De KU Leuven vroeg een oplossing voor het bewaren op lange termijn van de vergaderdocumenten van de belangrijkste raden van de universiteit

Transcriptie

1 Digitaal archiveren van vergaderdocumenten

2 Vraag naar digitale archivering De KU Leuven vroeg een oplossing voor het bewaren op lange termijn van de vergaderdocumenten van de belangrijkste raden van de universiteit Deze documenten worden beheerd in Webdoc, een lokaal door ICTS ontwikkelde toepassing van SharePoint. Webdoclaat toe om de documenten op te slaan, gestructureerd voor te stellen, en per raad tot het niveau van de individuele gebruiker toegang te verlenen. Voorwaarden: binnen de bestaande systemen (geen nieuwe ontwikkeling) met minimale impact voor de al bestaande werklast van het personeel dat deze vergaderdocumenten maakt en beheert schaalbare oplossing: te beginnen bij de belangrijkste raden op het hoogste niveau, en eventueel uit te breiden naar gelang de beschikbaarheid van middelen en het overschakelen van diensten naar de Webdoc-omgeving. 2

3 Technische omgeving voor archivering: Lias Het Universiteitsarchief gebruikt Lias voor: het maken en beheren van beschrijvingen van zowel papieren als digitale archieven met de archiefbeschrijvingssoftware scopearchiv het opslaan en bewaren/preserveren van digitale objecten (gedigitaliseerd en digital born) in het digitaal depot Rosetta het in context brengen van informatie over archiefstukken door: o de archiefbeschrijvingen binnen scopearchivin een hiërarchisch verband te presenteren o de archiefvormers te identificeren en te documenteren door ze te koppelen met fiches uit de authority databank ODIS 3

4 Voorgestelde oplossing Het Universiteitsarchief maakt een crosswalk tussen het datamodel van de Webdoc-toepassing en de velden van een archiefbeschrijving in scopearchiv Het Universiteitsarchief vraagt per te archiveren raad toegang tot de vergaderdocumenten Lias IT maakt jaarlijks een export van de vergaderdocumenten van 2 jaar tevoren (T- 2) Het Universiteitsarchief controleert de volledigheid van de export en geldigheid van de crosswalk Lias IT importeert de beschrijvende gegevens in scopearchiv, de digitale bestanden in het digitaal depot, en zorgen dat de koppeling tussen beide bewaard blijft Het Universiteitsarchief voegt context toe door binnen scopearchivde beschrijvingen hun juiste plaats te geven, en door in ODIS de informatie over de archiefvormer bij te werken 4

5 Schematische voorstelling Beschrijving van archiefvormer in historisch organigram Archivaris Beschrijving van archief en plaats in boomstructuur Beschrijvende metadata Webdoc Digitale bestanden Lias ODIS Authority records scopearchiv Archiefbeschrijvingen Digitaal depot Digitale archiefbestanden 5

6 Praktische uitwerking Coördinatiecomité (= vergadering van directeuren) Algemeen Beheer stelt vast van welke raden de vergaderdocumenten gearchiveerd mogen worden Gefaseerde benadering, afhankelijk van het belang van de raad, het al dan niet opgenomen zijn in Webdoc, de beschikbare middelen Voor uitwerken van workflow en opzetten van procedures werd een halftijdse projectmedewerker aangenomen Voor technische ondersteuning werkt het Universiteitsarchief intensief samen met LIBIS en KADOC (beheer scopearchiv) 6

7 Te archiveren raden Fase 1 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestuurt de KU Leuven. Hij bepaalt de globale strategie en volgt de uitvoering ervan op. Hij keurt de begroting en de jaarrekening goed Academische Raad De Academische Raad oefent de aan hem gedelegeerde bevoegdheden uit. Binnen zijn bevoegdheden beslist hij over de besteding van de middelen voor academisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek, studentenbeleid en maatschappelijke en wetenschappelijke dienstverlening Bijzondere Academische Raad De Bijzondere Academische Raad beslist over het algemene beleid betreffende het zelfstandig academisch personeel. Hij benoemt en bevordert dit personeel Gemeenschappelijk Bureau Het Gemeenschappelijk Bureau oefent het dagelijkse bestuur van de Universiteit uit. Het is verantwoordelijk voor de administratieve coördinatie van de bestuursorganen. Het bereidt, als Gemeenschappelijk Bureau van de Raad van Bestuur en de Academische Raad, de vergaderingen van de Inrichtende Overheid, de Raad van Bestuur, de Academische Raad, de Bijzondere Academische Raad en de Universiteitsraad voor 7

8 Webdoc elke raad beschikt over een aparte, eigen SharePoint-site lees- en schrijfrechten op het niveau van de individuele gebruiker zorgvuldige beveiliging wordt verantwoord door het hoge niveau van de raden in kwestie invoerder kan een aantal vooraf bepaalde metadataveldengebruiken (inhoud van die velden is meestal vrij in te vullen) ordening en presentatie volgens vergaderagendastelsel presentatie te kiezen: per jaar, per vergadering, per rubriek 8

9 Voorbeeld Presentatie per jaar 9

10 Beschrijvende metadata per document 10

11 Export uit Webdoc Lias IT exporteren documenten en slaan ze op exporteren metadata naar Excel en bezorgen ze aan de archivarissen 11

12 Import in scopearchiv Archivaris controleert de geëxporteerde metadata Lias IT importeert metadata in scopearchiv volgens eerder opgestelde crosswalk tijdens import worden een aantal datavelden genormaliseerd met eenvoudige scripts met behoud van de link naar het digitale document in het digitaal depot 12

13 Crosswalk Naam veld in scopearchiv Inhoud veld in scopearchiv Voorbeeld Ref.code(unieke referentiecode) in te voeren als vaste string, aangevuld met inventarisnummer BE/212934/KU/GEBU/[Ref.code AP] Ref.codeAP (inventarisnummer) automatisch te genereren op basis van laatst beschikbare nummer in 13 scopearchiv Editorial Form (redactionele vorm) over te nemen uit Webdoc[ows_Documenttype0] Opmerking: de archivaris moet hier een compromis sluiten, omdat Webdoc geen redactionele vorm voorziet. Het veld Documenttype komt hier het dichtst bij in de buurt, en wordt daarom in het titelveld opgenomen (zie de lijn hieronder) Title (Titel) over te nemen uit Webdoc[ows_Onderwerp]. [ows_documenttype0] Examenplanning. Goedgekeurd werkdocument Creationdate(s), details (datering in tekstvorm) Creation date(s) (datering in cijfers) inte voeren als vaste string, op basis van het jaar waarvoor de invoer wordt uitgevoerd inte voeren als vaste string, op basis van het jaar waarvoor de invoer wordt uitgevoerd + in bijhorende keuzelijst exact kiezen exact Level (niveau) in te voeren als vaste string Stuk Extent(omvang) in te voeren als vaste string 1 stuk Archival Material Types in te voeren als vaste string "digitale drager" Formal title(formele titel) over te nemen uit Webdoc[ows_Basename] 787 I52 I61 VervroegdeExamenplanning Acquisition info in te voeren als vaste string, op basis van het moment waarop de Geïmporteerd uit Webdoc januari 2011 export wordt uitgevoerd System of arrangement over te nemen uit Webdoc[ows_Rubriek] I.5.2 Opmerking: ditveld is niet herhaalbaar in Webdoc, maar wordt soms wel herhaald in titel manueel aan te passen door archivaris 13

14 ScopeArchiv-Beschrijving op stukniveau Koppeling naar digitaal depot 14

15 ScopeArchiv-Beschrijving in context De archivaris brengt de individuele beschrijvingen in context door ze op hun logische plaats in de structuur van het archief te brengen. Hiertoe maakt hij, afhankelijk van de structuur die dient te worden weergegeven, de nodige beschrijvingen aan: beschrijving van het archief zelf (archiefniveau) beschrijving van tussenniveaus (afdeling, onderafdeling, rubriek) verzamelbeschrijvingen (indien gewenst) 15

16 ScopeArchiv Inbrengen in boomstructuur fonds archief reeks verzamelbeschrijving beschrijvingen van stukken geïmporteerd uit Webdoc 16

17 Vastleggen van context in ODIS De archivaris brengt de archiefbeschrijvingen in context door de archiefvormer te identificeren en te documenteren in een authorityfiche in de ODISdatabank, en door die fiche aan de beschrijving op archiefniveau te koppelen. ODIS (Onderzoeksdatabank Intermediaire Structuren in Vlaanderen, 19 de -20 ste eeuw, bevat onder meer fiches voor organisaties, personen en families (volgens internationale ISAAR-CPF standaard). Lias maakt gebruik van deze fiches om er authoritygegevens in op te slaan over de archiefvormers, en importeert de thesauri van ODIS als trefwoordenlijsten binnen scopearchiv. Niets belet echter dat een organisatie die met Lias werkt, een andere authority database gebruikt. 17

18 ODISfichevan een organisatie De ODISbeschrijvingen van de raden die de vergaderdocumenten in Webdoc gevormd hebben, bieden onder meer volgende elementen Identificatie:voorkeursnaam, variante benamingen en afgekorte namen, met opgave van periode waarin een bepaalde naam geldig was Historische schets: overzicht van de geschiedenis van de raad Structuur: onderdelen, niveaus, functies, bevoegdheden Relaties met organisaties: aangeven van een dynamisch historisch organigram door relevante relaties aan te geven, met datering (bv voortzetting van, afsplitsing van, voortgezet als etc.) Relaties met personen: opsommen van leden van de raad, met opgave van de duur van hun lidmaatschap en de eventueel uitgeoefende functies 18

19 Voorbeeld van ODISfiche 19

20 Koppeling met ODIS in scopearchiv 20

21 Toegankelijkheid Na de export wordt de bestaande toegangsregeling in Webdocniet overgenomen in Lias (het is niet haalbaar, maar ook niet wenselijk om de toegang via KU Leuven-login over te brengen naar de archiefomgeving) Wat wordt gearchiveerd is niet toegankelijk via Lias zolang het niet vrijgegeven wordt voor het publiek o beschrijvende metadata worden niet getoond in OPAC van scopearchiv o digitale bestanden worden beschermd via login en paswoord in Rosetta Vrijgeven kan pas na afspraken met archiefvormer over o termijn waarop er wel toegang kan komen voor het brede publiek o procedure om indien archiefvormer dat wenst toegang te verlenen aan individuele personen op niveau van het document Bijgevolg blijft er na de export binnen Webdoceen consultatie-exemplaar opgeslagen dat daar voor de diensten zolang als nodig beschikbaar blijft; daarna kan dit vernietigd worden 21

22 Indien toegankelijk presentatie via EAD EAD = Encoded Archival Description o Presentatiestandaard voor het web o Aansluitend bij ISAD(G) Laat toe om automatisch een inventaris te creëren op basis van de gegevens in scopearchiv andere methode om overzicht te krijgen over bewaarde archivalia vanuit EAD-inventaris kan men doorklikken naar beschrijvingen in scopearchiv Inventarissen worden opgenomen in het digitaal depot als digitale objecten (permanente bewaring en preservering van alle metadata) 22

23 Voorbeeld van een EAD-inventaris 23

24 Indien toegankelijk OPAC van scopearchiv 24

25 OPAC van scopearchiv Tree view 25

26 Resultaten van het pilootproject de export uit Webdoclevert aanvaardbare, maar geen perfecte archiefbeschrijvingen (verdere configuratie van Webdoc kan dit nog verbeteren) een aantal velden dienen ingevuld door de archivaris tijdens de import er wordt weinig druk gelegd op de personen die de documenten maken en beheren Er is nood aan een structurele werking in overleg met de diensten (archiefvormers) en ICTS over: o realiseren van een uniforme export voor alle raden, door middel van een vast uitwisselingsformaat tussen Webdocen Lias, dat door ICTS gekend is o bewustwording dat wijzigingen aan de documenten en de metadatadie na de export naar Lias in Webdoc blijven niet meer gearchiveerd zullen worden o opstellen van formele en uniforme richtlijnen wat betreft de invulling van de metadata in Webdoc o afspreken van momenten van export en archivering met de betrokken diensten 26

27 Meer informatie Bezoek onze website: Stuur ons een berichtje: Bel ons: Bezoek ons: de Croylaan 54, 3001 Heverlee 27