Handleiding projectdossier Ouderen in Actie

Transcriptie

1 Handleiding projectdossier Ouderen in Actie Met deze handleiding geven we mogelijke handvaten voor de opmaak van een kwaliteitsvol projectdossier in kader van het begeleidingstraject Ouderen in Actie van ISB. De projectverantwoordelijke is vrij om dit al dan niet (gedeeltelijk) te volgen. Naam van het project: Geef in een pril stadium het project een veelzeggende en welluidende naam, die de inhoud en de doelstelling van het project dekt. Pas die naam consequent toe. Probeer zo weinig mogelijk jargon te gebruiken. De naam moet bruikbaar en aanvaardbaar zijn voor iedereen die met het project te maken krijgt: medewerkers, doelgroepen enz. Versie: Dit veld dient door de projectleider te worden ingevuld bij elke wijziging die men aanbrengt in het projectdossier. Datum: Dit veld dient door de projectleider te worden ingevuld bij elke wijziging die men aanbrengt in het projectdossier. Naam gemeente Vul hier de naam van de gemeente in Samenvatting Hier beschrijft u zeer concreet en bondig wat het project inhoudt. Gebruik hiervoor maximum drie regels. Uitdaging en gewenste resultaten Hier vermeldt u (beknopt!) de uitdaging en gewenste resultaten - Welk droombeeld/idee wil je uitwerken? Waar wil je naar toe? - Wat wil je met dit project concreet bereiken? Wat is de uitdaging en het doel? - Wat is er reeds veranderd/positief en wat wil je de komende periode veranderen? - Welke resultaten moet het project opleveren? Formuleer deze resultaten SMART <<Vul hier de naam van het project in>> 1 6

2 Aanleiding Beschrijving van de context/situering van het project. Welke problemen, knelpunten of behoeften hebben geleid tot dit project? Geef ook de noodzakelijke achtergrondinformatie, samen met eventueel al genomen beslissingen. Doelgroep Voor het project Ouderen in Actie dien je de doelgroep af te bakenen op basis van socio-economische status: actieve senioren, niet-actieve senioren, vereenzaamde senioren, allochtone senioren of financieel zwakkere senioren of op basis van leeftijd: vb.55j.-65j.; 65j.-75j.; 75j.-85j.; 85+ ). De doelgroep zijn de mensen voor wie we het doen, voor wie we het probleem willen oplossen. De doelgroep(en) moet(en) zo concreet mogelijk bepaald worden, in functie van de doelstellingen. De geformuleerde doelstelling van het project heeft direct betrekking op de mensen van de doelgroep. Timing Startdatum: Vul hier de startdatum van het project in Einddatum: Vul hier de einddatum van het project in Link met het meerjarenplan (acties en doelstellingen) Geef de doelstelling en eventueel actieplan/actie waartoe dit project bijdraagt. Er dient verplicht een link te zijn met een gezondheids- of welzijnsdoelstelling. Budget Geef hier per begrotingsjaar een inschatting van het benodigde budget. <<Vul hier de naam van het project in>> 2 6

3 Afbakening (scope) In scope : Uit scope: <<voeg hier het logo Geef duidelijk de grenzen aan waarbinnen het project zal uitgevoerd worden voor het bereiken van de doelstellingen: Wat hoort inhoudelijk wel en niet tot het project? Wat is het resultaat van het project niet? Geef duidelijk aan welke zaken niet tot het project behoren. Globale aanpak en planning Hierin beschrijf je de belangrijkste stappen en bepaalt hun streefdatum. Maximum 9 momenten. Je kan tijdens de loop van het project de status van elke stap aanvullen. De verschillende mogelijkheden van status zijn bijvoorbeeld concept, gepland, in uitvoering, vertraagd, afgewerkt, stopgezet, afgevoerd. De ruwe schets van het bepalen van het stappenplan gebeurt door de projectleider. De verfijning gebeurt geleidelijk aan en in samenspraak met het projectteam. Er is dus een constante aanpassing van de stappen mogelijk naarmate de werkzaamheden vorderen. Communicatiestra tegie / principes Hier vult de projectleider de belangrijkste afspraken en principes die er gemaakt zijn met betrekking tot de interne (met vb. de projectleden) en externe communicatie met de doelgroepen of belanghebbenden. Deze afspraken worden opgenomen in het communicatiekader van de communicatieplanning. Toegankelijkheid Hoe hou je rekening met een optimale toegankelijkheid en bereikbaarheid van het lokale aanbod en de voorzieningen. Randfactoren Beschrijf de randvoorwaarden waarmee moet rekening gehouden worden. Link met andere projecten: Vergunningen: Mobiliteit: Wet op de overheidsopdrachten: Ruimtelijk uitvoeringsplan: Tijdsbesteding: Deadlines: <<Vul hier de naam van het project in>> 3 6

4 Duurzaamheid Hoe zorg je ervoor dat het project duurzaam is in alle betekenissen van het woord: ecologisch, economisch, sociaal, bestendiging project Risico s en remedies Nadelen/risico s Geef een overzicht van de risico s voor wat betreft de scope, belanghebbenden, timing, Remedies/oplossingen Beschrijf mogelijke tegenmaatregelen. Evaluatie In deze rubriek geef je aan op welke manier de evaluatie en bijsturing zal gebeuren: Wat ga je bijhouden en meten (kritische succesfactoren): de vooropgestelde kwaliteitsdoelstellingen, tijdsbepaling, budget Welke momenten las je in om te herzien of bij te sturen; Wie beslist er over de evaluatie en bijsturing Tip: na het beëindigen van het project is het best dat ook de manier van werken tijdens het verloop van het project geëvalueerd wordt door de werkgroep. Projectleider Gegevens Rol Dit is een noodzakelijke rol. De projectleider is de persoon die alle maatregelen neemt om de doelstelling van het project te realiseren en die met behulp van deze projectfiche de werkzaamheden organiseert. De projectleider is een persoon! <<Vul hier de naam van het project in>> 4 6

5 Projectgroep en/of stuurgroep Gegevens Rol <<voeg hier het logo Dit zijn noodzakelijke rollen. De projectleden zijn de mensen die onder leiding van de projectleider het project uitvoeren. De projectleider en de projectleden vormen samen het projectteam. De projectleider vult samen met de projectleden de projectfiche verder aan. Als dit nodig is, stelt het projectteam werkgroepen samen, die bepaalde aspecten van het project concreet uitwerken. De samenstelling van deze werkgroepen kan wijzigen naargelang van het stadium waarin het project zich bevindt. Opgelet: Een projectteam mag niet te groot zijn (bij voorkeur niet meer dan 10 personen) om werkbaar te blijven. Gegevens Contactperso(o)n(en) van bijvoorbeeld OCMW/sociaal huis, welzijnschakels, dienst welzijn, wijkgezondheidscentrum, mutualiteit, arts, logo, rusthuis, Samenwerking met een Welzijns- of gezondheids-partner is een verplicht element. Rol <<Vul hier de naam van het project in>> 5 6

6 Andere betrokken actoren of samenwerkingsverbanden Gegevens Contactperso(o)n(en) van bijvoorbeeld lokale seniorenverenigingen, de seniorenraad, het netwerk van bejaardenhelp(st)ers, verenigingen waar armen het woord nemen, sportclubs, scholen, gemeentelijke diensten, Rol Opdrachtgevers, sponsors De opdrachtgever is de instantie of persoon die formeel de opdracht geeft om aan het project te werken. Dit is het college, één of meer schepenen, het managementteam, een bevoegd ambtenaar enz. Lijnmanagers, leveranciers Probeer in te schatten welke middelen er nodig zullen zijn (materiaal, mensen, geld, knowhow) en wie wat levert, hoeveel, wanneer, onder welke voorwaarden. Bijlagen - Gegevensverzameling en analyse: o Relevante demografische en socio-economische cijfers over mijn gemeente of de beoogde doelgroep/wijken. o Rapport onderzoek/bevraging Ivm info doelgroep Ivm monitoring en evaluatie o SWOT-analyse o Confrontatiematrix - Samenwerkingsovereenkomsten - Communicatieplan- en planning <<Vul hier de naam van het project in>> 6 6