Project-, Programma- en AdviesCentrum. Resultaten die eruit springen PPAC

Transcriptie

1 Project-, Programma- en AdviesCentrum Resultaten die eruit springen PPAC

2 Binnen Veiligheid en Justitie groeit het belang van projectmatig en programmatisch werken. Ook neemt de behoefte toe om medewerkers flexibel in te zetten. Het Project-, Programma- en AdviesCentrum (PPAC) biedt naast projectmanagement, programmamanagement en advies daarover, ook coaching, procesbegeleiding en kennisoverdracht. Onze ambities ten aanzien van onze brede dienstverlening zijn vastgelegd in onze missie: Project- en programmamanagement en het adviseren daarover is ons vak. Op basis van de principes van project- en programmamanagement helpen wij onze opdrachtgevers hun doelen en resultaten te bereiken. Wij zijn van Veiligheid en Justitie en daarbinnen breed actief. Wij kennen ook de ontwikkelingen in de markt. Wij voelen ons verantwoordelijk om uw opdracht zelfstandig op te pakken en het proces te organiseren dat nodig is voor een resultaat dat eruit springt. Samen werken wij aan kwaliteit. Deze kenmerken bepalen de professionaliteit van ons centrum en maken ons tot een goede partner om in te huren. Wij zijn een inspirerende werk- en leeromgeving voor medewerkers die zich willen toeleggen op resultaatgericht werken. Het PPAC van Veiligheid en Justitie is een intern team van flexibel in te zetten projectmanagers, programmamanagers en projectsecretarissen. We verzorgen project- en programmamanagement en adviseren opdrachtgevers op het departement en in de taakorganisaties over projectmatig en programmatisch werken. Met onze werkwijze helpen wij onze opdrachtgevers hun doelen en resultaten te bereiken. De ervaring die we hebben met project- en programmamanagement dragen we over op medewerkers en managers, onder andere door adviezen op maat. Daarmee willen we het projectmatig, programmatisch en resultaatgericht werken binnen Veiligheid en Justitie een impuls geven. We werken voor opdrachtgevers binnen Veiligheid en Justitie die: Een project- of programmamanager willen inhuren, waar nodig met een projectsecretaris ter ondersteuning. Advies willen over de inrichting en/of de sturing van hun project of programma. Een begeleider of facilitator zoeken voor een groepsproces, zoals een workshop, intervisiebijeenkomst of veranderproces. Een sparringpartner of coach zoeken voor een eigen medewerker die een project of programma leidt of als projectsecretaris fungeert. Een workshop of incompany training willen organiseren over projectmatig of programmatisch werken, of hun medewerkers kennis willen meegeven over de tools die daarbij worden ingezet. Een eigen projectmanager, programmamanager of projectsecretaris bij het PPAC willen detacheren binnen de flexibele ring van PPAC, zodat hij/zij tijdelijk via het PPAC breder inzetbaar is. Aanpak op maat Geen project of programma is hetzelfde en daarom bepaalt uw vraag onze aanpak. De werkwijze, methoden en technieken die we toepassen, sluiten steeds zoveel mogelijk aan bij het onderwerp en bij de politiek-bestuurlijke omgeving van Veiligheid en Justitie. We gebruiken werkwijzen die we zelf hebben ontwikkeld, op basis van onze visie en filosofie over project- en programmamanagement in Veiligheid en Justitie stijl, maar ook op basis van methoden die (inter)nationaal tot de standaarden voor projectmatig en programmatisch werken behoren en hun waarde dus al hebben bewezen. Uw vraag bepaalt ook onze inzet. Zowel in capaciteit als in de benodigde kennis en ervaring van de betrokken medewerker(s). Onze inzet is eenvoudig te organiseren, omdat we intern inhuurbaar zijn. De tarieven die we hanteren, zijn aanzienlijk lager dan de tarieven die vergelijkbare externe bureaus hanteren. Bij het PPAC staat professionaliteit voorop. De medewerkers zijn zorgvuldig geselecteerd op hun ervaring in project- en/of programmamanagement. Daarnaast volgen alle PPAC medewerkers een opleidingsprogramma, bestaande uit PRINCE 2 en Projectmatig Creëren 2.0 voor projectmanagement en MSP en Programmatisch werken van Twynstra Gudde voor programmamanagement. Daarnaast doen alle PPAC ers aan intervisie en zijn er vier keer per jaar zogenoemde vakdagen, waarin de PPAC medewerkers gezamenlijk werken aan hun professionalisering. Als medewerkers binnen Veiligheid en Justitie kennen we de organisatie, de werkterreinen, de cultuur en de verhoudingen. In ons denken en handelen laten we ons leiden door kernwaarden die onze eigen aanvulling vormen op de kernwaarden die Veiligheid en Justitie hanteert: Resultaatgerichtheid Transparantie in intentie en aanpak Klantgerichtheid en responsiviteit Effectief samenwerken Proces- en teamgericht leidinggeven Innovatief en creatief in denken en doen

3 Het PPAC voldoet aan de groeiende vraag binnen Veiligheid en Justitie naar tijdelijk project- of programmamanagement met een flexibel aanbod van projectmanagers, programmamanagers en projectsecretarissen. Daarmee maken we de inhuur van externen zo veel mogelijk overbodig en zorgen we dat kennis over projectmatig en programmatisch werken behouden blijft binnen Veiligheid en Justitie.

4 Projecten en programma s Het PPAC biedt mensen die over de kwaliteiten, kennis en ervaring beschikken om uw project of programma tot een succesvol einde te brengen. Bijvoorbeeld wanneer de benodigde capaciteit in uw organisatie ontbreekt. Wanneer u iemand zoekt die specialistische kennis en expertise kan inbrengen. Of wanneer u vindt dat uw project of programma is gebaat bij een projectmanager of programmamanager die niet aan uw organisatie(onderdeel) is verbonden. We mogen ons inmiddels professionele procesmanagers noemen met een brede kijk op de beleidsterreinen van Veiligheid en Justitie. Met een mooie staat van dienst in het managen van beleidsprojecten, uitvoeringsprojecten, bedrijfsvoeringprojecten en (inter)departementale programma s. Onze ervaring stellen wij graag ter beschikking aan een team om uw project of programma naar het gewenste resultaat te leiden. Projectmanagement Een project is een tijdelijke organisatievorm waarbij mensen en middelen flexibel worden ingezet om een concreet resultaat te bereiken, gedefinieerd door doelen en met gespecificeerde beperkingen in kosten en tijd. De PPAC projectmanager is verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat. De PPAC projectmanager werkt naar het projectresultaat toe door een gerichte inzet van de projectteamleden en door te zorgen voor een goede onderlinge samenwerking. Ook het evenwichtig samenstellen van het projectteam, waarmee recht wordt gedaan aan de belangen van de gebruikers van het resultaat en de leveranciers, is een taak van een PPAC projectmanager. De projectmanager adviseert bovendien de opdrachtgever over te nemen beslissingen. In veel gevallen werkt de projectmanager samen met één van de PPAC projectsecretarissen aan een project. De projectsecretaris speelt een centrale rol bij de projectplanning, de voortgangsbewaking en het goed laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Projectmanagers van het PPAC zijn geoefende procesmanagers. Een goed georganiseerd en bewaakt proces is een voorwaarde voor een inhoudelijk geslaagd projectresultaat.

5 Programmamanagement Het PPAC ziet een programma als een geheel van meerdere onderling verbonden projecten en activiteiten, gericht op het realiseren van één of meer strategische organisatiedoelen. Daar waar een project gericht is op het realiseren van vooraf bepaalde resultaten, richt een programma zich op één of meer strategische doelen. Een programma is daardoor doorgaans complexer dan een project. Bij een programma wordt bewust gekozen voor een evoluerende benadering. Dit betekent dat regelmatig wordt getoetst of de projecten en activiteiten die in het programma worden uitgevoerd, nog bijdragen aan het realiseren van het strategische doel. Gaandeweg kunnen nieuwe projecten of activiteiten worden geïnitieerd of lopende trajecten worden beëindigd. Een PPAC programmamanager werkt altijd in een complexe structuur met meerdere projectmanagers en hun respectievelijke projectteams, opdrachtgevers en stuurgroepen. Hij mengt zich niet rechtstreeks in die relaties, maar organiseert samenhang, bijvoorbeeld door alle betrokken projectmanagers regelmatig bij elkaar te laten komen voor integrale afstemming. Advisering Programma s en projecten zijn verandertrajecten bij uitstek. Het PPAC levert niet alleen projectmanagers en projectsecretarissen om die verandering voor u te realiseren, maar ook ervaren adviseurs die u helpen de gewenste verandering zelfstandig te realiseren. Denkt u na over het projectmatig ontwikkelen van nieuw beleid? Of wilt u weten welke methoden en technieken u het beste in uw programma kunt inzetten om de gewenste veranderingen optimaal te verankeren? Onze PPAC adviseurs leveren een onafhankelijk en deskundig advies op maat. Ze baseren zich daarbij op de rijke ervaring van het PPAC met het opzetten en managen van projecten en programma s en onze kennis van de organisatie van Veiligheid en Justitie, de werkterreinen en de cultuur. Onze PPAC adviseurs adviseren onder andere over de opzet, inrichting, beheersing en afronding van een project of programma. Het opstellen of reviewen van een businesscase, blueprint, plan van aanpak, kwaliteitsplan, risicoanalyse en andere belangrijke project- of programmadocumenten behoort uiteraard ook tot de mogelijkheden.

6 Daarnaast kunnen wij u als onafhankelijke en deskundige partij ondersteunen bij groepsprocessen, bijvoorbeeld workshops, missie- en visietrajecten en brainstormsessies, ter bevordering van projectmatig of programmatisch werken. Van sparringpartner tot coach De ervaren projectmanagers van het PPAC ondersteunen regelmatig medewerkers binnen Veiligheid en Justitie die zelf een project of programma leiden. De ene keer als sparringpartner, op afgebakende vraagstukken. De andere keer als coach, waarbij de projectmanager of programmamanager voor langere duur in de eigen rol wordt begeleid. Een goede klik tussen de medewerker en de sparringpartner/coach is van fundamenteel belang voor het behalen van het gewenste resultaat. Er vindt daarom altijd eerst een intake met beide partijen plaats. Kennis en tools Hoe pakt u een project of programma aan? Welke valkuilen moet u vermijden? Hoe houdt u rekening met de eisen die de organisatie en omgeving stellen aan de inrichting en uitvoering van een project of programma? Wij weten het uit ervaring. We stellen onze kennis graag ter beschikking aan iedereen die bij Veiligheid en Justitie werkt aan een project of programma. Op onze pagina op Justitieweb vindt u kennis en instrumenten die in ons vakgebied breed worden toegepast. Maar ook werkwijzen die we zelf hebben ontwikkeld en die zijn afgestemd op de praktijk van Veiligheid en Justitie.

7 Hoe werkt het? Hoewel er wereldwijde standaarden bestaan voor projectmatig en programmatisch werken, kan er geen sprake zijn van één standaardaanpak voor elk project of programma. Elke opdracht vraagt om een oplossing op maat. Wilt u samenwerken met het PPAC, dan bespreekt één van onze accountmanagers graag uw wensen en onze mogelijkheden met u. Na de eerste intake met onze accountmanager volgt een gesprek met een mogelijke kandidaat vanuit het PPAC om te bezien of er een match is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Als dat het geval is, doen we een voorstel voor de aanpak van het project, programma of advies en geven aan hoeveel tijd en welke middelen nodig zijn. U als opdrachtgever betaalt het PPAC een vergoeding voor de geleverde inzet via interne verrekening. De vergoeding is afhankelijk van de ervaring van de PPAC medewerker die wordt ingezet. Overigens is inhuur via het PPAC aanzienlijk goedkoper dan het inschakelen van een vergelijkbaar extern bureau. Actuele informatie over onze tarieven vindt u op Justitieweb en is verkrijgbaar bij onze backoffice. Wilt u gebruik maken van onze diensten? Neem dan contact op met de backoffice van PPAC voor het maken van een afspraak, telefoon (070) / 7851 Medewerkers van Veiligheid en Justitie vinden meer informatie over het PPAC op Justitieweb: Onze ervaring met projectmatig werken dragen we over op de medewerkers van Veiligheid en Justitie. Daarmee willen we het projectmatig en resultaatgericht werken binnen Veiligheid en Justitie een impuls geven.

8 Project-, Programma- en AdviesCentrum (PPAC) Telefoon: (070) / Medewerkers van Veiligheid en Justitie vinden meer informatie over het PPAC op Justitieweb: Dit is een uitgave van: Ministerie van Veiligheid en Justitie Postbus eh Den Haag November 2010 Publicatienr: j-5700