Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips"

Linda Bakker
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy

2 Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke aanleiding èn duidelijk resultaat Afhandeling via een vooraf gedefinieerd proces Bewaken van de kwaliteit en de doorlooptijd Vormen van digitaal zaakdossier met alle bij elkaar horende documenten

vooraf gedefinieerd proces Bewaken van de kwaliteit en de

3 Dossiergericht werken Kanaal onafhankelijk Generieke proceslaag met werkbakje Dossiervorming begint bij start proces Dossier (proces) is leidend, niet het document Procesinrichting op basis van statussen Basis is procestype catalogus Ruggengraat voor de archivering Lijst met uniform vastgestelde namen van processen Standaard dossiernamen / indeling Nodig voor de opslag van documenten die de organisatie ontvangt, opstelt en verzendt.

procestype catalogus Ruggengraat voor de archivering Lijst met uniform vastgestelde namen van processen

4 Stuur op statussen Werk processen niet in detail uit

5 Rollen zaakgericht werken DIV scannen registreren Archiveren Coördinator Behandelaar Verdelen behandelen overdragen Tekenbevoegde samenwerken Mede ondertekenen Ondertekenen

6 Voorbeeld: overzicht dossiers

7 Voorbeeld: Details Dossier

8 Dossiergericht vs projectgericht Kenmerken dossiergericht werken Kenmerken projectgericht werken Sturen op doorlooptijd en kwaliteit is belangrijk; Standaardisatie van de afhandeling; Repeterend karakter; Er sprake is van een fasering; Geen repeterend karakter, kent een eigen dynamiek; Totaal aantal documenten vraagt om een onderverdeling; Beperkt aantal documenten; Samenwerking met anderen is beperkt; De doorlooptijd is minder belangrijk en vaak niet op voorhand te bepalen; De samenwerking met anderen is belangrijk.

karakter, kent een eigen dynamiek; Totaal aantal documenten vraagt om een onderverdeling; Beperkt aantal documenten; Samenwerking

9 Implementatie strategieën Big- bang Per proces, projectorganisatie leidend Per proces, proceseigenaar leidend Per kanaal Afspraken per werkproces

10 Big-Bang Voordelen Nieuwe werkwijze gelijk voor alle processen en alle medewerkers Nadelen Geen hybride situatie Voordelen dienstverlening en bedrijfsvoering in korte tijd bereikt Langere voorbereiding Geen leerperiode cultuurshock voor alle medewerkers tegelijkertijd Voorwaarden Risico s Organisatie is al gewend aan digitaal werken Organisatie is niet te groot (< 400 medewerkers) Grondige voorbereiding Performance Te lange voorbereiding

leerperiode cultuurshock voor alle medewerkers tegelijkertijd Voorwaarden Risico s Organisatie is al gewend

11 Per proces - project Voordelen Tijd om te leren van iedere uitrol Nadelen Organisatie heeft tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze Meer tijd voor persoonlijke begeleiding Langere uitroltijd Hybride situatie Complexere archivering (meerdere systematieken naast elkaar) Voorwaarden Risico s Goede afspraken proceseigenaren Uitrolperiode beperken Project duurt te lang Toegeven aan gebruikerswensen Hybride situatie accepteren

Complexere archivering (meerdere systematieken naast elkaar) Voorwaarden Risico s Goede afspraken

12 Per proces vanuit lijn Voordelen Project is faciliterend, niet sturend Nadelen Proceseigenaar bepaalt tijdstip dossiergericht werken Geen druk om dossiergericht te gaan werken Voorwaarden Risico s Proceseigenaren zijn bekend Volwassen organisatie Uitrol dossiergericht werken komt niet van de grond

dossiergericht te gaan werken Voorwaarden Risico s Proceseigenaren zijn

13 Per kanaal Voordelen Start met digitaal werken post digitaal verspreiden Nadelen Tijd om vervolgstap voor te bereiden Eerste stap leidt direct tot verbetering Onduidelijke hybride situatie Vervolgstappen worden lastiger Archiveren wordt lastiger en is meer diffuus Voorwaarden Risico s Geen specifieke voorwaarden Uitrol komt niet verder dan DIV Uitrol duurt te lang

situatie Vervolgstappen worden lastiger Archiveren wordt lastiger en is meer diffuus

14 Afspraken per werkproces Voordelen Wensen organisatie staan centraal Nadelen Vervanging mogelijk: afspraken per werkproces inzichtelijk Er is niet één (1) manier van werken Voldoen aan landelijke afspraken is lastiger Kostbaar en tijdrovend Geen efficiency winst bedrijfsvoering Voorwaarden Risico s Autonomie organisatie onderdelen is groot Volledig dossiergericht werken is geen optie of niet aan de orde Informatievoorziening komt niet op orde 14

Kostbaar en tijdrovend Geen efficiency winst bedrijfsvoering Voorwaarden Risico s Autonomie organisatie

15 Wanneer welke strategie

16 Tips implementatie

17 Tips implementatie Inzetten als organisatie- en veranderproject Multi disciplinair projectteam Laat proceslijst vaststellen door de proceseigenaren of het management Goede basis neerzetten en deze later uitbouwen Maak afspraken over de nieuwe werkwijze en handhaaf deze Ga voor %, niet voor 120% Neem de tijd voor De verandering Het testtraject De opleiding De werkplek begeleiding Eenvoudig en intuïtief ondersteunend systeem Leverancier met kennis van dossiergericht werken Zet de leverancier in zijn expert rol

handhaaf deze Ga voor 80 90 %, niet voor 120% Neem de tijd voor De verandering Het testtraject De opleiding De werkplek

18 Partnership in IT Samenwerken aan de beste IT oplossing door mensen en processen te verbinden met de nieuwste technologieën, samen succes behalen en leren van en met elkaar. Dat is voor ons: Partnership in IT.

de nieuwste technologieën, samen succes behalen en

Vergelijkbare documenten

Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we?

Invoeren, implementeren, uitrollen van zaakgericht werken ondersteund door een zaaksysteem: welke tactiek kiezen we? Inleiding: waar gaat deze whitepaper over? Deze whitepaper gaat over implementatiestrategieën