Handleiding PM-Record versie Export PM-Report INHOUDSOPGAVE

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE Langlopende schulden... 2 Omzet- en kostprijsgroepen... 3 Aandelenkapitaal... 5 Deelnemingen... 6 Rapport onderdelen... 9 Overige rapport onderdelen

2 Langlopende schulden Vanaf PM-Report versie is het mogelijk de specificatie van langlopende schulden te importeren uit PM-Record. In dit PM-Record-scherm (vanaf versie 07.02) kunt u bestaande of nieuwe leningen toewijzen aan de langlopende schulden van PM-Report ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de balans. Deze maximaal 15 toegewezen leningen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens (Stap 1) in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde specificaties nog wijzigen. Indien u een lening niet meer wenst op te nemen, dan kunt u deze ontkoppelen van een PM-Report schuld. Indien de lening is afgelost en ook niet meer naar PM-Report doorgezet hoeft te worden, dan kan de lening op 'Vervallen' gezet worden. De eventueel toegewezen PM-Report schuld dient dan eerst te worden ontkoppeld. Kiest u eerst voor <Nieuw> om een nieuwe lening aan te leggen. Vul vervolgens de relevante velden in en kies voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. 2

3 Omzet- en kostprijsgroepen Terug naar inhoudsopgave Vanaf PM-Report versie is het mogelijk de omschrijvingen van de omzet- en kostprijsgroepen te importeren uit PM-Record. In het onderstaande PM-Record-scherm (vanaf versie 07.02) kunt u de omschrijvingen van zowel omzetgroepen als kostprijsgroepen wijzigen ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de winst-en-verliesrekening. De aangepaste omschrijvingen worden bij het importeren van de Vaste gegevens (Stap 1) in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde omschrijvingen nog wijzigen. Indien u gebruik maakt van Balance Base wordt in het onderstaande PM-Record-scherm tevens aangegeven of de betreffende omzet- of kostprijsgroep gebruikt wordt in Balance Base en welke grootboekrekeningen aan deze groep gekoppeld zijn. 3

4 Terug naar inhoudsopgave 4

5 Aandelenkapitaal Het is tevens mogelijk om binnen PM-Record de specificatie van het aandelenkapitaal vast te leggen (zie onderstaand scherm). Deze gegevens worden geïmporteerd bij stap 1 in PM-Report. Let op! Net als op sommige andere formulieren binnen dit onderdeel van PM-Record zult u moeten kiezen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens op te slaan in de database. Indien deze knop ontbreekt zal dit echter niet nodig zijn. Deze specifieke gegevens zijn natuurlijk ook nog binnen PM-Report te benaderen en wel via de subformulieren achter de <Cijfermatige toelichting balans> onder stap 3 in het hoofdmenu. 5

6 Terug naar inhoudsopgave Deelnemingen Vanaf PM-Report versie is het mogelijk de specificaties van de deelnemingen te importeren uit PM-Record. In dit PM-Record-scherm (vanaf versie ) kunt u deelnemingen toewijzen aan de te consolideren en niet te consolideren deelnemingen van PM-Report ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de balans. Let op! U kunt Te consolideren en Niet te consolideren deelnemingen vastleggen. Deze toegewezen deelnemingen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens in PM- Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde specificaties nog wijzigen. 6

7 Kiest u eerst voor <Nieuw> om een nieuwe deelneming aan te leggen. Afhankelijk van de keuze voor Te consolideren of Niet te consolideren deelnemingen bovenin geeft PM-Record de melding dat u op het punt staat een Te consolideren of Niet te consolideren deelneming vast te leggen. Maak hierna de keuze of de deelneming een relatie uit PM-Record betreft. Zo ja, dan hoeft u deze alleen te selecteren uit de lijst en het deelnemingspercentage in te vullen. Indien de deelneming niet als relatie in PM-Record vastligt, dient u naast de naam en het deelnemningspercentage tevens de vestigingsplaats vast te leggen. 7

8 Indien u deze deelneming wenst te koppelen aan een PM-Report deelneming, dan dient u uit de keuzelijst een beschikbare PM-Report deelneming te selecteren. Alleen de beschikbare deelnemingen worden in deze lijst getoond. Tevens wordt getoond of de betreffende PM-Report deelneming in gebruik is bij deze relatie binnen Balance Base. Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. Kies voor <Annuleren> om de huidige bewerking af te breken. Indien u een deelneming niet meer wenst op te nemen in PM-Report, dan kunt u deze ontkoppelen van een PM-Report deelneming via de knop <Ontkoppelen>. Indien u een deelneming wenst te verwijderen, die u eerst de eventueel toegewezen PM-Report deelneming te ontkoppelen. Terug naar inhoudsopgave 8

9 Rapport onderdelen Een belangrijke mogelijkheid vanaf PM-Report versie betreft het importeren van vastgelegde rapportonderdelen uit PM-Record (vanaf PM-Record versie ). Zo weet u binnen PM-Report precies welk rapport u uit dient te brengen voor de betreffende relatie. Via de knop <Rapport onderdelen> kunt u al in PM-Record middels het plaatsen van vinkjes aangeven welk rapport u standaard wenst uit te brengen voor deze relatie. Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. Deze vastgelegde onderdelen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde gegevens nog wijzigen. Met de handige knop <Selecteer alle onderdelen> kunt u in één keer alle vinkjes plaatsen. Let op! Zoals u wellicht weet worden er binnen PM-Report op verscheidene plaatsen subformulieren geactiveerd bij het aanvinken van rapportonderdelen (Stap 3 in het hoofdmenu van PM-Report). Doordat u al binnen PM-Record onderdelen heeft aangevinkt en deze heeft geïmporteerd in PM-Report zullen bij deze rapportonderdelen de vinkjes al geactiveerd zijn. Zo weet u precies welk rapport u uit dient te brengen voor deze relatie. Echter zouden achter bepaalde vinkjes nog in te vullen subformulieren aanwezig kunnen zijn. Hier dient u zelf rekening mee te houden. Dit betreffen met name gegevens die afhankelijk zijn van het verslagjaar en derhalve niet als vaste gegevens kunnen worden geïmporteerd. Dergelijke gevallen komen met name voor bij de onderdelen: - Fiscale positie - Cijfermatige toelichting balans - Meerjarenoverzicht - Grondslagen - Balans - Winst-en-verliesrekening 9

10 - Kasstroomoverzicht - Suppletieaangifte omzetbelasting - Aandeelhoudersvergadering Tevens biedt PM-Record de mogelijkheid om drie eigen sjablonen vast te leggen, zodat u deze gemakkelijk kunt importeren bij andere relaties. Zo kunt u een standaardsjabloon vastleggen voor bijvoorbeeld een BV-NV of VOF. U kunt zelf een naam toekennen aan de sjabloon. Deze optie is overigens alleen beschikbaar voor gebruikers die onder Beheer als Beheerder zijn aangemerkt. Middels de knop <Sjabloon Opslaan> kunt u de huidige selectie van vinkjes opslaan als sjabloon. U bent bij hierbij verplicht een naam te geven aan de sjabloon. Indien het een bestaand sjabloon betreft krijgt u de volgende vraag: Na bevestiging krijgt u een melding dat de sjabloon is opgeslagen en zal deze aan de linkerkant worden toegevoegd onder het kopje Sjabloon import. U kunt deze sjabloon nu ook importeren bij andere relaties in PM-Record middels de knop <Importeren>. Let op dat u altijd kiest voor <Opslaan> om de aangevinkte opties ook daadwerkelijk bij deze relatie op te slaan. 10

11 Overige rapport onderdelen Terug naar inhoudsopgave Een soortgelijke mogelijkheid vanaf PM-Report versie betreft het importeren van overige rapportonderdelen uit PM-Record (vanaf PM-Record versie ). Via de knop <Overige rapport onderdelen> kunt u al in PM-Record middels het plaatsen van vinkjes aangeven welk overige rapportonderdelen u standaard wenst uit te brengen voor deze relatie. Vooralsnog geldt dit voor de volgende gegevens die normaal als subformulier achter het betreffende rapportonderdeel naar voren komen: - Kengetallen - Bespreking resultaten - Opdracht en bedrijfsgegevens - Cijfermatige toelichting W en V Met de handige knop <Selecteer alle onderdelen> kunt u in één keer alle vinkjes plaatsen. Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. Tevens biedt PM-Record de mogelijkheid om gekozen onderdelen toe te voegen aan de maximaal drie eigen toegevoegde sjablonen, zodat u ook deze onderdelen gemakkelijk kunt importeren bij andere relaties. Let op! U kunt hier geen sjablonen benoemen. U kunt hier slechts gekozen onderdelen toevoegen aan een bestaand sjabloon middels de knop <Sjabloon Opslaan>. Zo kunt u bijvoorbeeld een uitgebreide selectie toevoegen aan de eerder vastgelegde standaardsjabloon VOF. 11

12 Tip: leg ook in de sjabloonnaam onder de knop <Rapportonderdelen> vast welk type sjabloon het betreft voor het onderdeel Overige rapport onderdelen. Bijvoorbeeld VOF / Uitgebreide subonderdelen. Op deze manier heeft u beter inzicht in de opgeslagen eigen sjablonen en kunt u combinaties maken bij de verschillende onderdelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij een bepaalde relatie onder de knop <Rapportonderdelen> kiezen voor het sjabloon VOF / Uitgebreide subonderdelen omdat deze relatie als rechtsvorm een VOF is. Onder de knop <Overige rapport onderdelen> kunt u dan kiezen het sjabloon BV- NV / Simpele subonderdelen te importeren als u een simpele selectie van overige onderdelen wenst te presenteren. Terug naar inhoudsopgave 12