Projectmanagement. of toch niet? V&VN Congres 26 mei Anita Olsthoorn

Transcriptie

1 V&VN Congres 26 mei 2016 Anita Olsthoorn Projectmanagement of toch niet?

2 Inhoud 1. Probleem, opdrachtformulering en Governance 2. Verschil in proces of project 3. Fasen in projectmanagement 4. Do en Don ts 5. Vervolgstappen 2

3 3

4 1. Probleem, Opdrachtformulering Projectaanpak Waarom? Een uniformere aanpak; meer grip op projecten betere samenwerking besturing met haalbare doelstellingen; besluitvorming met scherpere keuzes gericht op doelmatigheid en samenhang; betere beheersing van risico s; betere kostenbeheersing; 4

5 Definitie project Een project is een tijdelijke werkorganisatie, voor het leveren van een uniek, scherp gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen vastgelegd in een contract tussen opdrachtgever, projectmanager, betrokken lijnmanagers (eigenaren). 5

6 Governance Opdrachtgever Eigenaar (1, 2 of >) Projectleider Lijnorganisatie Of gebruikers Projectteam 6

7 Wat is de echte opgave Let goed op waar het echt om draait: Verandering van markt Kwaliteitsverbetering Kostenbesparing Personeelskrimp Werk vanuit de gebruikers en vanuit de bedoeling. Wat wordt de toegevoegde meerwaarde dan?? 7

8 2. Project, proces of iets anders? Mate van voorspelbaarheid

9 3 Project fases 1. 6-fasenmodel Wijnen en Kor (Wijnen, 2004, Kor, 2002) 9

10 Stappen Ideefase 1. Polsen van het idee bij potentiele opdrachtgever 2. Idee beschrijven in het format Projectidee 3. Aandacht voor: Probleemstelling Doelstelling Resultaat / Effect Aanpak Afbakening Randvoorwaarden Opdrachtgever / Eigenaar

11 Stappen initiatiefase 1. De projectleider en opdrachtgever gaan met elkaar in gesprek over de projectopdracht 2. De projectleider en eigenaren gaan met elkaar in gesprek over de projectopdracht 3. Opstellen projectbrief 4. Akkoord projectbrief door opdrachtgever Let op: het is haar of zijn of hun vraag!

12 Elementen van de projectbrief De aanleiding De doelstelling Het resultaat (Wat is klaar als het project klaar is?) De afbakening De samenhang met andere activiteiten De randvoorwaarden Voorstel projectaanpak

13 De opbouwfase 1. Voorbereiden Project start-up (PSU) incl. voorlopige samenstelling projectteam 2. Uitvoeren Project start-up 3. Definitieve samenstelling projectteam 4. Stuurgroep installeren 5. Projectplan + Business-case opstellen 6. Accorderen projectplan door opdrachtgever en eigenaar

14 Samenstelling Projectteam Een Projectmanager heeft vaak ook: een secretaris, communicatiemedewerker, controller in het projectteam In het projectteam is de voor het project benodigde expertise en uitvoeringskracht (niet de belangen) Iedereen heeft een deelverantwoordelijkheid en heeft (gedeelde) verantwoordelijkheid voor het gemeenschappelijke projectresultaat In de regel is een projectteam niet groter dan 6-8 teamleden

15 De uitvoeringsfase 1. Uitvoeren van projectplan Bij (grote) afwijkingen beslisdocument opstellen Accorderen beslisdocument Bijstellen projectplan 2. Voorbereiden Implementatie start-up (ISU) 3. Uitvoeren ISU 4. Opstellen implementatieplan 5. Uitvoeren implementatieplan 6. Nazorg voor de eigenaar en de Implementatie-verantwoordelijken voor afgesproken periode 7. Tekenen voor akkoord acceptatiedocument

16 De afbouwfase 1. Projectevaluatie 2. Eindrapportage incl. verzoek décharge naar opdrachtgever 3. Décharge verlenen door opdrachtgever 4. Nagaan of het alle afrondende werkzaamheden zijn uitgevoerd 5. Effect-evaluatie voor opdrachtgever

17 4. Do en Don ts bij projectmanagement Motiverend Heldere stappen en afspraken Vier je successen Beperkte tijd gebruiken voor realistische doelen Scope vooraf goed benoemen Opdrachtgever tijdig informeren Projectplan bijstellen of in nieuwe fase brengen Rollen en verwachtingen bepalen van deelnemers Een A is gevraagd en een A wordt geleverd 17 Vermijden Afspraken en stappen tussentijds wijzigen Risico s en angst het gevoel laten overheersen. (risico's zijn ingecalculeerde stappen of scenario s) Beperkte tijd verdoen met tijdrekken bij opdrachtgevers of partijen Tussentijds extra taken of doelen erbij nemen Resultaat niet leveren met excuusjes Projectplan bijbuigen en rekken Rol onduidelijkheid of meer vragen Een A is gevraagd en een B leveren omdat die beter is

18 Competenties manager goed benutten Programmamanager Procesmanager Projectmanager Scheppingskracht Denkkracht Motivatiekracht Realisatiekracht Visie (ambitie) Innovatief vermogen Netwerken (verbinden) Onafhankelijkheid Conceptueel vermogen Organisatiebewustzijn (en vermogen) Creativiteit Aanpassingsvermogen Omgevingsbewustzijn Overtuigingskracht Luisteren Communiceren Samenwerken Volharden (doorzetter) Coachen Leidinggeven Onderhandelen Resultaatgerichtheid Planmatig werken Ondernemen Adviesvaardigheid Besluitvaardigheid Helicopterview, veranderaar en facilitator Strateeg en regelaar Inspirator en motivator Realist en maker

19 Voortgang bewaken Oorzaken van stagnering Wat zijn de ervaringen? 19

20 Risico s paragraaf Risico benoemen Risicobeheersing 20

21 Vragen? Een ideaal zonder plan zal een droom blijven 21