Structuur in digitale chaos

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Structuur in digitale chaos"

Tine Verhoeven
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong

2 2

3 3

4 4

5 Risico: authenticiteit 5

6 Risico: onbetrouwbare toegang ondeskundig gebruik 2. Betrouwbaarheid Ligt er een juiste relatie met de transactie of de gebeurtenis? Is het opgemaakt door individuen met kennis van zaken? 3. Integriteit Is het archiefstuk volledig en ongewijzigd? Is het goed geautoriseerd? 6

7 Risico: verkeerde interpretatie 7

8 Risico: context onduidelijk 8

9 9

10 Groei 10

11 Trends: digitaal, zaakgewijs en nieuw werken Mogelijke (sub) doelstellingen terugdringen van de papieren informatiestromen voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken van (kwijtgeraakte) informatie het versnellen van processen het laten voldoen van processen aan wet- en regelgeving 11

12 Maatregelen Een organisatie behoort beleid, procedures, en praktijken voor informatie- en archiefmanagement vast te stellen om te voldoen aan de behoefte aan bewijs, om verantwoording te kunnen afleggen en aan informatie over haar activiteiten. (NEN-15489) 12

13 NEN (1) - autorisatie Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. informatiebeveiliging Zaakgewijs werken: autorisatie op zaaktypen in zaaksysteem 13

14 NEN (2) - context De context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, behoort duidelijk te zijn, inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie. Zaakgewijs werken: de zaak en zaaktype als context rolverdeling (wie is toewijzer, behandelaar e.d) 14

15 NEN (3) - relaties De koppelingen tussen archiefbescheiden die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd. Zaakgewijs werken: gerelateerde zaken, bijvoorbeeld beschikking gevolgd door bezwaar 15

16 NEN (4) - dossier De relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, behoren aanwezig te zijn. Zaakgewijs werken: meerdere documenten volgens generieke documenttypen in een zaakdossier 16

17 NEN (5) - besluiten Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd. Zaakgewijs werken: besluiten volgen besluittypes 17

18 NEN (6) - werkproces Het archiefstuk behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen. Zaakgewijs werken: zaaktypencatalogus vs. processenlijst 18

19 NEN (7) zoeken en vinden Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Zaakgewijs werken: zaken volgen zaaktypes resultaten volgen resultaattypes documenten volgen documenttypes extra metadatering zoals: auteur, creatiedatum etc. 19

20 Hoe? Door op zoek te gaan naar de essentie en de eenvoud... Door dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en archivering te verbinden 20

21 Hoe? volgens de organisatie; volgens het onderwerp (BAC); volgens de werkprocessen (conform NEN-15489) 21

22 Nodig voor: primaire processen ondersteunende processen besturings processen Eventueel verbeterprocessen (INK) 22

23 Bron: gemeente Oisterwijk 23

24 Welke bril zet u op bij het beschrijven van processen? 24

25 Niet op het niveau van iedere stap 25

26 26

27 Maar zo Bron: Robert Mekking 27

28 Of zo Bron: Corné Dekker 28

29 Dus: volgens een generiek procesmodel Bron: King 29

30 door zaken 1. te starten (en daarmee het archiveren) 2. aan te vullen 3. te relateren aan een andere zaak 4. te behandelen 5. te volgen (statussen) 6. af te handelen 7. te heropenen (optioneel) 8. over te dragen als zaakrecords 9. als zaakrecords beschikbaar te stellen 10. als zaakrecords te bewaren of vernietigen (op termijn) 30

31 Volgens de basisplaat Procesarchitectuur 31

32 Criteria voor het benoemen/splitsen van zaaktypen Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt: Doorlooptijden Statussen Resultaten Bewaartermijn Herkenbaarheid NB: Een onderwerpskenmerk is géén reden tot splitsing, bijv. subsidiesoorten. Het is wel een zoekveld. 32

33 TIP 1: één Taal Zorg er voor dat front-, (mid-) en backoffice (mutlitdisciplinair) één taal spreken en dat DIV hierop aansluit v.w.b. de informatiestructuur 33

34 Tip 2: (Model-)DSP of ZTC Overeenkomst Elke overheidsorganisatie hoort archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden (Archiefwet 1995 artikel 3 ) Verschil DSP : Beschrijvend & vrijblijvend Zaaktypencatalogus: Sturend & verplichtend Groeipad De Zaaktypencatalogus kan het DSP vervangen zodra alle processen die zich niet volledig als een zaak gedragen daarin zijn opgenomen zoals Beleids-, Project-, Bestuurs- & Personeelszaken 34

35 35

36 Voorbeeld ZTC (1) - ordening 36

37 Voorbeeld ZTC (2) - zaaktype 37

38 Voorbeeld ZTC (3) - documenten 38

39 Voorbeeld ZTC (4) - archivering 39

40 Tip 3 : Bepaal het model voor zoeken en ordenen Ordenen Hoofdfunctie Functie Zaaktype Resultaattype Documenttype Zoeken Via de boom van ordening Zaaktype, evt. omschrijving via trefwoorden Subject (Persoon of Bedrijf) Object (Gebouw, Adres, Perceel) Overige zaakmetadata (conform RGBZ) Documentmetadata (ISO-23081/ RGBZ) Onderwerpmetadata (BAC of kenmerk) Eigen persoonlijke tags 40

41 Tip 4: Implementatie Stel een beleidskeuze op voor management en bestuur Stel eisen op voor het proces als de benodigde informatievoorziening (requirements voor software voor zaakgericht werken). Stel de (zaaktype) parameters op in een multidisciplinair team: KCC DIV Procesontwerp Administratieve Organisatie ICT Kies uit de eenvoudige of de uitgebreide proces-variant (zie KING). Maak een plan voor de gehele c.q. gefaseerde implementatie. 41

42 42

43 Tot Slot: Tip 5 Keep it Simple 43

44 Zie verder: 44

Vergelijkbare documenten

Workshops documentair structuurplan. procesgericht werken

Gemeente Lichtstad Workshops documentair structuurplan in relatie tot procesgericht werken Doel workshop(s) Het komen tot een gedeeld begrip van en beeld over Het begrip DSP en de voor Lichtstad gewenste