metadata Zandvoort ordenen ZTC
|
|
- Stijn Aerts
- 8 jaren geleden
- Aantal bezoeken:
Transcriptie
1 metadata Zandvoort ZTC ordenen
2 Programma 1. Voorstellen 2. Ordenen en digitaal werken 3. De begrippen: a. Ordeningsplan b. DSP c. Zaaktypencatalogus d. Metadata e. Zoeken en vinden f. PDC 4. Hoe moet ik kiezen? 5. Hoe pas ik toe? (in de prakkjk) a. Hoe willen we werken? b. Welke principes kiezen we?
3 Ordenen en digitaal werken
4
5 Doel van de cursus Waarom ordenen we en gooien we niet alles in een grote bak? Welke mogelijkheden van ordenen zijn er? Welke gedachten zit daarachter? Waarom kiest een gemeente voor zaakgericht werken? Op welke wijze kan ik zaakgericht werken vormgeven, inrichten, invoeren, gebruiken in de dagelijkse prakkjk? Welke keuzes heeq Zandvoort gemaakt? Welke (nog) niet? Hoe sluit zaakgericht werken aan op andere ordeningsprincipes zoals de PDC?
6 De basis: je informake op orde Digitaal werken: Medewerkers veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid geven (BYOD etc.) Als organisake optreden als eenheid, efficiënt en effeckef Als eenheid: samenwerken Efficiënt: eenvoudige, heldere werkprocessen EffecKef: de gewenste resultaten bereiken Als organisake verantwoording kunnen afleggen over je werk (een goed, geordend en toegankelijk archief) Direct beschikken over actuele kennis en informake Dat betekent voor je informakehuishouding: Eenvoudige ondersteunende middelen (generiek voor specifiek) Samenwerken in gezamenlijke ordening die herkenbaar is Samenwerken op basis van afspraken en werkwijze (maximaal) Naleven van afspraken en werkwijze toetsen (leidt eigen verantwoordelijkheid tot verantwoording?) Simpele ondersteuning van document- en recordmanagement
7 De uitdagingen Alle informake kunnen benaderen Alle kanalen afdekken AlKjd de juiste en actuele versie Weten wat gebeurd is met elk dossier en elk document Duurzaam archiveren & Gebruikers meekrijgen (gebruikersadopke) zonder zelf alles te hoeven doen Gebruikers met de menselijke maat benaderen Wat heeq dit met ordenen te maken?
8 In beeld De sturende ordening De ordening achteraf
9 De sturende ordening is het sterkst in zaakgericht werken!
10 Ordeningsprincipes Veel voorkomende principes: Afdelingsgericht Onderwerpsgericht Persoonsgericht Documencypegericht (beleidsstuk, overlegdocument) Documentsoortgericht (.xlsx,.pptx,.docx) Procesgericht Zaakgericht Procesgerichte ordening is de basis voor duurzaam samenwerken: Loskomen van persoonlijke ordeningen Herkenbaarheid voor de hele organisake Bruikbaarheid: samenwerken Duurzaamheid: relakef weinig veranderlijk Proces à dossier à document (incl. overerven metadata) Archivering op basis van proces (prakksch en formeel) Eerst opgave: Loskomen van de ingeburgerde mappenordening
11 Waarom kiezen voor ordenen in processen?
12 Procesgericht ordenen Werken in processen (zaaktypen) betekent dat iedereen dezelfde taal praat maar je moet wel eerst leren in die taal te praten Processen worden aan de achterkant aan bewaartermijnen, ahandeltermijnen, documencypes etc. gekoppeld eindgebruiker hoeq alleen proces (of vaker nog: dossier) te herkennen Processen maken een einde aan de verkokering en gaan over afdelingen heen Processen moeten elkaar uitsluiten Beantwoorden, brief sturen, archiveren zijn geen processen maar stappen in ieder proces Processen (moeten) leiden logisch tot dossiers en dus tot een logische werkwijze
13 Volgens sommigen is het een groeipad
14 PrakKjkoefening 1 Je krijgt een aantal ingekomen brieven Van deze brieven leg je vast: Zaaktype: van welk gemeentelijk proces is het document onderdeel? Zaaknaam (de meest waarschijnlijke) Twee metadata per document: Documentomschrijving Documencype
15 Ordeningsplan
16 Kenmerken ordeningsplan Kapstok voor je documenten Gebaseerd op/vergelijkbaar met werken met netwerkschijven Sluit aan bij belevingswereld van mensen: wat bij elkaar hoort, zit bij elkaar in een mapje Vaste structuur, strikt hiërarchisch Veel vrijheid om mappen aan te maken en documenten te benoemen Rigide toegangsrechten Beschikbaar: mapnaam, documentnaam, icoontje voor documentsoort (xlsx, pptx, docx) Slechts soms een zoekmachine ingericht (SharePoint of Google Search) Soms wel, vaak ook niet afgestemd op een seleckelijst Ondersteunt digitale opslag, niet digitale ahandeling en ook niet digitaal archiveren Geen mogelijkheden voor versiebeheer en audit trail Toch is een simpel ordeningsplan maken een goede eerste stap
17 Voorbeeld van een ordeningsplan
18 Documentair structuurplan (DSP)
19 Wat is een DSP? Officieel Regeling geordende en toegankelijke staat Archiemescheiden (2002): DSP is een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiemescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiemescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt (art. 1 lid 1 onder g) De zorgdrager zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiemescheiden, geordend overeenkomskg het ten Kjde van de vorming van het archief daarvoor geldende DSP (art. 3 RGTS) Archiefregeling 2010: DSP niet meer verplicht (ordeningsstructuur wel) Vanaf 2012 (wijziging Archiemesluit): seleckelijst moet nauw aansluiten op ordeningsstructuur en wel zo nauw dat ze tot één instrument worden
20 Wat is een DSP? De achtergronden Verplich<ng: Archiemescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (Archiefwet). Zorgdrager zorgt voor een overzicht van archiemescheiden, geordend volgens een ordeningsstructuur Elk archiefstuk dient te worden gekoppeld aan een taak of werkproces (Archiefregeling, 17) Een werkproces is: een samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak Waarom die verplich<ng? Toegankelijkheid Context: samenhang tussen archiefstukken die zijn gemaakt of ontvangen in het kader van hetzelfde proces (dezelfde zaak) Verantwoording Bedrijfsvoering Historisch belang
21 Wat is een DSP? In gewone mensentaal Een lijst van (werk)processen met hun kenmerken op basis waarvan je dossiers kunt vormen met dezelfde kenmerken
22 Werkprocessen Hebben in het DSP vrijwel alkjd een ackeve vorm: verlenen van een vergunning behandelen van een bezwaarschriq inkopen van goederen en diensten voeren van overleg
23 Wat staat in een DSP? (1 van 3) Maximaal DSP (lijkt op handboek vervanging): Context van de organisake Ordeningsstructuur Gebruik van dossiers Bewaartermijnen Metadata Documencypen InrichKng ondersteunend systeem Processen en verantwoordelijkheden informakehuishouding NaamconvenKes Rechten Compliance InrichKng van organisake rond bewaren en verniekgen InrichKng van toetsing informakehuishouding Overzicht archiemestanden
24 Wat staat in een DSP? (2 van 3) Minimaal bruikbaar DSP (in een excelbestand): Ordening: Hoofdstructuur (niet verplicht) Procesnamen Metadata van de processen, minimaal: Naam Bewaartermijn 2 van 2
25 Wat staat in een DSP? (3 van 3) Welke metadata zou je op procesniveau nog meer kunnen gebruiken: Standaarddossiernaam Taakveld Verantwoordelijke afdeling Vertrouwelijkheid Subdossiers Proceseigenaar Processysteem (corresponderend) Kwaliteitsproces Waardering Grondslag waardering Start bewaartermijn Documencypen AcKef?
26 DSP en archiveren Uitgangspunten De ordening in het DSP is de ordening in je archief Document en dossier vanaf begin koppelen aan proces Je kunt een proces koppelen aan een BAC- code (concordans) Bewaartermijn op proces is bewaartermijn op dossier Start bewaartermijn per proces vaststellen Soms speelt resultaat van het proces een rol
27 Conclusies DSP kent een place structuur DSP werkt met dossiers (deze volgen logisch uit proces) DSP afgestemd op seleckelijst DSP alkjd procesgericht DSP hanteert meestal naamgevingsconvenke voor processen
28 Zaaktypencatalogus (ZTC)
29 Zaakgericht werken Start van de zaak 1. De zaak wordt vastgelegd. Het zaakdossier ontstaat. Koppeling aan het zaaktype. De status: ontvangen. 1 Zaak vastleggen 2. De zaak wordt toegewezen aan de (groep van de) zaakeigenaar, op basis van metadata in zaaktypencatalogus. De status: toegewezen. 3. De zaakeigenaar accepteert de zaak. Vanaf dat moment is de zaakeigenaar verantwoordelijk voor <jdige en juiste anandeling van de zaak en volledigheid van het zaakdossiers. De status: geaccepteerd. 2 Toewijzen aan zaakeigenaar 3 Zaakeigenaar accepteert zaak 4 Zaakeigenaar behandelt zaak 5 Zaakeigenaar sluit zaak 4. De zaakeigenaar hees de zaak in behandeling. De wijze van behandelen is vrij binnen de kaders van organisa<e- afspraken en resultaten. De status: in behandeling. 5. De zaakeigenaar is klaar met behandeling. Resultaat is bekend, dossier is volledig. De status: gesloten. 6. Zaak wordt gearchiveerd 6. Als zaaktypencatalogus voldoende is uitgewerkt, is geen menselijke handeling nodig voor archiveren. Vaak vindt nog wel een toetsing op volledigheid plaats. Als het <jd is voor vernie<ging of overdracht, laat de zaak weer van zich horen. Status: gearchiveerd.
30 Zaakgericht werken Is realisake van dit model:
31 Verschillen ZTC en DSP DSP is beschrijvend, ZTC is ackef DSP is ordening, ZTC is de ackeve motor Routeren van de zaak naar de behandelaars en andere betrokkenen Leveren van statusinformake aan klant en eigen organisake Bewaken van doorloopkjden, servicenormen en wecelijke termijnen Bewaken van de kwaliteit van de ahandeling en dossiervorming met checklists
32 Wat staat in een ZTC (nog meer dan in DSP)? Eerste behandelaar Mogelijke behandelaars Afdoeningstermijn Verplichte documenten per statusovergang Extra statussen Resultaacypen Beroep mogelijk?
33 Doen we alles zaakgericht? Ja! (purisksche school) Nee zaakgericht werken is uitgevonden voor dienstverlening je hebt een andere dynamiek in: Projecten Eigen of afdelingsomgeving
34 Zaaktypes met een luchtje Processen met een korte doorloopkjd zoals informakevragen aan de balie waarbij een direct antwoord mogelijk is Processen die jaarlijks of periodiek terugkerend zijn, bijvoorbeeld jaarlijkse handhavingscontroles. Processen gekoppeld aan een persoon, zoals de informake in een personeelsdossier, opgebouwd uit meerdere werkprocessen (aanstelling, funckonering, ziekte, ontslag). Processen in ketenverband, bij meerdere organisakeonderdelen, gerelateerd zijn aan elkaar. Processen die te maken hebben met beleidsontwikkeling en de bestuurlijke accordering ervan. Processen waarvan het resultaat bepalend is voor de bewaartermijn. Zaken of documenten die louter ter informake worden toegezonden, maar waarvan het wel nodig is de ontvangst vast te leggen.
35 Zaakgericht projecten uitvoeren, hoe doen jullie dat? Processen die te groot zijn om onder een noemer op te slaan, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuw bos.
36 Metadata
37 Wat is de rol van metadata? Metadata zijn: Kenmerken van processen, documenten en/of dossiers waarop je gericht kunt zoeken, kunt filteren en sorteren Metadata kunnen: Volledig dekkend zijn in kenniscentra, bibliotheken en schoenenwinkels Nutge aanvulling zijn bij procesgericht werken Overerven (juist in procesgericht werken) Rol van metadata in procesgericht werken: Aanvullend Koppeling van sjablonen en bepalen van volledigheid (documencype) Bijzonder geschikt om variakes of verhelderingen binnen zaakgericht werken te maken Varianten op archiefregels door te voeren Middelen voor zoeken en filteren Werken als subdossiers
38 Metadata
39 Metadata
40 Metadata die werken
41 Wanneer zijn metadata op zich voldoende? In kleine omgevingen Bijvoorbeeld omgevingen waarin slechts één of enkele gelijksoorkge processen worden afgehandeld Verbijzondering zaakgericht werken: per zaaktype verschillende zaaktypespecifieke kenmerken aan dossier of document kunnen toekennen Gebruik van generieke metadata binnen de omgeving mogelijk, bijvoorbeeld: Tijdsaanduiding Documencype Projecuase
42 Voorbeeld 1: in de schoenenwinkel De kleur De maat Hakken of geen hakken Spekzolen of niet Veters of geen veters Van leer, suède of plaskek Links of rechts maar welke schoenen bij elkaar horen, zie je pas in de doos
43 Voorbeeld 2: in de boekenkast Kleur Grooce Taal Genre Schrijver Waarde Gebonden of niet De metadata bepalen welke boeken bij elkaar horen, want boeken zijn geen zaken
44 maar zelfs in de boekenkast Robert Darnton over metadata in het kader van een internakonaal digitaliseringsproject bij bibliotheken: Boeken worden gescand en geïndexeerd. Bij dat laatste doet zich meteen een groot probleem voor, want de wijze waarop Harvard dat doet kan verschillen van de manier waarop dat op Yale gebeurt, omdat ze daar andere metadata hebben. Iedere bibliotheek gebruikt zijn eigen methode, die vaak niet compakbel is met die van andere bibliotheken. Belangrijk is daarom dat alle metadata op dezelfde manier werken, zodat je waar ook ter wereld met een muisklik het boek op je scherm krijgt dat je nodig hebt.
45 Procesgericht werken: metadata alkjd aanvullend 1 van 2 Heterogene informake laat zich moeilijk vangen in alleen metadata Context laat zich even moeilijk vangen in alleen metadata Met andere woorden: soms hebben documenten iets gemeenschappelijk dat niet in metadata te vangen is Afspraken over metadata moeilijker te maken en te handhaven dan het werk in zaakdossiers aanbieden Metadata als aanvulling zijn al?jd nu@g! (voor zoeken, voor beter zicht op inhoud van zaakdossiers)
46 Procesgericht werken: metadata alkjd aanvullend 2 van 2 Aanbevelingen: Evenwicht zoeken tussen beheren ZTC en handmakg invullen Generieke en specifieke zaaktypen Ideaal - voor een zaak alleen aanvulling van de zaakomschrijving Ideaal - voor een document alleen het documencype
47 Overerven! Niveau van de metadata Metadata liefst op hoogste niveau (voor gebruikersgemak) Op welk niveau zet je de metadata om een evenwichkge verhouding te krijgen tussen werk dat je moet steken in het toekennen van metadata, het beheren van metadata(modellen) en het principe toegankelijkheid? Niveaus: Systeem (omgeving) Postboek, sitecollec?e, site ZTC, DSP, ordeningsplan Zaak, dossier, map Subdossier Document
48 Opdracht 2 Op welk niveau kun je de metadata zecen voor maximale overerving? De niveaus zijn: Proces/zaaktype Dossier/zaak Document De metadata zijn: Standaarddossiernaam Taakveld Verantwoordelijke afdeling Vertrouwelijkheid Subdossiers LocaKe - Dossieromschrijving Proceseigenaar Processysteem Dossiereigenaar - (corresponderend) Kwaliteitsproces Waardering - Grondslag waardering Bestandstype Zaaktype Zaaknaam - Documentomschrijving - Start bewaartermijn Opsteller - Documencypen - Bezwaar mogelijk? Telefoonnummer - Bewaartermijn Beleidsterrein - Eerste behandelaar - Mogelijke behandelaars Betrokkene Afzender - Documentsoort - Groep met inzagerechten Datum start behandeling - Gerelateerde zaak - Afdoeningstermijn Documentnummer - Verplichte documenten per statusovergang- Extra statussen Resultaacypen Beroep mogelijk? Vertrouwelijkheid
49 Invoeren van werken met metadata Welke groep stelt de metadata vast? Wie keuren de metadatavelden goed, wie de waardenlijsten, en wie gaat de hele boel beheren? Verplicht of niet verplicht? Inrichten van het toetsen van gebruik. AansluiKng op bijvoorbeeld PDC. Want anders: Worden metadata precies gebruikt zoals voorheen de netwerkschijf.. als je er eentje nodig hebt, maak je er eentje aan, en krijg je documencypes als: Projectdocument Onbenullig document Overdrachtsdocument Excel Geheim document Etc. En dan zijn metadata niet meer onderscheidend!
50 Werken met metadatamodel Voor overheid: Archiefregeling 2010, art 16 t/m 26 NEN- ISO 23081, deel 1 en 2 Dublin Core Richtlijn Metagegevens OverheidsinformaKe Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid
51 Dossiers en documenten
52 Het nut van een dossier Zaakgericht werken kan niet zonder dossiers: Dossier brengt de samenhang aan tussen documenten en (unieke) uitvoering van het proces, ze zijn (de neerslag van) de eenmalige uitvoering van een proces Dossier zorgt voor context Dossier heeq een begin en een eind Dossier brengt documenten samen die geen enkel kenmerk delen (behalve het proces) Dossier is onmisbare laag in de informakehiërarchie Dossiers hebben een resultaat en een product Dossiers moeten in omvang beperkt blijven
53 Dossiers en naamgevingsconvenkes Dossier bevat alle informake over de eenmalige uitvoering van het proces Voorbeeld zaakgericht werken: Aanvragen subsidie (zaaktype) Aanvragen subsidie jeugdsport vv De Bolle (zaak) En niet: Aanvragen subsidie bijlagen vv De Bolle 8 maart 2013 Werkt alleen als je zaaktypen goed zijn. Voorbeeld van hoe het niet moet: Jacht en visserij (zaaktype)? (zaak)
54 Documenten en naamgevingsconvenkes Uiteindelijk werk je op het laagste niveau aan documenten! Voorbeeld zaakgericht werken: Aanduiding van documencype kan voldoende zijn om rol van document in de zaak duidelijk te maken: documencype aanvraag in vergunningdossier In de prakkjk wil je iets meer zeggen over documenten en minstens een omschrijving maken. Let dan op: Standaard opbouw van bestandsnaam DatumnotaKe Gebruik hoofdlecers en kleine lecers Lengte van de bestandsnaam Wel of niet spakes gebruiken
55 Zoeken en vinden of: Zoeken is niet vinden
56 Zoeken wijst op Ordening die niet goed, niet goed afgesproken, niet door iedereen begrepen of in de loop van de jaren vervuild is Je zoekt naar zeer oude gegevens of gegevens waarvan je niet weet of ze bestaan Je bent met kennis bezig Zeggen ze dan, in SharePoint kun je niet zoeken op een mapnaam Zeg ik: ja du- huh! Een map gebruik je om te ordenen zodat je niet bent aangewezen op je vermaledijde zoekmachine!
57 Je vindt Veel informake Veel onnodige informake InformaKe die niet in context staat En je weet nooit of je alles gevonden hebt wat je zocht.
58 Beter zoeken is zoeken via metadata Gericht zoeken Beperkt zoeken Veel minder onnodige zoekresultaten Maar: Meer inspanning nodig aan de invoerkant
59
60
61 Het beslismodel
62 Beslismodel: hoe gaan we ordenen?
63 Beslismodel: hoe gaan we de ordening verder ondersteunen?
64 Checklist inrichkngskeuzes ZTC 5 inrich<ngskeuzes: 1. Op welk detailniveau gaan we zicen? i.v.m. onderscheid andere zaaktypen i.v.m. dossieromvang i.v.m. verniekgingstermijn 2. Hoe maak je herkenbare zaaktypen voor de business Wensen afdelingen < > bewaken grote lijn (uniformiteit) 3. Welke metadata zecen we op het zaaktype? Keuzes 4. Standaardiseren naam zaaktype en daaruit afleiden dossiernaam Keuzes 5. Toekomstvastheid ZTC Waar op lecen
65 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Generieke of specifieke zaaktypen? Vragen: Zo min mogelijk zaaktypen < > zo min mogelijk dagelijks registrakewerk? Hoe juiste evenwicht beheerbare < > herkenbare zaaktypen? Zijn generieke zaaktypen voor ons werkbaar? Zijn onderstaande zaaktypen niet te generiek? Aanvragen subsidie Opstellen beleid Voeren overleg
66 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Andere vragen: Is onderwerpsonderscheiding wenselijk binnen zaaktype? Dezelfde zaaktypen met een verschillend onderwerp > verschillende zaaktypen? Voorbeeld: Opstellen beleid privacybescherming Opstellen beleid informakebeveiliging Verschilt zaaktype duidelijk van elk ander zaaktype? Is sprake van duurzaam zaaktype? 66
67 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Andere overwegingen Zoeken en vinden: specifiekere zaaktypen > specifiekere metadata = minder ahankelijk van eindgebruiker (= beter zoeken en vinden) Documentaire component: veel documenten (= onoverzichtelijk dossier) weinig documenten (= zaaktypen samenvoegen) Archiefcomponent: alle dossiers binnen proces dezelfde V- termijn? Ahandelcomponent: alle dossiers binnen proces dezelfde vertrouwelijkheid? alle dossiers binnen proces dezelfde proceseigenaar? 67
68 InrichKngskeuzes (2 van 5) Herkenbare zaaktypen (voor de business ) Voortdurende afweging tussen: wensen afdelingen (zaaktypen herkenbaar) < > herkenbaarheid in het algemeen Duidelijke scheidslijn tussen: zaaktypen binnen afdeling < > zaaktypen over afdelingen heen Laat ook meewegen: Werken in ketens Herkenbaarheid voor burger en opdrachtgever
69 InrichKngskeuzes (3 van 5) Welke metadata op zaaktype Hoe meer metadata op zaaktype, des te minder werk bij registreren van zaak(dossier) en documenten (= eenvoudig digitaal vastleggen) maar ook hoe meer werk bij het beheren en onderhouden van de ZTC Specifieke metadata die invloed hebben op je inrichkngskeuze: Bewaartermijn Vertrouwelijkheid Specifieke onderwerpen (voorbeeld: woonwagenbewoners in Dordt) Ahandeltermijn Eerste behandelaar
70 InrichKngskeuzes (4 van 5) Hoe standaardiseren zaaktypebenamingen Alle benamingen volgens een standaardritme Niet zo: Jaarverslagen opstellen Klachtenbehandeling Onderzoek uitvoeren Maar zo: Opstellen jaarverslag Behandelen klacht Uitvoeren onderzoek Zorg voor uniformiteit!
71 InrichKngskeuzes (4 van 5) Hoe standaardiseren dossiernaam Afleiden van de dossiernaam uit zaaktype... Opstellen jaarverslag [2013] Behandelen klacht [Anton Jansen] [lange wachtjd] [ ] Uitvoeren onderzoek [TBC] [Sicard] [2013]
72 InrichKngskeuzes (5 van 5) Toekomstvastheid ZTC ZTC moet makkelijk aanpasbaar zijn voor nieuwe zaaktypen, andere manieren van werken etc. Let bij opstellen van nieuwe zaaktypen op: Tijdgebondenheid (geen jaartallen in benaming) Specifieke benamingen (geen namen van personen) Geen organisakegerichtheid in procesnamen Ter geruststelling: Je kunt processen alkjd samenvoegen of splitsen (indien nodig)
73 De balans ZTC Metadata Flexibiliteit Kan gaandeweg worden aangepast Moet van te voren goed worden ingeregeld Hiërarchisch Ja, kent meerdere (mappen)lagen Nee, kent geen hiërarchie Gebruiker Context Dient zijn document in juiste map te plaatsen Ja, door documenten in hetzelfde (dossier)mapje te plaatsen Moet meerdere metadatavelden invullen Moeilijk te regelen Geschikt voor Heterogene informa<e Homogene informa<e (eenvormige processen, dossiers) Voorbeeld Hele archief ZTC voor alle primaire en ondersteunende processen Kleinschalige omgeving of kennisomgeving Projectenarchief, Kennisbibliotheek
74 Hoe leg ik de ene ordening (ZTC) op de andere (PDC)
75 PDC en ZTC Wat is PDC? WebapplicaKe voor beschrijving en ontsluikng producten en diensten Beantwoordt veelgestelde vragen Vaak gestandaardiseerd geleverd door loketbouwer Toegang burger, bedrijf (en ambtenaar) via Digitaal loket elektronische dienstverlening (soms ook intern gericht: personeelsprocessen) Kent vaak honderden producten Vormt een ordening op zich (thema s, gerelateerde thema s, producten) Zogenaamd intuïkef voorbeeld: als je in Zandvoort overlast door de kermis wilt melden bij de gemeente, kom je uit bij een aanvraagformulier voor kermisvergunning
76 PDC en ZTC Hoe werkt PDC? Klant wil een product of dienst Klant zoekt via Digitaal Loket product of dienst uit PDC Klant vult vervolgens online (web)formulier in Klant voegt eventuele bijlagen toe Klant drukt op OK gedrukt (waarna formulier verzonden) Formulier komt op centrale plaats bij gemeente binnen, wordt gecontroleerd, daarna wordt er een zaak of worden er verschillende zaken van gemaakt handma?g werk meer inspanningen dan nodig, foutkansen
77 PDC en ZTC
78 PDC en ZTC
79 PDC en ZTC Belangrijke constateringen Klant zoekt naar product en niet naar zaaktype terecht! Product (PDC) vrijwel nooit 1 op 1 zaaktype (ZTC) Gevolg: zaak kan niet automaksch in behandeling worden genomen Uitdaging: koppeling ( naadloos matchen ) tussen PDC met ZTC noodzakelijk! Waarbij het gemak van burger en bedrijf voorop staat!
80 PDC en ZTC Juiste koppeling moet ervoor zorgen dat Formulier is gekoppeld aan zaaktype Als klant op OK drukt, gaat zaaksysteem aan het werk Zaaksysteem: stelt vast: klant wil een nieuwe zaak van zaaktype X in behandeling zecen zaakdossier aanmaken documenten toevoegen aan zaakdossier (incl. formulier als pdf- A) metadata (uit formulier) op de juiste plaats zaakdossier in behandeling geven bij (groep van de) zaakeigenaar Voordelen: Versimpelt en versnelt proces Niet DIV maar de burger zelf registreert
81 PDC en ZTC Koppelen Uitgangspunten: ZTC is leidend en geeq richkng aan PDC Het mag voor de burger niet moeilijk(er) worden Ieder product moet zijn te herleiden naar zaaktype Onderzoek eerst welke producten gelijk zijn aan zaaktypen Zoek vervolgens de verschillen Maak hiervoor een vertaaltabel Let hierbij op gebruik van metadata (bijvoorbeeld in formulier) Aandachtspunt: Niet ieder product leidt tot een aanvraag: product leidt ook weleens tot een vraag- antwoord
82 Oefening 3 Maak een vertaaltabel 1) In de eerste kolom zie je een aantal producten uit de PDC. 2) Vermeld in de tweede kolom bij welk zaaktype ze horen (ook het antwoord geen is mogelijk. 3) Vermeld in de derde kolom welke producten nog meer onder dit zaaktype vallen. Heb je als zaaktype geen ingevuld, vermeld dan waarom dit product onder geen zaaktype valt.
83 EvaluaKe eerste ochtend 1) Wat hebben we geleerd? 2) Wat hebben we gemist? 3) Wat willen we volgende week horen en zien en doen?
metadata Zandvoort ZTC ordeningsplan
metadata Zandvoort ordeningsplan ZTC Samenva'ng eerste dag De basis: je informa8e op orde Digitaal werken: Medewerkers veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid geven (BYOD etc.) Als organisa8e optreden
Nadere informatieWorkshops documentair structuurplan. procesgericht werken
Gemeente Lichtstad Workshops documentair structuurplan in relatie tot procesgericht werken Doel workshop(s) Het komen tot een gedeeld begrip van en beeld over Het begrip DSP en de voor Lichtstad gewenste
Nadere informatieStructuur in digitale chaos
Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong 2 3 4 Risico: authenticiteit 5 Risico: onbetrouwbare toegang ondeskundig gebruik 2. Betrouwbaarheid
Nadere informatieKeynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer
Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en
Nadere informatieDocumentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie
Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5
Nadere informatieVerseon Explorer 2.4 Blocks
Verseon Explorer 2.4 Blocks Opleiding medewerkers Gemeente Delft 2017 Circle Software Group B.V. dinsdag 28 november 2017 Delft Welkom Welkom Doel van vandaag Kennismaken met de verschillen in Verseon
Nadere informatie1. Functionele eisen zaakmanagement systeem
1. Functionele eisen zaakmanagement systeem In dit document staan de functionele eisen die worden gesteld aan het zaakmanagementsysteem. 1.1. Input en output van zaakmanagement systeem Het zaakmanagement
Nadere informatieDocument Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker
Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Inleiding Aanleiding voor deze opdracht Vragen Wat is document management en hoe wordt deze
Nadere informatieSubstitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda
Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen
Nadere informatieKerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding
Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend
Nadere informatieBPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden
BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management
Nadere informatieEen gelukkig leven. Mensen en digitaal werken 2015-2016
Een gelukkig leven Mensen en digitaal werken 2015-2016 Een gelukkig leven Mensen en digitaal werken 2015-2016 Betrouwbare informatie is een van de pijlers van een gelukkig leven. (Theo Kars) 82 De belofte
Nadere informatieMetadata mogelijkheden, ambities en praktijk
Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:
Nadere informatieDigitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant
Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden
Nadere informatieVisie op Digitaal Zaakgericht werken
Visie op Digitaal Zaakgericht werken Aanleiding om digitaal zaakgericht te gaan werken Digitaal Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling die al geruime tijd speelt binnen de overheid, en bij
Nadere informatieSamen werken aan betere dienstverlening
Samen werken aan betere dienstverlening Onze filosofie Het gaat om de dienstverlening Instandhouden ICT-infrastructuur is geen kerntaak van gemeenten GovUnited koopt de voorzieningen om (elektronische)
Nadere informatieBesluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond
Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR
Nadere informatieSHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN.
SHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN. Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je
Nadere informatie*13.077867* 13.077867
*13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november
Nadere informatieGEMMA Zaaktypencatalogus Toelichting
GEMMA Zaaktypencatalogus Algemeen Voor u ligt de zaaktypencatalogus die een werkgroep onder leiding van EGEM heeft opgesteld. Het is een lijst met uniform vastgelegde namen van processen die als zaken
Nadere informatieMETADATA IN PLAATS VAN WINDOWS-MAPPEN
METADATA IN PLAATS VAN WINDOWS-MAPPEN Het einde van de Windows-mappen is nabij. We hebben ooit onze archiefkasten en ordners gedigitaliseerd naar Windows-mappen. We wisten niet beter en het kon ook niet
Nadere informatieSlotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl
Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire
Nadere informatieFACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal
FACTSHEET econnect Zaakgericht Werken Portaal Zaakgericht Werken Portaal Uw uitdaging Vanuit organisaties in diverse branches krijgt ETTU vaak de vraag hoe Microsoft SharePoint optimaal benut kan worden.
Nadere informatieVoorbeeld servicenormen op drie dimensies
Voorbeeld servicenormen op drie dimensies Samen met gemeenten en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (BZK) heeft KING in 2014 servicenormen verzameld die gemeenten hanteren. Deze
Nadere informatieDe (on)mogelijkheden van SharePoint DMS/RMA Kennisdeling Sharepoint 9 december 2011
De (on)mogelijkheden van SharePoint DMS/RMA Kennisdeling Sharepoint 9 december 2011 1 Even voorstellen Remi Scholten Manager KennisCentrum Onderwijs Manager SharePoint & Collaboration Circle Software Specialist
Nadere informatieOmzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw
Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen
Nadere informatieTMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING
TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten
Nadere informatieVerslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015
Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel
Nadere informatieZaakgericht Werken - ochtendsessie
Zaakgericht Werken - ochtendsessie Corné Dekker, informatiearchitect, IenPM BV ISZF, IJlst, 11 april 2011 www.zaakgerichtwerken.nl 1 Schermvoorbeelden Schermvoorbeelden Mozard MidOffice Suite (Deventer,
Nadere informatieMemorie van toelichting
Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor
Nadere informatieEerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'
Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen
Nadere informatieModel verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.
Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden
Nadere informatieRGBZ-werkgroep 8 mei Arjan Kloosterboer
RGBZ-werkgroep 8 mei 2012 Arjan Kloosterboer Agenda 1. Opening en mededelingen 2. Hoofd- en deelzaken 3. Rollen in RSGB en procesmodellen 4. Klantcontacten 5. Documenttypen 6. ZTC 2.0 7. De Baseline Informatiehuishouding
Nadere informatieDe Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt
Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken
Nadere informatieArchiveren ruimtelijke plannen
Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening
Nadere informatieFactsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs
Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden
Nadere informatie15 / 22 september Kees Brouwer. Architectuur e-depot
15 / 22 september 2014 - Kees Brouwer Architectuur e-depot 2 Probleemstelling Probleem digitaal informatiebeheer niet op orde voldoen niet aan eisen archivering geen voorzieningen voor langdurige opslag
Nadere informatieDossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips
Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke
Nadere informatieRapport Methodiek Risicoanalyse
Versie 1.5 31 december 2014 A.L.M. van Heijst emim drs. R.B. Kaptein drs. A. J. Versteeg Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Methodiek... 3 3. Stappenplan uitvoering risicoanalyse... 6 3.1 Landelijke risicoanalyse...
Nadere informatieVerslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer
Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats
Nadere informatieDocument Management in het MBO
Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Vragen Wat is document management en hoe wordt deze term gehanteerd in het MBO? Welke processen
Nadere informatieWhitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT
Handelsnaam van BCT automatisering BV KvK 14043652 postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31
Nadere informatieGespecialiseerd in alle aspecten van digitaal werken Albert van Harling
www.digital.nl Gespecialiseerd in alle aspecten van digitaal werken Albert van Harling NUP Zorg dat je verbindt! Het Informatielandschap 19 NUP bouwstenen Bouwstenen in relatie tot DIV! Enkele NUP bouwstenen
Nadere informatieToezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet
Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)
Nadere informatieElektronisch documentenbeheer bij de KMO. Themasessie, 2 december 2004, Leuven
Elektronisch documentenbeheer bij de KMO Themasessie, 2 december 2004, Leuven Agenda Inleiding Waarom zou u er aan beginnen? Voordelen van EDB Typische toepassingen in KMO Diverse kanten van EDB Waar op
Nadere informatieEindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur
Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...
Nadere informatieTool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal
Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig
Nadere informatieVerslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016
Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding
Nadere informatieOpleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken
Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken Zaakgericht Werken; de oplossing voor het digitaliseringsvraagstuk? Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat Zaakgericht Werken (ZGW) essentieel is
Nadere informatieDIGITAAL DOCUMENTBEHEER. de opbouw van een digitale mappenstructuur
DIGITAAL DOCUMENTBEHEER de opbouw van een digitale mappenstructuur Inhoud Wat? Wie? Wanneer? Waarom? Hoe? Wat? Archiefdocumenten Alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager
Nadere informatieVeelgestelde vragen n.a.v. gebruik e-formulier
Veelgestelde vragen n.a.v. gebruik e-formulier Moet ik inloggen met mijn DigiD of met eherkenning? ***Nee, dit is niet verplicht. Echter als u tussentijds het formulier wilt opslaan dan moet u wel met
Nadere informatie18 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR CENTRIC PROJECTPORTAAL BOUW
18 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR CENTRIC PROJECTPORTAAL BOUW Versie: 1 Datum 21 april 2016 Auteur Peter Stolk Centric Projectportaal Bouw 1 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Actuele informatie cruciaal 3 SharePoint
Nadere informatieZaakgericht documentmanagement. Jacob Hop en?? BCT
Zaakgericht documentmanagement Jacob Hop en?? BCT Aventus Apeldoorn, Deventer, Zutphen 180 MBO opleidingen 10.050 MBO studenten 936 medewerkers VAVO en NT2 deelnemers Twynstra Gudde 20 november 2014 2
Nadere informatieAdvies - Algemeen concept_software
Met de invoering van de WFT is het advies van met name complexe producten niet meer hetzelfde. Aan de ene kant stelt de WFT dat het noodzakelijk is dat de adviseur een klantprofiel opstelt. Maar aan de
Nadere informatieMemorie van toelichting
Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert
Nadere informatiewww.zaakgerichtwerken.nl Wat is ZGW? aanmaken van zaken voor hoeveelheden werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden met per zaak een zaakdossier gericht op het vastleggen van de status
Nadere informatieProgramma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen
Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke
Nadere informatieRELEASENOTES Documentairly 3.5.0
RELEASENOTES Documentairly 3.5.0 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Releasenotes Veel gebruikte functionaliteiten... 3 1.1 Zaakdossier... 3 1.1.1 Header en Fasering... 3 1.1.2 Sidemenu... 4 1.1.3 Documenten...
Nadere informatieRaadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer
Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: 17.0017258 Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, B.Ensing@MijnGemeenteDichtbij.nl, 073-5531107 Onderwerp
Nadere informatieMELDDESK. Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren. van meldingen in de gemeente!
MELDDESK Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren van meldingen in de gemeente! MELDDESK WANT UW BURGER IS TOCH GEEN BIJZAAK! MeldDesk is een toonaangevend informatiesysteem voor gemeenten
Nadere informatieOmgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1
Omgeving van de zaak in kaart Een schildering van een zoektocht Rienk Jonker 6 juni 2011 Modellen 6-6-2011 #KVAN11 2 Naamgeving 6-6-2011 #KVAN11 3 #KVAN11 1 Geconfronteerd met Digitaal werken (zaaksgewijs
Nadere informatieInvoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we?
Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we? Inleiding: waar gaat deze whitepaper over? Deze whitepaper gaat over implementatiestrategieën
Nadere informatieHandleiding Mozard archief
Handleiding Mozard archief Handleiding Mozard archief Auteur: R. Veldwijk Versie 1.0 Handleiding Mozard archief Deze handleiding biedt een uitgebreide beschrijving van de verschillende benodigde onderdelen
Nadere informatieHybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?
Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager
Nadere informatieIN. SPIRATIE.nl. Zaakgericht Werken voor managers. Tilburg, 19 juni 2012 Mark van den Broek
Zaakgericht Werken voor managers Tilburg, 19 juni 2012 Wat is een Zaak? Een zaak is een afgebakende hoeveelheid werk met een welgedefineerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit
Nadere informatieIn deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.
HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven
Nadere informatieHet managen van een onderwijsorganisatie
Het managen van een onderwijsorganisatie Een bedrijfskundige aanpak met takenplaatje.nl Inhoud 1. Inleiding: vrijheid in gebondenheid 2. Het definieren van budgetgroepen 3. Vaststellen van de hoogte van
Nadere informatieDe kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden
De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch
Nadere informatieRAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3
Nadere informatieZaakgericht werken in Venray
Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken doen we altijd al, vroeger analoog nu steeds meer digitaal. Deze overgang brengt een flinke uitdaging met zich mee. Immers om grip te krijgen op de processen
Nadere informatieMozard voor de omgevingsvergunning
VTH Suite Vergunningverlening, toezicht en handhaving De Mozard 'all in one' Suite is een softwareplatform voor het verbeteren van de dienstverlening en de interne bedrijfsvoering en kan meerdere organisaties
Nadere informatieDocument en Records Management als schakel in bedrijfsprocessen
Document en Records Management als schakel in bedrijfsprocessen DRM binnen ABN AMRO september 2017 Marinja Ketelslegers Productowner DRM Agenda Ontwikkelingen om ons heen Organisatorische veranderingen
Nadere informatieDimpact en GovUnited vergeleken
Dimpact en GovUnited vergeleken.. en de invulling van zaakgewijs werken Bob Coret 22 september 2011 Digital Groep Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken. 2 punt op de horizon 3
Nadere informatieFactsheet Mozard Archief
Archivering met de Mozard Suite Factsheet Mozard Archief Mozard maakt het mogelijk de archiefprocessen volledig zaakgericht te ondersteunen. Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd
Nadere informatieMooi document, Ik herken veel van de theorie uit onze eigen grondslagen over zaakgericht werken: www.zaakgerichtwerken.nl.
Zaakgewijs werken: De follow-up Zaakgewijs werken (of zoals u wilt zaakgericht werken: wij zien geen verschil in betekenis) is populair, vooral door het simpele principe ervan, namelijk dat alle werkzaamheden
Nadere informatieBest practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op
Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een
Nadere informatieWaterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase
Waterschap wil hoge ambities behalen met SureCase Case study Waterschap Peel en Maasvallei Juni 2014 Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Pagina 2/5 Waterschap Peel en Maasvallei
Nadere informatieWERKEN IN DE INTERNET BROWSER
HANDBOEK WERKEN IN DE INTERNET BROWSER Kiezen voor een browser, standaardiseren van je browser, werken in een browser INHOUD 1 Welke browser kiezen?... 3 1.1 Internet Explorer (IE)... 3 1.2 Edge... 4 1.3
Nadere informatieLean, digitaal en zaakgericht
Lean, digitaal en zaakgericht Hoe organiseer je de transitie? Namen proces experts Plaats, dd-mm-jjjj Even voorstellen Patricia Croese Programmamanager OD NZKG Marjan Schils Projectleider procesinrichting
Nadere informatieVandaag werkt u aan het archief van morgen ing. Ronald Holdijk
Vandaag werkt u aan het archief van morgen ing. Ronald Holdijk De archiefwet is er duidelijk over: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke
Nadere informatieMetadatastandaard DMS Metadata voor digitale informatieoverdracht. Datum: 22 februari 2013 Versie: 1.0 Status: concept
Metadatastandaard Metadata voor digitale informatieoverdracht. DMS 1056085 Datum: 22 februari 2013 Versie: 1.0 Status: concept Begrippenlijst Archief -Een archief is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen
Nadere informatieMedisch dossier. 2.2.2 Sociografisch gedeelte, identiteitsblad 20 2.2.3 Statisch medisch gedeelte 21 2.2.4 Behandelingsverslag of ziekteverloop 21
19 Medisch dossier.1 Inleiding 0. Status 0..1 Coderingsrand 0.. Sociografisch gedeelte, identiteitsblad 0..3 Statisch medisch gedeelte 1..4 Behandelingsverslag of ziekteverloop 1.3 Dossiervorming 1.3.1
Nadere informatieHandleiding autorisatie Zaken Doen DUO.nl Versie voor beheerders
Handleiding autorisatie Zaken Doen DUO.nl Versie voor beheerders DUO Versie 1.1 13 januari 2016 Inhoud 1. AUTORISATIE 3 2. AANSTELLEN BEHEERDER 4 2.1 SCHEMATISCHE WEERGAVE 4 2.2 REGISTRATIEPROCES BIJ ENTREE
Nadere informatieGemeente Lichtstad. Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien
Gemeente Lichtstad Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien De aanleiding 1 Ambities op gebied digitale dienstverlening 2 Chaos in de bestaande informatiehuishouding Incomplete dossiers Geen
Nadere informatieHandboek archiefbeheer Faculteitsstembureau Universiteit Leiden
Handboek archiefbeheer Faculteitsstembureau Universiteit Leiden Centraal archief (afdeling DIA) Rapenburg 70 Voorwoord De basis om een organisatie efficiënt en verantwoord te kunnen besturen is het beschikken
Nadere informatieInformatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger
Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen
Nadere informatieZaakgewijs werken. in theorie en digitale. praktijk. De zaak Y... Een vervolg op De zaak X...
Zaakgewijs werken in theorie en digitale praktijk De zaak Y... Een vervolg op De zaak X... Inleiding en leeswijzer De Zaak Y is een vervolg op de Zaak X uit 2007. De Zaak X was een groot succes. Het is
Nadere informatieRapportage Pilot Selectielijst
Rapportage Pilot Selectielijst gemeente Noordoostpolder Gemeente Noordoostpolder Gemaakt Genop 8/7/2015 9:42:00 AM 3-8-2015 Inleiding Begin 2015 is de Gemeente Noordoostpolder door een consultant van VHIC
Nadere informatiemijndomein.nl De Basiscursus Websitemaker
mijndomein.nl De Basiscursus Websitemaker iedereen een website Deel 2: vormgeving, 11 april 2012 mijndomein.nl Inhoudsopgave 8: De vormgeving van je website 3 Een stijl kiezen 3 Waar moet je op letten?
Nadere informatieViag 2007. het is tijd voor informatiekwaliteit. Klaas van der Heijden Marloes Rutten
Viag 2007 De verkokering gekanteld, het is tijd voor informatiekwaliteit Klaas van der Heijden Marloes Rutten Document management Informatiemanagement Metadatamanagement Integratie inrichting en beheer
Nadere informatieLet op: Wij kunnen u niet op afstand helpen bij deze installatie. Indien nodig, haal er iemand bij die verstand van computers heeft.
Inleiding Wij hebben voor u een aantal PDF Creators getest waarmee u rapporten in PDF Formaat kunt printen. Het aantal gratis pakketten is legio, maar velen vertonen grote gebreken. Dus ga niet zelf aan
Nadere informatieRostar CAS: online personeelsplanningssoftware voor dienstenchequekantoren. software consultancy training
Rostar CAS: online personeelsplanningssoftware voor dienstenchequekantoren software consultancy training De markt heeft nood aan een flexibele en complete planningsoplossing. De invoering van de dienstencheques
Nadere informatieZaakgewijs werken Advies omtrent architectuur en implementatie
Zaakgewijs werken Advies omtrent architectuur en implementatie Den Haag, 1 mei 2009 Digital Groep Definitief MANAGEMENTSAMENVATTING De gemeente X heeft hoge ambities op het gebied van dienstverlening en
Nadere informatieToepassing TMLO in Utrecht
Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 030-286 00 00 Fax 030-286 00 00 www.utrecht.nl Toepassing TMLO in Utrecht Aan Onderwerp Kopie Projectleider e-depot K. Van Vliet Toepassing TMLO in Utrecht
Nadere informatieRisicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning
1/9 Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning 1. Procestypering en -waardering: classificatie van het proces 1. Wat is de naam van het proces en welke organisatie(s)
Nadere informatieArchiefzorg en beheer 2013/2014
T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave
Nadere informatieWat zijn archiefstukken? Wat is een archief? Beginselen Ordening
Wat zijn archiefstukken? Wat is een archief? Beginselen Ordening 2010 Document (3), ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft
Nadere informatiegelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,
VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste
Nadere informatieAlgemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?
Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl
Nadere informatieHandboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen
GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente
Nadere informatie