Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1"

Francisca Adriana Beckers
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Omgeving van de zaak in kaart Een schildering van een zoektocht Rienk Jonker 6 juni 2011 Modellen #KVAN11 2 Naamgeving #KVAN11 3 #KVAN11 1

Geconfronteerd met Digitaal werken (zaaksgewijs werken) Wet, normen, standaarden en baselines Rol van de functie documentaire informatievoorziening in Architectuur Digitaal werken (zaaksgewijs

2 Geconfronteerd met Digitaal werken (zaaksgewijs werken) Wet, normen, standaarden en baselines Rol van de functie documentaire informatievoorziening in Architectuur Digitaal werken (zaaksgewijs werken, samenwerken, het nieuw werken etc.) #KVAN11 4 Architectuur #KVAN11 5 Route Schets van onze zoektocht Belangrijkste resultaten Grip gekregen op de materie Je gaat het pas zien als je het doorhebt Basis voor vervolg We kunnen iets uitleggen aan collega s van IM, ICT en uit de organisatie zelf Mogelijke methode voor het vaststellen benodigde metadata #KVAN11 6 #KVAN11 2

3 Uitdagingen Betrouwbare informatiehuishouding Relevante digitale gegevens met behoud van context duurzaam toegankelijk De archiefbewaarplaats krijgt waar het recht op heeft Datgene wat weg mag/moet gaat ook echt weg #KVAN11 7 De uitdaging Inbedden van de archieffunctie in de architectuur en de processen Stelling: In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is #KVAN11 8 De omgeving Zoveel hoofden zoveel zinnen Actoren / partijen» Regelgevers» Gebruikers» Ondersteuners» Commerciële partijen Spraakverwarring / termen / begrippen Invalshoeken / aanvliegroutes Voldoen aan Regelgeving normen en referentiekaders Doelmatigheid, Transparantie Concepten Dienstverlening Bedrijfsvoering I-governance E-overheid Records management #KVAN11 9 #KVAN11 3

4 Uitgangspunten af van het papieren paradigma handzame instrumenten algemeen toepasbaar onderhoudbaar herbruikbaar concreet continuiteit één taal behoefte aan zinvolle naamgeving #KVAN11 10 Onze route Conventies Grondlaag voor het aflakken Onderdelen Metadata & Metadataschema Documenttypen Zaaktypen Thema s etc. rubriceren Termen Statussen Gegevenstypen / Datatypen #KVAN11 11 Metadata Benodigde metadata op een rij krijgen Onderzocht NEN Set van het rijk (baselines) Moreq2 (bijlage 9) Zijdelings gekeken naar ISAD, ISAAR en ISDF Conclusie Allemaal te abstract en in de praktijk niet goed bruikbaar #KVAN11 12 #KVAN11 4

NEN 23081 6-6-2011 #KVAN11 13 En toen Terug naar de basis Beschrijven van de objecten en groepering van de type gegevens die nodig zijn Uitgaan van een wat ouder idee Wat zijn eigenlijk metadata en

5 NEN #KVAN11 13 En toen Terug naar de basis Beschrijven van de objecten en groepering van de type gegevens die nodig zijn Uitgaan van een wat ouder idee Wat zijn eigenlijk metadata en metadataschema s #KVAN11 14 Metadata Een gestructureerde verzameling van gegevens waarmee modellen, regels, data, logica, diensten, en de onderlinge samenhang wordt beschreven» (BPM Basics For Dummies) Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefstukken en hun beheer door de tijd heen beschrijven.» (NEN 2082) Gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt bij een omvangrijke hoeveelheid beheershandelingen.» (Michael Day) #KVAN11 15 #KVAN11 5

6 Metadata #KVAN11 16 Etiket Inhoud Kwaliteit Winkel (herkomst) Gebruik Bewaring Techniek #KVAN11 17 Identificatie Interpreteerbaarheid Authenticiteit Vindbaarheid Beschikbaarheid Weergave Audit, Logging en trace Uitwisselbaarheid Reconstrueerbaarheid Rechten Functie metadata #KVAN11 18 #KVAN11 6

Centraal Beschrijven van de dingen en niet de inhoud Een wegwijzer, een schematisch overzicht 6-6-2011 #KVAN11 19 Beschrijving der dingen Schema, model, ontologie Een formele specificatie van een

7 Centraal Beschrijven van de dingen en niet de inhoud Een wegwijzer, een schematisch overzicht #KVAN11 19 Beschrijving der dingen Schema, model, ontologie Een formele specificatie van een conceptueel model, waarin concepten, eigenschappen, relaties, functies, voorwaarden en axioma's expliciet zijn beschreven #KVAN11 20 Wat beschrijven Zoeken naar basis- of kerngegevens voor het zaakgewijs werken en de archieffunctie die invariant in tijd zijn Weinig veranderen Benoemen van de objecten waarin die gegevens te groeperen zijn #KVAN11 21 #KVAN11 7

8 De stukken Tegenwoordig: Informatieobjecten Geheel van gegevens met een eigen identiteit. Hebben een doel Bevatten gegevens Deze komen ergens vandaan Worden weer (her)gebruikt En zijn te beschrijven als Registers, documenten, lijsten, reeksen, series (ztc, dtc, pdc, zaak, zaaktype, etc.) Het zijn dus dingen #KVAN11 22 Basis model Lagen Logisch Opdracht / taak / doel / reden» Activiteit (proces, project, programma, samenwerking etc.) functionaliteiten informatie Fysiek systemen gegevens #KVAN11 23 Lagenmodel #KVAN11 24 #KVAN11 8

Huidige situatie 6-6-2011 #KVAN11 25 En RM?

zaken Projecten Door relatie te leggen proces en RM Generiek proces RM

9 Huidige situatie #KVAN11 25 En RM? Archieffunctie inbedden in de activiteiten van de organisatie Processen / zaken Projecten Door relatie te leggen proces en RM Generiek proces RM proces (15489) RM functionaliteit (2082) #KVAN11 26 Archieffunctie en lagen #KVAN11 27 #KVAN11 9

10 Ding in zijn omgeving #KVAN11 28 Ding - kenmerken Naam Omschrijving / definities Elementen Levert aan Ontvangt van Functionaliteiten Opmerkingen Herkomst / grondslag #KVAN11 29 Meta-schema het leveren van een overzicht en het geven van inzicht in de onderlinge relatie tussen de objecten (de dingen) die een rol spelen binnen zowel het zaaksysteem als het archiefsysteem het dienen als referentiekader voor discussies over de informatiehuishouding Groeperen van dingen / plaatsen in een logisch verband #KVAN11 30 #KVAN11 10

11 Centraal register #KVAN11 31 Proces e.o #KVAN11 32 Het dossier #KVAN11 33 #KVAN11 11

Het volledige schilderij 6-6-2011 #KVAN11 34 Werkwijze 6-6-2011 #KVAN11 35 En nu?

12 Het volledige schilderij #KVAN11 34 Werkwijze #KVAN11 35 En nu? Geheel is een basis om grip te krijgen Onderdelen gebruikt voor aanbesteding zaaksysteem Ontwikkelingen voorlopig gestopt Basis is te smal (alleen Leeuwarden) Landelijke ontwikkelingen (baselines, KING) Onderdelen bruikbaar voor project kaders en standaarden Verdere inbedding RM functie in de gemeente #KVAN11 36 #KVAN11 12

13 #KVAN11 37 #KVAN11 13

Vergelijkbare documenten

Structuur in digitale chaos

Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong 2 3 4 Risico: authenticiteit 5 Risico: onbetrouwbare toegang ondeskundig gebruik 2. Betrouwbaarheid