Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning"

Jeroen Smit
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 1/9 Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning 1. Procestypering en -waardering: classificatie van het proces 1. Wat is de naam van het proces en welke organisatie(s) voer(t)/(en) het uit? Naam (sub)proces: Verlenen omgevingsvergunning Organisatie(s): Stadsontwikkeling, Bureau Omgevingsvergunning 2. Welk type proces betreft het? TYPE PROCES TYPE ACTIVITEIT WERKPROCES KRUIS AAN sturend proces Programmeren Opstellen begroting Opstellen jaarplan Opstellen capaciteits/afdelingsplan primair proces Beleid vormen Evalueren Ontwikkelen voorzieningen Ontwikkelen ruimte Informeren Verstrekken producten en informatie Doorvertalen/ bestuursakkoord Bijstellen begroting en programma s Auditen Monitoren Verantwoorden Ontwikkelen regelingen en verordeningen Ontwikkelen producten en diensten Opstellen bestemmingsplan Bouwgrond ontwikkelen en inrichten Grond aankopen Vragen beantwoorden Voorlichten Vergunningen en ontheffingen Subsidies Verzoeken Aangiften

2 2/9 Publieke producten ondersteunend proces Inkomens- en maatschappelijke ondersteuning beheren en Repareren onderhouden ruimte Onderhouden Heffen Heffen Exploiteren Verkopen handelsgoederen Verhuren ruimten en goederen Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Verkopen vastgoed Handhaven Toezicht houden Opsporen Sanctie opleggen Nazorg Meldingen Klachten Bezwaren Attenderen Administreren Adviseren Documenteren & archiveren Faciliteren Betalen & innen Inkopen & contracteren Organiseren 3. Hoe zou u het proces beschrijven? a. routineproces b. creatief/beleidsproces? 4. Vul in tot welk(e) beleidsterrein(en)/-gebied(en) dit proces behoort. BELEIDSTERREIN Bestuur en organisatie Financieel beheer KRUIS AAN

Klachten Bezwaren Attenderen Administreren Adviseren Documenteren & archiveren Faciliteren Betalen & innen Inkopen & contracteren Organiseren 3.

3 3/9 Personeel beheer Beheer van eigendommen en werken Beheer van benodigdheden en hulpmiddelen Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Burgerlijke stand en bevolking/gba Gezondheidszorg Milieu Openbare orde en veiligheid Verkeer en vervoer Economie Arbeid Welzijn en sociale zorg Onderwijs Cultuur Recreatie en sport 5. Vul in hoe frequent (per jaar) dit proces ongeveer wordt uitgevoerd. FREQUENTIE KRUIS AAN > 1000 SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag Cumulatief Op welk vlak liggen de risico s voor de gemeente en de burgers wanneer dit proces niet goed wordt uitgevoerd en hoe hoog is dit risico? Geef punten van 1 (lage kans/kleine gevolgen) tot 10 (hoge kans/grote gevolgen) bij elk type risico. Neem hierbij als uitgangspunt de meest zware variant van het proces, bijvoorbeeld bij evenementenvergunning kies voor Bavaria city racing in plaats van kinderkerstkoor.

FREQUENTIE KRUIS AAN 1-10 11-100 101-1000 > 1000 SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag 3 3 3 3 Cumulatief 3 3 3 3 6.

4 4/9 In deze vraag gaat het om het belang van het proces zelf, niet over het belang van goede informatie voor het proces. Oftewel: wat gaat er mis in de gemeente als dit proces niet goed uitgevoerd wordt? BEDREIGINGEN/RISICO KANS (1-10) GEVOLG (1-10) KANS GEV (1-100) Politiek (het risico dat het bestuur afgerekend wordt op foutieve uitvoering/uitwerking proces) Juridisch (het risico dat er rechtzaken worden gestart wanneer proces niet goed wordt uitgevoerd. Let wel op verschil tussen het niet hebben van documentatie (vraag 10) en het uitvoeren van het proces Financieel (het risico dat het slecht uitvoeren van een proces grote financiële gevolgen heeft) Schade aan gezondheid en/of levens (het risico dat het slecht uitvoeren van het proces schade aan gezondheid of levens als gevolg kan hebben) Materiële schade (het risico dat een slechte uitvoering van een proces materiele schade kan veroorzaken aan objecten) Reputatie (het risico dat een slechte uitvoering van een proces reputatie en/of imago schade van de dienst of gemeente tot gevolg heeft) Totaal 110 SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag Cumulatief

BEDREIGINGEN/RISICO KANS (1-10) GEVOLG (1-10) KANS GEV (1-100) Politiek (het risico dat het bestuur afgerekend wordt op foutieve uitvoering/uitwerking proces) Juridisch (het risico dat er rechtzaken

5 5/9 2. Procescontext: wet- en regelgeving 7. Zijn er in wet- en regelgeving (denk aan processpecifieke regels, privacywetgeving, subsidieregels, algemene wet bestuursrecht) maatregelen opgenomen, die eisen stellen aan de kwaliteit van informatie, bewaartermijnen, afhandeltermijnen, bewijswaarde? EISEN T.A.V. JA/NEE WELKE WET/REGELING? 7.1 Langste bewaartermijnen > 7 jaar* Ja Archiefwet 7.2 Afhandeltermijnen Ja WABO, AWB 7.3 Vormvereisten tbv bewijswaarde Ja WABO 7.4 Onderhevig aan controleregime Ja WABO * raadpleeg hiervoor de wettelijke selectielijst voor gemeenten op: SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag Cumulatief Procesverloop 8. Zijn er belangrijke fasen en subprocessen in dit proces te onderscheiden en zo ja, welke? Mogelijk zijn er binnen één proces verschillen in de kwaliteitsniveau s die aan informatie gesteld worden. In dat geval moet voor elk subproces of voor elke procesfase vraag 9 tm 11 afzonderlijk worden beantwoord. NR NAAM PROCESFASE APARTE WAARDERING NODIG J/N? 1 Vooroverleg Nee 2 Faseren en publiceren Nee 3 Regie ontvankelijkheidstoets Nee 4 Regie beoordeling, toetsing en advies Nee 5 Beschikken Nee 6 Bezwaar en beroep Nee 7 Toezicht en handhaving Ja NR NAAM SUBPROCES 1 Enkelvoudige aanvraag Nee 2 Meervoudige aanvraag Nee 3 Gefaseerde aanvraag Nee

informatie, bewaartermijnen, afhandeltermijnen, bewijswaarde? EISEN T.A.V. JA/NEE WELKE WET/REGELING? 7.1 Langste bewaartermijnen > 7 jaar* Ja Archiefwet 7.2 Afhandeltermijnen Ja WABO, AWB 7.

6 6/9 4 Niet-gefaseerde aanvraag Nee 5 Reguliere procedure Nee 6 Uitgebreide procedure Nee 9. Wordt de informatie uit dit proces, tijdens of na afhandeling, geregeld gezocht en geraadpleegd en/of hergebruikt in één van de onderstaande processen, door u of door andere (keten)partners? a. Ja b. Nee Indien a.: vul in onderstaande tabel in welk(e) proces(sen). TYPE ACTIVITEIT WERKPROCES Programmeren Opstellen begroting Opstellen jaarplan Opstellen capaciteits/afdelingsplan KRUIS AAN Beleid vormen Evalueren Ontwikkelen voorzieningen Ontwikkelen ruimte Informeren verstrekken producten en informatie beheren en Doorvertalen/ bestuursakkoord Bijstellen begroting en programma s Auditen Monitoren Verantwoorden Ontwikkelen regelingen en verordeningen Ontwikkelen producten en diensten Opstellen bestemmingsplan Bouwgrond ontwikkelen en inrichten Grond aankopen Vragen beantwoorden Voorlichten Vergunningen en ontheffingen Subsidies Verzoeken Aangiften Publieke producten Inkomens- en maatschappelijke ondersteuning Repareren

Nee Indien a.: vul in onderstaande tabel in welk(e) proces(sen).

7 7/9 onderhouden Onderhouden ruimte Heffen Heffen Exploiteren Verkopen handelsgoederen Verhuren ruimten en goederen Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Verkopen vastgoed Handhaven Toezicht houden Opsporen Sanctie opleggen Nazorg Meldingen Klachten Bezwaren Attenderen Administreren Adviseren Documenteren & archiveren Faciliteren Betalen & innen Inkopen & contracteren Organiseren SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag 3 3 Cumulatief Procesinformatie: documenten workflow 10. Hoe groot is de schade ten aanzien van de uitvoering van dit proces als de informatie van slechte kwaliteit is? BEDREIGINGEN/TYPE RISICO KRUIS AAN Proces is niet of zeer moeilijk uitvoerbaar Proces is uitvoerbaar, maar niet efficient

contracteren Organiseren SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag 3 3 Cumulatief 14 8 105 11 4. Procesinformatie: document- en workflow 10.

8 8/9 Proces is zonder probleem uitvoerbaar SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag Cumulatief Hoe omvangrijk en complex is de informatie die uit uw proces voortkomt? FACTOR >10 Aantal documenten per zaak Aantal document-soorten per zaak Aantal noodzakelijke zoekcriteria per zaak SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag 8 Cumulatief Gelden de ingevulde antwoorden bij vraag 9 tm 11 voor het hele proces, inclusief alle subprocessen en/of procesfasen? a. Ja -> u bent klaar met invullen. b. Nee -> vul vraag 9 tm 11 in voor elk(e) subproces/procesfase. 5. Risicoklasse: uitkomst Bepaling risicoklasse AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- 17=IV 19=IV 108=IV 14=IV IV RISICOKLASSE TOTAAL

FACTOR 1-5 6-10 >10 Aantal documenten per zaak Aantal document-soorten per zaak Aantal noodzakelijke zoekcriteria per zaak SCORE AUTHENTICITEIT/- VIND RAADPLEEG INTERPRETEER- Deze vraag 8

9 9/9 6. Vereiste beheermaatregelen voor de informatie in het proces Verlenen Omgevingsvergunning (risicoklasse IV) Authenticiteit en integriteit Niveau Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) 4. Absoluut Entiteit Record: 2-7, 9-10, 12-13, Entiteit Actor: 2-8, 10, 12, 15 Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) Procedures en instrumenten (bijlage 3) Vindbaarheid Niveau 4. Absoluut vindbaar Metadata (Eisen Systeemfunctionaliteit (NEN Richtlijn: bijlage 1) 2082: bijlage 2) 2, 4-5, 7, 10, 12.1, Procedures en instrumenten (bijlage 3) Raadpleegbaarheid Niveau 4. Raadpleegbaar voor lange termijn (>7 jaar) Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) 7, 13, 21 (16-17 indien van toepassing) Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) Procedures en instrumenten (bijlage 3) Interpreteerbaarheid Niveau 4. Voor raadplegers op grote afstand in ruimte en tijd Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) Entiteit Record 3-6, 9, 12.1, 15 Entiteit Activiteit 3-6, 10, 12.1 Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) Procedures en instrumenten (bijlage 3)

8.3 6.8.4 Procedures en instrumenten (bijlage 3) 1 2 3 4 5 8 9 10 11 Vindbaarheid Niveau 4.

Vergelijkbare documenten

Beheer procesinformatie op maat: model voor risicowaardering bij procesinrichting

Risicomodel informatiebeheer 1/24 Beheer procesinformatie op maat: model voor risicowaardering bij procesinrichting Concept versie 0.9 Risicomodel informatiebeheer 2/24 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2