Gemeente Lichtstad. Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Gemeente Lichtstad. Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien"

Michiel Timmermans
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Gemeente Lichtstad Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien

2 De aanleiding 1 Ambities op gebied digitale dienstverlening 2 Chaos in de bestaande informatiehuishouding Incomplete dossiers Geen goed zicht op het proces

3 Meerdere kanalen Klanten Kanalen Spaghetti Back Offices BO 1 BO 2 BO 3 BO BO 5 BO 6

4 Horizontale laag Dossier DIV Afd. XYZ Stap A Stap B Stap C Stap D Verticale applicatielaag Stap E

5 Organisatieonderdeel A Organisatieonderdeel B Proces A Proces B Stap 1 Stap 2 Stap 1 Stap 2

6 Organisatieonderdeel A Organisatieonderdeel B Systeem voor procesondersteuning Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4? Hoe overdracht / in- en overzicht? Zaakdossier

7 Huidige informatiehuishouding DIV-dossier omvat alleen in- en uitgaande post Analoog en digitaal gescheiden werelden DIV werkt documentgestuurd; de afdelingen meer procesgestuurd

8 Huidige informatiehuishouding DIV-dossier omvat alleen in- en uitgaande post Analoog en digitaal gescheiden werelden DIV werkt documentgestuurd; de afdelingen meer procesgestuurd

9 De oplossing? Nieuwe architectuur: Eén samenhangend geheel van componenten voor: Start Ontvangst Registratie Archivering Distributie Behandeling Terugkoppeling Afronding van de zaak ofwel het proces

10 De oplossing

11 Extern: burgers, bedrijven, ketenpartners Intern: ambtenaar, college, raad Website Post Fax Telefoon Balie Office Office Zaakinfo Ontvangen, registreren en terugkoppelen Centraal Vastleggen Gegevensmagazijn & zakenmagazijn Centraal Distribueren (berichtencentrale) Centraal Sturen Procesondersteuning & digitaal archief (Decentraal) behandelen en afdoen Verticale en horizontale applicaties KA KA

12 Lichte bouwaanvraag nu Vastleggen documentkenmerken Vastleggen procesgang Fysieke archivering Digitale opslag FBB/DI ROB/VH DBS Wave Aanvraag Ontvangstbevestiging Interne behandeldoc s Welstandscommissie Tussenberichten Beschikking Bezwaar Definitieve beschikking Publicatie

13 Kenmerken Vanuit wereld van het document: Er bestaan 2 fysieke dossiers, zowel bij VH als bij DI VH-dossier bevat meeste documenten Digitale documenten soms in Wave, soms in het DMS opgeslagen, maar er is niet één digitaal dossier beschikbaar Fysiek DI-dossier en VH-dossier na 3 jaar samengevoegd Burgers kunnen niet zelf actief op zoek naar stavaza Vanuit de wereld van het proces: DI kijkt mee, maar stuurt niet actief op proces van afhandeling, alleen bij bezwaren Wave bewáákt het proces, maar stuurt niet actief Ook VH geeft soms proces uit handen: wanneer document de afdeling verlaat Burgers kunnen niet zelf actief op zoek naar stavaza

14 DI VH XX Proces WAVE XXXX Systeem voor procesondersteuning

15 Kenmerken Vanuit wereld van het document: Er is één digitaal zaakdossier met alle documenten er in Dit zaakdossier is door iedereen intern raadpleegbaar Delen van dit zaakdossier kunnen ook aan de burger ter beschikking worden gesteld Vanuit de wereld van het proces: De werkwijze op een afdeling verandert niet, tenzij men kiest voor workflowmanagement ter vervanging van het bestaande systeem Er is beter zicht op het proces doordat het dossier altijd digitaal beschikbaar is Er komt, over de afdelingen heen, een digitale paraplu ( zakeninformatiesysteem ) waardoor het proces altijd van begin tot eind, op hoofdlijnen, is te volgen Statusinformatie kan, samen met sommige documenten, aan de burger ter beschikking worden gesteld. Voor het totaaloverzicht zoekt men in het zakeninformatiesysteem

16 Eenmalig vastleggen, meerdere views Burger Ambtenaar Manager Controller Alle statusinformatie Procesvoortgangsinfo Mg.mentinformatie Compleet view op zaak Officiële documenten Alle documenten Samenv. sturingsinfo Verantwoordingsinfo Zakeninformatiesysteem Berichtencentrale Zaken magazijn Proces ondersteuning Digitaal archief Business Intelligence

17 Wat is hier organisatorisch voor nodig? Zaak en proces (níet het document) worden uitgangspunt Gemeentebreed denken prevaleert boven kolomdenken Werkprocessen (zaken) dienen eenduidig te zijn benoemd ( : eenduidig in schema s vervat) Werkprocessen dienen op niveau van metagegevens eenduidig te worden vastgelegd (o.b.v. VNG-standaard GFO Zaken ) Per proces moeten (terug)koppelpunten worden gedefinieerd Proceseigenaren moeten ook van dít proces eigenaar worden en moeten leiderschap tonen door eigen en afdelingsbelangen ondergeschikt te maken aan de Lichtstadse zaak en de Lichtstadse burger

Vergelijkbare documenten

Visie op informatiebeheer. Gemeente Lichtstad

Visie op informatiebeheer. Gemeente Lichtstad Visie op informatiebeheer Gemeente Lichtstad Agenda 1. Opening 2. Aanleiding 3. Voorstelronde 4. Eén gedeeld beeld: Welke ontwikkelingen (extern & intern) Wat voor problematiek roept dat op? Wat is een