Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta"

Juliaan Bos
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Mary-José van Overveld, sectorhoofd Middelen Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011

2 Programma uur Welkomstwoord door dijkgraaf Joseph Vos en film Deltawerken uur De verandering naar digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren door teamleider DIV Jolanda Brekelmans uur Verplaatsing naar workshops uur Workshops 1) Implementeren van een verandering VERVALLEN 2) Zaaksgewijs Archiveren zaken met een luchtje ZAAL 3 3) Digitaal werken en archiveren in de praktijk KAPEL uur Verplaatsing uur Terugkoppeling workshops door workshopleiders uur Afsluiting door dagvoorzitter uur Netwerkborrel en mogelijkheid tot rondleiding Hof van Bouvigne

3 Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Welkomstwoord Dijkgraaf Joseph Vos Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011

4 Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Jolanda Brekelmans, Teamleider DIV Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011

5 Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren Aanleiding: Verhuizen naar Bouvigne per : Flex-concept Gestart met Deltawerken, waarvan project Delta Digitaal I onderdeel Rechtmatigheidsdiscussie was actueel: noodzaak tot compleet en toegankelijk archief werd gevoeld

waarvan project Delta Digitaal I onderdeel Rechtmatigheidsdiscussie

6 Project Delta Digitaal Project Delta Digitaal 1 Resultaat 1 april 2010 Oplevering: Organisatie uitgerold voor digitaal werken en basis gelegd voor digitaal archiveren. Het digitale document is leidend, geen fysieke post routering Er kan plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt worden Zaaksgewijs werken is ingevoerd als opstap naar digitaal archiveren DSP 1.0 Generiek geïmplementeerd

Het digitale document is leidend, geen fysieke post routering Er kan plaats- en

7 Aanpak: Begonnen met bouwen: concreet laten zien hoe t ging worden Specialisten in huis gehaald (applicatiebeheer, workflow ontwikkelaar) Team uitgebreid Pilots gedraaid met rode afdelingen Totale veranderproces concreet gemaakt voor afdeling Communicatie opgestart (persoonlijk, herhalen, herhalen, herhalen) Re-organisatie DIV opgestart door Waterschap

rode afdelingen Totale veranderproces concreet gemaakt voor afdeling Communicatie

8 Opleiding Minimaal 2, maximaal 3 dagen opleiding (maatwerk per afdeling) Daarna oefenen in het opleidingslokaal Werkafspraken maken Oefenen op de werkplek

9 Nazorg: digi div-er Cruciale zet: Hulp bieden Foutmelding aannemen Doorgeven aan ontwikkelteam Communicatie Enthousiasme Aandacht Controle Hebbengroene sneeuw gezien, maar iedereen was zeer enthousiast!

Communicatie Enthousiasme Aandacht Controle

10 Reactie medewerkers Begin mopperen: kost veel tijd, foutjes in het systeem Waarom moeten wij dit doen. Is niet ons werk (administratieve last) Ook veel enthousiaste reacties: kunnen daadwerkelijk dossiers vinden, zoeken = vinden geworden

Is niet ons werk (administratieve last) Ook veel

11 Beheerorganisatie Overdracht naar beheer: Begin 2009: Besef huidige beheerorganisatie DIV onvoldoende toegerust: andere functies en competenties nodig. Zomer 2009 MT besluit tot reorganisatie DIV Herfst 2009 Teamleider DIV wordt aangesteld Winter 2009 Reorganisatie DIV een feit 1 april 2010: feitelijke overdracht naar beheer: DIV, ICT, Repro en BB Middelen

Zomer 2009 MT besluit tot reorganisatie DIV Herfst 2009 Teamleider DIV wordt aangesteld

12 Reorganisatie DIV Uitgangspunten: DeltaDigitaal: Medewerkers gaan zelf registreren: DIV gaat van zelf doen, naar helpen doen Nieuwe functies en competenties: initiatief, klantgericht, resultaatgericht, sensitief en mondelinge communicatie. Ambitie 2013: naast digitaal werken, ook digitaal archiveren -> substitutie Overgangsformatie tot 2013: 3 FTE tbv hybride situatie Centrale Mediatheek vervalt en Applicatiebeheer naar ICT

13 Team DIV, afdeling Facilitaire zaken 3 Taakvelden: - Beleid, Recordmanagement en Projecten (3 fte) - Advies en Control (4 fte) - Post en Archief (2,4 fte) - Overgangsformatie tot 2013 (3 fte) Stand van zaken 1 december 2009: -3 herplaatsingskandidaten -4 vacatures

- Post en Archief (2,4 fte) - Overgangsformatie tot 2013 (3 fte)

14 Waar staan we nu? Stand van zaken 1,5 jaar later - Team compleet en ingewerkt! - Opleiding en Ontwikkelingsplan : Teamtrainingen communicatie en samenwerken Allround Med. DIV en Kwaliteitsmonitoring - Kwaliteitscontrole ingericht en monitoring archivering digitale zaakdossiers opgepakt - Positie DIV in organisatie verbeterd: Digidiv en PIR - Project Delta Digitaal 2 in voorbereiding

Med. DIV en Kwaliteitsmonitoring - Kwaliteitscontrole ingericht en monitoring archivering digitale

15 Doorontwikkelen Project Delta Digitaal 2 Beoogd resultaat n.a.v. reorganisatie DIV: Substitutie : volledig digitaal en zaaksgewijs werken én archiveren Kwaliteitsverbeteringstraject met als speerpunt gebruikersgemak verbeteren

reorganisatie DIV: Substitutie 1-1- 13: volledig digitaal

16 Kritische succesfactoren Zorg voor commitment bij MT, in woord en daad Maak leidinggevende verantwoordelijk voor digitaal en zaaksgewijs werken Richt tijdig een adequate beheerorganisatie (DIV en ICT) in, die dit kan ondersteunen Investeer in gebruikersgemak van de applicatie Intensieve nazorg door digi div ers Zorg voor kennis recordmanagement Zorg voor voldoende budget! Trek het uit de documentaire hoek: processen zijn leidend. (PIR)

ondersteunen Investeer in gebruikersgemak van de applicatie Intensieve nazorg door digi div ers Zorg voor

17 Kritische succesfactoren Zie de uitrol als een (cultuur) veranderingstraject Neem de tijd, een verandering moet inzinken Zorg voor een leidende coalitie die de verandering trekt: ambassadeurs onder de gebruikers en leidinggevenden! Zorg voor een enthousiast projectteam/beheerorganisatie: ENERGIE!

een leidende coalitie die de verandering trekt: ambassadeurs onder de

18 Vragen?

19 Workshops Workshops Workshop 1 Implementeren van een verandering (VERVALLEN) Workshop 2 Zaaksgewijs archiveren en zaken met een luchtje Zaal 3, Heleen en Martijn Workshop 3 Digitaal werken en archiveren in de praktijk Kapel, Jan en Roel

en zaken met een luchtje Zaal 3, Heleen en Martijn

Vergelijkbare documenten

Pilot e-depot uitplaatsing Demonstratie projectarchief aanleg Turborotonde en e-depot Zeeuws Archief. toelichting. Hanneke van Aalst (Zeeuws archief)

Pilot e-depot uitplaatsing Demonstratie projectarchief aanleg Turborotonde en e-depot Zeeuws Archief toelichting Hanneke van Aalst (Zeeuws archief) Een beschouwing vanuit Provincie Zeeland Sjaak Portegies