Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering"

Esther de Backer
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Jan Banning Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering SEMINAR KWALITEIT EN INFORMATIEMANAGEMENT VAN DE DLWO

2 Even voorstellen Maarten van Damme (1964) Senior adviseur DOCFactory HBO Bibliothecaris-Documentalist (FMA) WO Documentaire Informatiewetenschap (UVA) Documentaire Informatievoorziening in bedrijfsleven en bij de overheid. Informatie- en archiefmanagement, DMS / RMA. Veranderaspecten bij invoering van digitalisering, digitaal documentmanagement en e-werken. Informatiebeleid, Informatiearchitectuur. Ordening, ontsluiting en metadata. Archief wet- en regelgeving. Compliance. Externe verantwoording

3 Programma Outsider! Wat is er aan de hand? Onderwijsinspectie en NVAO Wat moet Inholland nu echt archiveren? Selectielijst Zaakgericht werken In proces archiveren Externe verantwoording

4 Outsider 4

5 Wat is er aan de hand? Archivering Bij het onderzoek is gebleken dat werkstukken en beoordelingen vaak onvoldoende lang bewaard worden. De inspectie vindt dat deze documenten ten behoeve van interne en externe controles meerdere jaren gearchiveerd moeten worden. Wetgeving hiervoor is in voorbereiding. Vaak relevante documenten niet of te laat opgenomen in dossiers Bron: Onderwijsinspectie - Alternatieve afstudeertrajecten in het hoger onderwijs - 12 maart

6 Wat is er aan de hand 2? Windesheim lopende jaar plus 1 jaar, gaan ook naar 7 jaar getuigschriften is er wel degelijk een wettelijke bewaartermijn van 30 jaar (archiefwet). De bewaartermijnen, binnen WIndesheim, worden verlengd naar zeven jaar, in ieder geval voor de eindwerkstukken en beoordelingen, examencom. beslissingen en aanvragen, en verder de documenten die nodig zijn om het HBO eindniveau aan te tonen(bijv stagecontracten/verslagen). Er is een werkgroep opgericht met deskundigen vanuit Saxion (heeft in een eerdere pilot het rapport 'Selectielijst Saxion' hierover opgesteld, te vinden op internet), Hogeschool InHholland en de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Naast deze hogescholen zijn ook de HBO-raad, de Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief betrokken bij het vervolgtraject. In de loop van dit jaar hopen ze met een voorstel/handreiking te komen, wat ter besluitvorming voorgelegd wordt aan de AV. Vervolgens is het - uitgaande van positieve besluitvorming - aan de hogescholen om met deze handreiking aan de slag te gaan, waarbij eigen accenten mogelijk blijven. Bron: Linkedin discussie 6

7 Wat is een dossier? De WHW definieert niet wat onder een dossier van een afgestudeerde moet worden verstaan. Evenmin specificeert de WHW welke documenten het dossier van een afgestudeerde moet bevatten. Inspectie definieert het dossier van een afgestudeerde als volgt: het dossier dient aan te tonen dat het getuigschrift terecht is verstrekt. Welke documenten het dossier dient te bevatten, leidt de inspectie af uit: a) de artikelen uit de WHW die betrekking hebben op toetsing en examinering (7.10 t/m 7.13) en b) de bepalingen ten aanzien van toetsing en examinering in de OER van de desbetreffende opleiding. Onder dossier wordt ook begrepen alles wat digitaal geregistreerd is. 7

8 NVAO -Beoordelingskaders accreditatiestelsel hoger onderwijs 3.6 Verplichte documentatie Verplichte bijlagen bij de kritische reflectie 6. overzichtslijst van de laatste 25 afstudeerwerken of de afstudeerwerken van de laatste twee jaar (of van portfolio s / werkstukken waaruit het door de student bereikte eindniveau kan worden afgeleid); Documenten ter inzage tijdens het bezoek 1. verslagen van overleg in relevante commissies / organen; 2. toetsopgaven met bijbehorende beoordelingscriteria en normering (antwoordmodellen) en een representatieve selectie van feitelijk gemaakte toetsen (zoals presentaties, stages, assessments of portfolio s) en beoordelingen; 3. door het panel bepaalde representatieve selectie van afstudeerwerken van de afgelopen twee jaar met bijbehorende beoordelingscriteria en normering; 4. handboeken en overig studiemateriaal; 5. samenvatting en analyse van recente evaluatieresultaten en relevante managementinformatie; 6. documentatie over docent- en studenttevredenheid. 8

9 Dus Interne regels met betrekking tot de archivering erg soepel; Bewaartermijnen voor cruciale documenten als beoordelingen ontbreken en bewaartermijnen voor bijvoorbeeld stagedocumenten is erg kort (drie maanden); Voorstel: Werkstukken 7 jaar bewaren! Geldt vooral voor: Eindwerkstukken/afstudeerdossiers Bron: Onderwijsinspectie - Alternatieve afstudeertrajecten en de bewaking van het eindniveau bij hogeschool Inholland 9

10 Bewaartermijnen Inholland 10

11 Bewaartermijnen - Selectielijst Privaatrechtelijk orgaan met openbare gezagstaken vallen onder Archiefwet. Goede geordende toegankelijke staat hebben en houden voor zolang als nodig. Hoe lang? Selectielijst Selectielijst bevat een beschrijving van de organisatie Overzicht van handelingen die voortkomen uit openbare gezagstaken. Worden gewaardeerd op basis van wet- en regelgeving met een bewaartermijn Twee soorten V en B Corporele documenten: maquettes, andere fysieke objecten en werkstukken. Digitale duurzaamheid Binnen twintig jaar overdragen aan provinciaal archief 11

12 Selectielijst Saxion 12

13 UVA 13

14 Basisselectiedocument Universiteiten

15 Selectielijst volgens Nationaal Archief Een vastgestelde selectielijst vormt de wettelijke grondslag voor vernietiging of overbrenging. Selectielijsten worden vastgesteld volgens een procedure waaraan de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris deelnemen. Een selectielijst is maximaal twintig jaar geldig. Een belangrijk aspect is dat een selectielijst niet alleen bedoeld hoeft te zijn om al gevormd archief te kunnen selecteren, maar ook kan worden gebruikt voor het selecteren van nog te vormen archief ('aan de bron'). Dat is met name van belang in een digitale informatiehuishouding. 15

16 Zaakgericht werken Zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden In administratieve organisaties betekent dat een zaak zowel een proceskant heeft als een informatiekundige kant. De proceskant bestaat uit het zaakbehandelproces inclusief intake en levering. Centraal aan de informatiekundige kant staat het zaakdossier. 16

17 Zaakgericht werken 17

18 18

19 19

20 ROSA NORA, GEMMA, PETRA ROSA sluit aan bij de principes van de NORA. Het is de bedoeling dat de ROSA eigen dochters krijgt in de vorm van deelarchitecturen voor de verschillende sectoren (PO, VO, BVE en HO) en de enterprisearchitecturen van DUO en Inspectie van het Onderwijs. 20

21 ROSA 21

22 UWV Domein Architectuur DIV/MCM klant ketenpartner ministerie Functies Systemen channels web telefoon post loket Input management deregulering multichanneling Werk beleidsvorming Klantbeeld klantinformatie (E) BPM Prim syst Processturing DMS UWV vraagsturing E-werken Professionalisering Kenniswerk projecten Ondersteunende processen COPAFIJTH Klantdossier Zaakdossier WFM RMA Gegevens diensten Integraal Contentmanagement business rules samenwerken beleid DTI Output management channels web telefoon post loket klant ketenpartner ministerie dossiertoegang (klant, keten) Kernfuncties Uitkering SMZ Nationaal Archief Externe verantwoording Vernietigen

23 UWV Input Management Business Proces Management Output Management Kanalen Inputverwerking Werkstroombesturing Outputverwerking Kanalen web web telefoon post Input verwerking Werkproces Output verwerking telefoon post balie balie DMS / RMA 23

24 Doelarchitectuur gemeente Utrecht 24

25 Blackboard en SharePoint Wens tot een gestructureerde en goed doorzoekbare documenten omgeving Veelal geen archivering Archiveren in Blackboard en Sharepoint niet toereikend 25

26 Veranderen met ICT Op werkplek niveau is vaak sprake van versnippering van toepassingen Systemen ondersteunen vooral organisaties of processen, zelden mensen en hun taken; Nog steeds worden er systeemondersteunende processen geïmplementeerd Grenzeloze mogelijkheden.teleurgestelde verwachtingen Er bestaat geen one fits all Differentiatie aan de voorkant Eenheid aan de achterkant 26

27 Waar zit het probleem? Techniek 27

28 Samenvattend Geen eenduidige selectielijst Hierdoor geen uniforme en formele aanwijzingen Initiatieven in de maak (HBO-raad) In archieftechnische zin zijn de meeste bewaartermijnen kort (7 jaar) Zaakgerichte aanpak zou kunnen helpen documenten tijdig, betrouwbaar en volledig (in proces) af te vangen en te archiveren. Bij voorkeur digitaal en geautomatiseerd 28

29 VRAGEN? Externe verantwoording

Vergelijkbare documenten

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers