Mozard voor de omgevingsvergunning

Transcriptie

1 VTH Suite Vergunningverlening, toezicht en handhaving De Mozard 'all in one' Suite is een softwareplatform voor het verbeteren van de dienstverlening en de interne bedrijfsvoering en kan meerdere organisaties tegelijk ondersteunen met slechts één installatie. De Mozard Suite is een verzameling generieke functionaliteiten waarmee organisaties meer dan 80 procent van de gehele informatievoorziening kan ondersteunen! In de suite bevinden zich onder andere een zaaksysteem, een objectregistratiesysteem, een documentmanagementsysteem, een content managementsysteem met formulieren, een intranet en een klant contact (KCC) systeem. De functionaliteit is webbased en flexibel in te richten, te configureren, op maat van de klant. De Mozard Suite is ontwikkeld om alle processen volledig zaakgericht te kunnen ondersteunen. Met de verschillende flexibel in te zetten functionaliteiten maakt de Mozard Suite het ook mogelijk om al de processen binnen het omgevingsrecht zaakobjectgericht te behandelen en te bewaken! Zaakgericht Werken, dat is toch meer iets voor gemeenten? Steeds meer andere organisaties ontdekken de voordelen van de Mozard Suite. De Mozard Suite is ook uitermate geschikt voor de processen van een Omgevingsdienst, of het nu gaat om vergunningen, toezicht, handhaving of om interne processen. Een Omgevingsdienst is immers een jonge organisatie die te maken heeft met nieuwe en veranderende wet- en regelgeving. Dit vereist flexibiliteit om optimaal te kunnen inspelen op gewenste veranderingen. En juist hierin schuilt dé grote kracht van de Mozard Suite. Elke Omgevingsdienst bepaalt zelf welke kernregistraties, zoals bijvoorbeeld inrichtingen, naast de landelijke basisregistraties (NHR, BAG, BGT) gewenst zijn en welke gegevens men in deze registraties wil vastleggen. Niet de leverancier bepaalt hoe de processen moeten worden ingericht, maar elke Omgevingsdienst bepaalt zelf welke zaaktypen op welke wijze moeten worden ingericht, om alle medewerkers optimaal te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Werken met de Mozard Suite wordt door de professionals van de Omgevingsdienst minder als een keurslijf ervaren dan traditionele VTH-oplossingen. De Mozard Suite blinkt uit in de mogelijkheden om registraties automatisch vanuit zaken te onderhouden (Zaakobjectgericht Werken). Dit betekent niet alleen minder administratieve handelingen voor de medewerkers, maar ook kwalitatief beter onderhouden registraties. Zaakgericht Werken, dat is toch meer iets voor eenvoudige processen? Het uitgangspunt van Zaakgericht Werken is dat van elke hoeveelheid werk waarbij het relevant is de kwaliteit en/of doorlooptijd te bewaken, een zaak wordt aangemaakt en dat de klant via de status

2 altijd op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van deze zaak. Bij een eenvoudig proces volstaat één zaak, die door een behandelaar wordt behandeld. Bij een complex proces, zoals bij een Omgevingsdienst, is er een regisseur die voor de behandeling van de zaak moet samenwerken met vele ketenpartners, niet alleen binnen, maar ook buiten de organisatie. Voor een verzoek aan een ketenpartner kan een deelzaak worden aangemaakt. Zoals de klant via de status altijd op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van de deelzaken. De regisseur kan worden beschouwd als de klant van de ketenpartner. Uitgebreide functionaliteit De Mozard Suite biedt naast de meest uitgebreide oplossing voor Zaakgericht Werken nog veel meer functionaliteit: Content management (CMS) voor websites en intranetten; Beslisbomen en webformulieren; Nieuwsberichten en vraag-antwoord-combinaties; Klantportaal; Gegevensmagazijn met landelijke basisregistraties en zelf te definiëren registraties; Documentmanagement (DMS) voor zaakdossiers, objectdossiers en mappen; Archieffunctionaliteit (NEN2082-gecertificeerd); Klantcontacten (KCS); Locaties (kaarten); Zoeken binnen de gehele Suite. Zaakgerichte ketensamenwerking Omdat niet elke ketenpartner ervaring heeft met Zaakgericht Werken en niet met alle ketenpartners dezelfde afspraken kunnen worden gemaakt over hoe samen te werken, biedt de Mozard Suite vele mogelijkheden om met verschillende ketenpartners samen te werken. Met een gefaseerde aanpak worden de beste resultaten gehaald. Zo kan de regisseur vanuit de zaak eenvoudig een sturen. Uiteraard komt deze automatisch in het zaakdossier. Maar ook de reactie op de komt automatisch in het juiste zaakdossier. Omdat het bij een ongewenst of onmogelijk is grote aantallen en/of zeer grote bijlagen mee te sturen, maakt de Mozard Suite het mogelijk dat de regisseur in het bericht een verwijzing naar een dossier kan nemen. De ketenpartner kan daarmee de voor hem relevante documenten inzien en eventueel documenten aan het dossier toevoegen. Bij een ketenpartner met ervaring met Zaakgericht Werken, kan aan een geautomatiseerde koppeling worden gedacht. Met de open architectuur van de Mozard Suite met en een koppelvlak voor binnenkomende en uitgaande verzoeken, kunnen koppelingen worden gerealiseerd met externe toepassingen. Uiteraard koppelt de Mozard Suite ook op deze wijze met de OLO. Pagina 2 van 14

3 Het Mozard informatiemodel De functionaliteit is ontwikkeld op basis van het Mozard informatiemodel, waardoor alle onderdelen van de Suite optimaal zijn geïntegreerd: Op het scherm van een zaak worden gegevens van de klant, de locatie, en de objecten getoond; Op het scherm van een object, zoals bijvoorbeeld een inrichting, worden gegevens van de locatie en zaken getoond; Op het scherm van een locatie worden op een kaart gegevens van zaken en objecten getoond. Pagina 3 van 14

4 Wat zijn de belangrijkste zaaktypen binnen de Wabo? De Wabo regulier en Wabo uitgebreid zijn de belangrijkste hoofdzaaktypen. Uitgangspunt is dat de coördinator een zaak afhandelt door enkele keren de status van de zaak te wijzigen. Hij kan eenvoudig een deelzaak starten als bepaalde werkzaamheden door anderen uitgevoerd worden, denk daarbij aan een ontvankelijkheidstoets of een advies. Zo kan elke organisatie naar eigen wens de Wabo inrichten. Als ook andere afdelingen gebruikmaken van Mozard, kunnen werkzaamheden middels deel- en vervolgzaken worden afgestemd. Zo kan vanuit de Wabo, handmatig of geautomatiseerd, een zaak worden gestart om een adres toe te kennen, de aanvraag of het besluit te publiceren, een toezicht controle in te plannen of om een handhavingsverzoek uit te zetten. Vanuit hoofdzaak houdt de coördinator altijd een goed overzicht van de onderliggende zaken, inclusief de daarbij behorende statussen en resultaten. Andersom zijn vanuit de deelzaak de kenmerken en relevante documenten uit de hoofdzaak in te zien. Op die manier heeft iedereen de informatie die hij nodig heeft. Kan Mozard geautomatiseerd koppelen met de OLO? In Nederland is het overheidsorganisaties zoals gemeenten, RUD s en omgevingsdiensten verplicht om aanvragen van het Omgevingsloket Online (OLO) in behandeling te nemen. Het OLO kan de aanvraag via een geautomatiseerde koppeling aanbieden aan het zaaksysteem van Mozard. Net als gescande documenten via de postintake en webformulieren via de website, komt de aanvraag terecht in de werkvoorraad van de vergunningverlener en kan deze in behandeling worden genomen. De Mozard MidOffice Suite biedt meer dan voldoende eigen functionaliteit om de Wabo zonder Backoffice-toepassing te ondersteunen. Mocht dit toch gewenst zijn, dan heeft Mozard de mogelijkheid om via koppelvlakken geautomatiseerd zaakgegevens uit te wisselen met diverse Backoffice-toepassingen of externe partijen, waaronder de OLO. Dit soort 'integraties' kunnen worden gerealiseerd middels de inkomende en uitgaande koppelvlakken van de Mozard MidOffice Suite zelf dan wel met behulp van onze vaste koppelpartner Jnet. Daarnaast kan een klant natuurlijk ook een eigen koppelinfrastructuur realiseren. Hoe sluit de Mozard Suite aan op de postprocessen? WABO - statussen en doorlooptijden Regulier ontvangen geaccepteerd in behandeling besluit genomen doorlooptijd 8 weken verlengen maximaal 6 weken Uitgebreid ontvangen geaccepteerd in behandeling ter inzage besluit genomen doorlooptijd 26 weken verlengen maximaal 6 weken Mozard ondersteunt ook de postaanvragen volledig. Indien de klant een brief per post verstuurd wordt de post door een postmedewerker geregistreerd. Op basis van een keuzelijstje wordt bepaald aan welke organisatie de post gericht is. Vervolgens wordt de brief bij het zaakdossier toegevoegd of Pagina 4 van 14

5 wordt er een nieuwe zaak aangemaakt. Indien er wordt gekozen voor één gezamenlijk KCC dan is het voor de KCC-medewerker eenvoudig om informatie op te vragen van de gewenste organisatie aan de hand van zogenaamde zoeksleutels. Omdat de Mozard Suite geheel webbased is kan de medewerker ook via de tablet of smartphone de gegevens in de zaak raadplegen. Het is dus niet langer nodig om met stapels papierwerk te sjouwen omdat het gehele zaakdossier digitaal beschikbaar is! Ook voor het delen van informatie, met bijvoorbeeld de rechtbank, biedt Mozard eenvoudige en doeltreffende functionaliteiten zoals de koppelvlakken om berichten geautomatiseerd uit te wisselen, de Mozard mailfunctionaliteit en de geavanceerde elektronische handtekening. Het gehele zaakdossier, of delen daarvan, kunnen beschikbaar worden gesteld aan derden. Deze derden kunnen op hun beurt eenvoudig documentatie toevoegen aan het zaakdossier. Hiervan wordt de medewerker uiteraard geheel automatisch op de hoogte gebracht. Scenario Via het OLO is een nieuwe aanvraag voor een dakopbouw binnen gekomen. De zaak staat nu in de zaakbak van de vergunningverlener. De vergunningverlener opent de zaak en bekijkt de aanvraag en de bijlage. De vergunningverlener accepteert de zaak en geeft aan waarop getoetst en beoordeeld moet worden. Op basis van deze nee/ja antwoorden start Mozard automatisch deelzaken voor het uitvoeren van een ontvankelijkheidstoets (volgende scherm). Pagina 5 van 14

6 De vergunningverlener beantwoordt een aantal checkvragen en neemt er notie van dat de klant middels op de hoogte wordt gebracht van deze statuswijziging. Verder wordt de behandelaar middels dit scherm geïnformeerd over de bekendmaking die opgevoerd zal worden en de twee deelzaken die gestart gaan worden. Door een klik op de knop Accepteer zaak worden al deze acties direct uitgevoerd. Alle velden in dit scherm (behalve de checklist) zijn voor ingevuld en kunnen (indien deze optie open is gesteld) door de behandelaar worden aangepast. Pagina 6 van 14

7 De zaak is geaccepteerd (status 2, te zien aan het gele bolletje in de zaakregel ) en de ontvankelijkheidstoetsen zijn inmiddels akkoord. Pagina 7 van 14

8 De vergunningverlener kan de zaak in behandeling gaan nemen en bevestigt nogmaals waarop getoetst en beoordeeld (geadviseerd) moet worden. De eerder gegeven antwoorden zijn voor ingevuld, maar de behandelaar heeft nu (voor het daadwerkelijk in behandeling nemen) nog de mogelijkheid dit aan te passen. De vergunningverlener beantwoordt een aantal checkvragen en neemt er notie van dat de klant middels op de hoogte wordt gebracht van deze statuswijziging. Verder wordt de behandelaar middels dit scherm geïnformeerd over de twee deelzaken voor advies die gestart gaan worden. Door een klik op de knop Neem zaak in behandeling worden al deze acties direct uitgevoerd. Pagina 8 van 14

9 De vergunningverlener stuurt nog een naar een externe adviseur met het verzoek om advies uit te brengen. Die bevat een link naar het maildossier voor de externe adviseur zodat deze de stukken kan raadplegen. Pagina 9 van 14

10 8 De vergunningverlener heeft een positief besluit (de vergunning) toegevoegd aan het dossier en kan de zaak gaan afhandelen. De vergunningverlener kiest het resultaat Vergunning verleend....en beantwoordt een aantal vragen over vervolgzaken die al dan niet gestart moeten worden. Pagina 10 van 14

11 Tot slot beantwoordt de vergunningverlener een aantal checkvragen en neemt er wederom notie van dat klant op de hoogte gehouden wordt via . Middels dit scherm wordt de behandelaar geïnformeerd over de 3 vervolgzaken die gestart gaan worden en de bekendmaking die opgevoerd zal worden. Door een klik op de knop Handel zaak af worden al deze acties direct uitgevoerd Pagina 11 van 14

12 Pagina 12 van 14

13 Wat biedt Mozard op het gebied van bezwaar en beroep? Voor de bezwaarmaker: Mogelijkheid tot het online indienen van een bezwaar; De mogelijkheid om de status van de afhandeling te volgen via de Persoonlijke Internetpagina; De mogelijkheid om stukken uit het zaakdossier in te zien en de mogelijkheid om nieuwe stukken toe te voegen; (Automatische) terugkoppeling van de afhandeling per of sms. Voor de juridisch medewerker: Zaken komen allemaal in dezelfde werkvoorraad terecht, ongeacht het kanaal waarlangs ze zijn ingediend; Een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk overzicht van alle te behandelen zaken (bezwaren en beroepen); De status en behandeltermijn van de zaken kunnen eenvoudig worden ingepland en bewaakt; Alle informatie met betrekking tot het bezwaar overzichtelijk bijeen in het zaakdossier (geïntegreerde DMS-functionaliteit); Via objectregistraties zicht op alle bezwaren met betrekking tot één besluit; Werkzaamheden door collega s bewaken en sturen via deelzaken; Toegang tot alle stukken via de tablet, laptop of smartphone; Pagina 13 van 14

14 Automatisch archiveren volgens de geldende archiefnormen (Mozard is NEN2082- gecertificeerd en geschikt om substitutie mee aan te vragen); Ondersteuning in de afhandeling van een bezwaar via checklists, (verplichte) kenmerken en statussen. Voor de manager: Overzicht op het aantal ingekomen en afgehandelde bezwaar- en beroepzaken; Zicht op de doorlooptijden en wijzen van afhandeling. Levert Mozard ook clouddiensten? Zicht op de acties die bij derden worden uitgezet. De Mozard Suite is een flexibel in te zetten systeem en biedt een breed scala aan functionaliteiten voor uw organisatie. Wij kunnen de Mozard Suite lokaal in uw IT-omgeving onderbrengen maar ook leveren wij de Mozard Suite als SaaS. Hierbij kunt u uiteraard te allen tijde gebruik maken van alle functionaliteiten uit de Mozard Suite. Uiteraard is het ook mogelijk om de Mozard Suite modulair in te zetten indien u niet (direct) alle functionaliteiten wilt gebruiken. Voor het aansluiten op applicaties van derden biedt Mozard een uitgebreide set koppelvlakken (API s) waarmee u gegevens kunt uitwisselen. Online demo Wij komen graag bij u op bezoek om een online demo te geven. Heeft u interesse? Meldt uw organisatie dan zaakgericht aan via onze website Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op. Graag tot ziens! Pagina 14 van 14