Is kwaliteit uw zorg?" Wim Plas, teamleider Provincie Zuid-Holland

Transcriptie

1 Is kwaliteit uw zorg?" Wim Plas, teamleider Provincie Zuid-Holland

2 Is kwaliteit uw zorg? " EVEN VOORSTELLEN: Wim Plas 53 jaar jong Provincie Zuid-Holland Teamleider Vader van 3 dochters Opa van een kleinzoon

3 Is kwaliteit uw zorg? " PROVINCIE ZUID-HOLLAND: o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De provincie meet 3403 km² en het aantal inwoners is o Provinciehuis Den Haag o Commissaris van de Koningin: Jaap Smit o Ambtelijk apparaat: 1800 medewerkers

4 Is kwaliteit uw zorg? " Onder de titel Digitale Route steekt de provincie Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt vervangen, procesmanagement, een documentmanagement en workflowsysteem wordt geïntroduceerd, de dienstverlening via internet gaat op de schop en er wordt gewerkt aan centrale basisregistraties". Binnenkort moet elke provincieambtenaar een digitale dienstverlener zijn.

5 Is kwaliteit uw zorg? GS/DT/provincie-secretaris spreken boodschap van urgentie uit: Verantwoord digitaal werken en een juiste archivering zorgt voor verhoging van de service naar onze klanten en risicoreductie van onze verantwoordingsplicht naar de burger

6 Is kwaliteit uw zorg?"

7 Is kwaliteit uw zorg?" Veranderen": Beleving was: VER bij mij vandaan en vooral voor ANDEREN

8 Is kwaliteit uw zorg? Na uitrol digitaal werken, introductie ECM, workflow management, procesmanagement: transitie-fase : - Nieuwe rol behandelend ambtenaar: digitaal werken - Nieuwe rol DI-medewerker (e-dossierspecialist) adviseren, ondersteunen, controleren - Beschrijven DI: werkprocessen (postverwerking, monitoren en sturen, uitvoeren recordmanagement, verstrekken van informatie) - Handboek DI & werkinstructie s, machtiging substitutie

9 Is kwaliteit uw zorg? Verbeterprojecten: - Mens: Behandelend ambtenaar als dossiereigenaar - Kennis: Kwaliteitsverbetering Folderplannen, - Proces: nieuw DI-werkproces: monitoren en sturen - Techniek: Upgrade IDMS

10 Is kwaliteit uw zorg? Belangrijk DI-werkproces: Monitoren en sturen van e-dossiers Uitvoeren van een kwaliteitsmonitor leidt tot een goed, geordend en toegankelijk e-dossier Afleggen van verantwoording Sluit ook aan op de archiefinspectie PAI die rapporteert aan DT, GS

11 Is kwaliteit uw zorg? Kwaliteitsoordeel e-dossier op grond van dossierkenniskaart (DKK) Groen Compleet volgens DKK en goed ontsloten Oranje Compleet maar niet binnen juiste map Rood Er ontbreken archiefwaardige documenten

12 Is kwaliteit uw zorg? Geconstateerde fouten 2012 Besluitenworkflow buiten template 12% 4% 5% 1% Documenten in verkeerde dossier Metadata documenten niet ingevuld 0% 15% Metadata dossier niet ingevuld 1% 5% 0% 3% Verkeerde mappen in template Dossier Incompleet Naamgeving niet volgens de DKK 17% Documenten in verkeerde submap of buiten de template Document(en) gereserveerd/ vergrendeld Verkeerde mappenstructuur in dossier 37% Dossier naar archief Dossier leeg

13 Is kwaliteit uw zorg?

14 Is kwaliteit uw zorg? STELLING: De kwaliteit van de informatiehuishouding van de organisatie wordt bepaald door de wijze waarop het collectief van de medewerkers omgaat met informatie en de geldende kaders en afspraken hierover.de individuele medewerker wordt hier op aangesproken in zijn/haar jaarlijkse P-gesprek * Medewerkers: ontvanger, creator, beslisser, beheerder... * Informatie is ook archiefbescheiden

15 Is kwaliteit uw zorg? TERUGKOPPELING STELLING

16 Is kwaliteit uw zorg? > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Aanleiding: Nieuwe ontwikkelingen.! Externe invloeden: - Visiebrief Minister Plasterk 2012 digitale dienstverlening: I-samenleving in 2017! - Archief Nieuwe technologische ontwikkelingen

17 Is kwaliteit uw zorg?

18 Is kwaliteit uw zorg? > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Intern Visie DI 2013: opdracht DT; minder ondersteuning Behandelend ambtenaren verantwoordelijk voor de uitvoering van hun projecten, dus ook de zorg voor funding en moeten zich voor deze funding verantwoorden door bewijsinformatie te leveren die is vastgelegd in documenten (Funding: zorg voor financiën, personeel, materieel en informatie..!)

19 Is kwaliteit uw zorg? > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Audit Eenheid Audit & Advies: Audit op het DI-werkproces monitoren en sturen van e- dossiers: Advies: introduceer risicomanagement : monitor vooral de risicovolle e-dossiers

20 Is kwaliteit ook zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Rapport: verhaal van de ambtenaar : Het unieke, het persoonlijke wat iemand nog heeft is kennelijk niet belangrijk meer (.), ik voel mij eigenlijk een beetje het verlengstuk van de computer Misschien heeft het ook te maken met automatisering ervaring. Ik bedoel, ik ben ook de jongste niet meer en ik werk al heel lang. En ik neem mij ieder jaar weer voor, ik ga minder op papier doen en toch.

21 Is kwaliteit uw zorg? > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Rapport: verhaal van de ambtenaar : Leidinggevenden in het primaire proces leggen het probleem van nieuwe werkwijzes bij de medewerkers. Zij worden persoonlijk minder geconfronteerd met de veranderingen, waardoor bewustwording en begrip met enige vertraging zijn ontstaan.

22 " Is kwaliteit uw zorg? "

23 "Is kwaliteit uw zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE GS/DT hebben besloten dat: kwaliteit van archivering - Onderdeel uit gaat maken van de bedrijfsvoeringsparagraaf van de Provinciesecretaris: - Onderdeel P&C-cyclus: - Onderdeel moet zijn van directieplannen: - Onderdeel moet zijn van start-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken medewerkers.

24 "Is kwaliteit uw zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Sturing DT door rapportages: - Provinciaal archivaris: 1 keer per 2 jaar: - DI: tussen liggende jaren: Op basis van ontwikkeld auditinstrument : - Baseline informatiehuishouding IPO: - KPI s VNG: - Interne kwaliteitsintrumenten - Informatiestructuurplan (bedrijfsapplicaties)

25 "Is kwaliteit uw zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Ondersteuning behandelend ambtenaar door informatiecoach : (Project verhogen kennis BA) - Vergroten zelfredzaamheid behandelend ambtenaar: - Helpt de behandelend ambtenaar zijn informatie te ordenen en terug te vinden: - Vertalen behoefte klant naar product of dienst; - Vertalen behoefte klant naar functioneel beheer;

26 "Is kwaliteit uw zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Opleidingstraject informatiecoach: Project verhogen kennis behandelend ambtenaar De zelfredzame ambtenaar vraagt om een zelfredzame informatiecoach

27 "Is kwaliteit uw zorg?" > PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE INFORMATIECOACH: Investeren in opleiding: effectief in gesprek, effectief beïnvloeden : - Inzicht in eigen overtuigingen: - Doelgericht communiceren met respect gesprekspartner

28 Is kwaliteit uw zorg?" VERANDEREN: Het is niet de sterkste, nog de intelligentste die overleeft, maar degene die het best omgaat met de verandering

29 "Is kwaliteit uw zorg?"

30 Is kwaliteit uw zorg?" Contact: Wim Plas, of