Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk Stand van Zaken.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober 2012. Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk Stand van Zaken."

Cornelis de Wit
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Realisatieplan Realisatieplan april december 2013 t.b.v. realisatiefase Datum: Juni 2013 Versie: 3 Pagina: 1 van 5 Programma - Soort project Dienstverlening Projectnaam Digitalisering Post en Archief Ambtelijk opdrachtgever Gerald ten Thij Bestuurlijk opdrachtgever Lex Albers Projectmanager Projectcontroller Egbert Leppink Financieel consulent Antonie Nijman Projectnummer G Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk Stand van Zaken. Het project Digitalisering Post en Archief heeft als resultaat van het resultaat een gedigitaliseerd post kanaal. Door het digitaliseren van de poststroom zal ook de archiefvorming van deze stukken digitaal verlopen. Hierdoor wordt ook een belangrijke bijdrage geleverd aan de visie op archiefbeheer zoals benoemd in het document op weg naar digitaal archief beheer van december Resultaatomschrijving Dimpact Release3 operationeel Bestuurlijk akkoord voor de digitalisering van bouwvergunningen Postafhandeling door middel van generiek zaaktype afhandelen in zaaksysteem Stand van zaken per 1 juni 2013 Door de organisatie ontwikkelingen binnen Borne is het realisatieplan voor zaakgericht werken aangepast. De ontwikkelingen zijn: Samenwerking IBO Hoofdstructuur (regie organisatie) Visie op dienstverlening Informatiebeleid en architectuur Redenen voor de aanpassing zijn als volgt te omschrijven: - ontbreken van een concrete visie op dienstverlening per 2017 wanneer de hoofdstructuur gerealiseerd moet zijn. Hierdoor is onduidelijk waar de klantcontacten liggen vanaf 2017 en wat de kernorganisatie zelf dient te weten van afgehandelde of lopende zaken. Ook in de transitie periode is dit niet duidelijk. - Ontbreken van een informatiearchitectuur voor De informatiearchitectuur benoemd een aantal principes waar de organisatie in 2017 aan dient te voldoen om te komen tot een volwaardige regie gemeente zoals deze is benoemd in de hoofdstructuur (bestuurlijke besluitvorming volgt nog). De informatie uitwisseling tussen de in de hoofdstructuur genoemde thuisbasis en genoemde kernorganisatie is van cruciaal belang. - De recentere ontwikkeling waarbij Borne in principe deelnemer is in IBO (definitief besluit per 1 juli 2013) maakt het onduidelijk welke rol en plaats DIV en Archief zullen hebben maar ook waar de huidige verlening van vergunningen komt te liggen en of deze dan ook zaakgericht moeten worden afgehandeld. Al met al veel onduidelijkheden waarbij ook nog eens de scope van het project zeker 24 maanden bedraagt. Daarom is besloten de scope van het project op te knippen en alleen die dingen te realiseren waarvan per fase kan worden aangenomen dat deze gerealiseerd kunnen worden. Pagina 1 van 5

opdrachtgever Lex Albers Projectmanager Projectcontroller Egbert Leppink Financieel consulent Antonie Nijman Projectnummer G.

2 De oplevering van Release 3 van het zakensysteem is vertraagt met 3 maanden. Dit is half mei bekend gemaakt. Borne krijgt Release 3 half augustus 2013 in haar eigen acceptatie omgeving beschikbaar. Fasering + Beschrijving van alle inhoudelijke activiteiten Van Tot R3 en R3.5 Dimpact zakensysteem inrichten. - Afhankelijkheden monitoren met invoering medewerkersportaal. - Management goedkeuring - Configuratie - Functioneel testen - Technisch testen Corsa koppeling - Opleiding en instructie projectteam - ZTC configureren (zaaktypen bepalen en inrichten) - Archief inrichten - Functioneel beheer DIV deel inrichten - Functioneel beheer Archief deel inrichten - Organisatie trainen en workshops organiseren Van Tot Digitalisering en schonen fysieke dossiers. Bij het digitaliseren van de dossiers moet gedacht worden aan een kosten neutrale oplossing door middel van social return waarbij gebruik gemaakt gaat worden van uitkeringsgerechtigden die meehelpen bij het digitaliseren van de bouwvergunningen. Door deze oplossing kan gebruik worden gemaakt van middelen uit het participatie budget. De bereidheid voor een dergelijke aanpak is erg groot binnen Borne. De uren die zijn opgenomen zijn dus niet de uren voor de uitvoering (digitalisering en schonen) maar voor het opzetten en managen van deze activiteit. De kosten voor deze oplossing zijn dus geen onderdeel van dit project. - Voorbereidingen - Leverancier selectie - B&W voorstel - Bouwvergunningen Van Tot Starten met de een generiek postafhandeling zaaktype. - Zaaktype ontwikkelen en testen - In productie nemen en beheren - Instructie medewerkers - Roadmap uitfasering Corsa gereed Pagina 2 van 5

- Management goedkeuring - Configuratie - Functioneel testen - Technisch testen Corsa koppeling - Opleiding en instructie projectteam - ZTC configureren (zaaktypen bepalen en inrichten) - Archief

3 Beheersplannen Tijd (2013) Digitalisering Post en Archief Projectnummer: G Datum: 27 juni 2013 jaarschijf 2013 Anja Tanke Hannie ter Hennepe Jos Moorman Totaal Projectleiding E-suite inrichting en test Proces analyse & beschrijving Electronische Handtekening Communicatie Installatie, Onderzoek, Techniek Digitalisering dossiers Trainingen en workshops Ontwikkeling zaaktype post Opleiding Totaal uren Tarief * Total kosten per medewerker Projectmedewerker (ext) Martijn Kampman Hennie Nijhuis Teamleiders (totaal) Jeffrey Brinkman Ten kosten** (A,B en C) Zelf invullen A Zelf invullen B Zelf invullen C Controle totaal De uren voor de instructie van de e-suite voor de medewerkers zijn hierin niet opgenomen. Geld Jaarschijf 2013 Begroot Uitgaven (begroot) Projectbudget Restant projectbudget e-suite inrichten koppelingen Personeel Onvoorzien Waarvan structureel Dekking structureel Totaal Pagina 3 van 5

Electronische Handtekening 16 24 40 Communicatie 20 20 Installatie, Onderzoek, Techniek 24 24 Digitalisering dossiers 80 40 24 144 Trainingen en workshops 60 60 120 Ontwikkeling zaaktype post 144 144

4 Kwaliteit Archivering volgens geldende Archiefwet NEN 2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur NEN 15489, Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 1 & 2: Algemeen en Richtlijnen Rodin normering VHIC normering Projectaanpak volgens Projectmatig werken gemeente Borne Wet Elektronische Handtekening KING Baseline Informatiehuishouding gemeenten De 8 GEMMA basis processen gemeenten De KING/GEMMA ZTC (Zaaktype Catalogus) Informatie en communicatie Voor deze realisatiefase realiseert het project de overgang van release 2 naar release 3 van de Dimpact e-suite. Aansluiten willen we binnen de organisatie de digitale post gaan afhandelen in de e-suite, Bijna alle medewerkers zullen hierbij betrokken zijn. Zakensysteem inrichten - doelgroep: alle projectmedewerkers - extra aandacht voor functioneel inrichten en test - gericht op eerste zaakafhandeling post - kernwoorden: master het zaaksysteem, één zoekingang, lachen, plezier, actief, help de ander Afhandelen van de post in de e-suite - doelgroep: medewerkers Borne - extra aandacht voor de gebruikers interface - gericht op het afhandelen van zaken - kernwoorden: medewerkersportaal, e-suite, één zoekingang, actief, plezier. Pagina 4 van 5

gemeenten De 8 GEMMA basis processen gemeenten De KING/GEMMA ZTC (Zaaktype Catalogus) Informatie en communicatie Voor deze realisatiefase realiseert het project de overgang van release 2 naar release

5 Organisatie AO Gerald ten Thij BO Wethouder Lex Albers PL Team Zaaksysteem AO= Ambtelijk Opdrachtgever BO= Bestuurlijk Opdrachtgever PL= Projectleider Voortgangsbewaking: Wie Wat Wanneer PL+Teams Projectoverleg en voortgang Wekelijks 1 uur PL+AO Voortgangsrapportage 2 maandelijks PL+AO Projectoverleg 3 Wekelijks 1 uur PL+BO Bijpraten voortgang 2 maandelijks Beslismomenten productie zaaksysteem (augustus) functioneel beheer zaaksysteem (oktober) Bijlagen Projectissue 01 Projectissue 02 Op weg naar digitaal archiefbeheer Pagina 5 van 5

2 maandelijks PL+AO Projectoverleg 3 Wekelijks 1 uur PL+BO Bijpraten voortgang 2 maandelijks Beslismomenten productie zaaksysteem

Vergelijkbare documenten

í ļ Onderwerp Digitaliseren van 20.000 bouwvergunningen met behulp van social return

í ļ Onderwerp Digitaliseren van 20.000 bouwvergunningen met behulp van social return B en W voorste! 13INT02334 Onderwerp Digitaliseren van 20.000 bouwvergunningen met behulp van social return Samenvatting voorstel Met de inzet van minimaal 4 fte de bouwvergunningen uit de periode 1905-2010