we de overzichtelijkheid van de vergadercyclus vergroten door te gaan vergaderen op een vaste dag in de week in een driewekelijkse cyclus. Dit kan er als volgt uit zien (Zie ook de bijlage 2): DAG VERGADERING RAADSVOORSTEL ENZ ACTIVITEIT Maandag 1 Maandag 2 Maandag 3 Raadsvergadering 19:30-20:30 Informatieavond 21:00-23:00 Presidium 19:30-20:30 Politieke avond 21:00-23:00 Raadsvergadering 19:30-20:30 Informatieavond 21:00-23:00 Raadsvoorstel 0800 Stemmen over RVS 0800 En over ingediende moties/amendementen Raadsvoorstel 0801 (Technische) vragen stellen over RVS Inspreken Burgers spreken in over onderwerpen die op de agenda staan van de raad, maar kunnen ook onderwerpen aandragen voor een politieke avond Raadsvoorstel 0801 Het politieke debat voeren over RVS 0801 Aankondigen moties/ Debat over amendementen moties/amendementen Raadsvoorstel 0801 Stemmen over RVS 0801 En over ingediende moties/amendementen Raadsvoorstel 0802 (Technische) vragen stellen over RVS Inspreken Burgers spreken in over onderwerpen die op de agenda staan van de raad, maar kunnen onderwerpen aandragen voor een politieke avond. Aan de hand van de beschrijving van de cyclus kan de indruk ontstaan dat we niet mínder gaan vergaderen, maar méér. Bekijken we het over een periode van een maand dan kan die indruk inderdaad ontstaan, maar als we kijken naar een totaal vergaderjaar, dan wordt duidelijk dat de vergaderdruk in de oude situatie groter was dan in de nieuwe. In de nieuwe situatie zal er iedere maandag een vergadering zijn. Het is de bedoeling dat er vanuit de organisatie daarnaast geen extra vergaderingen meer worden gepland. Dus alles moet op de maandag gebeuren: de oude commissies Nieuwe vergaderstructuur versie

7 (nieuw: politieke avonden), de raad, het presidium, de informatieavonden (ook thema) en de inspraak. Totaal aantal vergaderingen in 2008 Huidige situatie RAAD Cie AZ Cie FIN Cie GP Presidium Info/thema AANTAL Nieuwe situatie Als we ervan uitgaan dat er in de nieuwe situatie iedere week een vergadering is, dan zou dat inhouden 52 vergaderingen per jaar. Daar trekken we vanaf het zomerreces van acht weken, twee weken kerstvakantie, een week voorjaarsvakantie en een week herfstvakantie. Globaal kom ik dan uit op = 40 vergaderingen. Korte efficiënte vergaderingen (politieke avond en raad) In de huidige vergaderstructuur komt het regelmatig voor dat de agenda s van de commissies (nieuwe situatie: politieke avond) te vol zijn. Daarnaast lopen vergaderingen regelmatig zodanig uit dat onderwerpen die stonden gepland, niet meer kunnen worden behandeld en dus moeten worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. Dit is voor alle aanwezige partijen bij de commissie geen wenselijke situatie. Raadsleden worden geconfronteerd met een steeds groter wordende vergaderdruk, de ambtelijke organisatie kan niet verder met haar werk en burgers komen voor niets naar een vergadering, omdat hun agendapunt door tijdgebrek niet wordt behandeld. De overvolle agenda s worden veroorzaakt door twee zaken. Op de eerste plaats wordt de vergaderdruk niet in een vroegtijdig stadium gelijkmatig over het jaar verdeeld. Op de tweede plaats komen er in de commissie regelmatig zaken aan de orde die daar niet moeten worden behandeld. In het vergaderschema moeten we een manier vinden om de vergaderdruk beter te verdelen. Het frequenter plannen van raadsvergaderingen kan daarbij helpen (meer beslismomenten), maar ook in de agendering van onderwerpen voor de commissie en de raad kan nog veel worden verbeterd. Hierbij kunnen het presidium en zeker ook het college van B&W ervoor zorgen dat de agenda van een commissie niet de ene keer te vol is en een andere keer bijna leeg. Hiertoe zou er zo spoedig Nieuwe vergaderstructuur versie

8 mogelijk na de begroting (voor het einde van het jaar) een planning moeten worden gemaakt voor het komende vergaderjaar, die in een gezamenlijk overleg wordt kortgesloten tussen het college en het presidium. Op de tweede plaats worden de overvolle agenda s veroorzaakt doordat raadsleden en fractieassistenten in bijvoorbeeld een commissie veel tijdrovende technische vragen stellen aan de wethouder. Het zou beter zijn om die vragen vooraf te stellen, rechtstreeks aan de behandelende ambtenaar: per telefoon of mail. Verder zouden de vragen ook moeten worden gesteld tijdens de informatieavond (nieuwe situatie), aansluitend op de korte raadsvergadering van de maandag. Op die manier kan er veel tijd worden bespaard tijdens de politieke avond van de maandag erop en kan dáár het politieke debat worden gevoerd, in plaats van een discussie over technische zaken. Verder zal de wethouder tijdens de politieke avond ook niet altijd onmiddellijk het antwoord weten op een technische vraag. Dat betekent dat het politieke debat op dat moment niet goed kan worden gevoerd en dat de wethouder bijvoorbeeld in de raad moet terugkomen met het antwoord op de vraag. Dit heeft tot gevolg dat het debat voor een deel over wordt gedaan in de raad. Het wordt dus dubbel gevoerd. Bijkomend nadeel is dat de wethouder de vraag moet doorspelen naar een ambtenaar, die er dan een antwoord op moet schrijven. Regelmatig komt het voor dat de vraag blijkbaar niet geheel duidelijk is overgekomen. Het gevolg hiervan is dat er in de raad weer vragen ontstaan op de antwoorden van de vragen uit de commissie. Om dit te voorkomen is het handig als ambtenaren aanwezig zijn bij hun raadsvoorstel. Om te voorkomen dat raadsleden (bijvoorbeeld om politieke redenen) in de raad discussies voeren die ze tijdens de politieke avond (nieuwe situatie) ook al hebben gevoerd, zou de voorzitter na ieder agendapunt tijdens de politieke avond moeten inventariseren wat de overgebleven politieke geschilpunten zijn waarop nog moet worden teruggekomen. Mochten er te veel politieke geschilpunten liggen, dan kan de voorzitter de raadsleden adviseren om het agendapunt niet op te voeren voor de komende raadsvergadering, maar het door te schuiven naar de volgende politieke avond. Verder wordt er tijdens vergaderingen ook regelmatig discussie gevoerd over de procedures die tijdens de vergadering moeten worden gevolgd. Hierover bestaan reeds afspraken, die zijn vastgelegd in het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies. De voorzitter van de vergadering zou op het nakomen van de afspraken moeten toezien en bij discussie kunnen voorstellen om deze te voeren voorafgaand of na afloop van een vergadering. Bondige vergaderstukken Dit punt werk ik hierna verder uit onder het doel kaders stellen, omdat bondige stukken niet alleen van belang zijn wanneer het gaat om tijd besparen, maar zeker ook bij het stellen van kaders. Nieuwe vergaderstructuur versie

9 DOEL kaders stellen Na de invoering van het dualisme in de lokale politiek is het de bedoeling dat de raad stuurt, het college uitvoert en de raad de grote lijnen in dat proces controleert. Met andere woorden: de raad stelt kaders, het college voert binnen die kaders beleid uit en de raad controleert vervolgens of alles door het college binnen de gestelde kaders is verwezenlijkt. Los van deze nota is er overigens in Oostzaan op dit moment al een pilotproject in gang gezet om als raad het stellen van kaders in de vingers te krijgen. Daarvoor is het bestemmingsplan Buitengebied Noord en Zuid gekozen. De procedure is begin 2009 gestart. Een voordeel van een kaderstellende rol voor een raad is dat de raad meer op hoofdlijnen gaat werken en niet meer op detailniveau. Het gevolg hiervan kan zijn dat raadsleden ook weer meer tijd over hebben om zich bezig te houden met hun volksvertegenwoordigende taak. Het verbeteren van de kaderstellende rol van de raad wordt door het presidium ook gezien als een van de doelen van de nieuwe vergaderstructuur. Om dit te bereiken is het noodzakelijk dat een aantal zaken anders wordt geregeld en processen worden aangepast. Hieronder kunt u in schemavorm lezen welke oplossingen ik daarvoor aandraag. 1 Het handvest actieve informatieplicht strak uitvoeren. Het handvest actieve informatieplicht (juli 2007) bestaat al in de gemeente Oostzaan. Bij het uitvoeren daarvan kan regelmatig terugkoppeling naar de gemeentesecretaris plaatsvinden in het Tri-partite en kan de gemeentesecretaris bijvoorbeeld twee keer per jaar aanschuiven bij het presidium om de uitvoering van het handvest te evalueren. 2 Stukken filteren op inhoud en vorm, vóór ze worden aangeboden aan de raad. Er moet een onderscheid zijn tussen de stukken die naar het college gaan en naar de raad gaan. Wanneer stukken naar de raad gaan, moeten het MT en het college controlerend/sturend optreden (aan de hand van de bestaande protocollen over hoe een raadsvoorstel er zou moeten uitzien). Uiteindelijk moet de voorzitter van de commissie stukken terug sturen die niet voldoen aan de afspraken. Nieuwe vergaderstructuur versie

10 3 De vorm en de cyclus van de stukken die naar de raad gaan is erg belangrijk voor een transparante en efficiënte besluitvorming. In het schema op pagina 9 maak ik concreet hoe beleidsnotities er uit moeten zien, om de raad in staat te stellen om haar drie kerntaken uit te voeren, te weten: kaders stellen, controleren en de burgers vertegenwoordigen. De cyclus van een beleidsstuk bestaat hierin uit twee delen. In het stuk zelf staan zaken over oriëntatie, voorbereiding en kaderstelling. Na uitvoeren van het beleid kan dit worden geëvalueerd en gecontroleerd. Basisingrediënten voor beleidsstukken aan de raad Oriëntatie en voorbereiding 1. De belangen die in het geding zijn en de mate waarin die strijdig zijn. 2. Relevante wettelijke kaders en andere regels waarop het bestuur geen invloed heeft. 3. De beleidsruimte die overblijft; waarop de raad dus invloed kan hebben. 4. De kaders die de raad eerder op dit onderwerp heeft geformuleerd. 5. De kernkeuzes die op dit moment voorliggen. Kaderstelling 1. De keuzes die voorliggen uitgewerkt in beleidsalternatieven met heldere en meetbare doelen en criteria. 2. Per alternatief: de te verwachten maatschappelijke en bestuurlijke consequenties (inclusief de te verwachten gevolgen voor de in het geding zijnde belangen. 3. De financiële consequenties van ieder alternatief. Controle/evaluatie 1. In hoeverre is het doel bereikt, aan de hand van de doelen die in het kader zijn geformuleerd. 2. De onvoorziene/onbedoelde gevolgen die bij uitvoering zijn opgetreden. 3. De nieuwe kernkeuzes die voorliggen. Nieuwe vergaderstructuur versie

11 Analyse Bondige duidelijke vergaderstukken Een veel gehoorde klacht van raadsleden is op dit moment dat beleidsstukken te dik zijn om in een paar dagen door te lezen en dat er niet duidelijk in wordt gemaakt wat de hoofdzaken zijn en wat de bijzaken. Verder willen zij beleidskeuzes voorgelegd krijgen en inzicht krijgen in de belangen die er spelen bij een bepaald onderwerp. Deze gevoelens en wensen van de raadsleden sluiten bijna naadloos aan op verschillende beleidsstukkenanalyses die al eerder zijn geschreven. Bij implementatie van de bovenstaande ingrediënten voor een beleidsstuk zal ook gekeken moeten worden of deze voldoende verankerd zijn in de bestaande formats. De rode draad die door de verschillende analyses loopt, kan als volgt worden samengevat. Om te beginnen worden in de raadsvoorstellen nog regelmatig politieke zaken en uitvoeringsaspecten door elkaar aangeboden. Voor raadsleden is niet altijd duidelijk wat in een bepaald geval wordt verwacht van de raad en wat van het college. Er ontstaat onder andere verwarring doordat er nog regelmatig informatie over de uitvoering met het stuk wordt meegestuurd. En verder staat er ook niet altijd expliciet in wat het doel is van het beleidsstuk. Wel in globale zin, maar er staat niet voldoende omschreven wat er op dat moment van de raad wordt verwacht. Verder geven beleidsstukken vaak ook niet voldoende informatie aan raadsleden over de belangentegenstellingen die er spelen in de samenleving over een bepaald onderwerp. En het blijkt dat lang niet altijd expliciet wordt aangegeven wat de politieke speelruimte van de raad is. Met andere woorden: waar kan nog beleid worden gemaakt en waar niet (door bijvoorbeeld vastliggende wet- en regelgeving). Ten slotte verloopt de uitwerking van raadsvoorstellen vaak vanuit het perspectief van het college en de ambtelijke organisatie. Daarbij worden de kaders reeds in het beleidsstuk aangegeven. De raad stelt deze dan meestal achteraf alsnog vast. Actieve informatieplicht Om het dualisme optimaal te laten functioneren, moet de raad actueel en zo goed mogelijk worden geïnformeerd. Het probleem bij de actieve informatieplicht is echter de vraag: wat moet er wél en wat niet naar de raad worden gestuurd. Als de raad vraagt om zo goed mogelijk te worden geïnformeerd, kan dat tot gevolg hebben dat dan ook werkelijk alles wat enigszins met een onderwerp te maken heeft over de schutting wordt gegooid, zoals dat herhaaldelijk wordt genoemd. Meesturen van alle uitvoeringsgerichte informatie kan ervoor zorgen dat stukken onleesbaar dik worden voor raadsleden. Maar op het moment dat ambtenaren besluiten om dit soort informatie voortaan niet meer mee te sturen, is er wel een raad nodig die Nieuwe vergaderstructuur versie

12 daarmee instemt en zich in zijn informatieverzoek beperkt tot politiek relevante onderwerpen en aspecten daarvan. In het handvest actieve informatieplicht staat al vermeld wat de raad verstaat onder actieve informatieplicht. Het is daarbij belangrijk dat er een balans is in de hoeveelheid beschikbare (achtergrond) informatie die wordt toegezonden aan de raad. Het college en de gemeentesecretaris kunnen er daarbij voor zorgen dat de actieve informatieplicht op een zodanige manier onder de aandacht wordt gebracht binnen de ambtelijke organisatie, dat aangeleverde stukken en te leveren informatie voldoen aan het handvest. Bij te leveren informatie is het nuttig dat er bij een dik stuk een samenvatting wordt geleverd, of een paar opmerkingen over wat belangrijk is voor de komende vergadering en wat moet worden gezien als achtergrondinformatie. In het verlengde hiervan zou het college in een zo vroeg mogelijk stadium openheid kunnen geven over bijvoorbeeld knelpunten die er liggen in het beleid (kan vastgelegd worden in het protocol actieve informatieplicht). Dit kan los staan van voorliggende beleidsnotities en gewoon in het algemeen en voor de langere termijn van belang zijn voor de Oostzaanse raadsleden om te vernemen. Raadsleden geven hierbij aan dat zij dan ook minder de neiging zullen hebben om over details te willen meepraten. Zij zullen zich meer gaan richten op de kaders en een visie voor de langere termijn. DOEL burgers beter bij besluitvorming betrekken In de huidige situatie kunnen burgers op verschillende momenten hun stem laten horen. Dat kan op een informele manier, bijvoorbeeld door raadsleden op te bellen, te mailen of een brief te schrijven; en het kan op een formele manier, via het indienen van een zienswijze, het bezoeken van inspraakavonden, of het inspreken in een van de commissies. Tijdens de gesprekken die ik heb gevoerd om deze notitie te kunnen schrijven werd klip en klaar duidelijk dat het hele politieke besluitvormingsproces staat of valt met de ruimte en invloed die de burger wordt gegeven in dit proces. De officiële inspraakmomenten worden vaak ervaren als niet voldoende en niet op het goede moment in het proces. Hieronder volgen in schemavorm vijf oplossingen. 1 Burgers in een vroeg stadium betrekken en actief uitnodigen. Burgers in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken bij de besluitvorming. Bij grote, maatschappelijk ingrijpende onderwerpen zoals een bestemmingsplan moeten burgers bij het proces worden betrokken nog vóór het maken van het voorontwerp. Burgers en belangengroepen moeten hiervoor actief worden benaderd en uitgenodigd. Nieuwe vergaderstructuur versie

13 2 Burgers actief uitnodigen om onderwerpen op de politieke agenda te zetten. 3 Tijdpad toevoegen aan alle raadsvoorstellen. Voorbeelden van initiatieven zijn het Comité 380 KV en de groep burgers die tegen de plaatsing was van UMTS masten bij een basisschool. Bij grotere onderwerpen, die een aantal keren op de verschillende agenda's zullen terugkeren gedurende een jaar, moet er een tijdpad worden toegevoegd, zodat iedereen overzicht houdt en weet wat er aan de orde is tijdens een vergadering. 4 Duidelijkheid over de status van een vergadering. Op de agenda van of de uitnodiging voor een politieke bijeenkomst moet duidelijk staan aangegeven wat de status is van de vergadering en wat er tijdens die vergadering wordt verwacht van de verschillende aanwezigen. Met andere woorden: het moet voor burgers duidelijk zijn of er die avond van hen wordt verwacht hun mening te geven of dat de avond een puur informatief karakter heeft. 5 Inbreng van burgers terugkoppelen in de vorm van verslagen. De inbreng van burgers moet ook regelmatig worden teruggekoppeld naar die burgers en naar belangstellenden. Dit kan door bijvoorbeeld het publiceren van een verslag van een inspraakavond (hierover moeten in het implementatieplan afspraken worden gemaakt). Op die manier zal de burger zich sneller serieus genomen voelen en kan hij controleren wat er met de inspraak gebeurt. Analyse Invloed zo vroeg mogelijk Om te beginnen zouden burgers eerder in het proces moeten worden betrokken. Het voordeel daarvan is dat uitgangspunten nog niet vast liggen en dat burgers dus daadwerkelijk nog invloed kunnen hebben op het uiteindelijke resultaat. Verder zorgt het er ook voor dat discussies niet een aantal keren worden herhaald (tijdens de verschillende inspraakmogelijkheden) en het voorkomt dat op het laatst van het proces toch nog veel burgers en belangengroepen zaken in bijvoorbeeld een bestemmingsplan veranderd proberen te krijgen. Nieuwe vergaderstructuur versie

14 Neem als voorbeeld het bestemmingsplan KOM. Dat is uitgebreid behandeld in de commissie en de raad, maar daar lag de druk op het einde van het proces. Met andere woorden: zelfs in de commissie waren er nog veel insprekers. Het zou een goede zaak zijn om dit om te draaien. Er moet dus éérder aandacht zijn voor de politieke keuzes die er voorliggen bij het maken van een bestemmingsplan. Daarvoor zou aan het begin van het proces een extra stap moeten worden gemaakt. Dat betekent een extra stap vóór het voorontwerp van een bestemmingsplan. In de voorfase moeten de politiek en de ambtelijke organisatie meer dienend zijn naar de burgers en belangengroepen in Oostzaan. Het maakt daarbij niet veel uit wie dat doet, politicus of ambtenaar; beide moeten ervan overtuigd zijn dat er uiteindelijk een gezamenlijk product wordt afgeleverd. Helderheid over wat, wanneer wordt besloten Om burgers meer invloed te kunnen geven, is het ook noodzakelijk dat de momenten waarop men daadwerkelijk invloed kan uitoefenen, volstrekt duidelijk zijn. Wanneer burgers en belangengroepen in de commissie of zelfs nog de raad invloed proberen uit te oefenen op een voorliggend bestemmingsplan, dan is dat veel te laat om nog ingrijpende zaken in het plan te veranderen. Het is dus van groot belang om in een vroegtijdig stadium goed te communiceren wat het tijdpad is bij het maken van bijvoorbeeld een bestemmingsplan. In dat tijdpad staat dan duidelijk aangegeven wat er op welk moment wordt verwacht van alle partijen die betrokken zijn bij het maken van een bestemmingsplan; en dus ook op welke momenten burgers en belangengroepen invloed kunnen uitoefenen op het uiteindelijke product. Hierbij zou het goed zijn om te werken met een actief uitnodigingsbeleid. Het is dus zaak om vóór de betreffende ambtenaar daadwerkelijk begint met schrijven, duidelijk te krijgen welke belangengroepen en burgers een belang hebben in het gebied waar het bestemmingsplan over gaat. Die verschillende groepen zouden uitgenodigd moeten worden om te discussiëren over de politieke keuzes die voorliggen. Helderheid over de status van een bijeenkomst Om burgers meer invloed te geven is het ook van belang om te allen tijde duidelijk te hebben wat de status is van de verschillende (politieke) bijeenkomsten. Het is daarbij zeker van belang voor de burger of hij daarop wel of geen invloed kan uitoefenen. Op zich is er niets mis met informatieavonden waarbij van de burgers wordt verwacht dat zij alleen maar informatie tot zich nemen en waarbij zij geen invloed kunnen uitoefenen. Het wordt echter pijnlijk als van tevoren niet duidelijk is wat de status is van de avond. Niets is zo frustrerend voor alle betrokkenen als burgers die denken invloed te kunnen uitoefenen, en op de bewuste avond merken dat dit niet de bedoeling is. Nieuwe vergaderstructuur versie

15 Het is dus van belang om op de uitnodiging voor een vergadering ook duidelijk aan te geven wat de status ervan is. En dat is zeker niet alleen van belang voor de burger. Ook politici hebben er baat bij om te weten wat er op welk moment van hen wordt verwacht. Op die manier kunnen zij ook hun bijpassende rol vervullen: informeren, debatteren en besluiten. DOEL transparante besluitvorming voor raad, college, ambtelijke organisatie en burgers Een vierde doel van een vernieuwde vergaderstructuur is dat van de duidelijkheid en de transparantie van de hele cyclus: van de eerste startnotitie tot het uiteindelijke raadsbesluit. In de huidige werkwijze is het bij vergaderingen lang niet altijd duidelijk wat er op welk moment van wie wordt verwacht. Met andere woorden: het moet duidelijk zijn wat er tijdens een vergadering van de raad wordt verwacht, bijvoorbeeld informatie tot zich nemen of een politiek debat voeren. Maar ook is van belang dat duidelijk is wat er wordt verwacht van aanwezige ambtenaren en leden van het College. Hieronder volgen in schemavorm vijf oplossingen. 1 Duidelijkheid over de reden waarom stukken staan geagendeerd. Per agendapunt moet er aangeven worden wat er die avond wordt verwacht van een raadslid: informatie inwinnen, politiek debatteren, of een besluit nemen. 2 De cyclus van een stuk aangeven. Voorafgaand aan de politieke avond moet duidelijk in bijvoorbeeld een raadsvoorstel worden aangegeven of het college een advies verwacht, of een politiek oordeel over het stuk. En wat de verdere cyclus van het stuk zal zijn (kaders stellen, controleren, ecvalueren). 3 Dubbele discussies voorkomen. Na ieder agendapunt moet er worden aangegeven wat de openstaande politieke discussie is en of dat niet te veel is om het stuk te laten doorgaan naar de raad voor besluitvorming. Op die manier voorkomen we dubbele discussies. 4 Burgers uitnodigen. Burgers ruim van tevoren op de hoogte stellen van vergaderingen en de status daarvan. Wie dit op zich gaat nemen, kunnen we uitwerken in het implemantatieplan. Nieuwe vergaderstructuur versie

16 5 Vergaderen op een vaste dag in de week. Voor de duidelijkheid zouden vergaderingen bijvoorbeeld steeds op een zelfde moment in de week gehouden moeten worden. Voor inwoners van Oostzaan wordt het dan volstrekt duidelijk wanneer de politieke arena open is. Analyse Als van tevoren duidelijk is wat er van wie wordt verwacht, kunnen vergaderingen efficiënter worden afgehandeld en kan de kwaliteit ervan verbeteren. De omstandigheden die nodig zijn om het politieke besluitvormingsproces efficiënt en duidelijk voor iedereen te laten verlopen, kunnen we op de volgende manieren bereiken. Helder proces Het is van groot belang voor de kwaliteit van een vergadering dat van tevoren duidelijk is wat er van wie wordt verwacht. Dus tijdens bijvoorbeeld de informatieronde moeten raadsleden bezig zijn met informatie verzamelen. Politiek moet daar nog geen rol spelen, waardoor raadsleden onbevangen de informatie tot zich kunnen nemen. In een vervolgvergadering zouden raadsleden het politieke debat moeten voeren, om uiteindelijk in een (korte) raadsvergadering de besluiten te nemen. Raadsleden krijgen daarbij duidelijkheid over de momenten waarop zij invloed kunnen uitoefenen. Deze duidelijkheid zal ervoor zorgen dat zij ook minder geneigd zullen zijn om zich politiek te profileren bij een inspraakvond. Zij weten immers dat het politieke debat later gevoerd gaat worden tijdens de politieke avond. Maar ook voor de ambtenaren zal duidelijkheid over de status van een vergadering zorgen dat zij effectiever informatie kunnen verschaffen aan de politici, wat de kwaliteit van een debat zeker kan verhogen. En zoals al eerder aangegeven wanneer aan burgers van tevoren wordt duidelijk gemaakt wat de status is van een vergadering, dan kunnen ze ook precies weten op welke momenten ze invloed kunnen hebben op het proces. Voordeel daarvan is dat burgers effectiever hun stem kunnen laten horen en dat ze minder vaak gefrustreerd de vergadering zullen verlaten omdat ze dachten dat er naar hen zou worden geluisterd, terwijl dat bij die vergadering nou net niet de bedoeling was en de standpunten al zijn ingenomen. Efficiënt proces Door het vergaderproces helder te maken, wordt het ook mogelijk om het efficiënter te maken. Discussies worden niet tweemaal gevoerd, maar in één keer in het juiste gremium. Daarnaast kunnen ambtenaren hun tijd efficiënter indelen wanneer ze Nieuwe vergaderstructuur versie

17 weten op welke vergadering er iets van hen wordt verwacht in verband met informatie verschaffen en technische vragen beantwoorden. (Bijvoorbeeld tijdens de informatieavond die vooraf gaat aan de politieke avond.) Door precies aan te geven wie welke rol moet spelen bij een bepaalde vergadering wordt het mogelijk om het besluitvormingsproces zodanig vorm te geven dat het efficiënter gaat werken (tijdwinst) en alle belangen die spelen optimaal over het voetlicht komen. DOEL organisatie slagvaardiger maken Tot nu toe heb ik het voornamelijk gehad over hoe het proces vorm zou moeten krijgen; het proces dat speelt vanaf het opstellen van een startnotitie door een ambtenaar tot het politieke besluit in de raadsvergadering. Dit gaat echter voornamelijk over de inhoud en de vorm. Als je een gemeente ziet als een bedrijf dat producten moet leveren (en dat gebeurt, kijk bijvoorbeeld naar de programmabegroting), dan komt er naast de inhoud en de vorm van het proces ook nog een andere belangrijke factor om de hoek kijken: de cyclus. Met andere woorden hoe lang duurt het voor het bedrijf verder kan, hoe zorgen we voor een zodanige cyclus dat er ook continuïteit ontstaat in het bedrijf? Hieronder volgen vijf oplossingen, in een schema samengevat. 1 Minder vergaderavonden Het aantal vergaderavonden (op jaarbasis) terugdringen om op die manier voor ambtenaren en raadsleden tijdwinst te boeken. 2 Kortere vergadercyclus De vergadercyclus verkorten. Iedere drie weken een informatieavond, een politieke avond en een raadsvergadering. 3 Vergaderen vast op de maandag Voor de overzichtelijkheid worden alle vergaderingen op de maandag gehouden. Daarnaast géén EXTRA vergaderingen meer plannen. Bijkomend voordeel voor de organisatie: de zaal kan beter worden verhuurd aan derden. 4 Strakke planning van aanleveren stukken Een strakke overzichtelijke planning van wanneer beleidsstukken moeten worden ingeleverd om in de volgende cyclus te kunnen worden meegenomen. De planning hiervoor bestaat al. Het management en het college kunnen controleren of de afspraken die hierin worden gemaakt, ook daadwerkelijk worden nagekomen. In het implementatieplan kan dit worden uitgewerkt. Nieuwe vergaderstructuur versie

18 5 Opzet voor ingrediënten van een beleidsstuk Opstellen van een duidelijke opzet van ingrediënten die in een beleidsstuk dienen te zitten. Eindcontrole bij de secretaris, college en voorzitter van de vergadering. Analyse Kortere cyclus Wanneer de vergadercyclus korter wordt, betekent dit automatisch dat er tijdens de rit minder zaken fout kunnen gaan. Hoe langer de cyclus, des te meer onvoorziene zaken kunnen er roet in het eten van de planning gooien, waardoor bijvoorbeeld fatale (subsidie)deadlines niet worden gehaald. In een korte cyclus kunnen onvoorziene gebeurtenissen en fouten sneller worden hersteld, omdat er vaker per maand besluitvorming plaatsvindt in een raadsvergadering. Daarbij wordt het gemakkelijker om een stuk nog eens te laten terugkeren tijdens de volgende informatieronde of politieke ronde, zonder dat er onmiddellijk weer een maand verstrijkt. Ook wordt het gemakkelijker om ad hoc zaken te plannen in een vergadering. En dit leidt er weer toe dat er ook geen EXTRA commissievergaderingen hoeven te worden gepland. In diverse modellen die al werken in andere gemeenten, worden per maand verschillende hoeveelheden besluitvormende raadsvergaderingen gehouden. Dat varieert van iedere week tot iedere drie weken. Om te verkennen of meerdere raadsvergaderingen per maand een optie is voor Oostzaan heb ik een proefopzet gemaakt voor een vergadercyclus die start na het zomerreces (zie bijlage 2) Nieuwe vergaderstructuur versie

19 Uitgangspuntennotitie (voorgeschiedenis) Deze notitie is het vervolg op de kaderstellende notitie die op 28 oktober 2008 in het presidium is besproken en die tevens is toegestuurd aan de individuele raadsleden en fractieassistenten. Vanuit het presidium heb ik feedback gekregen. In deze nieuwe versie heb ik het commentaar van het presidium verwerkt en heb ik de doelen (kaders) verder uitgewerkt tot concrete voorstellen. Het presidium vond dat de manier waarop de burger bij de politiek kan worden betrokken, een prominente plek moet hebben in een nieuwe vergaderstructuur. Vandaar dat de inbreng van burgers nu als een van de vijf hoofddoelen is benoemd en uitgewerkt. In dit stuk heb ik concrete voorstellen gedaan om een aantal onderdelen van de vergaderstructuur aan te passen, zoals een ander vergaderritme, een andere indeling van vergaderavonden en een andere manier van informatie aanleveren aan de raad (waaronder ook beleidsstukken). Ik vraag de raad om met deze concrete oplossingen in te stemmen. Het is vervolgens de bedoeling om met de goedgekeurde verfijnde kaders een implementatieplan te schrijven, waarbij ook de kosten worden betrokken die moeten worden gemaakt om de nieuwe vergaderstructuur in te voeren en er mee te werken op de lange termijn. In het voorjaar van 2009 kunt u dit implementatieplan verwachten in de commissie, inclusief de financiële consequenties. En tot slot nog een paar woorden over het waarom van deze notitie. In 2002 is het dualisme ingevoerd in de gemeenteraden van Nederland. Sinds die tijd ontstaan er her en der in het land proefprojecten (beroemd voorbeeld daarvan is Almere). Gemeenteraden proberen hun vergaderstructuur en cultuur zodanig aan te passen dat het dualisme optimaal kan functioneren. In dit proces van proberen, vallen en opstaan wordt er door gemeenteraden ook veel naar elkaar gekeken. Op zich is dat geen probleem, maar in mijn ogen moet je toch op de eerste plaats kijken naar de situatie in de eigen gemeente. Hiermee bedoel ik: kijken naar de eigen knelpunten en oplossingen en van daaruit ook eens gaan shoppen in vergadermodellen van anderen. Doe je dit andersom, dan bestaat het gevaar dat men een model van een andere gemeente wil kopiëren naar de situatie in de eigen gemeente. Ik ben bang dat er dan een verwrongen situatie ontstaat. Mij is gevraagd om voor de gemeente Oostzaan eens te bekijken of het mogelijk is om ook hier een ander vergadermodel in te voeren. Een model dat ervoor zal zorgen dat het vergaderen soepeler gaat verlopen (minder vergaderingen, kortere vergaderingen, beknopte duidelijke stukken, enzovoort). Aan de hand van interviews die ik heb gehouden met raadsleden, MT-leden en collegeleden heb ik een inventarisatie gemaakt van de doelen, knelpunten en oplossingen voor de vergaderstructuur van Oostzaan. Om het beeld duidelijk te krijgen heb ik de geïnterviewden eerst gevraagd om aan te geven wat zij zien als de doelen die ze zouden willen bereiken in een nieuwe manier van vergaderen. Vervolgens heb ik hen gevraagd naar de redenen waarom die doelen Nieuwe vergaderstructuur versie

20 wel of niet worden gehaald op dit moment. Daarnaast heb ik vanzelfsprekend ook gevraagd naar oplossingen, want het was de bedoeling dat deze inventarisatie uiteindelijk zou leiden tot concrete voorstellen aan het presidium en de gemeenteraad - zoals bij deze ook gebeurt. Op het moment dat er een lijst is van doelen, knelpunten en oplossingen, heb je als het ware de bouwstenen in handen om een stevig vergadergebouw neer te zetten. Het is hierbij een goede zaak dat de oplossingen uit de eigen organisatie komen. Dit zorgt ervoor dat het doorvoeren van veranderingen breder gedragen zullen worden. Het moet niet het vergadermodel worden van mij, maar van de mensen die ermee moeten gaan werken, van de politici en de ambtelijke organisatie dus. Het is overigens niet zo dat de oplossingen die van binnenuit worden aangedragen niet getoetst mogen worden aan al bestaande vergadermodellen, dat is juist goed. Verder is er natuurlijk niets op tegen om ook eens bij de buren te kijken op het moment dat er van binnen de eigen organisatie geen oplossingen kunnen worden aangedragen voor bepaalde problemen. Nieuwe vergaderstructuur versie