Vandaag werkt u aan het archief van morgen ing. Ronald Holdijk

Transcriptie

1 Vandaag werkt u aan het archief van morgen ing. Ronald Holdijk De archiefwet is er duidelijk over: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren... Archieven zijn van belang voor historisch onderzoek, recht- en bewijszoekenden en natuurlijk als het geheugen van de organisatie zelf. En niet alleen voor overheden is archiveren noodzakelijk. Management van bedrijven en instellingen eisen ook helderheid over de totstandkoming van beleid. Dit laat weinig ruimte voor twijfel over voor wat betreft het nut en de noodzaak van archiveren. Door zaken vooraf goed te organiseren voorkomt u een tijdrovende inhaalslag achteraf. Bij het woord archief wordt al snel de associatie gelegd met stof, vergeeld papier en vervormde ordners. Archieven hebben doorgaans niet de aandacht die zij op grond van hun belang verdienen. We dienen ons te realiseren dat wij in ons werk het archief vormen voor toekomstige generaties. En we maken het hen niet gemakkelijk. heeft goeddeels de rol van papieren correspondentie overgenomen en gaat doorgaans in zijn snelheid volledig voorbij aan postregistratieprocedures. Beleidsstukken gaan in digitale vorm over en weer, versiebeheer is ver te zoeken. De geordende wereld van de klassieke DIV-medewerker wordt grondig ondermijnd door de digitale workflow. Moet u zich eens voorstellen wat er gebeurt als over vijf jaar een medewerker uw besluitvormingsproces probeert te reconstrueren. Ter voorkoming van deze dreigende vorm van collectief geheugenverlies schrijft de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (23 febr. 2002) voor dat uw documentaire structuur is vastgelegd in een documentair structuurplan (dsp). Een dsp beschrijft de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd, ingedeeld en gerangschikt. Deze regeling geldt zowel voor papieren als digitale documenten. Aan u de taak te beschrijven Collectief geheugenverlies DSP? 21

2 hoe uw documentlogistiek eruit ziet. Dit lijkt zo op het eerste oog bijna onbegonnen werk. Met name daar waar digitale en papieren documenten elkaar afwisselen. U kunt echter wel degelijk orde scheppen in de chaos. GEA benadert dit soort vraagstukken vanuit de werkprocessen in de organisatie. Wij beschrijven de werkprocessen door ten eerste op hoofdlijnen de processtappen te benoemen en ten tweede te beschrijven welke documenten daarbij een rol spelen als startimpuls, voortgangsrapport of afsluiting. Op deze wijze vormt de documentlogistiek, uitmondend in archief, een integraal onderdeel van de werkprocessen. Ongeacht of deze documenten nu in digitale of papieren vorm door de organisatie gaan. Knelpunt in procesbeschrijving is altijd de afweging tussen autonomie van de medewerker in de inrichting van zijn werkzaamheden en de noodzakelijke regels die zijn vrijheid beperken. Door processen te borgen op basis van kerndocumenten komt u aan beide eisen tegemoet. Tegelijkertijd kunt u eisen stellen aan de archivering van kerndocumenten, hetzij in papieren, hetzij in duurzaam digitale vorm. Werkprocessen staan centraal Vrijheid van handelen met heldere documentaire structuur handelingsvrijheid werkproces vraag doc 4 doc 5 product is documentair verantwoordingspunt en levert kerndocument op De essentiële documenten in het werkproces worden benoemd als kerndocument en komen aan de orde in de procesbeschrijving en het documentair structuurplan. Een zaakgebonden dossier moet altijd bestaan uit tenminste de gedefinieerde kerndocumenten. Nietkerndocumenten kunnen enige tijd na afronding van de zaak uit het dossier worden verwijderd zodat alleen het kerndossier overblijft om te archiveren. Deze benadering met behulp van kerndocumenten stelt Kerndocumenten 22

3 u in staat dossiers te controleren op volledigheid. Tevens kunt u de doorlooptijd van dossiers bewaken. Ter verduidelijking in het kader een casebeschrijving. In het beschrijven van uw werkprocessen en kerndocumenten dient u wel rekening te houden met de bepalingen rondom de selectielijst. In een selectielijst legt u vast welke documenten u eeuwig bewaart en welke documenten u na verloop van een vastgesteld aantal jaren vernietigt. U bent namelijk niet alleen verplicht te archiveren, ook vernietigen van documenten waarop geen bewaarplicht rust behoort tot uw verplichtingen. De selectielijst dient formeel te worden vastgesteld door de minister van OCenW. In de afgelopen jaren hebben samenwerkingsorganisaties van overheden gezamenlijk selectielijsten opgesteld en laten vaststellen. Zo zijn er selectielijsten vastgesteld voor onder meer gemeenten, universiteiten en provincies. Enig zoekwerk kan u veel tijdwinst opleveren. Verplicht vernietigen Een wetenschappelijke afdeling van een universiteit verricht onderzoek voor derden, bijvoorbeeld een producent van elektronische componenten. In de startfase van het onderzoek worden de projectopdracht opgesteld, begrotingen gemaakt en doelstellingen geformuleerd. Dit resulteert in een projectvoorstel. De opdrachtgever accordeert het projectvoorstel door middel van een getekende opdrachtbevestiging. Het onderzoek resulteert in een eindrapport, aangeboden aan de opdrachtgever. Opdrachtgever accepteert het eindrapport met een formele getekende acceptatie. Door deze procesbeschrijving op basis van kerndocumenten kan exact voorspeld worden hoe het kerndossier eruit gaat zien; er kan zelfs een planning op basis van doorlooptijden opgesteld worden. Betrokkenen kunnen middels een rappel worden herinnerd aan het feit dat één van de kerndocumenten nog ontbreekt, of, in het kader van workflowmanagement, gewezen worden op het feit dat een document nog niet is ingeboekt terwijl de voorspelde doorlooptijd is verstreken. Medewerkers houden een relatief grote autonomie omtrent de inrichting van hun werkzaamheden, zij zijn echter gehouden aan de gedefinieerde rapportages. De procesbeschrijving geeft ook uw medewerkers een helder kader waarbinnen men opereert. Het is voor iedereen duidelijk hoe met documenten omgegaan moet worden. Ondanks een zorgvuldige procesbeschrijving blijft het slagen van dit soort procesredesign afhangen van de discipline van medewerkers. Documentaire Succesfactor proces re-design 23

4 managementsystemen kunnen u helpen een rigide structuur te bouwen waarin medewerkers dwingend wordt opgelegd te werken volgens de documentaire structuur van de organisatie. De beste basis voor het slagen van een dergelijke operatie is echter expliciet te maken wat de voordelen voor de medewerker zelf zijn, zoals het besparen van tijd doordat archiveren een logisch uitvloeisel is van het primaire proces, maar ook snelle beschikbaarheid van actuele documenten door de eenduidige structuur van opslaan. Beleidsstukken in een middelgrote gemeente worden door de gemeentesecretaris netjes elke dinsdagmiddag per rondgestuurd aan de raadsleden. Raadsleden ontvangen zo een bericht met diverse bijlagen, zoals de agenda, notulen de van vorige vergadering en ingezonden stukken. De secretaris krijgt regelmatig klachten van raadsleden die de documenten via hun telefoonlijn binnen moeten halen en een half uur tot drie kwartier aan het downloaden zijn. Of dat niet handiger kan. De secretaris heeft een nieuwe methode ontwikkeld. Elke vergadering krijgt een eigen map op de server. In deze map komen pdf-files van de agenda en notulen, papieren ingezonden stukken worden gescand en ook in de map geplaatst. Hij slaat zo twee vliegen in één klap Raadsleden kunnen inloggen op de server en de stukken raadplegen en downloaden wanneer het hen uitkomt. Bovendien vormt zich op deze wijze een gestructureerd digitaal archief. Zoals u verplicht bent archieven in geordende en toegankelijke staat te houden, bent u ook verplicht archiefbescheiden ouder dan twintig jaar, die volgens de vastgestelde selectielijst blijvend bewaard moeten worden, over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Hierop is een aantal uitzonderingen mogelijk. Stukken zijn op dat moment in principe openbaar en moeten dan ook beschikbaar zijn voor raadpleging door derden. Archiefbescheiden moeten op dat moment voldoen aan de voorschriften voor duurzame bewaring, vastgelegd in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Dat houdt onder meer in dat stukken ijzervrij moeten zijn en verpakt in zuurvrije mappen en dozen. Bovendien moet de ruimte waar u archieven bewaart voldoen aan de voorschriften zoals vastgelegd in de regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. IJzer- en zuurvrij 24

5 van archiveren achteraf... stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 archief doc 4...naar archiveren als integraal onderdeel van het werkproces stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 doc 4 document server (multi-channel) dossier archief stap 1 stap 2 Zoals het voorbeeld in het figuur laat zien kunt u uzelf een grote hoeveelheid werk besparen door uw archief al tijdens het proces te (laten) vullen. Let bij deze werkwijze wel op de bepalingen rondom digitale duurzaamheid in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Op deze manier wordt uw archief integraal onderdeel van uw werkprocessen en vormt het geen lastige en tijdrovende sluitpost. Uw opvolger zal u over tien jaar dankbaar zijn. 25