WINABS VERSIE

Transcriptie

1 WINABS VERSIE

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon BIJKOMENDE AKTETYPES Adoptie Echtscheiding Naamsverandering Wijziging akte Verbetering van een materiële vergissing Rechterlijke beslissing BIJKOMENDE FUNCTIONALITEITEN Omzetten lopende dossiers Migratie ad hoc Notificaties Aanvraag versturen Binnenkomende aanvragen Bevestiging van de verzonden aanvragen <Reset>-knop AANPASSINGEN TEGENOVER VORIGE UPGRADE Toestemming bij erkenning Tabblad extra bij overlijden Verschillende tabbladen in archief-status Validatiefout bij het opsturen van een bijlage voor een akte op basis van een buitenlandse akte Afschriften en uittreksels in DRAFT Nieuwe Word-documenten en variabelen Nieuwe variabelen Locatie Worddocumenten Nieuwe documenten aanmaken Gegevensbestand koppelen Samenvoegvelden invoegen Koppelen in documentbeheer... 16

3 2 6 VRAGEN Algemene vragen Dienen de papieren registers van de burgerlijke stand te worden afgesloten op 29 of 30 maart 2019 en binnen de maand neergelegd op de rechtbank? Welke bijlagen zijn verplicht op te laden in de DABS? De aangiften van huwelijk en de aangiften van erkenning zullen niet worden opgenomen in de DABS en deze zullen dus door de gemeenten zelf moeten worden bijgehouden, digitaal of op papier. Volstaan de aangiften in WinAbs als digitaal archief? Welk model van aangifte van erkenning dient gebruikt te worden wanneer de erkenning bij de geboorteaangifte gebeurd? Opzoeken in DABS Hoe dienen wij in DABS een prenatale erkenning op te zoeken (geen gegevens kind)? De akte die ik opzoek zit niet in DABS. Wat moet ik doen? Ondertekenen Als er meerdere huwelijken op een dag worden voltrokken, maakt de volgorde van ondertekening nog uit?... 20

4 3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In dit document krijg je een algemeen overzicht van de wijzigingen in versie van WinAbs. Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota WinAbs Versie

5 4 2.2 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) [email protected] Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: WinAbs Ondersteuning: Team Burgerlijke Stand Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota WinAbs Versie

6 3 BIJKOMENDE AKTETYPES In deze upgrade zijn de volgende aktetypes toegevoegd. 3.1 ADOPTIE Net zoals bij alle andere aktetypes begint Adoptie ook met het tabblad Aktebasis waar de verplichte basis van de akte aangeduid moet worden. Naargelang de gemaakte keuze van het type adoptie (op het volgende tabblad) verdwijnen de onnodige tabbladen. De tabbladen zijn duidelijker benoemd in tegenstelling tot de oude schermen waarin adopties werden ingevoerd. Op tabblad Betrokkene wordt de persoon ingevuld die wordt geadopteerd. De tabbladen Adoptant 1 en Adoptant 2 zijn bedoeld voor de personen die de betrokkene adopteren. Als het adoptietype op Gewone adoptie staat, moeten ook de ouders van de betrokkene ingevoerd te worden. Op tabblad Extra kan een nieuwe naam worden toegekend aan de betrokkene die geldig zal zijn vanaf de ondertekening van de akte. 3.2 ECHTSCHEIDING Net zoals bij alle andere aktetypes begint Echtscheiding ook met het tabblad Aktebasis waar de verplichte basis van de akte dient aangeduid moet worden. De aktebasis Rechterlijke beslissing is standaard aangeduid. Het veld DABS-nummer huwelijksakte moet je momenteel manueel invullen maar zal in een latere fase opgevraagd kunnen worden uit het Rijksregister. 3.3 NAAMSVERANDERING Net zoals bij alle andere aktetypes begint Naamsverandering ook met het tabblad Aktebasis waar de verplichte basis van de akte dient aangeduid te worden. De aktebasis Rechterlijke beslissing is vervangen door de keuze Koninklijk besluit waarbij de volgende datumvelden verschijnen: Datum verzoek, Datum besluit en Datum overmaking. Nadat de betrokkene van wie de naam wordt veranderd is ingegeven, mot je op het tabblad Naamsverandering de nieuwe naam invoeren. De velden Datum vanaf, Gemeente en Land moeten niet ingevuld worden bij de aktebasis Koninklijk belsuit. 3.4 WIJZIGING AKTE Het tabblad Aktebasis bevat de volgende twee keuzes bij een wijzigingsakte. Hoofdstuk 3: Bijkomende aktetypes Releasenota WinAbs Versie

7 Verbetering van een materiële vergissing Om een akte in DABS te kunnen wijzigingen moet de akte eerst opgevraagd worden op het tabblad Te wijzigen akte. Door het type dossier te selecteren en een Rijksregisternummer in te vullen kan er worden gezocht via de knop <DABS> naar de akte die gewijzigd moet worden. Wanneer het type dossier niet wordt aangeduid, worden alle aktes die aanwezig zijn in de DABS van die persoon gepresenteerd. Wanneer de akte wordt gekozen, klik je links onderaan op <Selecteren>. Het DABS-nummer wordt automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde akte. Er verschijnt een tabblad van het gekozen aktetype met twee subtabbladen: Huidige gegevens en Nieuwe gegevens. Enkel de velden die via een materiële vergissing kunnen worden gewijzigd (bij wet bepaald) worden getoond. Op het subtabblad huidige gegevens kun je niets aanpassen. De aanpassingen moeten gebeuren op het subtabblad Nieuwe gegevens. De achtergrond van het aangepaste veld kleurt geel Rechterlijke beslissing Deze keuze is momenteel niet beschikbaar en zal zo snel mogelijk worden uitgewerkt in de eerstvolgende upgrade. Hoofdstuk 3: Bijkomende aktetypes Releasenota WinAbs Versie

8 4 BIJKOMENDE FUNCTIONALITEITEN 4.1 OMZETTEN LOPENDE DOSSIERS Zoek het dossier via Zoek bestaand dossier. Klik op de knop <DABS-versie>. Je krijgt nog eens de volgende vraag ter bevestiging. Klik op <Ja>. Klik op <Bijwerking minuut> en duid de aktebasis aan. Controleer de overgenomen gegevens. Let op: je moet eerst de aangifte van erkenning en huwelijk afdrukken vooraleer je het dossier omzet naar een DABS-dossier. In deze versie kan je je oude dossier niet meer raadplegen om bijvoorbeeld de aangifte nog af te drukken nadat je het dossier hebt omgezet. We proberen dit in de volgende upgrade op te lossen. 4.2 MIGRATIE AD HOC De functionaliteit Migratie ad hoc is een bijkomende keuze op het tabblad aktebasis van elk aktetype. De werkwijze is bijna identiek aan het aanmaken van een nieuwe akte. Hieronder wordt de procedure voor een migratie ad hoc stap per stap uitgelegd. 1) Klik op <Nieuw dossier DABS>. 2) Selecteer het gewenste aktetype, bijvoorbeeld Geboorte. 3) Duid bij de keuze van de aktebasis Migratie ad hoc aan. 4) Ga naar tabblad Kind en zoek de persoon op via het Rijksregister. 5) Kijk na of de gegevens die zijn opgehaald uit het Rijksregister kloppen met de gegevens in de akte (op papier); de schrijfwijze van de namen, de gegevens van de geboorte 6) Corrigeer waar nodig. De verantwoordelijkheid voor het nakijken en verifiëren van de gegevens die zijn opgevraagd uit het Rijksregister ligt volledig bij de gebruiker die de akte ad hoc migreert. Hoofdstuk 4: Bijkomende functionaliteiten Releasenota WinAbs Versie

9 8 7) Kijk het aktenummer na op tabblad Aktebasis. Het aktejaar wordt altijd ingevuld, maar het aktenummer zul je bij sommige dossiers zelf nog moeten aanvullen. 8) Bewaar het dossier door op <OK> te klikken. 9) Klik op <Mag naar DABS>. 10) Wanneer het dossier klaar is voor migratie, klik je op <Migreren>. 11) Een akte die gemigreerd wordt, moet niet digitaal ondertekend worden. 4.3 NOTIFICATIES Aanvraag versturen Wanneer een akte niet beschikbaar is in DABS moet die aangevraagd worden aan het bestuur die de akte heeft opgemaakt. Aangezien de akte wordt opgezocht via het scherm Zoek dossier DABS wordt de aanvraag via hetzelfde scherm doorgestuurd. De procedure voor het versturen van een aanvraag wordt hieronder stap per stap uitgelegd. 1) Klik op <Zoek dossier DABS>. 2) Duid het type dossier aan. 3) Vul het Rijksregisternummer in van de persoon van wie je de akte wilt opvragen. 4) Klik op de wereldbol (naam, voornamen en geboortedatum worden ingevuld). 5) (Vul de gemeente in met het brilletje.) In een latere fase zal de gemeente automatisch worden ingevuld via het type dossier en het Rijksregisternummer. 6) Kies het type aanvraag (uittreksel, afschrift of uittreksel + afschrift). 7) Vul bij Datum dossier de datum van feit in (de huwelijksdatum voor een huwelijksakte, de geboortedatum voor een geboorteakte ). Deze datum wordt ter controle gevraagd door de DABS als er bijvoorbeeld meerdere huwelijksakten zouden zijn voor een persoon. 8) Klik op Aanvraag. 9) Wanneer de volgende melding verschijnt, is de aanvraag verstuurd. Hoofdstuk 4: Bijkomende functionaliteiten Releasenota WinAbs Versie

10 Binnenkomende aanvragen Zoals aanvragen kunnen worden verstuurd, kunnen ook aanvragen worden ontvangen. De aanvragen komen binnen in een nieuw berichtenscherm Overzicht notificaties DABS. Dit overzicht is te raadplegen via de knop <DABS NOTIF> onderaan het startscherm van WinAbs. De aanvragen worden gevisualiseerd in chronologische volgorde, waarbij de recentste aanvraag onderaan verschijnt. De linkerkolom toont het tijdstip aan van de aanvraag. In de kolom daarnaast staat de afzender van de aanvraag met daaronder het rijksregisternummer van wie de akte wordt opgevraagd. Het type akte en de naam van de persoon worden in de volgende kolom weergegeven. Hieronder wordt de verwerking van een binnenkomende aanvraag stap per stap uitgelegd. 1) Selecteer de aanvraag waarvan je de akte wilt migreren. 2) Klik op de knop <Migreren> onderaan. 3) Een nieuw dossier wordt gestart, waarvan de aktebasis automatisch op Migratie ad hoc staat. 4) De gegevens van de betrokkene (Rijksregisternummer, naam en voornamen) worden ingevuld in het dossier, maar je moet nog op de wereldbol klikken om alle gegevens op te vragen. 5) Voer dezelfde stappen 5 tot en met 10 uit van de procedure Migratie ad hoc (zie 4.2). Hoofdstuk 4: Bijkomende functionaliteiten Releasenota WinAbs Versie

11 Bevestiging van de verzonden aanvragen Als je een aanvraag hebt verstuurd naar een ander bestuur, krijg je na de verwerking van deze aanvraag een notificatiebericht binnen ter bevestiging. Dit bericht moet je manueel nakijken in het volgende overzicht. 1) Klik op de knop <DABS NOTIF> op het startscherm van WinAbs. 2) Als de gevraagde akte is gemigreerd/opgeladen, verschijnt het onder Notificatie gemigreerde akte. 3) Via de knop links onderaan <DABS dossier> kun je het dossier rechtstreeks opzoeken in DABS. 4) Als je klaar bent met dit dossier en het niet meer in het overzicht van de notificaties wil zien, klik je op <Afgewerkt>. 4.4 <RESET>-KNOP Dit is een knop die in eerder uitzonderlijke gevallen kan worden gebruikt. Als verkeerdelijk een ander persoon is opgegeven als hoofdbetrokkene van de akte kun je deze persoon niet zomaar wijzigingen nadat het dossier is doorgestuurd naar DABS. De DABS koppelt namelijk het Rijksregisternummer en het DABS-nummer met elkaar en geeft de volgende validatiefout wanneer je de hoofdbetrokkene wijzigt: <msg>de opgegeven overledene is anders dan de overledene die eerder was aangegeven</msg>. In deze gevallen moet je op de <Reset>-knop te klikken die onderaan in het snelmenu te vinden is. Zo zal het dossier op Klaar voor ondertekening staan. Hoofdstuk 4: Bijkomende functionaliteiten Releasenota WinAbs Versie

12 5 AANPASSINGEN TEGENOVER VORIGE UPGRADE 5.1 TOESTEMMING BIJ ERKENNING Het tabblad Toestemming bij een erkenning is gewijzigd. Je moet opgeven of de toestemming bij de aangifte of bij de erkenning wordt gegeven. Als de toestemming bij de aangifte wordt gegeven, komen de gegevens van de toestemming niet in de akte van erkenning. Als de toestemming bij de erkenning wordt gegeven komen de gegevens van de toestemming niet in de aangifte van erkenning. Bij toestemming bij eigen ABS moet je de naam van de ambtenaar burgerlijke stand of zijn gemachtigde te kiezen uit de keuzelijst en een datum opgeven. De eigen gemeente wordt standaard als plaats van de toestemming gestuurd bij deze keuze. Bij toestemming bij een andere ABS moet je de naam van die persoon zelf typen. De datum en plaats zijn ook verplicht in te geven. Bij toestemming bij een notaris typ je de naam van de notaris en geef je ook de datum en plaats van de toestemming mee. 5.2 TABBLAD EXTRA BIJ OVERLIJDEN Het tabblad Extra waarin de gegevens worden ingevoerd van de erfgenamen in een overlijdensdossier is toegevoegd. 5.3 VERSCHILLENDE TABBLADEN IN ARCHIEF-STATUS Na ondertekening van een akte komt het dossier automatisch in een archief-status en was het niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen. Dit is nog altijd het geval voor de gegevens die in de akte komen. De tabbladen met daarin de velden die niet van belang zijn voor de DABS hebben we terug actief gezet zodat die ook na ondertekening kunnen worden ingevoerd of gewijzigd. Dit gaat over de tabbladen NIS, begrafenis, crematie, crematorium, extra en fiche in een overlijdensdossier, VAZG/eBirth en fiche in een geboortedossier en Nis, begrafenis, crematie, crematorium in een dossier van levenloos geboren kind. 5.4 VALIDATIEFOUT BIJ HET OPSTUREN VAN EEN BIJLAGE VOOR EEN AKTE OP BASIS VAN EEN BUITENLANDSE AKTE In de eerste upgrade verscheen een foutmelding waarin stond dat de bijlage ontbrak bij een akte op basis van een buitenlandse akte hoewel een bijlage werd toegevoegd. Dit kwam omdat wij de bijlage pas in de volgende status doorstuurden. Door aanpassingen langs de kant van DABS sturen we de bijlage nu door in een eerdere status waardoor de foutmelding niet meer verschijnt. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

13 AFSCHRIFTEN EN UITTREKSELS IN DRAFT In deze versie heb je de mogelijkheid om een draft-versie van een afschrift of uittreksel te bekijken en af te drukken via het drukmenu van het dossier en dit nog voor de ondertekening van de akte. De enige voorwaarde is dat er al een DABS-nummer is toegekend. Er zal ook in het groot DRAFT op staan als watermerk zodat het duidelijk is dat dit document niet als rechtsgeldig gebruikt of afgeleverd kan worden. 5.6 NIEUWE WORD-DOCUMENTEN EN VARIABELEN In deze upgrade hebben we de volgende documenten verstuurd die al gekoppeld zijn in Beheertaken. Die moet je alleen nog aanpassen aan je eigen huisstijl. * ERK Aangifte erkenning.docx * ERK Aangifte prenatale erkenning.docx * ERK Advies PDK na uitstel erkenning.docx * ERK Attest prenatale erkenning.docx * ERK Kennisgeving DVZ weigeringsbeslissing.docx * ERK Kennisgeving partner erkenner.docx * ERK Kennisgeving PDK weigering aangifte.docx * ERK Kennisgeving PDK weigeringsbeslissing.docx * ERK Kennisgeving twijfel aan aangever.docx * ERK Kennisgeving uitstel erkenning.docx * ERK Kennisgeving verlenging uitsteltermijn.docx * ERK Kennisgeving weigering aangifte.docx * ERK Ontvangstbewijs documenten.docx * ERK Weigeringsbeslissing.docx * GEB Geboorteattest.docx * GEB Kennisgeving PDK moeder min16 jaar.docx * GEB Polio attest.docx * HUW Aangifte.docx * HUW Attest aangifte.docx * HUW Getuigschrift aanwezigheid huwelijk.docx * HUW Kennisgeving twijfel aan belanghebbende.docx * HUW Meldingsfiche DVZ aangifte huwelijk.docx * HUW Meldingsfiche DVZ weigering huwelijk.docx * HUW Ontvangstbewijs documenten aangifte.docx * HUW Ontvangstbewijs documenten aangifte2.docx * HUW Ontvangstbewijs los.docx * HUW Verlenging termijn huwelijk door de ABS aan belanghebbende.docx * HUW Verlenging termijn huwelijk door de ABS aan belanghebbende2.docx * HUW Verlenging termijn huwelijk door de PDK aan belanghebbende.docx * HUW Verlenging termijn huwelijk door de PDK aan belanghebbende2.docx * HUW Weigering huwelijk aan belanghebbende.docx * HUW Weigering huwelijk aan belanghebbende2.docx Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

14 13 * HUW Weigering huwelijk aan PDK.docx * HUW Weigering opstellen akte van aangifte aan belanghebbende.docx * HUW Weigering opstellen akte van aangifte aan belanghebbende2.docx * HUW Weigering opstellen akte van aangifte aan PDK.docx * OVL Attest aanwezigheid.docx * OVL Toestemming tot begraven.docx * OVL Toestemming tot crematie.docx * OVL Toestemming tot vervoer lijk en as.docx * OVL Toestemming tot vervoer van het lijk.docx * OVL Verslag beedigd geneesheer.docx * OVL Vrederechter minderjarige kinderen.docx Nieuwe variabelen Bij de nieuwe dossiertypes horen ook nieuwe gegevensbestanden waarmee je de Worddocumenten moet koppelen. In deze gegevensbestanden zitten de nieuwe variabelen. Deze gegevensbestanden bevinden zich in dezelfde map als de Worddocumenten van WinAbs. Om de exacte locatie terug te vinden: zie Locatie Worddocumenten. Als je de nieuwe gegevensbestanden niet ziet in die map, ga je best eerst naar Beheertaken van WinAbs. Klik op Beheer variabelen en daarna op Eigen variabelen per subgroep. Klik dan op de knop <Samenvoegbestanden>. Zorg ervoor dat alle Worddocumenten eerst afgesloten zijn. Nu zijn de nieuwe gegevensbestanden ook beschikbaar in dezelfde map. De nieuwe gegevensbestanden hebben de volgende benaming: (geen underscore maar een koppelteken!) * ARG-ARG (aanpassing registratie geslacht) Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

15 14 * ADO-ADO (adoptie) * ECH-ECH (echtscheiding) * ERK-ERK (erkenning) * GEB-GEB (geboorte) * HUW-HUW (huwelijk) * LVK-LVK (levenloos geboren kind) * NKB-NKB (naamsverandering) * NAT-NAT (nationaliteit) * OVL-OVL (overlijden) * VNK-VNK (verklaring naamskeuze) * VNV-VNV (voornaamsverandering) * WYZ-WYZ (wijziging akte) Locatie Worddocumenten Kies in de toepassing Beheertaken Basisinstellingen Algemeen. Selecteer het tabblad Mappen. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

16 15 De locatie zie je bij Map MSWord sjablonen. Kopieer deze link naar je Verkenner om naar de map te gaan Nieuwe documenten aanmaken Als je zelf documenten wilt aanmaken om in het drukmenu van WinAbs te gebruiken, moet je een Word document aanmaken in dezelfde map als alle andere Wordsjablonen. Zorg ervoor dat de titel van je document begint met de afkortingen van de subgroep waarvoor je het document wil gebruiken. Voor de juiste afkorting: zie Nieuwe variabelen. Eenmaal je het Word-document hebt met de juiste titel in de juiste map van de Wordsjablonen kun je aan de inhoud beginnen van je document. Om de nieuwe variabelen te kunnen gebruiken moet je het Word-document koppelen aan een gegevensbestand Gegevensbestand koppelen Open het Worddocument en klik op het tabblad Verzendlijsten bovenaan. Klik op Adressen selecteren en daarna op Bestaande lijst gebruiken. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

17 16 In het volgende scherm dien je naar de map te gaan waar zich al de andere Wordsjablonen bevinden. Kopieer de link vanuit je Beheertaken zoals uitgelegd in punt Locatie Worddocumenten en plak het in de locatiebalk/adressenbalk naast het map-icoontje en klik op enter. Nu zie je alle bestanden die zich in die map bevinden. Om het juiste gegevensbestand te vinden, is het gemakkelijker om te filteren op bestandstype. Boven de knop <Openen> zie je een keuzelijst. Kies daaruit Tekstbestanden, selecteer de juiste txt en klik op <Openen>. Eenmaal gekoppeld ziet het tabblad er als volgt uit Samenvoegvelden invoegen Alle velden die je in WinAbs invult, kun je ook in je Word-sjablonen laten verschijnen door de samenvoegvelden in te voegen. Daardoor is het belangrijk dat je sjabloon gekoppeld wordt aan de juiste txt. Nu kun je de gewenste samenvoegvelden invoegen door op <Samenvoegvelden invoegen> te klikken. Als je de samenvoegvelden niet ziet in je document, druk op <Alt-F9>. Als je document klaar is voor gebruik en het ook aangepast werd aan jullie huisstijl, moet je het document nog koppelen in documentbeheer Koppelen in documentbeheer Open Beheertaken en klik op Documenten en daarna op Documentbeheer. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

18 17 Kies nu de subgroep waarvoor je een document wil toevoegen, bijvoorbeeld DABS Huwelijk. Klik onderaan op <Nieuw>. Je ziet nu een nieuw scherm waarin je het nodige moet invullen. Enkel de gekozen subgroep staat ingevuld. Vink dan Word-document aan om een Word document te kunnen toevoegen. Wanneer je dat aanklikt, klapt er een deel van de velden dat je niet moet invullen dicht. Kies het toe te voegen Word-document uit de lijst met opgesomde documenten. Tip: typ de beginletter van de subgroep om de documenten sneller terug te vinden. Geef bij Omschrijving de naam in van het document zoals je het in je drukmenu wilt zien. Stel de printer in, het aantal exemplaren, de ondertekening en de bestemming. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

19 18 Vul bij Periode de datum in vanaf wanneer het document geldig is. Kies bij fragment Geen. Klik op <Bewaren>. Je krijgt dan nog de mogelijkheid om de volgorde te bepalen van het document in je drukmenu. Met de rode pijl aan de rechterkant kun je het document verplaatsen. Verder krijg je de vraag of het document toegevoegd moet worden aan je autoprint. Wanneer je een nieuw document hebt aangemaakt of een bestaand document hebt aangepast, moet je steeds de toepassing WinAbs opnieuw opstarten. Pas daarna zul je het nieuwe en/of aangepaste document kunnen gebruiken. Hoofdstuk 5: Aanpassingen n.a.v. vorige upgrade Releasenota WinAbs Versie

20 6 VRAGEN 6.1 ALGEMENE VRAGEN Dienen de papieren registers van de burgerlijke stand te worden afgesloten op 29 of 30 maart 2019 en binnen de maand neergelegd op de rechtbank? Antwoord van Vlavabbs: Oud art. 43 BW stelt dat de registers moeten worden afgesloten op het einde van het jaar en binnen de maand moeten worden neergelegd. Door het uitstel van de opstart van de inwerkingtreding van de DABS, is er geen sluitende wettelijke regeling meer. Die was aanvankelijk niet nodig omdat in principe de opstart op 1 januari doorging, waardoor er geen nieuwe registers meer geopend werden. Een pragmatische oplossing is de registers af te sluiten op 29 of 30 maart en neer te leggen binnen de maand. Voor de neerlegging wordt best contact genomen met de griffie, zodat ze niet onverwacht zien toekomen. Uiteindelijk geldt op de oude registers wel nog oud recht, zodat de neerlegging officieel pas in januari 2020 moet gebeuren Welke bijlagen zijn verplicht op te laden in de DABS? Het antwoord hierop is te vinden via de volgende link die Vlavabbs heeft gepubliceerd De aangiften van huwelijk en de aangiften van erkenning zullen niet worden opgenomen in de DABS en deze zullen dus door de gemeenten zelf moeten worden bijgehouden, digitaal of op papier. Volstaan de aangiften in WinAbs als digitaal archief? Antwoord van Vlavabbs: De ABS of zijn gemachtigde dient de aangifte te ondertekenen op papier met natte handtekening of elektronisch met een elektronische handtekening, en zo verder te bewaren. Zonder wettelijk kader is het (voorlopig) niet mogelijk om een papieren document met natte handtekening gewoon in te scannen en zo verder te bewaren. Voorlopig bestaat de mogelijkheid in de toepassing nog niet om ook de aangiften digitaal te laten ondertekenen. Mogelijk wordt dit in latere fase nog ontwikkeld, van zodra alle basisfunctionaliteiten in WinAbs voor de integratie met DABS in orde zijn. In tussentijd dienen de aangiften van erkenning en huwelijk dus inderdaad nog op papier bijgehouden te worden. Hoofdstuk 6: Vragen Releasenota WinAbs Versie

21 Welk model van aangifte van erkenning dient gebruikt te worden wanneer de erkenning bij de geboorteaangifte gebeurd? Antwoord van Vlavabbs: Voor de erkenning tijdens aangifte van geboorte moet het model "aangifte van erkenning" uit KB gebruikt worden. De gegevens van het kind worden slechts opgenomen ter identificatie zonder dat dit als definitief moet beschouwd worden. 6.2 OPZOEKEN IN DABS Hoe dienen wij in DABS een prenatale erkenning op te zoeken (geen gegevens kind)? Een prenatale erkenning zoek je op via de gegevens van de moeder De akte die ik opzoek zit niet in DABS. Wat moet ik doen? De akte moet aangevraagd worden bij het bestuur waar de akte werd opgemaakt. Voor meer uitleg: zie onderdeel Aanvraag versturen. 6.3 ONDERTEKENEN Als er meerdere huwelijken op een dag worden voltrokken, maakt de volgorde van ondertekening nog uit? Nee, de volgorde van ondertekenen maakt niet meer uit. Het DABS-nummer wordt op voorhand gereserveerd en dit nummer verandert niet na de ondertekening. De nummers van die huwelijken van jullie eigen bestuur zullen elkaar ook niet opvolgen. Hoofdstuk 6: Vragen Releasenota WinAbs Versie