Bijlage 5.1 Zaakgericht (samen)werken en ondersteunende voorzieningen

Transcriptie

1 Bijlage 5.1 Zaakgericht (samen)werken en ondersteunende voorzieningen Het uitvoering geven aan de Omgevingswet vindt plaats door het, veelal in samenwerking, uitvoeren van keten- en bedrijfsprocessen (zie bijlage 4). Veel gemeenten en ook andere organisaties zoals waterschappen, provincies, omgevingsdiensten en veiligheidsregio s voeren hun processen zaakgericht uit, het zgn. zaakgericht werken. In deze bijlage gaan we in op de toepasbaarheid van het zaakgericht werken bij de uitvoering van de Omgevingswet en wat daarvoor nodig is. Toegevoegde waarde zaakgericht werken Met zaakgericht werken bedoelen we 'digitaal zaakgericht werken', dus met de ondersteuning van (een) geautomatiseerd informatiesysteem(en). Dat kan een zaaksysteem zijn maar ook een andere applicatie. Zaakgericht werken is evenwel iets anders dan het werken met een zaaksysteem, het is immers een bepaalde manier van werken. Als verbijzondering van procesgericht werken betekent dit het in samenhang besturen, bewaken en uitvoeren van de activiteiten van een organisatie over de afdelingsgrenzen heen teneinde een bepaald resultaat te bereiken. Aanleiding en resultaat, voor respectievelijk van het proces, zijn belangrijke ingrediënten van het zaakgericht werken. De zaak is pas af als er een bij de aanleiding passend resultaat bereikt is. Dat vereist creativiteit en inlevingsvermogen van de zaakbehandelaren: hoe bereiken we een zoveel mogelijk bij de aanleiding passend resultaat? Kenmerkend aan zaakgericht werken is dat de informatie gebundeld wordt die tijdens de uitvoering ontvangen en gecreëerd wordt: het opbouwen van het zaakdossier. Dit waarborgt dat de informatie over de uitvoering van het proces cq. de zaak toegankelijk is voor alle betrokkenen, in- en extern. Zaakgericht werken geeft aldus grip op de uitvoering van het bedrijfsproces en maakt de informatie daarover transparant. Dit zijn belangrijke aspecten voor het uitvoering geven aan de Omgevingswet. Het in ketensamenwerking bereiken van een bepaald resultaat vereist afstemming van de werkzaamheden van de ketenpartners en toegang tot elkaars informatie. Bijzonder aan zaakgericht werken is dat een taal ontwikkeld is (RGBZ, ImZTC, StUF-Zaken, ZaakDocumentServices) voor het digitaal communiceren over zaken. Applicaties die het zaakgericht werken ondersteunen maken het mogelijk dat afdelingen van een organisatie en ketenpartners, met ieder hun eigen informatievoorziening, digitaal samen kunnen werken aan zaken. Ook dit is een belangrijk aspect bij de uitvoering van de Omgevingswet. Uit het voorafgaande moge blijken dat het zaakgericht uitvoeren van bedrijfsprocessen voordelen biedt. Maar, lenen de processen ter uitvoering van de Omgevingswet zich om zaakgericht aan te werken? Naarmate het verloop van een proces en de uitkomst daarvan meer voorspelbaar is, leent een dergelijk proces zich beter voor het zaakgericht werken. In dat geval is het immers goed mogelijk om statussen en doorlooptijden van te voren te bepalen en daarop de voortgang te bewaken. De in hoofdstuk 4 onderkende bedrijfsprocessen zijn in onderstaande figuur gepositioneerd op de assen van voorspelbaarheid van procesverloop en procesuitkomst. We concluderen daaruit dat het merendeel van de bedrijfsprocessen (linksboven) zich goed lenen om als zaken uitgevoerd te worden. Voor enkele bedrijfsprocessen is dat in mindere mate het geval (rechtsonder). Bedrijfsprocessen als het opstellen van een omgevingsplan of een omgevingsvisie hebben karaktertrekken van projecten: een individueel verloop en een inhoudelijk beperkt voorspelbare uitkomst. Het dossier-aspect van zaakgericht werken, het bundelen van de informatie bij de zaak, biedt evenwel ook bij deze bedrijfsprocessen voordelen. Van de gemeenschappelijke zakentaal kan gebruik gemaakt worden voor het communiceren en het delen van informatie over dergelijke bedrijfsprocessen. En het biedt de mogelijkheid relaties te leggen tot andere bedrijfsprocessen die zaakgericht worden uitgevoerd, zoals bezwaren behandelen op een verleende omgevingsvergunning. Daarmee wordt consistente, samenhangende en vindbare informatie geborgd, voor alle bedrijfsprocessen. We duiden dit aan met zaakgericht registreren 1 : het documenteren van de uitvoering van een bedrijfsproces als ware het een zaak. 1 Voor meer info over zaakgericht werken en zaakgericht registreren, zie het KING katern zaakgericht werken: 1

2 Hoe zaakgericht (samen) te werken? Met bovenstaande bedrijfsprocessen wordt door de gemeente uitvoering gegeven aan haar taken in het kader van de Omgevingswet. In veel gevallen is voor het bereiken van het beoogde resultaat sprake van samenwerking met ketenpartners zoals omgevingsdiensten, waterschappen en veiligheidsregio s. Dat vindt plaats in een ketenproces waaraan door de ketenpartners met ieders bedrijfsproces uitvoering wordt gegeven (zie onderstaande figuur). Dit ketenproces uitvoeren als zaak zou betekenen dat de zaakcoördinator rechtstreeks de medewerkers van de betrokken ketenpartners aanstuurt en dat alle betrokkenen bij de ketenzaak op elk moment kunnen beschikken over en omgaan met alle informatie over en bij de zaak en van dezelfde functionaliteit (informatiesysteem) gebruik kunnen maken. Dit is niet realistisch cq. vooralsnog niet te realiseren. Aan het ketenproces geven we derhalve invulling met de uitvoering van zaken bij en door de betrokken ketenpartners, zoals in onderstaande figuur gevisualiseerd. De perceptie van de burger/bedrijf moet geborgd worden dat er sprake is van één proces bij de overheid. In de praktijk leidt dit telkens tot een stelsel van gerelateerde zaken bij de desbetreffende ketenpartners waarmee invulling gegeven wordt aan het ketenproces. Van belang is dat duidelijk is wie de regie heeft op het tot een goed einde brengen van het ketenproces. Er is derhalve altijd één zaak, die van de regisserende ketenpartner, die van het begin tot het einde van het ketenproces loopt, waar regie op de afhandeling van het ketenproces wordt gehouden en van waar uit de burger/bedrijf primair geïnformeerd wordt. Ketenpartijen kunnen over het informeren andere afspraken maken mits dat voor betrokken burgers en bedrijven niet tot onduidelijkheid leidt ( kastje en muur ). We visualiseren dit in onderstaande figuur voor de situatie waarbij de gemeente de regie voert over de behandeling van een vergunningaanvraag en afgesproken is dat die gemeente alle communicatie met de aanvrager onderhoudt. De afspraken over wie doet wat, hoe doet elke ketenpartner dat en waarop kunnen partijen elkaar aanspreken, worden vastgelegd in zgn. zaaktypen. Voor een goede samenwerking moeten deze op elkaar aansluiten. Gezien de vele samenwerkingsrelaties vereist dit gemeenschappelijke zaaktypen 2

3 als uitgangspunt. Gezamenlijk vormen die een generieke zaaktypecatalogus (zie verder het KINGkatern Zaakgericht werken). Voorzieningen om samen te werken aan zaken Om haar eigen zaken uit te kunnen voeren dient elke ketenpartner digitaal te werken en over (een) applicatie(s) te beschikken die minimaal het zaakgericht uitwisselen ondersteunt (het eerder genoemde digitaal communiceren over zaken) en idealiter zaakgericht registreren dan wel zaakgericht werken ondersteunt (afhankelijk van het type bedrijfsproces). Het faciliteren van het samenwerken aan het ketenproces vergt meer dan het elkaar kunnen vragen om een te leveren product/advies cq. een uit te voeren zaak. Samenwerking tussen alle betrokkenen gaat verder dan alleen één-op-één contacten. Bovendien, burgers en bedrijven zijn ook betrokkenen. Samenwerking met hen is niet minder belangrijk, is zelfs één van de ambities van de Omgevingswet. Zij werken op hun eigen wijze, niet persé zaakgericht of met een zaaksysteem. Tevens moet geborgd worden dat alle betrokkenen, daar waar zinvol, over alle relevante informatie over het ketenproces kunnen beschikken. Verder, met alleen het in samenhang uitvoeren van gerelateerde zaken zijn we er nog niet. Er moet ook samenwerking en inhoudelijke afstemming plaatsvinden tussen de betrokkenen. We onderscheiden de volgende groepen gezamenlijke functionaliteiten om de samenwerking aan zaken te faciliteren: a. Een gezamenlijke zaken- en documenten-registratie voor de keten hierin is voor alle ketenpartij alle informatie te vinden, voor zover afgesproken is dat die gedeeld wordt, over de zaken (cq. bedrijfsprocessen) waarmee invulling wordt gegeven aan ketenprocessen en over de bijbehorende documenten. Waar mogelijk kan die informatie ook gedeeld worden met initiatiefnemers, belanghebbenden en andere burgers en bedrijven, rechtstreeks (OLO) en via MijnOverheid. Alle ketenpartners zorgen er voor dat hun zaakinformatie beschikbaar is in de gemeenschappelijke zaken- en documentenregistratie. b. Cocreatie-omgeving uitvoering een voorziening waarin medewerkers van bevoegde gezagen en andere ketenpartijen die samenwerken in een ketenproces, bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning en het toezicht houden, met elkaar kunnen sparren over oplossingsrichtingen en de meest optimale uitkomst kunnen afstemmen. Door verbinding met de voorziening ad. a beschikken zij over alle relevante informatie. 3

4 c. Cocreatie-omgeving initiatieffase een voorziening waarin een initiatiefnemer met vertegenwoordigers van bevoegd gezag, belanghebbenden en relevante ketenpartijen het initiatief kan verkennen en dit in cocreatie kan aanpassen en finetunen op maximale haalbaarheid. Door verbinding met de voorziening ad. a kan de relatie gelegd worden met de desbetreffende zaak en is de gecreëerde informatie toegankelijk voor betrokkenen. De functionaliteiten zouden deel uit kunnen maken van een doorontwikkeling van de OLO. De regie op de gegevens en het gebruik daarvan in de cocreatieomgeving ligt hier deels bij de initiatiefnemer. d. Cocreatie-omgeving planvorming een voorziening waarin medewerkers van bevoegde gezagen en andere ketenpartijen en belanghebbenden (burgers en bedrijven) met elkaar kunnen sparren over oplossingsrichtingen en de meest optimale uitkomst kunnen afstemmen aangaande omgevingsplannen en -visies. Door verbinding met de voorziening ad. a kan de relatie gelegd worden met de desbetreffende zaken en is de gecreëerde informatie toegankelijk voor betrokkenen. e. Indienings-omgeving een voorziening voor het indienen van initiatieven, aanvragen, meldingen, klachten, signaleringen, bezwaren e.d. door burgers en bedrijven. In te vullen met een doorontwikkeling van de OLO en generieke voorzieningen (GDI) en reeds onderscheiden in de architectuur van het DSO. Voor de hand liggend is dat ingediende documenten onderdeel worden van de voorziening ad. a. Deze voorzieningen moeten onderdeel zijn van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), met elkaar verbonden zijn en aansluiten op de GDI en daarmee zoveel mogelijk gebruik van generieke voorzieningen zoals digid, e-herkenning, berichtenbox, MijnOverheid, PDOK en van ruimtelijke visualisatie- en analyse-mogelijkheden. In bovenstaande figuur visualiseren we de voorzieningen in de basisarchitectuurplaat DSO. 4

5 Conclusies en aanbevelingen Uit het voorafgaande trekken wij de volgende conclusies en doen wij de daaropvolgende aanbevelingen. Conclusies: 1. Voor de bedrijfsprocessen ter uitvoering van de Omgevingswet biedt zaakgericht werken toegevoegde waarde. Zaakgericht werken is het meest geëigend voor bedrijfsprocessen waarbij het procesverloop van de uitvoering telkens min of meer hetzelfde is en de uitkomst van het proces in redelijke mate voorspelbaar is. Voor de overige bedrijfsprocessen biedt zaakgericht registreren, het documenteren van de uitvoering van een proces als ware het een zaak, toegevoegde waarde. 2. Aan de samenwerking tussen ketenpartijen bij de uitvoering van de Omgevingswet in een ketenproces geven we invulling met de uitvoering van gerelateerde zaken bij de betrokken ketenpartners. Elke dergelijke zaak wordt behandeld door één ketenpartner. Eén van die ketenpartners voert met haar zaak regie op de afhandeling van het ketenproces; dit komt tot uiting in de zaak van die ketenpartij. 3. Het samen, door de ketenpartijen, uitvoering geven aan de Omgevingswet vergt niet alleen voorzieningen bij en afspraken tussen die ketenpartners maar ook gezamenlijke voorzieningen. Daarmee wordt onder meer invulling gegeven aan het begrip samenwerkingsruimte in het DSO. Het betreft voorzieningen voor: a. het samenwerken aan zaken in de vorm van een zaken-en documentenregistratie. b. het samen werken aan oplossingen in zgn. cocreatie-omgevingen tussen ketenpartijen onderling en met (of zelfs door) burgers en bedrijven. c. het indienen van initiatieven, aanvragen, meldingen, klachten, signaleringen, bezwaren e.d. door burgers en bedrijven (doorontwikkeling van OLO). Aanbevelingen: 1. Bij de uitvoering van de omgevingswet betrokken (keten)partijen voeren hun desbetreffende bedrijfsprocessen vanaf 2018 digitaal en zaakgericht uit dan wel registreren ten minste de informatie over de uitvoering van die processen digitaal en zaakgericht. 2. Ontwikkel een generieke zaaktypecatalogus, beschikbaar per 2018, voor de desbetreffende bedrijfsprocessen (zie hoofdstuk 4) en de gerelateerde bedrijfsprocessen bij ketenpartners die in ieder geval houvast geeft voor het, daar waar zinvol, op eenzelfde wijze uitvoeren van bedrijfsprocessen (transparantie), voor het samen uitvoering geven aan ketenprocessen (samenwerking), voor het uitwisselen van benodigde informatie (met ketenpartners, burger en bedrijf), al dan niet gebruik makend van gemeenschappelijke voorzieningen (informatiepositie) en voor het archiveren van de ontvangen en gecreëerde informatie (duurzame toegankelijkheid). Maak hierbij zoveel als mogelijk gebruik van reeds bestaande en breed gedragen zaaktypecatalogi (omgevingsdiensten, veiligheidsregio s). [vervolgproject 5.6] 3. Ontwikkel (een) koppelvlak(ken) waarmee ketenpartners onderling en met gemeenschappelijke voorzieningen zaakgericht informatie over onderhanden zaken kunnen uitwisselen, elkaar opdracht kunnen verstrekken tot de levering van diensten (adviezen e.d.) en elkaar op de hoogte kunnen houden van de voortgang van die levering. Betrek hierbij ook de informatie-uitwisseling met burgers en bedrijven. Maak zoveel mogelijk gebruik van al bestaande koppelvlakken zoals de StUF-zaak-document-services en van ervaringen zoals met de OLO. Borg de eenduidige toepasbaarheid en daarmee werkbaarheid in de praktijk, onder meer door testbaarheid, modulaire opzet (ondersteuning van een deel van een standaard) en aandacht voor problemen in operationele situaties. Bepaal prioriteiten voor de beschikbaarheid van koppelvlakken per 2018 en later. [vervolgproject 5.4] 4. Ontwerp en realiseer gezamenlijke voorzieningen voor het delen van informatie over zaken (zaken- en documentenregistratie), voor het samenwerken aan oplossingen (cocreatie) en voor het indienen van aanvragen e.d. (de laatste als doorontwikkelingen van OLO). Verbindt deze zoveel als mogelijk met cq. maak zoveel als mogelijk gebruik van andere voorzieningen binnen het DSO en generieke voorzieningen daarbuiten (waarbij het laatste de voorkeur geniet; GDI, PDOK e.d.). Bepaal prioriteiten voor het gefaseerd beschikbaar maken van deze voorzieningen. [vervolgproject 5.5] 5. Stel een handreiking op, beschikbaar per 2018, hoe ketenpartijen hun samenwerking in ketenprocessen in kunnen richten door digitaal zaakgericht te werken aan gerelateerde zaken, 5

6 op basis van generieke zaaktypen en gebruik makend van gemeenschappelijke voorzieningen en van koppelvlakken. Geef consequenties voor hun bedrijfsvoering, processen en informatievoorziening (zaaksystemen, archivering e.d.) aan. Borg dat ketenpartijen hun samenwerking op deze wijze vormgeven en ondersteun dit waar nodig met implementatieprogramma s e.d. [vervolgproject 5.11] 6. Geraadpleegde bronnen: 1) GEMMA-katern Zaakgericht werken (KING, 2016; zie 2) Globaal ontwerp Gegevensstromen Laaninfrastructuur (Geonovum, 14 april 2015; versie 1.0 concept) 6

7 7