Een vragenlijst voor archiefinstellingen die willen bijdragen aan het Archi...

Transcriptie

1 Een vragenlijst voor archiefinstellingen die willen bijdragen aan het Archi... Het Archieven Portaal Europa is een publicatie en aggregatie platform voor Europese archiefinstellingen, ontwikkeld door het APEnet project, gericht op het verzamelen en publiceren van informatie over alle Europese archiefmateriaal (al dan niet gedigitaliseerd), alsmede op het doorsturen van informatie over gedigitaliseerd archiefmateriaal naar het Europese algemene cultureel erfgoed portaal Europeana. Waar het APEnet project zich voornamelijk concentreerde op het opzetten van de infrastructuur voor het Archieven Portaal Europa, richt het vervolgproject APEx zich vooral op het uitbreiden van het portaal, zowel qua deelnemers als qua inhoud. Deze vragenlijst is bedoeld om basisinformatie te verzamelen van archiefinstellingen die bereid zijn deel te nemen aan het Archieven Portaal Europa. Dit stelt het APEx WP team verantwoordelijk voor de integratie van content in het portaal in staat te bepalen wat de beste manier is voor elke instelling om content bij te dragen. U bent op deze vragenlijst gewezen, hetzij omdat de country manager van uw land voor het portaal contact met u heeft opgenomen (klik hier voor een overzicht van de country managers), hetzij omdat u direct contact hebt gezocht met het APEx projectteam met de bedoeling bij te dragen aan het portaal. De vragenlijst is niet lang en neemt ongeveer 20 minuten van uw tijd in beslag. Het is mogelijk om de meer gedetailleerde technische vragen over te slaan en om aan te geven dat het APEx WP team in een later stadium iemand anders binnen uw organisatie voor deze informatie kan benaderen. Indien u twijfels of vragen over deze vragenlijst hebt, kunt u contact opnemen met uw country manager: Wim van Dongen (wim.van.dongen@nationaalarchief.nl) en / of Lucile Grand (lucile.grand.ape@gmail.com), de leider van het APEx WP team. Een van de doelstellingen van het Archieven Portaal Europa initiatief is om te fungeren als een aggregator voor het Europese archieven domein voor Europeana. Echter, Europeana concentreert zich uitsluitend op digitale objecten en geeft deze digitale objecten en hun metadata een centrale plaats in de presentatie, terwijl het Archieven Portaal Europa de publicatie van archiefinventarissen als uitgangspunt neemt en dus ook informatie toont over archiefmateriaal dat nog niet is gedigitaliseerd. Daarom zal het Archieven Portaal Europa altijd veel meer informatie bevatten over de inhoud van de Europese archieven dan Europeana. Page 1

2 I. Vraag m.b.t. interesse in deelname aan het Archieven Portaal Europa 1. Is uw instelling geïnteresseerd in het bijdragen van content aan het Archieven Portaal Europa en mogelijk via het Archieven Portaal Europa aan Europeana?, wij willen content bijdragen aan het Archieven Portaal Europa, wij willen content bijdragen aan het Archieven Portaal Europa én aan Europeana Europa, wij willen op dit moment geen content bijdragen, maar wij willen wel graag geïnformeerd blijven over het Archieven Portaal, wij willen geen content bijdragen, dus neem a.u.b. geen contact meer met ons op Page 2

3 II. Vraag naar ervaring met (meta)data uitwisseling 2. Hebt u ervaring met (meta)data uitwisseling met webportalen? gfedc gfedc gfedc gfedc, wij hebben al eens (meta)data aangeleverd aan webportalen, wij hebben al eens (meta)data aangeleverd aan Europeana, wij hebben ervaring met (meta)data uitwisseling via OAI PMH, wij hebben hier geen ervaring mee Indien u ervaring hebt, gelieve deze nader te specificeren, bijvoorbeeld aan welke webportalen hebt u bijgedragen, met welke (meta)data formats en via welke methoden: Page 3

4 III. Informatie over uw instelling Geef a.u.b. de contact informatie voor uw instelling. 3. Land 4. Contact informatie voor uw instelling: Naam van de instelling: Adres: Plaats: Postcode: Website url: Algemeen adres: Algemeen telefoonnummer: Page 4

5 IV. Informatie over contactperso(o)n(en) Geef a.u.b. informatie over de contactperso(o)n(en) van uw instelling:. Informatie over de contactpersoon van de instelling die deze vragenlijst invult: Volledige naam (voornaam plus achternaam): Geslacht (Dhr. / Mw.): adres: Telefoonnummer:. Informatie over een andere (technische) contactpersoon van de instelling. Er is geen andere (technische) contactpersoon De technische contactpersoon is dezelfde als de bovengenoemde De technische contactpersoon is (specificeer a.u.b. op de volgende pagina) Page

6 IV. Informatie over de technische contactpersoon 7. Informatie over een andere (technische) contactpersoon van de instelling. Volledige naam (voornaam plus achternaam): Geslacht (Dhr. / Mw.): adres: Telefoonnummer: Page

7 8. Wilt u doorgaan met het beantwoorden van meer gedetailleerde vragen over uw bijdrage aan het Archieven Portaal Europa?, ik zal alle verdere vragen nu invullen, ik zal alle verdere vragen later invullen, benader hiervoor a.u.b. de andere (technische) contactpersoon van mijn instelling, vraag a.u.b. mijn country manager om contact met mij op te nemen voor hulp hierbij Page 7

8 V. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: Een archievenoverzicht kan een eenvoudige opsomming zijn van alle inventarissen van een archiefinstelling, al of niet gerubriceerd, of een specifieke inventaris die alle materiaal dat in een archiefinstelling wordt bewaard presenteert, al of niet met verwijzing naar afzonderlijke inventarissen. 9. Archievenoverzichten Page 8

9 V. Vragen over archievenoverzichten 10. Archievenoverzichten vraag #1 Als u hebt aangegeven een of meer archievenoverzichten te beheren/produceren, zijn die hiërarchisch? 11. Archievenoverzichten vraag #2 Gebruikt u een standaard voor het produceren van archievenoverzichten? Indien ja, specificeer a.u.b. welke standaard; indien nee, specificeer a.u.b. hoe u uw archievenoverzichten produceert: 12. Archievenoverzichten vraag #3 In wat voor systeem zijn uw archievenoverzichten beschikbaar? Database systeem gfedc Bestandsbeheersysteem gfedc Indien uw archievenoverzichten beschikbaar zijn in een bestandsbeheersysteem, specificieer a.u.b. het format van de bestanden van dat beheersysteem: 13. Archievenoverzichten vraag #4 Hoeveel "beschrijvende eenheden" bevatten uw archievenoverzichten bij benadering? In een EAD/XML bestand wordt een beschrijvende eenheid als volgt geteld: één c niveau of element = een beschrijvende eenheid. Anders beschouwd kan als een beschrijvende eenheid worden gezien: een deel van het materiaal dat wordt beschreven in een inventaris, duidelijk te onderscheiden van een ander deel, bijvoorbeeld door middel van het inventarisnummer, de beschrijving, de inhoud, etc. Page 9

10 VI. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: 14. Inventarissen Page 10

11 VI. Vragen over inventarissen 1. Inventarissen vraag #1 Hoeveel inventarissen heeft u? 1. Inventarissen vraag #2 Gebruikt u een standaard voor het produceren van inventarissen? Indien ja, specificeer a.u.b. welke standaard; indien nee, specificeer a.u.b. hoe u uw inventarissen produceert: 17. Inventarissen vraag #3 Database systeem Bestandsbeheersysteem In wat voor systeem zijn uw inventarissen beschikbaar? gfedc gfedc Indien uw inventarissen beschikbaar zijn in een bestandsbeheersysteem, specificeer a.u.b. het format van de bestanden van dat beheersysteem: 18. Inventarissen vraag #4 Hoeveel "beschrijvende eenheden" vertegenwoordigt het totale aantal inventarissen bij benadering? Wat is de omvang in Mb van de grootste inventaris? In een EAD/XML bestand wordt een beschrijvende eenheid als volgt geteld: één c niveau of element = een beschrijvende eenheid. Anders beschouwd kan als een beschrijvende eenheid worden gezien: een deel van het materiaal dat wordt beschreven in een inventaris, duidelijk te onderscheiden van een ander deel, bijvoorbeeld door middel van het inventarisnummer, de beschrijving, de inhoud, etc. Page 11

12 VII. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: Een bronnen of themagids is een speciale inventaris die zich richt op het verzamelen van alle archiefbeschrijvingen over een specifiek onderwerp, onafhankelijk van de locatie waar het betreffende archiefmateriaal wordt bewaard. 19. Bronnen of themagidsen Page 12

13 VII. Vragen over bronnen of themagidsen 20. Bronnen of themagidsen vraag #1 Hoeveel bronnen of themagidsen heeft u? 21. Bronnen of themagidsen vraag #2 Als u hebt aangegeven een of meer bronnen of themagidsen te beheren/produceren, zijn die hiërarchisch? 22. Bronnen of themagidsen vraag #3 Gebruikt u een standaard voor het produceren van bronnen of themagidsen? Indien ja, specificeer a.u.b. welke standaard; indien nee, specificeer a.u.b. hoe u uw bronnen of themagidsen produceert: 23. Bronnen of themagidsen vraag #4 In wat voor systeem zijn uw bronnen of themagidsen beschikbaar? Database systeem gfedc Bestandsbeheersysteem gfedc Indien uw bronnen of themagidsen beschikbaar zijn in een bestandsbeheersysteem, specificeer a.u.b. het format van de bestanden van dat beheersysteem: 24. Bronnen of themagidsen vraag # Hoeveel "beschrijvende eenheden" vertegenwoordigt het totale aantal bronnen en themagidsen bij benadering? In een EAD/XML bestand wordt een beschrijvende eenheid als volgt geteld: één c niveau of element = een beschrijvende eenheid. Anders beschouwd kan als een beschrijvende eenheid worden gezien: een deel van het materiaal dat wordt beschreven in een inventaris, duidelijk te onderscheiden van een ander deel, bijvoorbeeld door middel van het inventarisnummer, de beschrijving, de inhoud, etc. Page 13

14 VIII. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: 2. Beschrijvingen van archiefvormers Page 14

15 VIII. Beschrijvingen van archiefvormers 2. Beschrijvingen van archiefvormers vraag #1 Database systeem In wat voor systeem zijn uw beschrijvingen van gfedc archiefvormers beschikbaar? Bestandsbeheersysteem gfedc Indien uw beschrijvingen van archiefvormers beschikbaar zijn in een bestandsbeheersysteem, specificeer a.u.b. het format van de bestanden van dat beheersysteem: Page 1

16 IX. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: Met gedigitaliseerd materiaal wordt hier strikt bedoeld: gedigitaliseerd analoog materiaal, dus niet 'digital born' materiaal. 27. Gedigitaliseerd materiaal Page 1

17 IX. Gedigitaliseerd materiaal 28. Gedigitaliseerd materiaal vraag #1 Hoeveel gedigitaliseerde tekst paginas heeft u bij benadering? Specificeer dit a.u.b. per format (pdf, tif, jpg, jpg2000, bmp, etc): 29. Gedigitaliseerd materiaal vraag #2 Hoeveel gedigitaliseerde afbeeldingen (foto's, kaarten, tekeningen, etc) heeft u bij benadering? Specificeer dit a.u.b. per format (pdf, tif, jpg, jpg2000, bmp, etc): 30. Gedigitaliseerd materiaal vraag #3 Hoeveel gedigitaliseerd analoog audio materiaal heeft u bij benadering (in uren of aantallen banden of tapes)? Specificieer dit a.u.b. per format (wav, mp3, etc): 31. Gedigitaliseerd materiaal vraag #4 Hoeveel gedigitaliseerd analoog video materiaal heeft u bij benadering (in uren of aantallen banden of tapes)? Specificieer dit a.u.b. per format (mpeg, mov, wmv, etc): Page 17

18 X. Specificeer a.u.b. wat voor soort data u beheert of produceert: 32. Produceert u nog een ander soort data, niet eerder genoemd in de antwoorden van de vorige vragen?, specificeer a.u.b.: Page 18

19 XI. Vragen over de toegankelijkheid van archiefbeschrijvingen en gedigital Toegang tot archiefbeschrijvingen en gedigitaliseerd materiaal vraag #1 Gedeeltelijk Worden uw archiefbeschrijvingen gepresenteerd op internet? Indien ja, geef a.u.b. de URL(s); indien nee of gedeeltelijk, om welke redenen? 34. Toegang tot archiefbeschrijvingen en gedigitaliseerd materiaal vraag #2 Gedeeltelijk Wordt uw gedigitaliseerd materiaal gepresenteerd op internet? Indien ja, geef a.u.b. de URL(s); indien nee of gedeeltelijk, om welke redenen? 3. Toegang tot archiefbeschrijvingen en gedigitaliseerd materiaal vraag #3 Gedeeltelijk Indien uw gedigitaliseerd materiaal wordt gepresenteerd op internet, is het daar dan vrij toegankelijk? Indien niet vrij toegankelijk, specificieer a.u.b. (bijvoorbeeld: voor toegang moet je geregistreerd gebruiker zijn of betalen, etc): Page 19

20 XII. Vragen over het systeem in gebruik voor het beheer van informatie ove... Voor de presentatie van archievenoverzichten, inventarissen en bronnen of themagidsen accepteert het Archieven Portaal Europa framework alleen EAD/XML bestanden als input, dus als die EAD/XML bestanden niet reeds in de infrastructuur van de partners beschikbaar zijn, zullen ze op een of andere manier moeten worden gecreëerd of geëxporteerd. APEx WP kan hierbij helpen, maar dan is het noodzakelijk dat we zo veel mogelijk informatie over uw systeem krijgen, met name over de manier waarop uw gegevens worden opgeslagen en kunnen worden geëxporteerd. Bijvoorbeeld: als u een database systeem gebruikt dat weliswaar XML kan exporteren, maar niet compatibel met EAD, dan kunnen wij u helpen bij het creëren van een conversie die wél EAD/XML bestanden oplevert. 3. Algemene vragen over de aard en het onderhoud van uw systeem #1 Heeft uw systeem componenten die zijn ontwikkeld door uzelf (of is uw hele systeem ontwikkeld door uzelf)? Heeft uw systeem componenten die zijn ontwikkeld door een bedrijf (of is uw hele systeem ontwikkeld door een bedrijf)? Heeft u een export functionaliteit in uw systeem? In het geval dat uw belangrijkste systeem of onderdelen ervan wordt/worden ontwikkeld door een bedrijf, geef dan a.u.b. de naam en de website url van dat bedrijf (indien van toepassing, kunt u meerdere bedrijven noemen): 37. Algemene vragen over de aard en het onderhoud van uw systeem #2 EAD Dublin Core XML Anders Indien er een export functionaliteit in uw systeem beschikbaar is, welke export formaten kunt u dan gebruiken? gfedc gfedc gfedc gfedc Indien niet EAD, specificeer a.u.b. (bijvoorbeeld: standaard [naam van het systeem] [naam van het format] export): Page 20

21 XIII. Vraag over het verschaffen van meer technische details 38. Vraag over het verschaffen van meer technische details #1, ik verzoek u hiervoor, ik wil graag t.z.t. een, mijn instelling kan niet de technische andere, meer technische meer technische informatie contactpersoon van mijn vragenlijst invullen verschaffen instelling te benaderen Bent u bereid om in een later stadium een uitgebreidere (technische) vragenlijst in te vullen? Page 21