Nieuwigheden in WinAbs

Transcriptie

1 Handleiding Nieuwigheden in WinAbs Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE WIJZIGINGEN IN WINABS VERSIE Aanpassingen WORD-DOCUMENTEN BEHEREN De plaats waar je documenten staan Maak een verwijzing in Word EEN DOCUMENT AANPASSEN Selecteer het document Optimaliseer je werkomgeving Kies de beste presentatie Actualiseer het document Maak de bladwijzers zichtbaar Voer de aanpassingen uit Test het document Opkuisen EXTRA WORD-DOCUMENTEN IN VERSIE

3 2 WIJZIGINGEN IN WINABS VERSIE AANPASSINGEN 1) De laatste versie van de documentaire aktemodellen (ADV) is opgeladen. Daarin werden alle opmerkingen en correcties van de stuurgroep integraal toegepast. 2) Met de upgrade naar versie werd ook het startschot gegeven naar Winabs360. Na de intekening op Winabs360 wordt dit geactiveerd zonder bijkomende upgrade of installatie! 3) Nadat je de upgrade hebt geïnstalleerd, moet je in de standaardtabellen de ambtenaren van burgerlijke stand eenmalig controleren, ook op hun titel en de voor hen geldende periode. 4) Bij het opzoeken van het dossier is het steeds mogelijk om de laatste opzoeking weer op te vragen via de recycleknop. 5) Bij de aangifte van een geboorte wordt, om fouten te vermijden, het geslacht niet meer automatisch voorgeselecteerd maar moet je zelf manueel het geslacht selecteren. Als dat niet is gebeurd, kun je het dossier niet opslaan en krijg je de melding Geslacht van het kind invullen!. 6) In de Word-documenten zijn de voorloopnullen weggelaten. 7) Bij een ambtshalve afgevoerde persoon wordt niet langer meer het laatste gekende adres weergegeven maar wordt nu wel degelijk ambtshalve afgevoerd weergegeven. 8) Bij het gebruik van klassieke aanhalingstekens (dubbele aanhalingstekens) in een VT of in een invulveld van de minuut blokkeerde de Word-component. Het scheidingsteken voor Word-variabelen bij AfdrukSamenvoegen is immers identiek. Bij de export van de gegevens naar Word worden nu alle klassieke aanhalingstekens vervangen door twee enkelvoudige aanhalingstekens. Bij afdrukken met een TrueType lettertype is het verschil nauwelijks te merken. 9) Er gebeurt nu een controle op de datum van de huwelijksaangifte, de datum van het huwelijk en de datum van het huwelijkscontract, om zo tegenstrijdigheden te voorkomen. 10)De aangepaste telkaart voor huwelijken is beschikbaar in de map Word_v )Bij de aangifte van een huwelijk werd de optie niet van toepassing geïntegreerd. Dat was nodig omdat in sommige steden en gemeenten een aangifte kan gebeuren in zogenaamde bijhuizen of dienstencentra en daar de aktes niet beschikbaar zijn en bijgevolg een handtekening van de bevoegde ambtenaar volstaat. 12)Bij een toekenning van een nationaliteit op basis van art. 8 en art. 9 wordt nu standaard het adres van het kind geselecteerd waar vroeger die keuzemogelijkheid niet bestond. 13)Bij de weergave van een geboorteplaats in het buitenland wordt nu ook het land tussen haakjes weergeven. 14)De opties ontvoogd minderjarig (= enkel juridisch meerderjarig) en meerderjarig werden uitgesloten van de optie nieuwe naam. Een naamswijziging kan in deze gevallen enkel nog via een KB. 15)Waar vroeger bij het opvragen van een persoon, die niet over de Belgische nationaliteit beschikt, via het Rijksregister het codeveld van de nationaliteit blanco werd gelaten, wat voor bepaalde dossiers problemen met zich meebracht bij het opzoeken van de informatie over de (huidige/vorige) nationaliteit, wordt voortaan de Hoofdstuk 2: Wijzigingen in WinAbs Handleiding WinAbs Versie

4 2.2 code 000 weergegeven en zal vervolgens correct weergegeven worden na het opvragen van de nationaliteit. 16)Bij de opname van een artikel 80 is enkel de optie ander adres mogelijk wat logisch is, want bij een artikel 80 is de persoon uiteraard niet in zijn eigen gemeente overleden. Hoofdstuk 2: Wijzigingen in WinAbs Handleiding WinAbs Versie

5 3 WORD-DOCUMENTEN BEHEREN In dit hoofdstuk staat beschreven hoe je de locatie van alle WinAbs Word-documenten als snelkoppeling in Word kunt toevoegen. Aan het eind van dit hoofdstuk beschik je in Word over een extra verwijzing waarmee je in de toekomst direct naar de bestandenmap kunt navigeren zonder ingewikkeld zoekwerk. 3.1 DE PLAATS WAAR JE DOCUMENTEN STAAN Aangezien WinAbs in zijn databank de exacte locatie van de Word-documenten heeft staan, kun je via Beheertaken deze locatie bereiken. Hierna wordt een bestaand document geopend om een extra verwijzing in Word toe te voegen. Het document zelf wordt niet gewijzigd. 1) Start Beheertaken op en meld je aan. Als je onvoldoende gebruikersrechten hebt in deze toepassing dan voer je deze acties uit met assistentie van een collega die wel voldoende rechten heeft. 2) Klik dubbel op Documenten. 3) Klik dubbel op het item Documentbeheer in de rubriek Documenten en kies in de subgroep <voor alles geldig> het document ALL_ALL Afschrift.doc. 4) Open de documentgegevens met de knop <Wijzigen>. Hoofdstuk 3: Word-documenten beheren Handleiding WinAbs Versie

6 3.2 5) Bemerk dat er rechts van het veld Word-naam een knop staat met een Word-icoon. 6) Klik eenmaal op die knop om het document te openen. 7) Het document wordt geopend in Word. 8) Wijzig niks in het document zelf. 3.2 MAAK EEN VERWIJZING IN WORD Volgende acties maken een verwijzing in Word zodat je niet telkens weer moet gaan zoeken naar de locatie van de WinAbs Word-documenten. Het bestand "" staat nog steeds geopend in Word. 1) (Office 2003) Kies de opdracht Opslaan als in het menu-item Bestand. (Office 2007) Klik op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Opslaan als. 2) (Office 2003) Kies nu de opdracht Toevoegen aan Mijn locaties in het menu-item Extra (je bevindt je nog steeds op het scherm Openen!). (Office 2007) Klik met je rechter muisknop in de linkse menubalk en vervolgens zie je de mogelijkheid om V toe te voegen. (Office 2003) (Office 2007) 3) Om de nieuw toegevoegde locatie wat meer in het vizier te krijgen (ze wordt immers onderaan de lijst toegevoegd) kun je in de werkbalk Mijn locaties (nog altijd in het scherm Openen!) de plaats en de naam van de verwijzing aanpassen. 4) Gebruik hiervoor de rechter muisknop om het menu op te roepen en kies met de linker muisknop Naam wijzigen om de naam van de verwijzing aan te passen. Een goede naamkeuze is bijvoorbeeld WinAbs Word. Gebruik dezelfde muisacties om de Hoofdstuk 3: Word-documenten beheren Handleiding WinAbs Versie

7 3.3 verwijzing omhoog te schuiven zodat ze beter beschikbaar is bij het openen van het venster. (Office 2003) (Office 2007) 5) Sluit nu het geopende Word-document, uiteraard zonder eventuele wijzigingen te bewaren. 6) Het is nuttig om in dit stadium de Wordtoepassing volledig af te sluiten zodat deze instelling definitief wordt bewaard. 7) (Office 2003) Open Word opnieuw en kies de opdracht Openen in het menu-item Bestand. (Office 2007) Klik op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Openen. 8) Een eenvoudige klik op de verwijzing WinAbs word brengt je direct op de correcte locatie. Hoofdstuk 3: Word-documenten beheren Handleiding WinAbs Versie

8 4 EEN DOCUMENT AANPASSEN Voor je het document begint aan te passen, is het noodzakelijk om eventuele verborgen informatie zichtbaar te maken en de presentatie van het document zodanig in te stellen dat je de veldcoderingen en veldtesten te zien krijgt. Zonder deze voorzorgsmaatregel kun je ongewild cruciale onderdelen van je document verwijderen. Als je nog niet beschikt over de actie WinAbs Word in de favorieten van Word dan kun je deze verwijzing toevoegen. Zie 3.1 De plaats waar je documenten staan. Voor je wijzigingen aanbrengt in een Word-document kan het ook nuttig zijn om een reservekopie te maken. 4.1 SELECTEER HET DOCUMENT Open het Word-document. In dit voorbeeld selecteer je het document ERK_VNA Echtgenote erkenner.doc via Beheertaken. Open het Word-document met de knop uiterst rechts naast de Word-naam. 4.2 OPTIMALISEER JE WERKOMGEVING Kies de beste presentatie Gebruik de menubalk en kies de opdracht Afdrukweergave in het menu-item Beeld. (Office 2003) (Office 2007) Hoofdstuk 4: Een document aanpassen Handleiding WinAbs Versie

9 4.2 Vervolgens kies je de instelling Breedte in het werkbalk-item In-/uitzoomen. (Office 2003) (Office 2007) Actualiseer het document Het document bevat een aantal bladwijzers die verwijzen naar het bestand variabelen.doc. Enkel bij de opdracht AfdrukSamenvoegen wordt deze link door Word geactualiseerd. Bij oplevering heeft het Word-document nog steeds de instellingen die Cevi gebruikt heeft om het document op te bouwen. Zie je het Cevi-logo staan dan werden de externe verwijzingen nog niet geactualiseerd. Gebruik de toetscombinatie <Ctrl><A> om het volledige document te selecteren. Druk vervolgens op de functietoets <F9> om de bladwijzers te actualiseren. Het document krijgt nu de lay-out die in uw bestuur van toepassing is. In het voorbeeld symbolisch weergegeven met het logo van FOD-binnenlandse zaken. Hoofdstuk 4: Een document aanpassen Handleiding WinAbs Versie

10 Maak de bladwijzers zichtbaar Zie je de tekens [ en ] van de bladwijzers niet dan kun je ongewild bepaalde verwijzingen verwijderen. Kies daarom in de menubalk het item Extra en de opdracht Opties.... In het tabblad Weergave vink je de optie Bladwijzers aan. Controleer ook even of de optie Alles in de rubriek Niet-afdrukbare tekens aangevinkt staat. Tip: Je kunt de niet-afdrukbare tekens ook aan- en uitschakelen met de knop in de standaard werkbalk van Word. Maak de veldcodes zichtbaar. Je kunt dat doen op hetzelfde tabblad door de optie Veldcodes aan te vinken. Sta je met de cursor in het document dan gebruik je de toetscombinatie <Alt><F9>. Het resultaat oogt niet netjes maar alle coderingen worden wel zichtbaar : Helemaal op het eind van de wijzigingen verberg je weer de veldcodes door opnieuw dezelfde opdracht <Alt><F9> te gebruiken. 4.3 VOER DE AANPASSINGEN UIT In het voorbeeld moet de tekst van de brief wat worden aangepast om de vermelding homologatie weg te laten. Hoofdstuk 4: Een document aanpassen Handleiding WinAbs Versie

11 4.4 In de tekst van de brief komen een aantal veldcodes voor. In het voorbeeld zonder veel erg want de tekst die we selecteren omsluit deze codes volledig. Selecteren doe je het makkelijkst met deze acties: * plaats de tekstaanwijzer aan het begin van de tekst die je wilt selecteren; * hou de <Shift> toets ingedrukt en plaats de tekstaanwijzer op de laatste positie van de tekst die weg moet. Druk op de <Delete> toets. Na je wijzigingen kun je de veldcodes uitschakelen met de opdracht <Alt><F9>. Om de presentatie terug zoals voorheen te schakelen, gebruik je de opdrachten: * <Ctrl><A> om alles te selecteren en * <F9> om de synchronisatie uit te voeren. Hoofdstuk 4: Een document aanpassen Handleiding WinAbs Versie

12 4.5 Bewaar en sluit het document. 4.4 TEST HET DOCUMENT Om het document te testen, gebruik je de opdracht in het drukmenu van WinAbs. 4.5 OPKUISEN Is je test succesvol, vergeet dan niet om het Word-document als Alleen lezen te zetten. Doe dit gewoon via Word waar je het document selecteert maar niet opent. Gebruik de rechtermuisknop om het snelmenu op te roepen en kies met de linkermuisknop de opdracht Eigenschappen. Op het scherm kun je de eigenschap Alleen lezen aanvinken. Hoofdstuk 4: Een document aanpassen Handleiding WinAbs Versie

13 5 EXTRA WORD-DOCUMENTEN IN VERSIE Met deze upgrade zijn een aantal standaard documenten aangepast of toegevoegd. Je vindt deze in de applicatiemap van WinAbs. Er zouden zich een zestal documenten moeten bevinden in de map Word_v De volgende documenten bestaan reeds. Je kunt de bestaande versie vervangen door het aangepaste model. Is je huisstijl sterk afwijkend dan is het aangewezen om alleen de kern van het document over te nemen. * GEB_GEB internationale minuut geboorte * HUW_ECH telkaart echtscheidingen * HUW_HUW internationale minuut huwelijk * HUW_HUW telkaart huwelijken * OVL_OVA internationale minuut overlijden * OVL_OVL internationale minuut overlijden Hoofdstuk 5: Extra Word-documenten Handleiding WinAbs Versie