Indien uw project geselecteerd wordt, krijgt u ongeveer 6 sessies coaching verspreid over de periode januari 2016 december 2016.

Transcriptie

1 VERZOEK COACHING IN MANAGEMENT UW PROJECTVOORSTEL MAN-378 Elke groep die de ondersteuning van een coach wenst te genieten voor zijn project dient in het gedetailleerde beschrijving van het project op te stellen. In dit document wordt aan de hand van de verschillende rubrieken (R1-R10) aangegeven welke informatie deze beschrijving moet omvatten. Daarnaast moet het project eveneens mondeling voor een jury voorgesteld worden. De vragen die onder iedere rubriek gesteld worden, dienen als richtlijnen maar dienen niet noodzakelijk beantwoord te worden. Het document dat u dus dient op stellen, heeft als doel om een goed zicht te krijgen op de structuur van het project en zal vervolgens gebruikt worden als ondersteuning voor de jury die zal beslissen welke projecten nu juist in aanmerking zullen komen voor de coaching. De jury zal hiervoor onderstaande criteria hanteren: Het betreft een initiatief dat via het toepassen van managementstechnieken / beheer van middelen (materieel, financieel, menselijk), toelaat om de kwaliteit en efficiëntie van Justitie gevoelig te verbeteren. Het project tracht samenwerking en uitwisseling van informatie en competenties tussen werknemers van Justitie te bevorderen. Om deze reden dient het project geïnitieerd en gepresenteerd te worden door duo s (of groepjes) die samengesteld zijn uit één of meerdere magistraten en griffier(s) of parketsecretarissen. Deze personen dienen niet noodzakelijk uit dezelfde entiteit te komen. Het project dient realistisch te zijn (realiseerbaar tussen september 2015 en juni 2016) en voldoende voorbereid (doelstellingen, doelgroep, benodigde middelen en planning). De opvolging van de coach, een expert in management, is er specifiek op gericht om het project te verbeteren. Het project heeft een toegevoegde waarde en kan anderen inspireren. Indien uw project geselecteerd wordt, krijgt u ongeveer 6 sessies coaching verspreid over de periode januari 2016 december In dat geval engageert u zich tot het: Overmaken van een rapport aan het IGO en de andere deelnemers van het project op ten laatste 30 juni Hierin worden elementen als realisaties, impact op de organisatie en gebruikte methodes toegelicht. Dit rapport zal samen met de andere rapporten worden samengevoegd en gepubliceerd in een brochure tijdens de periode mei De instructies voor de opmaak van dit rapport worden later gecommuniceerd. Respecteren van de, door u, opgestelde tijdslijn 1

2 Presenteren van het project op een uitwisselingsforum, waarbij ook anderen aanwezig zullen zijn, dat zal plaatsvinden in de periode mei Respecteren van de periode tot realisatie van het project (januari 2016 en december 2016). U dient dus te kiezen voor een project dat volledig realiseerbaar is binnen deze periode. Uw definitieve projectvoorstel wordt ten laatste op 30 september 2015 verwacht (mailto: bruno.bossaerts@igo-ifj.be). PROJECTVOORSTEL Titel van uw project:... I. CONTEXT VAN HET PROJECT (R1) In deze rubriek wordt u gevraagd de context en de aanleiding tot het project te beschrijven. Welke redenen heeft u om het project te starten? Aan welke behoefte voor verbetering in uw organisatie (uw werkomgeving en zijn werking) beantwoordt het project? Heeft u een probleem vastgesteld en wil u daaraan verhelpen? Beschrijf. Schept het project een opportuniteit? Hoe percipiëren belanghebbenden het initiatief? Vormt het project een deelproject van een globaler project? Verduidelijk de fasen hiervan. Gaat het om een project uit een projectprogramma? Zijn er uitgangspunten in het beleidsplan van het rechtscollege/parket of andere hervormingsplannen die u aanzetten tot het ontwikkelen van het project? Draagt het project bij tot het bereiken van een strategisch doel? Heeft u het project reeds deels aangevat? Zo ja, geef aan wat al werd gedaan en wat het resultaat ervan is. II. PLANNING VAN HET PROJECT A. DOEL (R2) In deze rubriek wordt u gevraagd het doel/de doelen die u met het project beoogt zo nauwkeurig mogelijk te beschrijven. Welk is het doel (de doelen) van uw project? Wat wil u met het project bereiken? Waarom wil de organisatie het project? Welk is het uiteindelijke doel? Is dit een doel (doelen) van een globaler project? Welke positieve impact verwacht u? 2

3 Verwacht u andere effecten? Wie zal voordeel halen uit het project? Zal u evalueren of het doel (de doelen) werd(en) bereikt? Wanneer denkt u te zullen/kunnen nagaan of het doel bereikt is? Hoe zal u dat doen? B. RESULTAAT (R3) (= wat zal worden gerealiseerd/opgeleverd) In deze rubriek wordt u gevraagd heel concreet te beschrijven wat het project zal opleveren. Wat zal worden gerealiseerd? Wat zal concreet worden opgeleverd/gedaan? (bijv. aangemaakte product, een beheerssysteem, een nieuwe afdeling, verbeterde bedrijfsprocessen, ondernomen acties, etc.) Aan welke vereisten moet het resultaat beantwoorden? Kan het projectresultaat het doel (de doelen) verwezenlijken? Volstaat het resultaat (R3) om het beoogde doel (R2) te bereiken? C. SCOPE VAN HET PROJECT (R4) (=wat niet zal worden gerealiseerd) Hier wordt u gevraagd het project duidelijk af te bakenen door aan te geven wat niet zal worden gerealiseerd. Wat maakt geen deel uit van dit project? Wat zal u bij de uitvoering van het project niet realiseren/ niet doen? M.a.w. wat behoort uitdrukkelijk niet tot het resultaat (R3)? Welke beperkingen doen u beslissen bepaalde aspecten/onderdelen niet te realiseren? Spelen materiële, financiële en personele middelen hierbij een rol? Leg uit. D. LINKS EN COHERENTIE MET ANDERE PROJECTEN (R5) In deze rubriek moet duidelijk worden gemaakt hoe het project samenhangt met andere projecten/initiatieven. Hangt het project samen met andere initiatieven? Hangt het project samen met andere projecten die opgestart worden of/en lopen in uw organisatie (rechtscollege/parket)? Hoe? Bent u van plan andere initiatieven te nemen die met het project verband houden? Beschrijf. Is er overlapping met andere initiatieven? Houdt het project verband met initiatieven die uw organisatie overstijgen? Kunnen andere rechtscolleges/parketten uit de realisatie van uw project voordeel halen? Welke? Waarom? 3

4 E. RISICO S (R6) In deze rubriek worden de risico s weergegeven die u dient te vermijden of weten aan te pakken. Welke risico s kunnen optreden tijdens de uitvoering van het project? Hoe zal u ze trachten te voorkomen? Heeft u een benadering bedacht om ze bij voorkomen doeltreffend aan te pakken? F. ORGANISATIE VAN HET PROJECT: STRUCTUUR EN ROLLEN (R7) Gelieve in deze rubriek de organisatiestructuur van het project te beschrijven met opgave van de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren betrokken bij het project (hiervoor bijlage invullen a.u.b.). Met betrekking tot de coach in management wordt u gevraagd de aparte rubriek (R8) in te vullen. Wie behoort tot het projectteam (= de personen die het project uitvoeren)? Wie is de projectleider? Wie is de opdrachtgever? Is er een stuurgroep? Wie is verantwoordelijk voor welke communicatie? Wordt de uitvoering van het project binnen de organisatie opgevolgd? Hoe wordt toegekeken op het project? Wie valideert bepaalde projectaspecten? (bijv. of bepaalde stappen/activiteiten goed afgehandeld werden). Koppelt het projectteam terug binnen uw organisatie? Naar wie? Zult u andere personen/afdelingen van uw organisatie of andere instellingen betrekken bij het slagen van het project? Welke samenwerking wordt overwogen? Welke samenwerking blijkt noodzakelijk? Hoe zal u dit aanpakken? Zal u op experten (andere dan de coach) beroep doen? Op welke experten zal u beroep doen en waarvoor? G. DE COACH (R8) Om het profiel van de coach te bepalen ten einde u zo goed mogelijk te begeleiden, is het van belang in deze rubriek volgende vragen uitdrukkelijk te beantwoorden : Welk type ondersteuning wenst u? Welke hulp wenst u te verkrijgen? Welke inzichten wenst u te kunnen bereiken dank zij dergelijke ondersteuning? Welk profiel denkt u best geschikt te zijn voor uw coaching? (ervaring, knowhow, materie/domein, enz.)? Heeft u bijzondere verwachtingen met betrekking tot de organisatie van de coaching? (uurregeling, frequentie, coach beschikbaarheid, aanpak, wensen met betrekking tot tools waarover u zou kunnen beschikken, enz.)? 4

5 H. METHODE(N) ACTIVITEITEN (R9) Hier dient te worden beschreven of een bepaalde methodologie zal worden gevolgd en welke de opeenvolgende activiteiten zijn (stappen die zullen worden gezet) om het project van a tot z te realiseren. Monitoring en beheersing van deze activiteiten maken daar deel van uit. Zal u gebruik maken van een specifieke methodologie? Leg uit. Bestaat het project uit deelprojecten? Welke zijn de (hoofd)fasen van het project (deelprojecten) en hun resultaat? Welke zijn de opeenvolgende/gelijktijdige activiteiten in die fasen en wat is het resultaat van iedere activiteit? Hoe gedetailleerd moet de indeling zijn? In welke periode/op welke momenten wenst u de coaching in te zetten (uiterlijk tot eind december 2011)? Welke middelen zal u inzetten voor de uitvoering van deze activiteiten? Welke beheersinformatie zal worden aangemaakt? Welke voortgangsrapportage voorziet u? Waar zal terugkoppeling plaatsvinden? Waarover? Naar wie? Hoe? Wanneer vindt communicatie plaats? Wat? Naar wie? Waar situeren zich de beslispunten? Zijn goedkeuringsprocedures duidelijk? Hoe wordt getoetst of het resultaat (R3) en de tussenresultaten aan de beschreven vereisten (kwaliteit) voldoen? Door wie? Hoe zal bijsturing ingeval van vastgestelde afwijking (van kwaliteit, doorlooptijd, etc ) worden geregeld/opgevangen? I. TIJDLIJN (R10) In deze rubriek wordt u gevraagd het verloop van het project in een tijdlijn uit te zetten. Hoeveel tijd denkt u nodig te hebben om uw project te realiseren? Hoe verdeelt u de in R9 beschreven fasen en activiteiten voor de uitvoering van het project in de tijd? Welke zijn de doorlooptijden? Hoe worden ze opgevolgd? Door wie? Is er marge? Gelieve aan te duiden in welke periodes u een coach wenst aan te stellen. 5

6 BIJLAGE : GEGEVENS BETREFFENDE DE DEELNEMERS AAN HET PROJECT Betrokken rechtscollege(s)/parket(ten) :. Administratief adres van leider projectteam Naam Voornaam Rol/verantwoordelijkheid Telefoonnummer adres 6