Communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid

Transcriptie

1 Communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid Stappenplan en format Dit communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid is gemaakt door Berenschot in opdracht van A+O in het kader van het Sectorplan Metalektro.

2 Communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid Leeswijzer Voor je ligt een format dat je kan gebruiken om een communicatieplan voor Duurzame Inzetbaarheid op te stellen. Dit plan helpt je om te identificeren wie je wilt bereiken, communicatiekanalen en middelen te selecteren en een planning te maken. Wij adviseren je het communicatieplan zo volledig en concreet mogelijk in te vullen, zodat het je werkelijk ondersteunt in de uitvoering van het project. 2

3 Communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid Onderdelen communicatieplan Een communicatieplan bevat doorgaans de onderstaande drie onderdelen. 1. Doelgroepenanalyse Wie speelt er een bepalende rol? En op wie wil/moet ik me richten? Wat speelt er bij de mensen die ik wil/moet beïnvloeden? 2. Communicatiestrategie Hoe zorg ik dat de communicatie zo effectief als mogelijk is? 3. Middelen en planning Welke middelen, wanneer en voor wie? 3

4 Communicatieplan Duurzame Inzetbaarheid Inhoud Aanleiding Analyse van de doelgroep Communicatiestrategie Planning 4

5 1 1. Aanleiding

6 Aanleiding Binnen de aanleiding wordt aangegeven waarom er een communicatieplan opgesteld wordt en wat het doel is van dit plan. Voorbeeld van een aanleiding: De aanleiding van het opstellen van een communicatieplan is het project Duurzame Inzetbaarheid. Doel van het project Duurzame Inzetbaarheid Leidinggevenden en medewerkers binnen het bedrijf weten wat duurzame inzetbaarheid is en wat ze kunnen doen om hun duurzame inzetbaarheid te vergroten. Doel van het communicatieplan Vergroten bewustwording met betrekking tot duurzame inzetbaarheid Verbeteren onderlinge communicatie met betrekking tot duurzame inzetbaarheid

7 Aanleiding Meetbare doelstellingen Binnen een communicatieplan worden meetbare doelstellingen bepaald. Aan het einde van het project kan op deze manier gemeten worden of de doelstellingen behaald zijn. Een voorbeeld van meetbare doelstellingen: De meetbare doelstellingen zijn het verhogen van de score op de volgende stellingen met 20%: Ik bespreek mijn toekomstige inzetbaarheid met mijn leidinggevende Wanneer ik het in mijn werk of privé wat moeilijker krijg kan ik dit met mijn leidinggevende bespreken Ik voel me verantwoordelijk om in de toekomst inzetbaar te blijven Mijn bedrijf neemt maatregelen om mijn inzetbaarheid te verhogen 7

8 Aanleiding Wat is er al gedaan? Binnen de aanleiding van een communicatieplan wordt aangegeven wat er reeds gedaan is op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Op deze manier kan geanalyseerd worden welke stappen nog ondernomen moeten worden om de doelstellingen te behalen. Voorbeelden van ondernomen acties: Er is een projectteam Duurzame Inzetbaarheid opgesteld Het project is geïntroduceerd via het intranet Er is een logo ontworpen voor de communicatie met betrekking tot het project 8

9 Aanleiding Geplande activiteiten In de vorige stap is vastgelegd welke stappen ondernomen zijn. Binnen dit onderdeel worden de activiteiten beschreven die nog uitgevoerd moeten worden om de doelstellingen te kunnen halen. Onderdeel van de geplande activiteiten en het overbrengen van project gerelateerde informatie is het opstellen van een communicatieplan. Voorbeelden van geplande activiteiten: Training managers in gesprekstechnieken Workshop voor alle medewerkers over gezondheid Acties met betrekking tot duurzame inzetbaarheid, bijvoorbeeld: gratis fruit voor medewerkers Nog te ontwikkelen: Een communicatieplan dat bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen. 9

10 Aanleiding Bewustwording als basis voor gedragsverandering Van informeren naar participeren

11 Aanleiding Randvoorwaarden voor bewustwording en draagvlak En de rol van communicatie daarbij Voor het succesvol creëren van bewustwording en draagvlak is het van belang randvoorwaarden in kaart te brengen. Dit zijn voorwaarden waar aan voldaan moet worden om het succes van het project te kunnen waarborgen. Voorbeelden van randvoorwaarden en hoe communicatie daaraan kan bijdragen: Randvoorwaarden Medewerkers (en leidinggevenden): Weten wat er speelt Vinden de acties logisch Mogen input leveren, kunnen invloed uitoefenen Vinden het proces transparant en zichtbaar Krijgen hulp bij de taken Krijgen erkenning voor hun bijdrage Hoe kan communicatie daaraan bijdragen? Het zo makkelijk mogelijk maken voor de doelgroep om op de hoogte te zijn van wat de projectgroep aan het doen is. Het zo begrijpelijk mogelijk maken wat er beoogd wordt en hoe je als ontvanger hieraan kan bijdragen. Het zoveel als mogelijk op de agenda zetten. Het makkelijk en aantrekkelijk maken van het gewenste gedrag door de voordelen te benadrukken 11

12 1 2. Analyse van de doelgroep 2

13 Analyse van de doelgroep Voor het opstellen van het communicatieplan is het van belang stakeholders in kaart te brengen voor wie het project positieve of negatieve gevolgen heeft die zelf invloed hebben op het project De stakeholderanalyse brengt de stakeholders en hun belangen, invloed en houding in kaart. Dit maakt het vervolgens mogelijk om doelgroepen te bepalen en daar keuzes in te maken: Wie is er belangrijk in dit project? Wie zijn je ambassadeurs? Wie is je primaire doelgroep? Op de volgende pagina wordt een voorbeeld van deze doelgroepen weergegeven.

14 Analyse van de doelgroep Overzicht doelgroepen - voorbeeld Communicatieplan Medewerkers Managers OR Duurzame inzetbaarheid Directie Extern HR 14

15 Analyse van de doelgroep Uitwerking per doelgroep Wanneer de specifieke doelgroepen in kaart zijn gebracht, kan iedere doelgroep onder de loep genomen worden. Om te bepalen welke communicatiestrategie gebruikt gaat worden is het van belang per doelgroep te bepalen wat hun rol of houding is, wat de verwachtingen van deze groep zijn, wat het belang is van deze groep in het behalen van de doelstellingen en de invloed die deze groep uitoefent. Doelgroep Rol/houding Verwachtingen Belang (+ of - ) Invloed (goot/klein) Medewerkers Een format voor het uitwerken van de doelgroepen: Managers HR 15

16 Analyse van de doelgroep Doelstellingen per communicatiedoelgroep Op dit punt zijn de verschillende doelgroepen geïdentificeerd en uitgewerkt. Om te bepalen welke communicatiestrategie ingezet kan worden en voor het meten van resultaten wordt per doelgroep doelstellingen opgesteld. Voorbeelden van doelstellingen per doelgroep: MANAGERS Weten wat Duurzame Inzetbaarheid (DI) is Begrijpen dat het belangrijk is om hier mee aan de slag te gaan Begrijpen dat zij een belangrijke rol hebben bij het bespreekbaar maken van dit onderwerp met medewerkers MEDEWERKERS Weten wat Duurzame Inzetbaarheid (DI) is Weten wat ze kunnen doen om hun DI te vergroten Begrijpen dat het belangrijk is om hier mee aan de slag te gaan 16

17 3 3. Communicatiestrategie

18 Communicatiestrategie Communicatieboodschap Het is belangrijk om eenduidig, begrijpelijk, concreet en inspirerend te communiceren. Beschrijf daarom als basis voor alle communicatie-uitingen een: 1. WHY Noodzaak en urgentie van dit project/programma, richting en stip op de horizon. ½ tot 1 A4 Een voorbeeld wordt op de volgende pagina weergegeven 2. KERNBOODSCHAP Een kernachtig samenvatting van het doel van het project (geeft antwoord op vragen en behoeften die bij de ontvanger spelen). Een boodschap moet relevant zijn voor de ontvanger, voor de doelgroep Afgestemd op de fase, de doelgroep, het medium 1 tot 3 zinnen

19 Communicatiestrategie WHY project Duurzame Inzetbaarheid - voorbeeld Voorbereid op de toekomst SAMEN DUURZAAM Inzetbaarheid wordt beïnvloed door verschillende ontwikkelingen, zoals vergrijzing en digitalisering. Effecten van deze ontwikkelingen zijn gevolgrijk voor onze organisatie. Hoewel de urgentie van deze ontwikkelingen nu nog niet hoog voelt, is het erg belangrijk hierop te anticiperen. Op deze manier bereiden we ons optimaal voor op de toekomst. Gemotiveerd, vitaal en vakbekwaam Wij vinden het niet enkel belangrijk dat onze medewerkers op dit moment inzetbaar zijn, maar wij vinden het minstens zo belangrijk dat zij dit in de toekomst ook nog zijn. Vitaal, met plezier, gemotiveerd en veilig werken heeft voor ons prioriteit. Daarom willen wij investeren in gezondheid, leefstijl, ontwikkeling, opleiding en mobiliteit. Gedeelde verantwoordelijkheid Gemotiveerde, vitale en vakbekwame medewerkers benutten hun talenten en zijn optimaal productief. Dit is niet alleen positief voor de werkgever, maar dit is voor de medewerkers ook van groot belang. Hierdoor is het een gedeeld belang en een gedeelde verantwoordelijkheid om duurzame inzetbaarheid te waarborgen. 19

20 Communicatiestrategie De kernboodschap Een goede kernboodschap slaat de brug tussen wat de doelgroep bezighoudt en wat het doel is van het project. De kernboodschap geeft antwoord op vragen en behoeften die bij de ander spelen rond het onderwerp in kwestie. Een kernboodschap vormt daarmee de basis van alle communicatie Opbouw van de boodschap: Wat (gaat er gebeuren, stellen we voor?) Waarom (is dit nodig?) Hoe (gaan we het aanpakken?) Hulp bij het formuleren van de boodschap: Welke kritische vragen kun je verzinnen? En wat zou daarop je antwoord zijn? 20

21 Communicatiestrategie Maak de boodschap begrijpelijk en concreet Concretiseer duurzame inzetbaarheid. Waar hebben we het eigenlijk over? Benoem bijvoorbeeld de onderdelen: Vitaliteit & gezondheid - Gezondheid & Leefstijl Leren & ontwikkelen of - Ontwikkeling Mobiliteit & Loopbaan - Arbeidsomstandigheden Vertaal het naar eventueel naar beelden/visualisaties die terugkomen op intranet, in presentaties, etc. Bijvoorbeeld: 21

22 Communicatiestrategie Kernboodschap project Duurzame Inzetbaarheid - voorbeeld Vitale en gemotiveerde medewerkers; door kunnen en willen werken tot aan het pensioen is een gezamenlijk belang en een gedeelde verantwoordelijkheid. Leidinggevenden en medewerkers worden gestimuleerd het gesprek aan te gaan over duurzame inzetbaarheid, waardoor men weet wat duurzame inzetbaarheid is en deze verhoogd kan worden. 22

23 Communicatiestrategie Creëer een logo Een herkenbare basis voor ALLE communicatie over duurzame inzetbaarheid. Het logo moet betekenis hebben. Gebruik de WHY-tekst en de kernboodschap om het logo lading en betekenis te geven. Suggestie: Maak een animatie waarin het logo een hoofdrol speelt en het project tot leven komt. Het logo kan gebruikt worden op het intranet, dashboards, bij presentaties etc. 23

24 Communicatiestrategie Communicatiekanalen Wanneer de boodschap bepaald is die overgebracht moet worden, is het van belang keuzes te maken met betrekking tot de middelen en activiteiten die je gebuikt om de boodschap over te brengen: de communicatiekanalen. Middelen en activiteiten kunnen variëren van persoonlijk tot massacommunicatie via schriftelijke, mondelinge of digitale kanalen Welke middel is geschikt voor mijn doel? Bereik ik de gewenste doelgroepen met dit middel? Is het middel geschikt voor de gekozen communicatiedoelstelling? Is dit middel geschikt om deze boodschap over te brengen? Elk middel heeft een eigen bereik en communicatiekracht 24

25 Communicatiestrategie Aandachtspunten communicatiekanalen Inzet van bestaande interne media (nieuwsblad, intranet, etc.) ligt voor de hand Maar: denk ook na over andere communicatiekanalen, zoals kantine, toiletten, liften en trappenhuis Niet alleen communiceren via interne media, maar juist ook persoonlijke communicatie is essentieel. Denk daarbij aan de dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Bij veranderen is het van belang dat er voldoende ruimte voor eigen inbreng en feedback van medewerkers is. Dat kan schriftelijk via , maar juist ook heel goed tijdens persoonlijke communicatie. 25

26 Communicatiestrategie Verschillende communicatiekanalen Personeelsblad Intranet Posters Tijdens persoonlijke gesprekken Tijdens vergaderingen Brief Speciale bijeenkomsten Op de volgende pagina s worden als voorbeeld twee communicatiekanalen uitgewerkt 26

27 Communicatiestrategie Voorbeeld - Personeelsblad Het project krijgt een vaste rubriek in het personeelsblad De rubriek krijgt een duidelijke en gevarieerde invulling, bijvoorbeeld: Stand van zaken Medewerkers aan het woord Activiteit van de maand activiteit vanuit het project Tips en suggesties van medewerkers De lay-out van de rubriek is stabiel en herkenbaar, bijvoorbeeld: het kleurenschema van het logo wordt gebruikt voor de lay-out en het logo wordt toegevoegd. 27

28 Communicatiestrategie Voorbeeld - Intranet Gebruik intranet voor toegankelijke, actuele en overzichtelijke informatie Vaste onderdelen: Animatie/WHY/kernboodschap Projectteam Maak per pijler inzichtelijke welke mogelijkheden er zijn Agenda Mailadres voor reacties Presentatiemateriaal Zorg voor een regelmatige update, zodat medewerkers de pagina bezoeken, bijv. Tip van de week Vitale medewerker van de maand (een collega die gestopt is met roken, is afgevallen, een duurloop heeft gedaan, etc.) Berichten vanuit directie over nieuwe regeling of mijlpaal of succes m.b.t. DI Fotoverslagen van workshops Etc. 28

29 Communicatiestrategie Communicatiekanalen de locatie Breng de boodschap over op verschillende locaties, zoals: De lift Het trappenhuis De toiletten De kantine Communiceer op opvallende locaties: Maak het leuk en luchtig Breng de boodschap op onverwachtse, maar wel relevante plekken 29

30 Communicatiestrategie Voorbeelden de locatie Het trappenhuis Geef weer hoe veel calorieën iemand al heeft verbrand door het nemen van de trap in plaats van de lift. De kantine Verhoog de bewustwording met betrekking tot gezond eten door wist je dat? -bordjes. Wist je dat? Een portie rauwkost amper 11 kcal is. Doe je er een eetlepeltje mayonaise bovenop dan komen er zo n 185 kcal bij. 30

31 Communicatiestrategie Communicatiekanaal in relatie tot de doelgroepen Per doelgroep kan bepaald worden welk kanaal ingezet wordt om deze doelgroep te bereiken. Een format voor het uitwerken van de doelgroep per kanaal: Kanaal Directie HR Medewerk ers Projectgroep. Intranet X X X (Animatie) filmpje X X X X Beelden X X X X Seminar X X X X X 31

32 4 4. Planning

33 Planning Planning Aan het einde van een communicatieplan wordt per doelgroep in kaart gebracht wat, wanneer en hoe er gecommuniceerd gaat worden. De communicatiestrategie vormt de basis voor deze planning Op de volgende pagina wordt een format weergegeven voor het maken van een planning

34 .. HR Medewerkers Planning Planning - format Januari Februari Maart April Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details Activiteit Details 34