Meer grip en betere resultaten

Transcriptie

1 Meer grip en betere resultaten Hand-out

2 Het belang van fasering Voorbereiding Commitment Opdracht fase 1 fase 2 Knip het project op in verschillende tijdseenheden, elk vooraf gedefinieerd met een eindresultaat Beheersing van de opdracht en het proces Monitoring van de voortgang Consequenties van afwijkingen

3 Uitvoering Afronding Evaluatie fase 3 fase 4 fase 5 facering is een hulpmiddel om het project te beheersen: je hebt de planning beter onder controle je kan de voortgang monitoren je kan tussentijds terugkijken wat goed ging en wat niet en eventuele maatregelen nemen je kan bij elke fase beslissen of het project moet doorgaan of eventueel aangepast moet worden en wat daar de consequeties van zijn.

4 De opdracht Schep duidelijkheid Wie is de opdrachtgever Wie is de opdrachtnemer/regisseur Formuleer de opdracht SMART (doel, resultaat, haalbaarheid, relevant, tijdgebonden) Wat is het budget Leg dit schriftelijk vast What s not on paper has not been said

5 Voorkom teleurstelling Scope: de afbakening van de opdracht Documenteer de afspraken Wat valt binnen en wat buiten de opdracht Veranderingen in de scope moet je afstemmen, vastleggen en communiceren Maak schriftelijke overeenkomsten Maak een gedegen vastlegging van de (te verwachten) problemen.

6 Fase 1 De voorbereiding Rond eerst de voorbereiding af voordat je start Haalbaarheid: wat moet er gebeuren en in welke tijd Wie doen mee en wat is hun rol Elke deelnemer geeft op papier aan wat hij/ zij doet, hoeveel tijd dit kost en wat er voor nodig is Welke faciliteiten zijn noodzakelijk Wat is het budget

7 Fase 2 Commitment Verkrijg steun bij de belanghebbenden Bij stakeholders: Wie zijn de stakeholders bij deze opdracht Hoe staan zij t.o.v. deze opdracht Hoe krijgen we commitment van hen T.a.v. de opdracht: Accorderen, bemensing en budget Bij de deelnemers Hoe staan zij t.o.v. deze opdracht Staan zij achter projectmatig werken

8 Fase 3 De uitvoering Bepaal de mijlpalen in het uitvoeringstraject Opdelen van het uitvoerend deel zorgt voor betere werkplanning En minder stress Mijlpaal 1 Mijlpaal 2 beslismoment

9 Bepaal de resultaatgebieden Welke verschillende onderdelen of activiteiten moet verricht worden met welk resultaat. Maak van elk onderdeel een planning Planning is een continue proces (bijstellen, aanpassen) Bepaal de mijlpalen Een mijlpaal is een moment in de planning waar van een bepaalde activiteiten de resultaten opgeleverd moeten worden. Leg het kritieke pad vast Wat is het langste pad in de planning Mijlpaal 3 Mijlpaal 4 beslismoment

10 Fase 4 De afronding Zorg dat de opdracht officieel en duidelijk afgesloten wordt Opstellen eindverslag Budget afsluiten Medewerkers bedanken (feestje/traktatie!) Opdrachtgever en stakeholders informeren

11 Fase 5 De evaluatie Leer van hetgeen uitgevoerd is Evaluatiesessie met deelnemers Evaluatierapport Evaluatie met opdrachtgever

12 Wat kan projectmatig werken betekenen voor docenten, ondersteuners en studenten? Minder stress en betere resultaten: dat is simpel gezegd waar het bij projectmatig werken op neer komt. Teams die ermee gewerkt hebben, komen niet voor niets tot uitspraken als er is duidelijk minder stress bij iedereen, wat mij opvalt is dat er meer commitment is bij de belanghebbenden en we voelen ons als team meer betrokken bij de werkzaamheden. Projectmatig werken helpt je grote klussen of opdrachten beheersbaar en voorspelbaar te maken. Het geeft je handvatten om taken en rollen, die nodig zijn om de doelstellingen van een opdracht te bereiken, beter in te vullen. Denk aan plannen, organiseren en besturen van werkzaamheden. Maar ook leidinggeven aan en motiveren van medewerkers die deelnemen aan de opdracht. Wil je meer weten over projectmatig werken? Wij houden presentaties en workshops. Geven desgewenst advies of zorgen voor ondersteuning en begeleiding bij projecten. Kijk op intranet voor meer informatie. intra.fcroc.nl/projectmatig