Aan de slag Plan van aanpak Naar een meer Leeftijdsbewust Personeelsbeleid Waterschap..

Transcriptie

1 Aan de slag Plan van aanpak Naar een meer Leeftijdsbewust Personeelsbeleid Waterschap.. Datum Versie Afdeling/auteurs

2 1. PROJECTDEFINITIE 1.1 Vraagstuk Welke problemen doen zich voor omdat een leeftijdsbewuste of levensfasebewuste benadering in het personeelsbeleid ontbreekt Sinds wanneer? Wie hebben er last van? Welke oorzaken zijn bekend? Welke oplossingen geprobeerd? Waar gaat het fout als er geen actie ondernomen wordt? Er kunnen meerdere vraagstukken van belang zijn. 1.2 Aanleiding Wat zijn de beweegredenen om een meer leeftijdsbewuste aanpak te willen? Waar, wanneer en bij wie is het idee ontstaan? Wat valt op in de organisatiescan? 1.3 Doelstelling(en) Richt je op die delen van het vraagstuk waar je invloed op hebt. Beschrijf de doelen SMART, maar ook motiverend en inspirerend. Wat wil de organisatie met een meer leeftijdsbewuste benadering bereiken? Benoem de essentie. Waar moet leeftijdsbewustzijn een bijdrage aan leveren? Hoe verhoudt een leeftijdsbewust personeelsbeleid zich tot de missie en visie van de organisatie? Voorbeelden Binnen 2 jaar een klimaat scheppen waarin het normaal is je te blijven ontwikkelen en gezond en vitaal te kunnen/ blijven werken tot minstens de pensioengerechtigde leeftijd. Blijvende inzetbaarheid en arbeidsmobiliteit van alle buitendienst medewerkers gerealiseerd met ingang van Afdelingshoofden en teamleiders beschikken over de gespreksvaardigheden en personeelsinstrumenten om alle medewerkers optimaal inzetbaar te houden gedurende hun hele loopbaan binnen de organisatie. Iedere werknemer neemt zelf de verantwoordelijkheid voor de eigen loopbaan en persoonlijk-professionele ontwikkeling. H/zij ziet er op toe dat in de jaarlijkse functionering- en beoordelingsgesprekken passende 2

3 afspraken gemaakt worden met de leidinggevende. Alle leidinggevenden en P&O adviseurs hebben aantoonbare kennis van en zijn alert op ontwikkelingen in de levensloop van de mens/medewerkers. Leidinggevenden bieden actief ondersteuning, de afdeling P&O ziet toe op de (kwaliteit van de) uitvoering. 1.4 Verwachte resultaten Resultaat formuleer je als een zelfstandig naamwoord. Benoem wat zichtbaar, tastbaar of voelbaar is zodra het resultaat werkelijkheid geworden is. Controleer of de (te verwachten) resultaten het uiteindelijke doel dichterbij brengen. Meestal zijn er meerdere (gewenste) resultaten nodig om een doelstelling te bereiken. Voorbeelden Voor de buitendienst is naar volle tevredenheid van 90% van de medewerkers een nieuw dienstrooster ingevoerd. Loopbaanontwikkeling en gezondheidsvoorlichting gaan uitval/ arbeidsverzuim tegen (daling met 0,5% per 2009). Alle medewerkers en leidinggevenden zijn op de hoogte van de mogelijkheden voor deeltijdpensioen, langer doorwerken en de inhuur van gepensioneerde medewerkers. P&O, OR, directie en leidinggevenden hebben deelgenomen aan de regionale werkconferentie (januarifebruari 2009) aangeboden door het A&O-fonds Waterschappen. Iedereen begrijpt wat levensfasebewust denken en werken inhoudt en draagt dat uit. Alle medewerkers in de leeftijdsgroep hebben in 2009 in hun functioneringsgesprek besproken wat hun talenten en ambities zijn en twee scenario s ontwikkeld voor hun verdere loopbaan. Waar nodig zijn POP s aangepast. In 2010 heeft minstens 50% een concrete loopbaanactie benoemd en in gang gezet. 1.5 Draagvlak Ziet de organisatie nut, noodzaak en urgentie van leeftijdsbewust personeelsbeleid? Is er betrokkenheid en engagement van het (hoogste) leidinggevende en bestuurlijke niveau? Zijn de sleutelspelers voldoende geïnformeerd, betrokken en welwillend? Is extra investering in draagvlak nodig? Directie/ Hoger management: Leidinggevenden/ Midden management: Ondernemingsraad: Medewerkers: Benodigde acties om de organisatie mee te krijgen: 1.6 Afbakening Wat zijn de grenzen van het project? Wanneer eindigt het? Welke organisatieonderdelen (functiegroepen, leeftijdsgroepen etc.) zijn niet betrokken? Wat moeten anderen opleveren om dit project te laten slagen? 3

4 1.7 Relatie met andere projecten Welke relaties zijn er tussen dit project en andere initiatieven binnen de organisatie? Zou een gezamenlijke aanpak effectief kunnen zijn? 1.8 Effecten Welke consequenties kan de uitvoering van dit project hebben, los van de te bereiken resultaten? Welke (positieve en negatieve) effecten worden voorzien? Welke onbedoelde effecten zouden er kunnen zijn? 1.9 Randvoorwaarden Is aan alle voorwaarden voldaan om succesvol te kunnen zijn of zijn er nog investeringen nodig? Betrokkenheid aan de top? Doelstellingen gesteund door sleutelspelers? Wil en competenties bij leidinggevenden? Tijd, geld en capaciteit beschikbaar? Verantwoordingslijnen helder? Onderling vertrouwen in het projectteam? Kennis en instrumenten beschikbaar? Tijd en aandacht voor eventuele weerstand? Garanties voor de inbedding van resultaten? 4

5 2. ACTIVITEITEN EN PRODUCTEN Resultaat Noem de resultaten zoals in 1.4 beschreven. Voorbeeld 1. Alle medewerkers in de leeftijdsgroep hebben in 2009 in hun functioneringsgesprek besproken wat hun talenten en ambities zijn en twee scenario s ontwikkeld voor hun verdere loopbaan. Waar nodig zijn POP s aangepast. In 2010 heeft minstens 50% een concrete loopbaanactie benoemd en in gang gezet. Activiteit/product Beschrijf per resultaat de activiteiten en producten die opgeleverd gaan worden. Voorbeeld Sta eens stil bij wat je zelf wil een werkconferentie waar jarigen in kaart brengen hoe ze in deze loopbaanfase vitaal, gemotiveerd en vanuit het hart kunnen (blijven) werken. Workshop voor leidinggevenden over (het stimuleren van) talentontwikkeling en mobiliteit voor de leeftijdsgroep jaar. Onderzoek naar mogelijkheden voor regionale activiteiten: te beginnen met een mobiliteitscentrum, klussenbank of pool van loopbaancoaches. Aandachtspunten Leg vast wat speciale aandacht vraagt. Voorbeeld Gevarieerde klankbordgroep instellen met collega s van alle leeftijden. OR nadrukkelijk betrekken. Extern bureau selecteren dat ervaring heeft met soortgelijke trajecten voor deze specifieke doelgroep. Onderzoeksopdrachten formuleren, stagiaires/studenten aantrekken. In de planning rekening houden met het lopende organisatie ontwikkeltraject

6 3. ORGANISATIE 3.1 Inrichting en verantwoordelijkheden Opdrachtgever Wie is de opdrachtgever? (bijv. de secretaris/directeur, het managementteam) Is duidelijk wanneer de opdrachtgever gedurende het traject besluit over de voortgang? (zoals goedkeuren van tussentijdse resultaten, go/no go besluiten) Projectleider Is de projectleider de juiste man of vrouw op die plek en in die rol? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk voor iedereen? Projectteam Hoe wordt het werk van de projectleider ingebed in de organisatie? Is er een projectteam (klankbordgroep) waarin verschillende geledingen, functies, karakters en achtergronden vertegenwoordigd zijn zodat brede inbreng gegarandeerd is? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk voor iedereen? Ondersteuning Is er administratief- organisatorische ondersteuning geregeld en wat zijn zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Overlegstructuur Wordt er standaard of op afroep vergaderd? Wie roept de bijeenkomsten bijeen en verzorgt de agenda? Wat is de vergaderfrequentie? Zijn er inhoudelijke/ verdiepende workshops voorzien? 6

7 3.2 Communicatie Hoe wordt de opdrachtgever van de ontwikkelingen op de hoogte gehouden? Hoe wordt tijdens het traject en na afloop gecommuniceerd met de organisatie: OR, medewerkers, afdelingshoofden en andere belanghebbenden als andere organisaties? Doelgroep Inhoud Vorm Wanneer 7

8 4. PLANNING EN FASERING Fase Product/activiteit Uitgevoerd door Wanneer Van Tot Fase 1 Ontwerpen van het totale traject/ proces Fase 2 Voorbereiden, ontwikkelen, communiceren en draagvlak creëren Fase 3 Uitvoeren Inhoudelijk en organisatorisch verankeren en de voortgang bewaken Fase 4 Evalueren en bijstellen 8

9 5. BEGROTING ACTIVITEIT/PRODUCT 1 Omschrijving kosten: Totale kosten 1 ACTIVITEIT/PRODUCT 2 Omschrijving kosten: Totale kosten 2 9

10 ACTIVITEIT/PRODUCT 3 Omschrijving kosten: Totale kosten 3 Totale kosten van het traject Van de totale kosten wordt uit eigen middelen gefinancierd: Van de totale kosten wordt uit subsidie gefinancierd: 10