metadata Zandvoort ordenen ZTC

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "metadata Zandvoort ordenen ZTC"

Transcriptie

1 metadata Zandvoort ZTC ordenen

2 Programma 1. Voorstellen 2. Ordenen en digitaal werken 3. De begrippen: a. Ordeningsplan b. DSP c. Zaaktypencatalogus d. Metadata e. Zoeken en vinden f. PDC 4. Hoe moet ik kiezen? 5. Hoe pas ik toe? (in de prakkjk) a. Hoe willen we werken? b. Welke principes kiezen we?

3 Ordenen en digitaal werken

4

5 Doel van de cursus Waarom ordenen we en gooien we niet alles in een grote bak? Welke mogelijkheden van ordenen zijn er? Welke gedachten zit daarachter? Waarom kiest een gemeente voor zaakgericht werken? Op welke wijze kan ik zaakgericht werken vormgeven, inrichten, invoeren, gebruiken in de dagelijkse prakkjk? Welke keuzes heeq Zandvoort gemaakt? Welke (nog) niet? Hoe sluit zaakgericht werken aan op andere ordeningsprincipes zoals de PDC?

6 De basis: je informake op orde Digitaal werken: Medewerkers veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid geven (BYOD etc.) Als organisake optreden als eenheid, efficiënt en effeckef Als eenheid: samenwerken Efficiënt: eenvoudige, heldere werkprocessen EffecKef: de gewenste resultaten bereiken Als organisake verantwoording kunnen afleggen over je werk (een goed, geordend en toegankelijk archief) Direct beschikken over actuele kennis en informake Dat betekent voor je informakehuishouding: Eenvoudige ondersteunende middelen (generiek voor specifiek) Samenwerken in gezamenlijke ordening die herkenbaar is Samenwerken op basis van afspraken en werkwijze (maximaal) Naleven van afspraken en werkwijze toetsen (leidt eigen verantwoordelijkheid tot verantwoording?) Simpele ondersteuning van document- en recordmanagement

7 De uitdagingen Alle informake kunnen benaderen Alle kanalen afdekken AlKjd de juiste en actuele versie Weten wat gebeurd is met elk dossier en elk document Duurzaam archiveren & Gebruikers meekrijgen (gebruikersadopke) zonder zelf alles te hoeven doen Gebruikers met de menselijke maat benaderen Wat heeq dit met ordenen te maken?

8 In beeld De sturende ordening De ordening achteraf

9 De sturende ordening is het sterkst in zaakgericht werken!

10 Ordeningsprincipes Veel voorkomende principes: Afdelingsgericht Onderwerpsgericht Persoonsgericht Documencypegericht (beleidsstuk, overlegdocument) Documentsoortgericht (.xlsx,.pptx,.docx) Procesgericht Zaakgericht Procesgerichte ordening is de basis voor duurzaam samenwerken: Loskomen van persoonlijke ordeningen Herkenbaarheid voor de hele organisake Bruikbaarheid: samenwerken Duurzaamheid: relakef weinig veranderlijk Proces à dossier à document (incl. overerven metadata) Archivering op basis van proces (prakksch en formeel) Eerst opgave: Loskomen van de ingeburgerde mappenordening

11 Waarom kiezen voor ordenen in processen?

12 Procesgericht ordenen Werken in processen (zaaktypen) betekent dat iedereen dezelfde taal praat maar je moet wel eerst leren in die taal te praten Processen worden aan de achterkant aan bewaartermijnen, ahandeltermijnen, documencypes etc. gekoppeld eindgebruiker hoeq alleen proces (of vaker nog: dossier) te herkennen Processen maken een einde aan de verkokering en gaan over afdelingen heen Processen moeten elkaar uitsluiten Beantwoorden, brief sturen, archiveren zijn geen processen maar stappen in ieder proces Processen (moeten) leiden logisch tot dossiers en dus tot een logische werkwijze

13 Volgens sommigen is het een groeipad

14 PrakKjkoefening 1 Je krijgt een aantal ingekomen brieven Van deze brieven leg je vast: Zaaktype: van welk gemeentelijk proces is het document onderdeel? Zaaknaam (de meest waarschijnlijke) Twee metadata per document: Documentomschrijving Documencype

15 Ordeningsplan

16 Kenmerken ordeningsplan Kapstok voor je documenten Gebaseerd op/vergelijkbaar met werken met netwerkschijven Sluit aan bij belevingswereld van mensen: wat bij elkaar hoort, zit bij elkaar in een mapje Vaste structuur, strikt hiërarchisch Veel vrijheid om mappen aan te maken en documenten te benoemen Rigide toegangsrechten Beschikbaar: mapnaam, documentnaam, icoontje voor documentsoort (xlsx, pptx, docx) Slechts soms een zoekmachine ingericht (SharePoint of Google Search) Soms wel, vaak ook niet afgestemd op een seleckelijst Ondersteunt digitale opslag, niet digitale ahandeling en ook niet digitaal archiveren Geen mogelijkheden voor versiebeheer en audit trail Toch is een simpel ordeningsplan maken een goede eerste stap

17 Voorbeeld van een ordeningsplan

18 Documentair structuurplan (DSP)

19 Wat is een DSP? Officieel Regeling geordende en toegankelijke staat Archiemescheiden (2002): DSP is een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiemescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiemescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt (art. 1 lid 1 onder g) De zorgdrager zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiemescheiden, geordend overeenkomskg het ten Kjde van de vorming van het archief daarvoor geldende DSP (art. 3 RGTS) Archiefregeling 2010: DSP niet meer verplicht (ordeningsstructuur wel) Vanaf 2012 (wijziging Archiemesluit): seleckelijst moet nauw aansluiten op ordeningsstructuur en wel zo nauw dat ze tot één instrument worden

20 Wat is een DSP? De achtergronden Verplich<ng: Archiemescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (Archiefwet). Zorgdrager zorgt voor een overzicht van archiemescheiden, geordend volgens een ordeningsstructuur Elk archiefstuk dient te worden gekoppeld aan een taak of werkproces (Archiefregeling, 17) Een werkproces is: een samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak Waarom die verplich<ng? Toegankelijkheid Context: samenhang tussen archiefstukken die zijn gemaakt of ontvangen in het kader van hetzelfde proces (dezelfde zaak) Verantwoording Bedrijfsvoering Historisch belang

21 Wat is een DSP? In gewone mensentaal Een lijst van (werk)processen met hun kenmerken op basis waarvan je dossiers kunt vormen met dezelfde kenmerken

22 Werkprocessen Hebben in het DSP vrijwel alkjd een ackeve vorm: verlenen van een vergunning behandelen van een bezwaarschriq inkopen van goederen en diensten voeren van overleg

23 Wat staat in een DSP? (1 van 3) Maximaal DSP (lijkt op handboek vervanging): Context van de organisake Ordeningsstructuur Gebruik van dossiers Bewaartermijnen Metadata Documencypen InrichKng ondersteunend systeem Processen en verantwoordelijkheden informakehuishouding NaamconvenKes Rechten Compliance InrichKng van organisake rond bewaren en verniekgen InrichKng van toetsing informakehuishouding Overzicht archiemestanden

24 Wat staat in een DSP? (2 van 3) Minimaal bruikbaar DSP (in een excelbestand): Ordening: Hoofdstructuur (niet verplicht) Procesnamen Metadata van de processen, minimaal: Naam Bewaartermijn 2 van 2

25 Wat staat in een DSP? (3 van 3) Welke metadata zou je op procesniveau nog meer kunnen gebruiken: Standaarddossiernaam Taakveld Verantwoordelijke afdeling Vertrouwelijkheid Subdossiers Proceseigenaar Processysteem (corresponderend) Kwaliteitsproces Waardering Grondslag waardering Start bewaartermijn Documencypen AcKef?

26 DSP en archiveren Uitgangspunten De ordening in het DSP is de ordening in je archief Document en dossier vanaf begin koppelen aan proces Je kunt een proces koppelen aan een BAC- code (concordans) Bewaartermijn op proces is bewaartermijn op dossier Start bewaartermijn per proces vaststellen Soms speelt resultaat van het proces een rol

27 Conclusies DSP kent een place structuur DSP werkt met dossiers (deze volgen logisch uit proces) DSP afgestemd op seleckelijst DSP alkjd procesgericht DSP hanteert meestal naamgevingsconvenke voor processen

28 Zaaktypencatalogus (ZTC)

29 Zaakgericht werken Start van de zaak 1. De zaak wordt vastgelegd. Het zaakdossier ontstaat. Koppeling aan het zaaktype. De status: ontvangen. 1 Zaak vastleggen 2. De zaak wordt toegewezen aan de (groep van de) zaakeigenaar, op basis van metadata in zaaktypencatalogus. De status: toegewezen. 3. De zaakeigenaar accepteert de zaak. Vanaf dat moment is de zaakeigenaar verantwoordelijk voor <jdige en juiste anandeling van de zaak en volledigheid van het zaakdossiers. De status: geaccepteerd. 2 Toewijzen aan zaakeigenaar 3 Zaakeigenaar accepteert zaak 4 Zaakeigenaar behandelt zaak 5 Zaakeigenaar sluit zaak 4. De zaakeigenaar hees de zaak in behandeling. De wijze van behandelen is vrij binnen de kaders van organisa<e- afspraken en resultaten. De status: in behandeling. 5. De zaakeigenaar is klaar met behandeling. Resultaat is bekend, dossier is volledig. De status: gesloten. 6. Zaak wordt gearchiveerd 6. Als zaaktypencatalogus voldoende is uitgewerkt, is geen menselijke handeling nodig voor archiveren. Vaak vindt nog wel een toetsing op volledigheid plaats. Als het <jd is voor vernie<ging of overdracht, laat de zaak weer van zich horen. Status: gearchiveerd.

30 Zaakgericht werken Is realisake van dit model:

31 Verschillen ZTC en DSP DSP is beschrijvend, ZTC is ackef DSP is ordening, ZTC is de ackeve motor Routeren van de zaak naar de behandelaars en andere betrokkenen Leveren van statusinformake aan klant en eigen organisake Bewaken van doorloopkjden, servicenormen en wecelijke termijnen Bewaken van de kwaliteit van de ahandeling en dossiervorming met checklists

32 Wat staat in een ZTC (nog meer dan in DSP)? Eerste behandelaar Mogelijke behandelaars Afdoeningstermijn Verplichte documenten per statusovergang Extra statussen Resultaacypen Beroep mogelijk?

33 Doen we alles zaakgericht? Ja! (purisksche school) Nee zaakgericht werken is uitgevonden voor dienstverlening je hebt een andere dynamiek in: Projecten Eigen of afdelingsomgeving

34 Zaaktypes met een luchtje Processen met een korte doorloopkjd zoals informakevragen aan de balie waarbij een direct antwoord mogelijk is Processen die jaarlijks of periodiek terugkerend zijn, bijvoorbeeld jaarlijkse handhavingscontroles. Processen gekoppeld aan een persoon, zoals de informake in een personeelsdossier, opgebouwd uit meerdere werkprocessen (aanstelling, funckonering, ziekte, ontslag). Processen in ketenverband, bij meerdere organisakeonderdelen, gerelateerd zijn aan elkaar. Processen die te maken hebben met beleidsontwikkeling en de bestuurlijke accordering ervan. Processen waarvan het resultaat bepalend is voor de bewaartermijn. Zaken of documenten die louter ter informake worden toegezonden, maar waarvan het wel nodig is de ontvangst vast te leggen.

35 Zaakgericht projecten uitvoeren, hoe doen jullie dat? Processen die te groot zijn om onder een noemer op te slaan, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuw bos.

36 Metadata

37 Wat is de rol van metadata? Metadata zijn: Kenmerken van processen, documenten en/of dossiers waarop je gericht kunt zoeken, kunt filteren en sorteren Metadata kunnen: Volledig dekkend zijn in kenniscentra, bibliotheken en schoenenwinkels Nutge aanvulling zijn bij procesgericht werken Overerven (juist in procesgericht werken) Rol van metadata in procesgericht werken: Aanvullend Koppeling van sjablonen en bepalen van volledigheid (documencype) Bijzonder geschikt om variakes of verhelderingen binnen zaakgericht werken te maken Varianten op archiefregels door te voeren Middelen voor zoeken en filteren Werken als subdossiers

38 Metadata

39 Metadata

40 Metadata die werken

41 Wanneer zijn metadata op zich voldoende? In kleine omgevingen Bijvoorbeeld omgevingen waarin slechts één of enkele gelijksoorkge processen worden afgehandeld Verbijzondering zaakgericht werken: per zaaktype verschillende zaaktypespecifieke kenmerken aan dossier of document kunnen toekennen Gebruik van generieke metadata binnen de omgeving mogelijk, bijvoorbeeld: Tijdsaanduiding Documencype Projecuase

42 Voorbeeld 1: in de schoenenwinkel De kleur De maat Hakken of geen hakken Spekzolen of niet Veters of geen veters Van leer, suède of plaskek Links of rechts maar welke schoenen bij elkaar horen, zie je pas in de doos

43 Voorbeeld 2: in de boekenkast Kleur Grooce Taal Genre Schrijver Waarde Gebonden of niet De metadata bepalen welke boeken bij elkaar horen, want boeken zijn geen zaken

44 maar zelfs in de boekenkast Robert Darnton over metadata in het kader van een internakonaal digitaliseringsproject bij bibliotheken: Boeken worden gescand en geïndexeerd. Bij dat laatste doet zich meteen een groot probleem voor, want de wijze waarop Harvard dat doet kan verschillen van de manier waarop dat op Yale gebeurt, omdat ze daar andere metadata hebben. Iedere bibliotheek gebruikt zijn eigen methode, die vaak niet compakbel is met die van andere bibliotheken. Belangrijk is daarom dat alle metadata op dezelfde manier werken, zodat je waar ook ter wereld met een muisklik het boek op je scherm krijgt dat je nodig hebt.

45 Procesgericht werken: metadata alkjd aanvullend 1 van 2 Heterogene informake laat zich moeilijk vangen in alleen metadata Context laat zich even moeilijk vangen in alleen metadata Met andere woorden: soms hebben documenten iets gemeenschappelijk dat niet in metadata te vangen is Afspraken over metadata moeilijker te maken en te handhaven dan het werk in zaakdossiers aanbieden Metadata als aanvulling zijn al?jd (voor zoeken, voor beter zicht op inhoud van zaakdossiers)

46 Procesgericht werken: metadata alkjd aanvullend 2 van 2 Aanbevelingen: Evenwicht zoeken tussen beheren ZTC en handmakg invullen Generieke en specifieke zaaktypen Ideaal - voor een zaak alleen aanvulling van de zaakomschrijving Ideaal - voor een document alleen het documencype

47 Overerven! Niveau van de metadata Metadata liefst op hoogste niveau (voor gebruikersgemak) Op welk niveau zet je de metadata om een evenwichkge verhouding te krijgen tussen werk dat je moet steken in het toekennen van metadata, het beheren van metadata(modellen) en het principe toegankelijkheid? Niveaus: Systeem (omgeving) Postboek, sitecollec?e, site ZTC, DSP, ordeningsplan Zaak, dossier, map Subdossier Document

48 Opdracht 2 Op welk niveau kun je de metadata zecen voor maximale overerving? De niveaus zijn: Proces/zaaktype Dossier/zaak Document De metadata zijn: Standaarddossiernaam Taakveld Verantwoordelijke afdeling Vertrouwelijkheid Subdossiers LocaKe - Dossieromschrijving Proceseigenaar Processysteem Dossiereigenaar - (corresponderend) Kwaliteitsproces Waardering - Grondslag waardering Bestandstype Zaaktype Zaaknaam - Documentomschrijving - Start bewaartermijn Opsteller - Documencypen - Bezwaar mogelijk? Telefoonnummer - Bewaartermijn Beleidsterrein - Eerste behandelaar - Mogelijke behandelaars Betrokkene Afzender - Documentsoort - Groep met inzagerechten Datum start behandeling - Gerelateerde zaak - Afdoeningstermijn Documentnummer - Verplichte documenten per statusovergang- Extra statussen Resultaacypen Beroep mogelijk? Vertrouwelijkheid

49 Invoeren van werken met metadata Welke groep stelt de metadata vast? Wie keuren de metadatavelden goed, wie de waardenlijsten, en wie gaat de hele boel beheren? Verplicht of niet verplicht? Inrichten van het toetsen van gebruik. AansluiKng op bijvoorbeeld PDC. Want anders: Worden metadata precies gebruikt zoals voorheen de netwerkschijf.. als je er eentje nodig hebt, maak je er eentje aan, en krijg je documencypes als: Projectdocument Onbenullig document Overdrachtsdocument Excel Geheim document Etc. En dan zijn metadata niet meer onderscheidend!

50 Werken met metadatamodel Voor overheid: Archiefregeling 2010, art 16 t/m 26 NEN- ISO 23081, deel 1 en 2 Dublin Core Richtlijn Metagegevens OverheidsinformaKe Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid

51 Dossiers en documenten

52 Het nut van een dossier Zaakgericht werken kan niet zonder dossiers: Dossier brengt de samenhang aan tussen documenten en (unieke) uitvoering van het proces, ze zijn (de neerslag van) de eenmalige uitvoering van een proces Dossier zorgt voor context Dossier heeq een begin en een eind Dossier brengt documenten samen die geen enkel kenmerk delen (behalve het proces) Dossier is onmisbare laag in de informakehiërarchie Dossiers hebben een resultaat en een product Dossiers moeten in omvang beperkt blijven

53 Dossiers en naamgevingsconvenkes Dossier bevat alle informake over de eenmalige uitvoering van het proces Voorbeeld zaakgericht werken: Aanvragen subsidie (zaaktype) Aanvragen subsidie jeugdsport vv De Bolle (zaak) En niet: Aanvragen subsidie bijlagen vv De Bolle 8 maart 2013 Werkt alleen als je zaaktypen goed zijn. Voorbeeld van hoe het niet moet: Jacht en visserij (zaaktype)? (zaak)

54 Documenten en naamgevingsconvenkes Uiteindelijk werk je op het laagste niveau aan documenten! Voorbeeld zaakgericht werken: Aanduiding van documencype kan voldoende zijn om rol van document in de zaak duidelijk te maken: documencype aanvraag in vergunningdossier In de prakkjk wil je iets meer zeggen over documenten en minstens een omschrijving maken. Let dan op: Standaard opbouw van bestandsnaam DatumnotaKe Gebruik hoofdlecers en kleine lecers Lengte van de bestandsnaam Wel of niet spakes gebruiken

55 Zoeken en vinden of: Zoeken is niet vinden

56 Zoeken wijst op Ordening die niet goed, niet goed afgesproken, niet door iedereen begrepen of in de loop van de jaren vervuild is Je zoekt naar zeer oude gegevens of gegevens waarvan je niet weet of ze bestaan Je bent met kennis bezig Zeggen ze dan, in SharePoint kun je niet zoeken op een mapnaam Zeg ik: ja du- huh! Een map gebruik je om te ordenen zodat je niet bent aangewezen op je vermaledijde zoekmachine!

57 Je vindt Veel informake Veel onnodige informake InformaKe die niet in context staat En je weet nooit of je alles gevonden hebt wat je zocht.

58 Beter zoeken is zoeken via metadata Gericht zoeken Beperkt zoeken Veel minder onnodige zoekresultaten Maar: Meer inspanning nodig aan de invoerkant

59

60

61 Het beslismodel

62 Beslismodel: hoe gaan we ordenen?

63 Beslismodel: hoe gaan we de ordening verder ondersteunen?

64 Checklist inrichkngskeuzes ZTC 5 inrich<ngskeuzes: 1. Op welk detailniveau gaan we zicen? i.v.m. onderscheid andere zaaktypen i.v.m. dossieromvang i.v.m. verniekgingstermijn 2. Hoe maak je herkenbare zaaktypen voor de business Wensen afdelingen < > bewaken grote lijn (uniformiteit) 3. Welke metadata zecen we op het zaaktype? Keuzes 4. Standaardiseren naam zaaktype en daaruit afleiden dossiernaam Keuzes 5. Toekomstvastheid ZTC Waar op lecen

65 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Generieke of specifieke zaaktypen? Vragen: Zo min mogelijk zaaktypen < > zo min mogelijk dagelijks registrakewerk? Hoe juiste evenwicht beheerbare < > herkenbare zaaktypen? Zijn generieke zaaktypen voor ons werkbaar? Zijn onderstaande zaaktypen niet te generiek? Aanvragen subsidie Opstellen beleid Voeren overleg

66 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Andere vragen: Is onderwerpsonderscheiding wenselijk binnen zaaktype? Dezelfde zaaktypen met een verschillend onderwerp > verschillende zaaktypen? Voorbeeld: Opstellen beleid privacybescherming Opstellen beleid informakebeveiliging Verschilt zaaktype duidelijk van elk ander zaaktype? Is sprake van duurzaam zaaktype? 66

67 InrichKngskeuzes (1 van 5) Welk detailniveau Andere overwegingen Zoeken en vinden: specifiekere zaaktypen > specifiekere metadata = minder ahankelijk van eindgebruiker (= beter zoeken en vinden) Documentaire component: veel documenten (= onoverzichtelijk dossier) weinig documenten (= zaaktypen samenvoegen) Archiefcomponent: alle dossiers binnen proces dezelfde V- termijn? Ahandelcomponent: alle dossiers binnen proces dezelfde vertrouwelijkheid? alle dossiers binnen proces dezelfde proceseigenaar? 67

68 InrichKngskeuzes (2 van 5) Herkenbare zaaktypen (voor de business ) Voortdurende afweging tussen: wensen afdelingen (zaaktypen herkenbaar) < > herkenbaarheid in het algemeen Duidelijke scheidslijn tussen: zaaktypen binnen afdeling < > zaaktypen over afdelingen heen Laat ook meewegen: Werken in ketens Herkenbaarheid voor burger en opdrachtgever

69 InrichKngskeuzes (3 van 5) Welke metadata op zaaktype Hoe meer metadata op zaaktype, des te minder werk bij registreren van zaak(dossier) en documenten (= eenvoudig digitaal vastleggen) maar ook hoe meer werk bij het beheren en onderhouden van de ZTC Specifieke metadata die invloed hebben op je inrichkngskeuze: Bewaartermijn Vertrouwelijkheid Specifieke onderwerpen (voorbeeld: woonwagenbewoners in Dordt) Ahandeltermijn Eerste behandelaar

70 InrichKngskeuzes (4 van 5) Hoe standaardiseren zaaktypebenamingen Alle benamingen volgens een standaardritme Niet zo: Jaarverslagen opstellen Klachtenbehandeling Onderzoek uitvoeren Maar zo: Opstellen jaarverslag Behandelen klacht Uitvoeren onderzoek Zorg voor uniformiteit!

71 InrichKngskeuzes (4 van 5) Hoe standaardiseren dossiernaam Afleiden van de dossiernaam uit zaaktype... Opstellen jaarverslag [2013] Behandelen klacht [Anton Jansen] [lange wachtjd] [ ] Uitvoeren onderzoek [TBC] [Sicard] [2013]

72 InrichKngskeuzes (5 van 5) Toekomstvastheid ZTC ZTC moet makkelijk aanpasbaar zijn voor nieuwe zaaktypen, andere manieren van werken etc. Let bij opstellen van nieuwe zaaktypen op: Tijdgebondenheid (geen jaartallen in benaming) Specifieke benamingen (geen namen van personen) Geen organisakegerichtheid in procesnamen Ter geruststelling: Je kunt processen alkjd samenvoegen of splitsen (indien nodig)

73 De balans ZTC Metadata Flexibiliteit Kan gaandeweg worden aangepast Moet van te voren goed worden ingeregeld Hiërarchisch Ja, kent meerdere (mappen)lagen Nee, kent geen hiërarchie Gebruiker Context Dient zijn document in juiste map te plaatsen Ja, door documenten in hetzelfde (dossier)mapje te plaatsen Moet meerdere metadatavelden invullen Moeilijk te regelen Geschikt voor Heterogene informa<e Homogene informa<e (eenvormige processen, dossiers) Voorbeeld Hele archief ZTC voor alle primaire en ondersteunende processen Kleinschalige omgeving of kennisomgeving Projectenarchief, Kennisbibliotheek

74 Hoe leg ik de ene ordening (ZTC) op de andere (PDC)

75 PDC en ZTC Wat is PDC? WebapplicaKe voor beschrijving en ontsluikng producten en diensten Beantwoordt veelgestelde vragen Vaak gestandaardiseerd geleverd door loketbouwer Toegang burger, bedrijf (en ambtenaar) via Digitaal loket elektronische dienstverlening (soms ook intern gericht: personeelsprocessen) Kent vaak honderden producten Vormt een ordening op zich (thema s, gerelateerde thema s, producten) Zogenaamd intuïkef voorbeeld: als je in Zandvoort overlast door de kermis wilt melden bij de gemeente, kom je uit bij een aanvraagformulier voor kermisvergunning

76 PDC en ZTC Hoe werkt PDC? Klant wil een product of dienst Klant zoekt via Digitaal Loket product of dienst uit PDC Klant vult vervolgens online (web)formulier in Klant voegt eventuele bijlagen toe Klant drukt op OK gedrukt (waarna formulier verzonden) Formulier komt op centrale plaats bij gemeente binnen, wordt gecontroleerd, daarna wordt er een zaak of worden er verschillende zaken van gemaakt handma?g werk meer inspanningen dan nodig, foutkansen

77 PDC en ZTC

78 PDC en ZTC

79 PDC en ZTC Belangrijke constateringen Klant zoekt naar product en niet naar zaaktype terecht! Product (PDC) vrijwel nooit 1 op 1 zaaktype (ZTC) Gevolg: zaak kan niet automaksch in behandeling worden genomen Uitdaging: koppeling ( naadloos matchen ) tussen PDC met ZTC noodzakelijk! Waarbij het gemak van burger en bedrijf voorop staat!

80 PDC en ZTC Juiste koppeling moet ervoor zorgen dat Formulier is gekoppeld aan zaaktype Als klant op OK drukt, gaat zaaksysteem aan het werk Zaaksysteem: stelt vast: klant wil een nieuwe zaak van zaaktype X in behandeling zecen zaakdossier aanmaken documenten toevoegen aan zaakdossier (incl. formulier als pdf- A) metadata (uit formulier) op de juiste plaats zaakdossier in behandeling geven bij (groep van de) zaakeigenaar Voordelen: Versimpelt en versnelt proces Niet DIV maar de burger zelf registreert

81 PDC en ZTC Koppelen Uitgangspunten: ZTC is leidend en geeq richkng aan PDC Het mag voor de burger niet moeilijk(er) worden Ieder product moet zijn te herleiden naar zaaktype Onderzoek eerst welke producten gelijk zijn aan zaaktypen Zoek vervolgens de verschillen Maak hiervoor een vertaaltabel Let hierbij op gebruik van metadata (bijvoorbeeld in formulier) Aandachtspunt: Niet ieder product leidt tot een aanvraag: product leidt ook weleens tot een vraag- antwoord

82 Oefening 3 Maak een vertaaltabel 1) In de eerste kolom zie je een aantal producten uit de PDC. 2) Vermeld in de tweede kolom bij welk zaaktype ze horen (ook het antwoord geen is mogelijk. 3) Vermeld in de derde kolom welke producten nog meer onder dit zaaktype vallen. Heb je als zaaktype geen ingevuld, vermeld dan waarom dit product onder geen zaaktype valt.

83 EvaluaKe eerste ochtend 1) Wat hebben we geleerd? 2) Wat hebben we gemist? 3) Wat willen we volgende week horen en zien en doen?

metadata Zandvoort ZTC ordeningsplan

metadata Zandvoort ZTC ordeningsplan metadata Zandvoort ordeningsplan ZTC Samenva'ng eerste dag De basis: je informa8e op orde Digitaal werken: Medewerkers veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid geven (BYOD etc.) Als organisa8e optreden

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

GEMMA Zaaktypencatalogus Toelichting

GEMMA Zaaktypencatalogus Toelichting GEMMA Zaaktypencatalogus Algemeen Voor u ligt de zaaktypencatalogus die een werkgroep onder leiding van EGEM heeft opgesteld. Het is een lijst met uniform vastgelegde namen van processen die als zaken

Nadere informatie

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management

Nadere informatie

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

Rapport Methodiek Risicoanalyse

Rapport Methodiek Risicoanalyse Versie 1.5 31 december 2014 A.L.M. van Heijst emim drs. R.B. Kaptein drs. A. J. Versteeg Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Methodiek... 3 3. Stappenplan uitvoering risicoanalyse... 6 3.1 Landelijke risicoanalyse...

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Rapportage Pilot Selectielijst

Rapportage Pilot Selectielijst Rapportage Pilot Selectielijst gemeente Noordoostpolder Gemeente Noordoostpolder Gemaakt Genop 8/7/2015 9:42:00 AM 3-8-2015 Inleiding Begin 2015 is de Gemeente Noordoostpolder door een consultant van VHIC

Nadere informatie

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT Handelsnaam van BCT automatisering BV KvK 14043652 postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31

Nadere informatie

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Inleiding Aanleiding voor deze opdracht Vragen Wat is document management en hoe wordt deze

Nadere informatie

DIGITAAL DOCUMENTBEHEER. de opbouw van een digitale mappenstructuur

DIGITAAL DOCUMENTBEHEER. de opbouw van een digitale mappenstructuur DIGITAAL DOCUMENTBEHEER de opbouw van een digitale mappenstructuur Inhoud Wat? Wie? Wanneer? Waarom? Hoe? Wat? Archiefdocumenten Alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal FACTSHEET econnect Zaakgericht Werken Portaal Zaakgericht Werken Portaal Uw uitdaging Vanuit organisaties in diverse branches krijgt ETTU vaak de vraag hoe Microsoft SharePoint optimaal benut kan worden.

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

Zaakgewijs werken. in theorie en digitale. praktijk. De zaak Y... Een vervolg op De zaak X...

Zaakgewijs werken. in theorie en digitale. praktijk. De zaak Y... Een vervolg op De zaak X... Zaakgewijs werken in theorie en digitale praktijk De zaak Y... Een vervolg op De zaak X... Inleiding en leeswijzer De Zaak Y is een vervolg op de Zaak X uit 2007. De Zaak X was een groot succes. Het is

Nadere informatie

RELEASENOTES Documentairly 3.5.0

RELEASENOTES Documentairly 3.5.0 RELEASENOTES Documentairly 3.5.0 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Releasenotes Veel gebruikte functionaliteiten... 3 1.1 Zaakdossier... 3 1.1.1 Header en Fasering... 3 1.1.2 Sidemenu... 4 1.1.3 Documenten...

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Een gelukkig leven. Mensen en digitaal werken 2015-2016

Een gelukkig leven. Mensen en digitaal werken 2015-2016 Een gelukkig leven Mensen en digitaal werken 2015-2016 Een gelukkig leven Mensen en digitaal werken 2015-2016 Betrouwbare informatie is een van de pijlers van een gelukkig leven. (Theo Kars) 82 De belofte

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

SHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN.

SHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN. SHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN. Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je

Nadere informatie

Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we?

Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we? Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we? Inleiding: waar gaat deze whitepaper over? Deze whitepaper gaat over implementatiestrategieën

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke

Nadere informatie

Zaakgericht documentmanagement. Jacob Hop en?? BCT

Zaakgericht documentmanagement. Jacob Hop en?? BCT Zaakgericht documentmanagement Jacob Hop en?? BCT Aventus Apeldoorn, Deventer, Zutphen 180 MBO opleidingen 10.050 MBO studenten 936 medewerkers VAVO en NT2 deelnemers Twynstra Gudde 20 november 2014 2

Nadere informatie

Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken

Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken Zaakgericht Werken; de oplossing voor het digitaliseringsvraagstuk? Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat Zaakgericht Werken (ZGW) essentieel is

Nadere informatie

De (on)mogelijkheden van SharePoint DMS/RMA Kennisdeling Sharepoint 9 december 2011

De (on)mogelijkheden van SharePoint DMS/RMA Kennisdeling Sharepoint 9 december 2011 De (on)mogelijkheden van SharePoint DMS/RMA Kennisdeling Sharepoint 9 december 2011 1 Even voorstellen Remi Scholten Manager KennisCentrum Onderwijs Manager SharePoint & Collaboration Circle Software Specialist

Nadere informatie

regiosessie SOD/HMDI 1

regiosessie SOD/HMDI 1 Tjerk van Dijk BSO (Atos Origin) / Pentascope KlantContactCentrum & DIV Regiosessie SOD Zwolle, 12 april 2012 ProVer, knooppunt voor ProcesVerbetering (1 januari 2000) Gemeente Leeuwarden, Groningen, Hoogeveen,

Nadere informatie

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen

Nadere informatie

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten Bijlage 2 Vastgestelde evaluatiecriteria en behaalde resultaten Criteria voor de technische evaluatie van het generieke postproces Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale

Nadere informatie

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten

Nadere informatie

Document Management in het MBO

Document Management in het MBO Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Vragen Wat is document management en hoe wordt deze term gehanteerd in het MBO? Welke processen

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Dimpact en GovUnited vergeleken

Dimpact en GovUnited vergeleken Dimpact en GovUnited vergeleken.. en de invulling van zaakgewijs werken Bob Coret 22 september 2011 Digital Groep Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken. 2 punt op de horizon 3

Nadere informatie

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas Ed Vullings juni 2012 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding 4 1.1 Huidige situatie 4 1.2 Doelstelling 4 2 Voorwaarden zaakgericht werken 5 2.1 Organisatorische

Nadere informatie

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

Voorbeeld servicenormen op drie dimensies

Voorbeeld servicenormen op drie dimensies Voorbeeld servicenormen op drie dimensies Samen met gemeenten en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (BZK) heeft KING in 2014 servicenormen verzameld die gemeenten hanteren. Deze

Nadere informatie

Goed, Geordend, Gevuld

Goed, Geordend, Gevuld Goed, Geordend, Gevuld Een stappenplan naar vervanging Als je volledig digitaal wilt werken, wil je ook volledig digitaal archiveren. Dat betekent dat je vervanging (ook wel substitutie genoemd) moet regelen:

Nadere informatie

Viag 2007. het is tijd voor informatiekwaliteit. Klaas van der Heijden Marloes Rutten

Viag 2007. het is tijd voor informatiekwaliteit. Klaas van der Heijden Marloes Rutten Viag 2007 De verkokering gekanteld, het is tijd voor informatiekwaliteit Klaas van der Heijden Marloes Rutten Document management Informatiemanagement Metadatamanagement Integratie inrichting en beheer

Nadere informatie

Mooi document, Ik herken veel van de theorie uit onze eigen grondslagen over zaakgericht werken: www.zaakgerichtwerken.nl.

Mooi document, Ik herken veel van de theorie uit onze eigen grondslagen over zaakgericht werken: www.zaakgerichtwerken.nl. Zaakgewijs werken: De follow-up Zaakgewijs werken (of zoals u wilt zaakgericht werken: wij zien geen verschil in betekenis) is populair, vooral door het simpele principe ervan, namelijk dat alle werkzaamheden

Nadere informatie

Zaakgericht werken in Venray

Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken doen we altijd al, vroeger analoog nu steeds meer digitaal. Deze overgang brengt een flinke uitdaging met zich mee. Immers om grip te krijgen op de processen

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Beleidsplan documentaire. Gemeente Stein

Beleidsplan documentaire. Gemeente Stein Beleidsplan documentaire informatie Gemeente Stein 2011-2015 Auteur: Peter Ruijters Telengy Management en Advies Opdrachtgever: Frans Plum Gemeente Stein Versie 2.3 Juni 2011 Versiebeheer Fysieke locatie

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Metadata

Eindverslag Werkpakket Metadata Eindverslag Werkpakket Metadata Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 4 2 DE OPDRACHT... 6 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN... 7 3.1 ANALYSE OP VERPLICHT INDIEN

Nadere informatie

Handleiding Informatiebeheer

Handleiding Informatiebeheer Mid-Office ZAken Registratie Dienstverlening Handleiding Informatiebeheer Dit document is bedoeld als naslagwerk voor de medewerker Documentaire Informatievoorziening (scanning, postintake en archivering).

Nadere informatie

equse Indicate: het Dashboard voor kwaliteit

equse Indicate: het Dashboard voor kwaliteit Snelstartgids Met het online kwaliteitssysteem equse Indicate houdt u grip op uw organisatie en waarborgt u op eenvoudige wijze de kwaliteit van uw producten en diensten. Opbouw Het scherm bestaat uit

Nadere informatie

Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning

Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning 1/9 Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning 1. Procestypering en -waardering: classificatie van het proces 1. Wat is de naam van het proces en welke organisatie(s)

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden

Nadere informatie

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen

Nadere informatie

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

Objecttype Reactie Actie EGEM

Objecttype Reactie Actie EGEM 1 Overzicht ontvangen commentaar op het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegeven Zaken v0.9 (Herkomst van de reacties is bij EGEM bekend) 1 2.2 / 13 Besluit Een twijfelgeval is nog BESLUIT, goed beschouwd

Nadere informatie

Eenvoud, kracht en snelheid

Eenvoud, kracht en snelheid OpenIMS Open Informatie Management Server Eenvoud, kracht en snelheid E-mail Management Server Whitepaper Open Informatie Management Server www.openims.com OpenSesame ICT BV www.osict.com Inhoudsopgave

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Collaboration versus Compliancy best of both worlds! 8 mei 2012

Collaboration versus Compliancy best of both worlds! 8 mei 2012 Collaboration versus Compliancy best of both worlds! 8 mei 2012 Even voorstellen Stefan Osinski Technische Universiteit Eindhoven Informatie Expertise Centrum Hoofd Archieven & Media Mike Meens Circle

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken 0 Bijdragen De hieronder genoemde personen hebben in samenwerking met KING bijgedragen

Nadere informatie

DIV uit de DOP Jos Poels. Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond

DIV uit de DOP Jos Poels. Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond DIV uit de DOP Jos Poels Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond DIGITAAL ONTVANGST PORTAAL Casus Gemeente Helmond OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels 24-6-2015 2 Introductie Jos Poels

Nadere informatie

Mozard opleidingen. Opleidingspakketten. De Mozard MidOffice Suite. Mozard opleidingen

Mozard opleidingen. Opleidingspakketten. De Mozard MidOffice Suite. Mozard opleidingen opleidingen De Mozard MidOffice Suite Gefeliciteerd! U hee. de Mozard Front- en Midoffice Suite aangescha. en kunt nu gebruik maken van de meest geavanceerde, generieke, front- en midoffice suite welke

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Functioneel ontwerp. Regisseur

Functioneel ontwerp. Regisseur Functioneel ontwerp Regisseur Datum: Woensdag 2 maart 2005 Auteur: L. Kuunders Versie: 0.3 E-mail: leon@kuunders.info Functioneel Ontwerp Regisseur Pagina: 1 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 FUNCTIONALITEIT

Nadere informatie

Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober 2012. Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk Stand van Zaken.

Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober 2012. Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk Stand van Zaken. Realisatieplan Realisatieplan april december 2013 t.b.v. realisatiefase Datum: Juni 2013 Versie: 3 Pagina: 1 van 5 Programma - Soort project Dienstverlening Projectnaam Digitalisering Post en Archief Ambtelijk

Nadere informatie

Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering

Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering Jan Banning Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering SEMINAR KWALITEIT EN INFORMATIEMANAGEMENT VAN DE DLWO Even voorstellen Maarten van Damme (1964) Senior adviseur DOCFactory

Nadere informatie

HANDLEIDING DMS. Handleiding DMS. Dit document is de handleiding voor het DMS (Document Management Systeem) op drie verschillende niveau s:

HANDLEIDING DMS. Handleiding DMS. Dit document is de handleiding voor het DMS (Document Management Systeem) op drie verschillende niveau s: HANDLEIDING DMS Dit document is de handleiding voor het DMS (Document Management Systeem) op drie verschillende niveau s: Gebruiker Coördinator Administrator end2end solutions pagina 1 Op het DMS van Ieper

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Portefeuillehouder: M.A.P. Michels Behandelend ambtenaar J. van der Meer, 0595 447719 gemeente@winsum.nl (t.a.v. J. van der Meer)

Portefeuillehouder: M.A.P. Michels Behandelend ambtenaar J. van der Meer, 0595 447719 gemeente@winsum.nl (t.a.v. J. van der Meer) Vergadering: 11 december 2012 Agendanummer: 12 Status: Besluitvormend Portefeuillehouder: M.A.P. Michels Behandelend ambtenaar J. van der Meer, 0595 447719 E mail: gemeente@winsum.nl (t.a.v. J. van der

Nadere informatie

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een

Nadere informatie

Kiwa Nederland B.V. Mijn Keurmerk d.d. januari 2015

Kiwa Nederland B.V. Mijn Keurmerk d.d. januari 2015 Inhoud 1. Inleiding... 2 1.1 Minstens 3 cliënten per jaar... 2 2. Cliënten vragenlijsten proces... 3 2.1 Hoe werkt het?... 3 2.2 Wie gaat u enquêteren?... 3 2.3 Papieren vragenlijst... 4 3. Instructie

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv f.fijen@bmsonline.nl. 28 oktober 2010

Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv f.fijen@bmsonline.nl. 28 oktober 2010 Omgevingsvergunning 1 WABO EN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING Even voorstellen Frans Fijen 2 Functies: Directeur / senior adviseur BMS b.v. Haarlem Regisseur platform omgevingsrecht Stadswerk Betrokkenheid

Nadere informatie

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X Conclusies en aanbevelingen van de quick scan informatie- en archiefbeheer bij afdeling X Datum quick scan : 10 mei 2011 Medewerker : de heer Y Ingevuld samen met archiefinspecteur : Ja Diagnose en aanbevelingen

Nadere informatie

Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase

Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Waterschap wil hoge ambities behalen met SureCase Case study Waterschap Peel en Maasvallei Juni 2014 Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Pagina 2/5 Waterschap Peel en Maasvallei

Nadere informatie

Archiefinnovatie Decentrale Overheden

Archiefinnovatie Decentrale Overheden Archiefinnovatie Decentrale Overheden 9 maart 2015 / Nationaal Archief / Het Utrechts Archief Digitale Taken Rijksarchieven / Landelijke e-depot infrastructuur Pilot e-depot gemeente Utrecht en Het Utrechts

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

TMLO Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden 12 november 2015 Archief 2020 Innovatieagenda met vijf lijnen: digitale duurzaamheid openbaarheid en selectie toegankelijkheid van de archiefcollectie

Nadere informatie

Functionele Beschrijving SharePoint Verseon Integratie voor Waterschappen (SendToRMA)

Functionele Beschrijving SharePoint Verseon Integratie voor Waterschappen (SendToRMA) Functionele Beschrijving SharePoint Verseon Integratie voor Waterschappen (SendToRMA) Circle Software Group B.V., 5 juni 2015. Alle rechten voorbehouden. Herdruk of uitgave aan derden op welke wijze dan

Nadere informatie

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting Verbinden Bestuurlijke Samenvatting Verbinding Burgers en bedrijven verwachten dat de overheid er voor hen is in plaats van andersom. Ze willen samenhangende en begrijpelijke communicatie van de overheid

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie