Port of Amsterdam en DMS. Congres SharePoint

Transcriptie

1 Port of Amsterdam en DMS Congres SharePoint Port of partnerships Utrecht, 23 september 2014

2 Overzicht Havens Amsterdam (NZKG) 2

3 Haven Amsterdam Algemene informatie Zeehaven nr. 4 in Europa Cacaohaven nr. 1 van de wereld Benzinehaven nr. 1 van de wereld Kolenhaven nr. 2 van Europa Top 10 cruisebestemming van Europa Havens Amsterdam (NZKG) HA Haven Amsterdam (haventerrein+vaarwater) HA Inkomen (omzet) 135 miljoen Jaarlijkse investering 18,8 miljoen Jaarlijkse investering havenbedrijfsleven 500 miljoen Personeel Havenbedrijf Amsterdam 355 Werkgelegenheid NZKG (direct + indirect) Aantal bedrijven in havengebied Overslag in regio 94,3 miljoen ton Nieuwe uitgiftes 4 HA Toegevoegde waarde maritieme industrie 6,0 miljard 3

4 Bedrijven in het havengebied 4

5 Sluizencomplex IJmuiden Restricties schepen Lengte: 350 meter Breedte: 45 meter Lichting max 13,10 meter in zoutwater* * Maximale lichting door Velsertunnel niet door zeesluizen in IJmuiden 5

6 All Weather Terminal 6

7 Agenda Voorstellen: Havenbedrijf Amsterdam Documentbeheer bij Havenbedrijf Amsterdam DMS, SharePoint, SharePoint DMS Traject tot nu toe De gebruikers Vragen 7

8 Document beheer 8

9 Document beheer in beweging Clean Desk Clean Disk DMS 9

10 Idee DMS: proces/projectgericht werken Stroomlijnen en delen. Dossiervorming en dossierbeheer: Creatie In behandeling Gesloten

11 Business case Professionalisering Informatie (in de vorm van dossiers/documenten) toegankelijk maken. Processen beter beheersen. Kloof tussen werkproces en archivering dichten. Organisatiegeheugen op peil. 11

12 Keuze DMS: SharePoint How good is SharePoint as Document Management System? Can I use SharePoint 2010 as a Document Management system? 12

13 Traject BuCa Projectplan, MT-besluit Selectie bureau en opdracht: Ontwerp Kick-off/workshop, interviews Functionele beschrijving, datamodel, autorisatiemodel, use cases Generiek Pilots: 1 programmasite met 2 projecten, 1 proces Realisatie Health check Technische installatie/beheer door andere partij. Aanpak: semi scrum Aantal rondes acceptatietesten obv use cases Livegang pilots Uitbouwen proces-/projectsites, postproces, RMA 13

14 Use cases Use Cases: Actoren Pre-condities Post-condities Hoofdflow Alternatieve flows Subflows Functionaliteit 14

15 Ontwerp Functionele beschrijving Use cases Functione el ontwerp Autorisatie model Data model Ordening op processen, en dus niet op afdelingen. Overzichten op o.m. relatie (klant), object, productlijn, mandaat d.m.v. metadata. Werkwijze van gebruiker verandert. 15

16 Processen en overzichten Aanbestedin g Beheer Dossier A Kade x Dossier B Kade y Dossier D Dossier C Kade z Verhuur Dossier E Dossier F 16

17 Maatwerk Dossier acties Knop maak (sub)dossier aan, linken, niet kunnen verwijderen van brondossiers, afsluiten, vertrouwelijkheid, controle volledigheid. Document acties Conversie, aangepaste nummering, groeperen, publicatie externe systemen, niet kunnen verwijderen van documenten, registreren inkomend poststuk, aanbieden uitgaand poststuk. Verplaatsen dossiers en documenten Koppelingen 14

18 Keuzes DMS? SharePoint? Doelstellingen? Opdrachtgever? Processen of teams? Leverancier? Fixed price/t&m? Eigenaarschap? Scrum / waterval? Taken, verantwoordelijkheden, rollen? Beheer (technisch, functioneel) Gebruik (draagvlak) 18

19 IMPLEMENTATIE HOE GAAN MIJN COLLEGA S MET HET DMS WERKEN?

20 IMPLEMENTATIE Verwachting: Het gaat werken als het een coproductie wordt. Ambitie: Proces/projecteigenaren of leden melden zich aan voor het DMS. Varen op: Goed team, goed systeem, ervaring M10.

21 IMPLEMENTATIE Componenten Introductie Verband DMS en proces/project Inbreng eigenaar en leden Inbreng voorstel Demonstratie inrichting Training Ondersteuning Evaluatie Beoogd effect Belangstelling Planning Blauwdruk informatie Aanvulling en draagvlak Acceptatie Gezamenlijke ingebruikneming Eenduidige werkwijze Zicht op herhaling of aanpassing componenten

22 IMPLEMENTATIE Timing Verwachting Deelnemers Vorm Vakmanschap Interactie

23 Vragen? 23