Projectmanagement: De basisprincipes? Het nut?

Transcriptie

1 Projectmanagement: De basisprincipes? Het nut?

2 Wat is een project? Heeft een doel dat bijdraagt tot resultaten van de organisatie Is eenmalig Heeft uniek resultaat Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde Met beperkte middelen Met een project organisatiestructuur

3 Wat kan er mis gaan? Geen of geen uniforme aanpak projectmanagement Geen / niet realiseerbare doelstellingen (verwachtingmanagement) Geen of slechte planning Geen voortgangsbewaking door projectleider Geen transparante rapportering naar managent (risico s, budget, planning, ) Geen of trage besluitvorming Geen of onvoldoende ondersteuning van het management. mensen & middelen Onvoldoende gemotiveerde teamleden Spanningsveld reguliere taken en projectwerking Resultaat voldoet niet aan behoeften van de klant

4 De projectdriehoek middelen kwaliteit scope tijd

5 Fasen in een project

6 Opstart

7 Planning

8 Uitvoeren

9 Afsluiten

10 Rollen in een project Projectleider: leidt het project en/ of deelprojecten zodat de afgesproken projectdoelstellingen worden gerealiseerd. Sponsor is: vaak de opdrachtgever de eigenaar van de business case verantwoordelijk gemaakt voor het projectsucces de belangrijkste beslisser binnen het project Senior Klant:vertegenwoordigt de gebruikers die met de resultaten van het project moeten werken en keurt de resultaten van het project goed vooraleer die in gebruik worden genomen. Senior Leverancier(s)is verantwoordelijk voor het vrijgeven van de juiste vaardigheden en mensen en middelen benodigd om het project uit te voeren.

11 Rollen in een project Projectteam:Alle projectmedewerkers die bij het project betrokken worden en de projectleider. De Projectstuurgroep is hoofdverantwoordelijk voor de zorg dat het project op koers blijft en de gewenste uitkomsten levert volgens de vereiste kwaliteit. Bestaat uit sponsor, senior leverancier, senior klant Stuurgroepvergadering= stuurgroep + projectleider

12 Opstartfase Doel: Een stevige en volledige fundering voor de initiatie van een project bieden Managementproducten: Business case Projectvoorstel

13 Opstart Inhoud projectvoorstel Wie is opdrachtgever en wie projectleider Doelgroep / klant / eindgebruikers Scope (afbakening van het project) Projectaanpak in grote lijnen Relatie en / of raakvlakken met andere projecten Belanghebbenden in kaart brengen Voorstel van de projectorganisatie

14 Opstart Inhoud business case Redenen / aanleiding voor starten van project Wat willen we bereiken met dit project Per alternatief de identificatie van de voordelen en de kosten Tot welke strategische en of operationele doelstellingen het project bijdraagt Weergave van de belangrijkste risico s voor het project

15 Opstart Business case Ontwikkelpad Bevestigen baten Bevestigen baten Opstart Planning Uitvoeren Afsluiten Fase Fase Verifiëren hoofdlijnen business case Verifiëren gedetailleerde business case Business case actualiseren & beoordelen Business case actualiseren & beoordelen Ontwikkelen business case Onderhouden business case Crown Copyright Reproduced under licence from OGC.

16 Planningsfase Doel: Verdere uitwerking en planning van het project ná goedkeuring van de business case en het projectvoorstel in de opstartfase. Managementproducten: Projectinitiatiedocument (PID) Risicoregister Communicatieplan

17 Planning Inhoud Project Initiatie Document PIDbestaat uit Goedgekeurd projectvoorstel uit de opstartfase Verfijnde business case Productbeschrijving Gedetailleerde projectaanpak Gedetailleerde projecttiming (planning) Teamsamenstelling Overzicht middelen Bevestiging projectorganisatie

18 Planning Voorbeeld: Productdecompositie

19 Kritiek pad -planning A 5 3 C D 9 F 2 G 6 6 B E 25/10/

20 Valkuil voor planning Vooral bepaald door 2 wetten en 1 syndroom: Wet van Murphy: er zal altijd wel iets mislopen op het moment dat je het niet verwacht ( ook dat nog ) Wet van Parkinson: Opgebruiken wat je krijgt geef mensen 150 dagen en ze zullen er ook 150 dagen over doen Studentensyndroom: uitstellen tot de laatste moment. geeft mensen 150 dagen en ze zullen pas op dag 100 eraan beginnen

21 Uitvoeringsfase Doel: Uitvoeren en monitoren van het projectwerk Geeft aanleiding tot deelresultaten of tot een eindresultaat Projectleider bewaakt de afgesproken grenzen: tijd, budget, kwaliteit en risico s. Managementproducten: Issueregister Rapportering stuurgroep

22 Uitvoeren Rapportering stuurgroep De projectleider informeert de stuurgroep Indien er issues zijn met impact op het project (tijd, budget, scope, kwaliteit) => Stuurgroepvergadering! Inhoud: Stand van zaken Problemen Planning Budget Actualisatie business case Beslissingen stuurgroep (Volgende stuurgroep vastleggen)

23 Afsluitfase Doel: Acceptatie van het eindproduct van het project Afchecken projectdoelstellingen Overdragen van het project aan de klant Door de projectstuurgroep, op aanraden van projectleider Kan op eender welk moment tijdens het project Managementproducten: Eindeproject rapport Leerpuntenrapport

24 Projectmatig werken VO De toolboxis terug te vinden op: 24