Kort verslag van het symposium Wat te doen met een digitaal bestand?

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Kort verslag van het symposium Wat te doen met een digitaal bestand?"

Transcriptie

1 Kort verslag van het symposium Wat te doen met een digitaal bestand? 13 februari 2013 Provinciehuis Leeuwarden 1. Jetze Dijkstra opende de bijeenkomst namens de noordelijke archiefinspecties. 2. Geert-Jan van Bussel was dagvoorzitter en nam de leiding over. Hij wees erop dat niet alleen best practices maar ook mislukkingen kunnen helpen bij de opbouw van digitaal archiefbeheer. Het is daarom zaak vooral open met elkaar ervaringen te delen. 3. Jack de Vries presenteerde de uitkomsten van zijn onderzoek in het Noorden. Belangrijkste punt vond hij dat er aan bewustwording wordt gewerkt, zodat duidelijk wordt dat het hier niet alleen gaat om een technische- maar vooral ook om een organisatorische uitdaging. Daarbij moet je beginnen met het fundament en niet terugwerken vanuit een tevoren gerealiseerd dak (beeldspraak van een huis), maar wel rekening houden met het gebouw dat het fundament moet dragen. 4. Janneke Goudswaard van de gemeente Putten vertelde dat de traditionele DIV-ers waren getransponeerd tot informatiebeheerders. Hun communicatie met ICT is essentieel voor het slagen van verandertrajecten, want ze spreken verschillende talen. Het proces in Putten is met vallen en opstaan gegaan, maar het is belangrijk om toch gewoon te beginnen: je moet het doen. Belangrijkste winst is gehaald uit het bijeen brengen van creatiegebruik-beheer-bewaren en de koppeling tussen beleid en uitvoering/verantwoording. Door de bestuurders regelmatig aan te spreken en resultaten met hun te delen, werd een positief klimaat voor de cultuuromslag gecreëerd. Momenteel zit 40% van de informatie in het DMS (Verseon) en van het overige zal na opschoning misschien nog 20% over zijn ter plaatsing. Vanuit de basis is doorgebouwd aan een e-depotfunctie, die ook geschikt is voor aansluiting door anderen. Het nu al aanbrengen van structuur voorkomt reparatie achteraf, gesteld al dat dat nog mogelijk is, en bespaart aanzienlijke kosten. 5. Meiny Hummel van de gemeente Franekeradeel stelde dat goede informatievoorziening de schakel voor succesvol digitaal beheer is. Daarom streeft de gemeente naar koppeling van alle informatie aan het DMS. Veel is er gedaan aan bewustwording van de medewerkers, zodat het DMS leidend zou kunnen worden. Uitgangspunt is daarbij dat wat men thuis kan doen je op het werk ook mogelijk moet maken qua informatievoorziening. Er is veel geïnvesteerd in de persoonlijke opleiding van medewerkers, zodat men om kan gaan met de beschikbare middelen. Via de inzet van SmartDocuments is succesvol toegewerkt naar het afvangen van alle relevante gecreëerde documenten in het DMS. De beschikbaarheid van documenten in het DMS moet optimaal zijn voor alle medewerkers (werken als één afdeling). Het invoeren van de Baseline gebeurt in samenwerking met andere gemeenten in Friesland en de deelnemende groep is ondertussen al aardig uitgebreid. Dit maakt delen van kennis en ervaring tussen de gemeenten beter mogelijk.

2 6. Jan Schrotenboer van de gemeente Midden-Drenthe vertelde dat men daar in alles de klant centraal heeft gesteld. Alle zaken worden vanuit de klantvraag (ook intern) geregeld. Als gevolg hiervan worden alle zaken in één zaaksysteem (Mozard) afgehandeld. Dat betekende dat allerlei zaken dik moesten worden ingeregeld, omdat er geen aparte backoffice software meer voor wordt aangeschaft/gebruikt. Desnoods worden gegevens overgetypt in het zaaksysteem ( kloppelen ). Voor vrijwel alle programma s heeft men dit kunnen doorvoeren vanwege een optimale ondersteuning door het management. Er is een harde scheiding tussen oude en nieuwe situatie gehanteerd en slechts bij uitzondering is besloten tot digitalisering van dossiers die nog nodig waren. De relatie tussen de registraties en het zaaksysteem is direct gelegd omdat de zaak de grondslag voor registratie is. In het systeem zijn statussen (voor de klant) belangrijker dan de workflow. Alles is een zaak, waardoor er een groot aantal per onderwerp kunnen zijn, bijvoorbeeld afsluiten of bevriezen naast selectie en vernietigen of overbrengen. Naast (waar mogelijk) een definitieve versie in pdf-formaat wordt altijd het originele document bewaard. 7. Geert-Jan van Bussel rondde de middag af door enkele samenvattende bespiegelingen. Als steekwoorden noemde hij controle en communicatie. We moeten de informatievaardigheden transponeren en laten aansluiten op ons werk, informatiebeheer is een middel en geen doel op zich. Het sturen op informatiestromen moet in de plaats komen van de sturing op ICT-stromen, de blik moet worden gericht op de information survival. In zijn presentatie liet hij zien dat we niet handelen naar wat we horen, zien of zeggen. Er gaat teveel de kast in (niet bijgehouden) en er wordt te weinig gecontroleerd of wel wordt gedaan wat we ons hadden voorgenomen. Een goede ondersteuning van het management is noodzakelijk en daarvoor moet er nog een slag worden gemaakt. Je zou er een soort information whisperer voor moeten hebben, iemand die de juiste taal spreekt. Er is een soort natuurlijke tegenstelling, omdat we een gecontroleerde omgeving proberen te realiseren bij een doorgaans informele organisatie. Moeten werkt dus niet, je moet draagvlak creëren. Daarom is communicatie de spil bij iedere implementatie van regulerende maatregelen, die nodig zijnom een goede digitale beheeromgeving op te zetten. In de bijbehorende presentatie werd in beelden aangetoond dat communicatie over uitgangspunten en omstandigheden absoluut nodig is voor een goed resultaat. 8. Jetze Dijkstra bedankte voor de inbreng en wenste iedereen wel thuis D.M. Bunskoeke Bijlagen: De presentaties van Jack, Janneke, Meiny, Jan en Geert-Jan.

3 Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij overheden in Noord-Nederland Provinciehuis Fryslân Onderzoeken in hoeverre digitale geheugen op orde is bij overheden Noord- Nederland Inzicht krijgen in juridische waarde, bruikbaarheid en staat duurzame digitale toegankelijkheid Bewustwording kweken Provinciehuis Fryslân 1

4 Centrale vraag: welke maatregelen zijn (eventueel) nodig om beheeromgevingen hiervoor geschikt te maken? Provinciehuis Fryslân Organisaties voldoen deels aan wettelijke verplichtingen voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie Positieve ontwikkelingen binnen informatiebeheer in Document Management Systemen, informatiebeheer daarbuiten zorgwekkend Sommige organisaties zien digitalisering als alleen een technische uitdaging Organisaties hebben behoefte aan concrete handvatten Provinciehuis Fryslân 2

5 Benader duurzame digitale toegankelijkheid als een organisatorische uitdaging en niet als een technisch probleem Versterk rol informatiebeheerders Breng digitale huishouding in kaart Onderzoek mogelijkheden tot extra voorziening in eigen digitale beheeromgeving die openbare raadpleging en langdurige bewaring mogelijk maakt Vergaar en deel kennis en maak gebruik van ervaringen bij andere organisaties Provinciehuis Fryslân 3

6 LOPAI Utrecht LOPAI Utrecht 4

7

8

9 LOPAI Utrecht 7

10 LOPAI Utrecht Provinciehuis Fryslân 8

11 Vragen? LOPAI Utrecht 9

12 Ready, Steady, Go!! Archief- en informatiebeheer in Putten Gemeente Putten De gemeente Putten voert taken uit in het belang van burgers en bedrijven. Daarbij streeft de gemeente naar een maximaal welzijn van de inwoners van Putten. Transparantie naar de burger en de bedrijven. 2 1

13 Strategie informatiebewaarketen Vanuit dat gegeven doet de gemeente er alles aan om diverse functies die dat realiseren maximaal in te richten en te ondersteunen. De gemeente wil in control zijn van start tot finish. 3 WerkWijze gemeente Putten Pragmatisch Korte lijnen Smart en Keep it simple Recht op het doel af Doen wat je moet doen en dat goed doen Risicobeheersing Informatiebeleid is in lijn met bedrijfsbeleid. Digitaal werken: digital born documents en papier. Het geheugen van de organisatie bestaat voorlopig uit papieren en digitale informatie. 4 2

14 Digitaal werken Werkprocessen en besluitvorming slagen alleen met betrouwbare informatie op elk gewenst tijdstip. Dat geldt ook voor onderzoek achteraf. Hoe beheers je de informatie-explosie. Uitdaging voor organisatie met name voor informatie- en archiefbeheer! 5 Archief- en informatiebeheer Archivering onder controle van start tot finish? Archief- en informatiebeheer 6 3

15 Archief- en informatiebeheer Informatiebeheer is nodig voor de bedrijfsvoering, voor de verantwoording achteraf en voor historisch onderzoek. We willen zorgen dat informatie in de juiste context vanaf het begin van een zaak (proces) tot en met het bewaren of vernietigen onder controle is en blijft. Ready!! De bewaarstrategieën zijn vertaald naar een metadataschema en beleidsstukken. 7 Op weg naar digitaal archief- en informatiebeheer Cultuuromslag van organisatie in omgang met informatie. Vanaf 1999 DocumentManagementSysteem (DMS-RMS, zaaksysteem, zaakmagazijn). Inrichten digitale informatiestructuur aansluiten op de bestaande basis. Scholing medewerkers. 8 4

16 Kwaliteitssysteem Documentair Structuurplan (DSP) met als uitgangspunten o.a. BAC, begroting en zaakgericht werken. Vastgestelde opbouw van metagegevens, inclusief parafenstructuur, vernietigingstermijnen en koppelmogelijkheden met andere applicaties. Kwaliteitssysteem en controle op zowel papieren als digitale documenten. Steady!! Substitutieverlening op te bewaren stukken. 9 Putten heeft behoefte aan duurzame opslag Bij substitutieverlening rees onmiddellijk de vraag: Hoe slaan we de digitale gegevens duurzaam op? Voor de papieren stukken hebben we een mooie archiefbewaarplaats. Voor de digitale stukken willen we een E-depot! Hoe langer we wachten hoe groter de menselijke en financiële inspanning. 10 5

17 Extra waarborgen creëren! Definitie e-depot (Maart 2012 (ED3, Lopai): Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, personeel, dataverkeer, databeveiliging en aanwezige harden software dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefstukken mogelijk maakt. 11 Stap voor stap verder digitaliseren Wat hebben we nodig om met de compleet doorgevoerde digitale inrichting, een e-depot te realiseren? We willen op basis van wat er al is gewoon verder met logische vervolgstappen. Zo effectief en efficiënt mogelijk, want we doen het vóór de burger en uiteindelijk ook met geld ván de burger. 12 We kunnen met weinig mensen veel presteren. 6

18 Belangrijke doelen blijven Beheer en behoud van informatie (documenten en dossiers) vanaf creatie richten op langdurende archivering. Realiseren waarborgen voor vindbaarheid en toegankelijkheid van digitale stukken ook op de lange termijn. Beschikbaarheid van stukken voor de interne organisatie maar ook voor externe partijen zoals personen, bedrijven en onderzoekers. 13 Waarborgen voor de lange termijn Neerslag van handelen uit andere (digitale) processen koppelen. Afspraken maken over ongecontroleerde opslag. Verkregen substitutiemachtiging stap voor stap verder inzetten. Kwaliteitsbewaking (kwaliteitshandboek, audits). Intern toezicht. 14 7

19 Landelijke initiatieven Er is een aantal e-depot-trajecten gestart: Nationaal Archief en Gemeentearchief Rotterdam Consortium van diverse regionale archieven wil in periode tot 2014 gezamenlijk een e-depot ontwikkelen Verwachte doorlooptijd ongeveer 5 jaar. Er is veel geld mee gemoeid. 15 Risico zorgdrager De gemeente blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor het beheer van eigen informatie! Vanuit de KIS- en SMART-gedachte bouwen we op de bestaande structuur een e-depot tegen relatief lage kosten. 16 Wachten op andere trajecten betekent achterstand opbouwen met als risico informatieverlies en extra investeringen. 8

20 Gezamenlijk initiatief Putten, Circle Software, Doxis Het e-depot is meer dan een software-oplossing Het e-depot is onderdeel van, of sluit aan op Verseon. De oplossing bevat gecontroleerde, ongecontroleerde informatie-omgevingen en externe collecties De oplossing moet op zichzelf kunnen staan en aan kunnen sluiten aan andere applicaties/oplossingen. 17 Intern nog veel te regelen Gecontroleerd Zaaksysteem Edms Ongecontroleerd Overige informatierijke systemen (geen basisregistraties) Gezamenlijke schijven Persoonlijke schijven Externe Collecties Cultuur historische waarde Voorportaal e-depot opslag Controle Ontdubbelen Ordenen Toevoegen metadata Omzetten naar standaard formaat Waardering Beheer 18 9

21 Informatie voor intern of extern gebruik e-depot opslag Intern raadplegen Geautoriseerd Extern raadplegen Anoniem Geregistreerd Publiceren Gepubliceerde Informatie 19 Duurzaam eeuwig bewaren e-depot opslag Duurzaam bewaren Meta-data (XML) Documenten 20 10

22 Ordeningsniveaus Ceelo 21 Duurzaam eeuwig bewaren 22 11

23 Externe samenwerking Het e-depot biedt mogelijkheid tot aanhaken door belangstellenden. Het delen van gebruik betekent delen van kosten en inzet voor beheer. Het e-depot kan externe archieven opnemen. De provinciale archiefinspectie blijft betrokken bij de opzet en implementatie van het e-depot. 23 Vol (in)spanning We zien het e-depot als logische en noodzakelijke vervolgstap om in control te komen en te blijven Met de gehele informatiehuishouding. Er is vooraf een business case uitgevoerd die ons inzicht heeft gegeven en de noodzaak van aanschaf van het e-depot heeft onderstreept

24 Scoren met informatie : GO!! Gemeente Putten bouwt vanaf de bron alle informatie op zodat aan het eind van het werkproces zo weinig mogelijk handelingen nodig zijn om aan de eisen en termijnen van bewaring wordt voldaan. 25 GO!!. 13

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46 Wattedoenmet een digitaal Bestuur Digitaal bestand? 13 februari 2014 Jan Schrotenboer Inhoud Traject De rol van zaaksgewijs werken Zaaksgewijs archiveren Organisatie 1

47 Ons traject Visie Midden-Drenthe staat dichtbijde klant en levert oplossingsgerichte dienstverlening. Onze kracht: We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid. Ons traject De klant(vraag) centraal Brief versturen Advies vragen Termijnbewaking (Telefoon) notitie Archiveren Toewijzen Klantvraag Zaak Verlengen Mijn zaak + reactie Opschorten Parafering versturen Notities Status + signalering 2

48 Ons traject Uitgangspunten invoering Intern open en transparant Lef hebben om dik af te handelen Kloppelen i.p.v. koppelen Eenvoudige zaaktypen, verdieping later (1-op-1) Capaciteit = Gewoon doen! Geen conversie 1 behandelaarvan kop tot staart Geen controle op controle Ons traject De stand van zaken Start % digitaalna2,5 jaar(sinds1 oktober2012) Ca. 600 zaaktypen 3

49 Zaaksgewijs Bestuur Digitaal werken Zaaksgewijs werken De configureerbare midoffice KLANT BURGER/BEDRIJF KCC MEDEWERKER MEDEWERKER ALS KLANT Antwoord & Zaken BEHANDELAAR ARCHIEF MEDEWERKER MANAGEMENT BESTUUR Registraties 4

50 Écht zaaksysteem! Configureren eenvoudig in eigen beheer Regie bij behandelaar Deel-, vervolg- en agenderingszaken Configureerbare zaakbak DMS en zaaksysteem geïntegreerd Zaaksgewijs archiveren Statussen i.p.v. workflow 1 document in meerdere zaken (relationeel) Zowel interne als externe dienstverlening Koppeling registraties / virtuele dossiers Burger, Bedrijf, Adres, Kadaster, Geo Webtechnologie Zaaksgewijs Bestuur Digitaal archiveren 5

51 Zaaksgewijs archiveren Basis Zaaktypencatalogus = DSP Archiveren op zaak-niveau Mozard is gecertificeerd conform NEN-2082 Vernietiging/overbrenging afhankelijk van Resultaat zaak Gerelateerde objecten Gerelateerde zaken Zaaksgewijs archiveren Proces Configuratie Zaakafhandeling Beoordeling Selectie/ Check Vernietiging of overbrenging 6

52 Zaaksgewijs archiveren Configuratie: resultaat Per resultaat Handmatig toekennen? Archiefnominatie Archieftermijn in jaren Vanaf welke datum Archiefaantekening bij afhandeling? Zaaksgewijs archiveren Configuratie: resultaat Per resultaat Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling Bevriezen aantal dagen na afhandeling Bevriezen direct na archiefbeoordelen? Archief check eigenaar? Archief check archiefmedewerker? Archief check inspecteur/archivaris? 7

53 Zaaksgewijs archiveren Configuratie: Relaties tussen zaken Voorloopzaak Hoofdzaak Vervolgzaak Agenderingszaak Deelzaak Zaaksgewijs archiveren Configuratie: Zaken en registraties Zaken Wabo-vergunningen MOR Declaraties Bezwaarschriften Beleid opstellen Paraferen Vergaderen Registraties Burgers Bedrijven Adressen Percelen Gemeentelijk vastgoed Besluiten Beperkingen 8

54 Zaaksgewijs archiveren Bevriezen en ontdooien Inkomende en uitgaande documenten kunnen niet verwijderd worden uit zaakdossier BevriezenX dagennaafhandelingof na archiefbeoordeling Ontdooien Door behandelaar Door archiefmedewerker Zaaksgewijs archiveren Bewaren in tijdloos formaat Bewarenzowelin oorspronkelijkformaatalsin tijdloos formaat Omzetten naar PDF Bij plaatsing Bij bevriezen/na beoordeling 9

55 Bestuur Organisatie Digitaal Organisatie Van DIV naar informatisering Was Wordt! Coördinator DIV Medewerker Post Postkamer Medewerker Archief Eerst doen! Informatiemanager Medewerker KCC Scan en Printservice Informatieanalist * Zaaktypebeheerder * Beheerder digitaal archief 10

56 Bestuur Vragen? Digitaal 11

57 Horen, zien en zwijgen? Dr G.J. van Bussel Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance Symposium 13 februari 2014 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Dr Geert-Jan van Bussel Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance Hogeschool van Amsterdam (MCI) Docent Universiteit van Amsterdam Directeur Van Bussel Document Services Adviseur en Auditor Enterprise Records Management en blog.gjvanbussel.nl Lectoraat Digital Archiving & Compliance 1

58 Digital Archiving & Compliance? Digital archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare informatie (born digital, made digital). Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van bedrijfsprocessen, taken en transacties. De kern van beide thema s is de informatiewaardeketen. Lectoraat Digital Archiving & Compliance Informatiewaardeketen? De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van betrouwbare informatie realiseert. De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie. Lectoraat Digital Archiving & Compliance 2

59 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 3

60 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 4

61 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 5

62 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 6

63 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 7

64 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 8

65 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 9

66 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 10

67 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 11

68 Lectoraat Digital Archiving & Compliance Lectoraat Digital Archiving & Compliance 12

69 Met dank voor Uw aandacht! Lectoraat Digital Archiving & Compliance 13

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk DIGITAL FOREVER Digital Assets at risk 1 DR G.J. VAN BUSSEL Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance (HvA) Strategisch Beleidsadviseur College van

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Bouwen met Informatie 23 januari 2014

Bouwen met Informatie 23 januari 2014 Digital Archiving across BIM/GIS It should be just like an Apple TM Dr G.J. van Bussel Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance Bouwen met Informatie 23 januari 2014 Dr Geert-Jan van Bussel Archivaris,

Nadere informatie

SOD Congres 12 december 2013

SOD Congres 12 december 2013 Everything should be just like an Apple, but it isn t Dr G.J. van Bussel Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance SOD Congres 12 december 2013 Dr Geert-Jan van Bussel Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige,

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke

Nadere informatie

Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.

Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie. Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie. Agenda Medemblik in cijfers Medemblik heeft antwoord Uitdagingen Organisatorische verandering Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting

Nadere informatie

Zaakgericht werken in Venray

Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken doen we altijd al, vroeger analoog nu steeds meer digitaal. Deze overgang brengt een flinke uitdaging met zich mee. Immers om grip te krijgen op de processen

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Integratie van content- en document management voor een betere informatieuitwisseling binnen en buiten uw organisatie.

Integratie van content- en document management voor een betere informatieuitwisseling binnen en buiten uw organisatie. OpenSesame ICT NIN Seminar : e-content 2007 Integratie van content- en document management voor een betere informatieuitwisseling binnen en buiten uw organisatie. 13 september 2007 Nico de Vries Eric van

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Alles van waarde is weerloos Lucebert

Alles van waarde is weerloos Lucebert Alles van waarde is weerloos Lucebert Duurzaam lange termijn geheugen door digitalisering bij de gemeente Rotterdam 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 1 Sedert 1986 probleem archiefinspecties

Nadere informatie

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke

Nadere informatie

DIV uit de DOP Jos Poels. Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond

DIV uit de DOP Jos Poels. Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond DIV uit de DOP Jos Poels Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond DIGITAAL ONTVANGST PORTAAL Casus Gemeente Helmond OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels 24-6-2015 2 Introductie Jos Poels

Nadere informatie

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren

Nadere informatie

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers

Nadere informatie

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods 965177 1/8 Inleiding

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

Eenvoud, kracht en snelheid

Eenvoud, kracht en snelheid OpenIMS Open Informatie Management Server Eenvoud, kracht en snelheid E-mail Management Server Whitepaper Open Informatie Management Server www.openims.com OpenSesame ICT BV www.osict.com Inhoudsopgave

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Onderzoek naar de informatiehuishouding. Twee vragenlijsten vergeleken

Onderzoek naar de informatiehuishouding. Twee vragenlijsten vergeleken Onderzoek naar de informatiehuishouding Twee vragenlijsten vergeleken Wat zijn de verschillen tussen een informatie audit vragenlijst en een e-discovery checklist en maak je een keuze of kunnen ze elkaar

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Archiefinnovatie Decentrale Overheden

Archiefinnovatie Decentrale Overheden Archiefinnovatie Decentrale Overheden 9 maart 2015 / Nationaal Archief / Het Utrechts Archief Digitale Taken Rijksarchieven / Landelijke e-depot infrastructuur Pilot e-depot gemeente Utrecht en Het Utrechts

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X Conclusies en aanbevelingen van de quick scan informatie- en archiefbeheer bij afdeling X Datum quick scan : 10 mei 2011 Medewerker : de heer Y Ingevuld samen met archiefinspecteur : Ja Diagnose en aanbevelingen

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656*

Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656* Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656* Inhoud Procedure omgang met (risicovolle) informatie... 1 Inleiding... 1 Reikwijdte... 1 Verantwoordelijkheden... 2 Procedure m.b.t. Verseon... 2

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications BCT Partners for Value Introductie BCT ECM (Enterprise Content Management) Het

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Wabo Next. ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011

Wabo Next. ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011 Wabo Next ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011 Agenda 1. Welkom, voorstellen, verwachtingen 2. Wabo NU 3. Wabo NEXT: Wabo = exemplarisch 4. Wabo NEXT: hoe inzetten in de organisatie 5. SWOT, actieplan 6.

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Procesmanagement. Organisatieadvies. Opleiding en training. Informatiemanagement. Uw organisatie efficiënter ingericht en uw beleid op orde

Procesmanagement. Organisatieadvies. Opleiding en training. Informatiemanagement. Uw organisatie efficiënter ingericht en uw beleid op orde Organisatieadvies Uw organisatie efficiënter ingericht en uw beleid op orde Procesmanagement Uw bedrijfsprocessen inzichtelijk, efficiënt en onder regie Opleiding en training Praktijkgerichte en actuele

Nadere informatie

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 RHC-Eindhoven (c) 1 Opzet presentatie Omgeving Uitgangspunten Aanpak: de Eindhovense

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Succesvol van analoog naar digitaal werken

Succesvol van analoog naar digitaal werken Succesvol van analoog naar digitaal werken Even voorstellen Yvonne Berg Karen van Marrewijk bij Doxis Informatiemanagers Waarom is een organisatorische invalshoek nodig bij ontwikkelingen op het gebied

Nadere informatie

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10-10- 2011 Content management: Alle relevante informatie, altijd,

Nadere informatie

Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase

Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Waterschap wil hoge ambities behalen met SureCase Case study Waterschap Peel en Maasvallei Juni 2014 Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Pagina 2/5 Waterschap Peel en Maasvallei

Nadere informatie

Notitie Programma Digitaal Werken

Notitie Programma Digitaal Werken Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met

Nadere informatie

Digitaal Werken in Purmerend

Digitaal Werken in Purmerend Digitaal Werken in Purmerend Stand van zaken en vervolgstappen 5 januari 2016 Bedrijfsvoering Purmerend 0. Doel informatiebijeenkomst 5 januari Informatie over bedoeling en aanpak digitaal werken. Stand

Nadere informatie

Nota van B&W. Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen

Nota van B&W. Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen Nota van B&W Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen Portefeuille C. van Velzen Auteur Dhr. M. Overing Telefoon 5113551 E-mail: m.overing@haarlem.nl SO/BD/2006/787 Te kopiëren:

Nadere informatie

Objecttype Reactie Actie EGEM

Objecttype Reactie Actie EGEM 1 Overzicht ontvangen commentaar op het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegeven Zaken v0.9 (Herkomst van de reacties is bij EGEM bekend) 1 2.2 / 13 Besluit Een twijfelgeval is nog BESLUIT, goed beschouwd

Nadere informatie

NEN 2082: bespiegelingen over een norm. Dr G.J. van Bussel

NEN 2082: bespiegelingen over een norm. Dr G.J. van Bussel 1 NEN 2082: bespiegelingen over een norm Dr G.J. van Bussel Korte voorgeschiedenis De basis van alle records management normen is het DoD Directive 5015.2 1, die in 1997 werd uitgegeven door het Amerikaanse

Nadere informatie

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Edwin de Vries 3 juni 2008 Praktisch Implementeren van Enterprise Architectuur bij Gemeenten Waarom Architectuur bij Gemeenten? Praktische aanpak Invulling

Nadere informatie

Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken

Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken Opleidings en ontwikkelportfolio Zaakgericht Werken Zaakgericht Werken; de oplossing voor het digitaliseringsvraagstuk? Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat Zaakgericht Werken (ZGW) essentieel is

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Inleiding Aanleiding voor deze opdracht Vragen Wat is document management en hoe wordt deze

Nadere informatie

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

Kennismaking digitalisering voor DIV

Kennismaking digitalisering voor DIV Kennismaking digitalisering voor DIV Document management bij Gemeente Lichtstad Hoe werkt hier het proces van inkomende en uitgaande post? Resultaten enquête Kennis over digitaal werken Houding tegenover

Nadere informatie

Dimpact en GovUnited vergeleken

Dimpact en GovUnited vergeleken Dimpact en GovUnited vergeleken.. en de invulling van zaakgewijs werken Bob Coret 22 september 2011 Digital Groep Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken. 2 punt op de horizon 3

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Zaakgericht werken in Emmen. Met een big bang live, nu de mensen nog! 14 oktober 2015

Zaakgericht werken in Emmen. Met een big bang live, nu de mensen nog! 14 oktober 2015 Zaakgericht werken in Emmen Met een big bang live, nu de mensen nog! 14 oktober 2015 Voorstellen Debby Gillet Projectleider zaakgericht werken/dimpact Gemeente Emmen Contactgegevens d.gillet@emmen.nl 06-52169186

Nadere informatie

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas Ed Vullings juni 2012 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding 4 1.1 Huidige situatie 4 1.2 Doelstelling 4 2 Voorwaarden zaakgericht werken 5 2.1 Organisatorische

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

regiosessie SOD/HMDI 1

regiosessie SOD/HMDI 1 Tjerk van Dijk BSO (Atos Origin) / Pentascope KlantContactCentrum & DIV Regiosessie SOD Zwolle, 12 april 2012 ProVer, knooppunt voor ProcesVerbetering (1 januari 2000) Gemeente Leeuwarden, Groningen, Hoogeveen,

Nadere informatie

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd

Nadere informatie

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Inhoudsopgave GOopleidingen.nl/doelgroep-OF Office managers,secretariaatsmedewerkersen medewerkers office- enmanagementsupport

Nadere informatie

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL Referenties KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL en ZAAKGERICHT Modern Informatiemanagement Project en programmamanagement Programmamanagement digitaal informatiemanagement Ministerie IenM Van Kaliber is verantwoordelijk

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015 Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief De Nationale ombudsman De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 31 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 7 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

De Digitale Corporatie

De Digitale Corporatie De Digitale Corporatie Operational Excellence of Customer Intimacy? Woningcorporaties worden digitaal. Streeft de digitale corporatie vooral Operational Excellence na of toch maximale klanttevredenheid?

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

KING Leveranciersdag 2 maart 2012 Arnoud Quanjer, Jeffrey Gortmaker, KING. Architectuur Bodemplaat Basisgemeente

KING Leveranciersdag 2 maart 2012 Arnoud Quanjer, Jeffrey Gortmaker, KING. Architectuur Bodemplaat Basisgemeente KING Leveranciersdag 2 maart 2012 Arnoud Quanjer, Jeffrey Gortmaker, KING Architectuur Bodemplaat Basisgemeente Basisgemeente geeft samenwerking inhoud, vorm en richting Convergeren op proces en inhoud

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond Rapportage KPI-meting 2015 1 2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke

Nadere informatie

Dienstverlening Procesmanagement. Informatiemanagement. 18 september 2014

Dienstverlening Procesmanagement. Informatiemanagement. 18 september 2014 Dienstverlening Procesmanagement Informatiemanagement 18 september 2014 Veel vragen gesteld en beantwoord, zoals: Wat draagt informatiemanagement bij aan dienstverlening? Visie dienstverlening en digitaal

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Data Governance van visie naar implementatie

Data Governance van visie naar implementatie make connections share ideas be inspired Data Governance van visie naar implementatie Frank Dietvorst (PW Consulting) deelprogrammamanager Caesar - Vernieuwing Applicatie Landschap Leendert Paape (SAS

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering

Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering Jan Banning Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering SEMINAR KWALITEIT EN INFORMATIEMANAGEMENT VAN DE DLWO Even voorstellen Maarten van Damme (1964) Senior adviseur DOCFactory

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur

Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Modellen, juri uridisch kader,, FO en architectuur

Nadere informatie