Programmaplan Harmonisatie

Transcriptie

1 Programmaplan Harmonisatie Harmonisatie van beleid, regelingen, verordeningen en werkwijzen van de nieuwe gemeente Alkmaar Rapport - Concept 3 maart 2015 Sharon Blair-Zuijderhoff

2 Voorwoord Opdrachtgever Myra Schulkes Programmamanager Sharon Blair-Zuijderhoff / Startdatum programma 1/1/2015 Einddatum programma 31/12/2015 Huidige stadium Opbouw/Uitvoering Versiehistorie Nr. Datum Auteur Aard van de wijziging /12/11 S.Blair 1.0 3/3/15 S. Blair Laatste aanvullingen Distributiegegevens Nr. Verstuurd aan Gevraagde actie * 0.1 Jan-Willem, Wies, Esther 1.0 Wies, Esther, Myra * Ter informatie, advisering, besluitvorming Samenvatting In dit programmaplan wordt ingegaan op de aanpak van de opdracht harmonisatie, zoals omschreven in de projectopdracht harmonisatie

3 Inhoudsopgave 1. Introductie programmaplan Harmonisatie Aanleiding: harmoniseren wat nog niet is geharmoniseerd Keuze voor een programmatische aanpak Opbouw van dit programmaplan 2 2. Ambitie, doel, werkwijze en afbakening programma Ambitie programma: richten op 1 oktober Doel en resultaten: harmonisatie binnen de wettelijke termijn Werkwijze programma Doorlooptijd, scope en afbakening programma 4 3. De werkzaamheden in het programma Mijlpalen Planning van de werkzaamheden Inspanningen 6 4. Programmaorganisatie Rollen Taken en verantwoordelijkheden Overleg en voortgang Beheersing programma Capaciteit en kosten Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Planning Risico s 11 Bijlagen 1. Overzicht clusters of programmalijnen

4 1. Introductie programmaplan Harmonisatie In dit hoofdstuk introduceren wij het programmaplan Harmonisatie. Eerst gaan wij in op de aanleiding van de harmonisatie (1.1), vervolgens geven wij aan waarom dit op programmatische wijze wordt ingericht en wat een programma is (1.2) en ten slotte beschrijven wij de opbouw van het verdere programmaplan (1.3). 1.1 Aanleiding: harmoniseren wat nog niet is geharmoniseerd Als gevolg van de herindeling van de gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-De Rijp zijn de drie organisaties samengevoegd en gaan zij vanaf 1/1/15 door als één nieuwe gemeente, Alkmaar. Dit heeft gevolgen voor de integratie van de medewerkers van de drie organisaties, de integratie van systemen en processen én voor de harmonisatie van beleid en regelingen. Bij de voorbereiding van deze herindeling is besloten om de integratie van organisaties, systemen en processen zoveel mogelijk af te ronden per 1/1/15, maar om voor 1/1/15 uitsluitend die regelingen te harmoniseren waarvoor dat noodzakelijk was. Wettelijk gezien bestaat de mogelijkheid om tot twee jaar na de herindelingsdatum nieuw of geharmoniseerd beleid en nieuwe of geharmoniseerde regelingen vast te stellen. Dit betekent dat in de periode na 1/1/15 datgene wat niet geharmoniseerd is, in kaart gebracht moet worden en (binnen uiterlijk twee jaar) alsnog geharmoniseerd en vastgesteld moet worden. Daarnaast zijn er nog een aantal andere onderwerpen die in 2015 afgehecht moeten worden. Hierbij valt onder andere te denken aan de definitieve benoeming van medewerkers. In de rapportage stand van zaken fusie zijn deze zaken in kaart gebracht. 1 ) 1.2 Keuze voor een programmatische aanpak Een programma is het unieke en tijdelijk geheel van projecten en inspanningen dat beheerst en in onderlinge samenhang moet worden uitgevoerd om één of meer complexe strategische doelstellingen met minimale risico s en beperkte middelen te realiseren, terwijl het niet past binnen de normale werkwijze van de organisatie. De harmonisatie van beleid en regelingen vraagt een grote inzet vanuit de gemeentelijke organisatie. Het vraagt afstemming met units 2 ) om tot integrale advisering te komen, maar ook afstemming met portefeuillehouders. Tegelijkertijd is de noodzaak voor harmonisatie een mooie aanleiding om ook andere uitgangspunten van de gemeente Alkmaar toe te passen, bijvoorbeeld als het gaat om deregulering. Deze integrale insteek leidt tot een behoefte aan coördinatie en sturing vanuit één centraal punt. Hoewel het werk door de medewerkers van de units moet worden uitgevoerd, kunnen zij daarbij worden ondersteund en aangejaagd. Om die reden is er voor gekozen om de harmonisatie het programmatisch in te richten. Wat dit concreet betekent is uitgewerkt in dit programmaplan. 1 ) S. Blair-Zuijderhoff en J. van der Kolk, Voortgang herindeling gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer, 14 november ) Zie bijlage voor een overzicht van clusters of programmalijnen. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 1/12

5 1.3 Opbouw van dit programmaplan Het programmaplan Harmonisatie kent de volgende opbouw: In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de ambitie, het doel, de werkwijze en de afbakening van het programma. Hoofdstuk 3 beschrijft de werkzaamheden in het programma. In hoofdstuk 4 is de programmaorganisatie geschetst en in hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de beheersing van het programma. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 2/12

6 2. Ambitie, doel, werkwijze en afbakening programma In dit hoofdstuk gaan wij in op de ambitie en het doel van het programma (2.1 en 2.2) alsmede de werkwijze (2.3) en doorlooptijd, scope en afbakening (2.4). 2.1 Ambitie programma: richten op 1 oktober 2016 De ambitie van de nieuwe gemeente Alkmaar is om de harmonisatie van beleid en regelingen, en waar nodig en nuttig verordeningen en werkwijzen, tijdig (vóór 1/10/16) af te ronden, zodat deze uiterlijk 31 december 2016 bestuurlijk kunnen worden vastgesteld. Bij de harmonisatie staat niet alleen een integrale aanpak centraal, maar wordt ook invulling gegeven aan de uitgangspunten op het gebied van: - deregulering - benutten van de kracht van de stad - Alkmaar als regiegemeente - Alkmaar nabij. Tegelijkertijd wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van de in de organisatie aanwezige kennis over de nieuwe grondgebieden (Schermer en Graft-De Rijp). Ook wordt de harmonisatie benut om daar waar dat nodig is, de integratie van de medewerkers als gevolg van de herindeling met Schermer en Graft-De Rijp een positieve impuls te geven. 2.2 Doel en resultaten: harmonisatie binnen de wettelijke termijn De harmonisatie heeft ten doel het inventariseren en harmoniseren van beleid, regelingen, verordeningen en werkwijzen zodat aan inwoners, maatschappelijke instanties en bedrijven duidelijkheid en rechtszekerheid wordt geboden. Vaststelling van het nieuwe beleid, regelingen, verordeningen en werkwijzen dient binnen de eerdergenoemde wettelijke termijn van twee jaar na herindeling plaats te vinden. Het doel van het programma Harmonisatie is dan ook als volgt te omschrijven: Het doel van het programma Harmonisatie is dat een zorgvuldige harmonisatie van beleid, regelingen, verordeningen en werkwijzen van de voormalige gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer tot beleid, regelingen, verordeningen en werkwijzen van de nieuwe gemeente Alkmaar vóór 1 oktober 2016 is afgerond, zodat de resultaten uiterlijk 31 december 2016 bestuurlijk kunnen worden vastgesteld. De resultaten van het programma Harmonisatie zijn: - geharmoniseerd beleid - geharmoniseerde regelingen - geharmoniseerde verordeningen - geharmoniseerde werkwijzen. De bijdrage van het programma hierin is het zodanig coördineren, stimuleren en faciliteren van die activiteiten die direct samenhangen met de herindeling dat de tijdigheid en zorgvuldigheid kunnen worden gewaarborgd. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 3/12

7 De harmonisatie van beleid en regelingen dient zoveel als mogelijk budgettair-neutraal plaats te vinden. 2.3 Werkwijze programma De primaire verantwoordelijkheid voor de harmonisatie ligt bij de units, echter gelet op het inhoudelijke belang enerzijds en de wettelijke verplichting anderzijds is ervoor gekozen dit programmatisch in te richten. Het programmateam vervult een coördinerende, adviserende, faciliterende en aanjagende rol. Op deze wijze worden de units gefaciliteerd en gemotiveerd om de harmonisatie met urgentie aan te pakken. Samenwerking en verbinding tussen programma en lijn staat hierbij centraal. Het programmateam coördineert en faciliteert, maar neemt niet over. Een alternatieve werkwijze zou zijn om de harmonisatie volledig over te dragen aan de units, echter vanwege de hoge werkdruk en het daarmee gepaard gaande hoge afbreukrisico is daar niet voor gekozen. 2.4 Doorlooptijd, scope en afbakening programma Doorlooptijd Het programma Harmonisatie loopt in beginsel tot 31/12/15. In het vierde kwartaal van 2015 wordt bezien of voortzetting van het programma in de huidige of gewijzigde vorm in 2016 gewenst/noodzakelijk is. Scope en afbakening Het programma richt zich op die activiteiten die direct samenhangen met de herindeling Alkmaar, Schermer en Graft-De Rijp. Hieronder valt de afhechting van activiteiten zoals gedefinieerd in de rapportage stand van zaken. Een uitzondering hierop vormen de ICT-activiteiten. Deze vallen onder verantwoordelijkheid van het programma ICT. Wel zal vanuit het programma Harmonisatie vinger aan de pols worden gehouden voor wat betreft de afhechting van de ICT-activiteiten als gevolg van de fusie. Het programma richt zich niet op gerelateerde activiteiten als gevolg van bijvoorbeeld beleidswijzigingen, wijzigingen in bedrijfsvoering, de 3D s enz. Het programmateam monitort de voortgang tot en met de eerste collegebehandeling. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 4/12

8 3. De werkzaamheden in het programma In dit hoofdstuk schetsen wij de werkzaamheden in het programma. Wij gaan daarbij in op de mijlpalen (3.1) en de planning van de werkzaamheden (3.2), onderverdeeld naar inspanningen (3.3). 3.1 Mijlpalen Het programma kent de volgende mijlpalen/werkzaamheden: - Informeren en committeren - Inventariseren - Prioriteren en plannen - Vergelijken - Adviseren Hierna wordt kort op deze werkzaamheden ingegaan. Informeren en committeren Informeren en committeren betreft een zogenaamde roadshow langs alle units. Tijdens deze roadshow zal het programma worden toegelicht en wordt commitment verkregen voor het programma. Er worden concrete afspraken gemaakt met de units ten aanzien van een primair aanspreekpunt. Inventariseren Inventariseren heeft betrekking op: - de per unit geldende verordeningen, beleid, regelingen en toetsingskaders - mogelijke werkwijzen waarvan het nuttig of nodig is deze te harmoniseren - het inventariseren en benoemen van een coördinerend beleidsmedewerker voor complexe harmonisatiezaken (bv belastingen, subsidies, APV), ten behoeve van afstemming met andere units/diensten. De omvang van de inventarisatie varieert per unit en het detailniveau van de inventarisatie verschilt per product (maar dient voldoende te zijn om een vergelijking te kunnen maken). Bij de inventarisatie wordt ook in kaart gebracht: - wie het bevoegde orgaan is - wat de consequenties zijn van (nog) niet harmoniseren. Prioriteren en plannen Met gebruik van de analyse van verschillen wordt een prioritering opgesteld van te harmoniseren producten. Vervolgens wordt per unit een planning gemaakt voor de te harmoniseren producten, inclusief capaciteitsplanning. Dit wordt afgestemd met de betreffende portefeuillehouders. Vergelijken Bij vergelijken gaat het om het per beleidsdocument /verordening in kaart brengen wat de verschillen tussen de verschillende voormalige gemeenten zijn. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 5/12

9 Adviseren Per product wordt een advies gegeven voor harmonisatie en de wijze waarop daarover besluitvorming kan plaatsvinden. Het harmonisatievoorstel kan zijn: - overnemen Alkmaar, Graft de Rijp of Schermer - intrekken - nieuw ontwikkelen. Het advies omvat ook communicatie, inspraak, overleg derden enz. 3.2 Planning van de werkzaamheden Hierna is een overzicht op hoofdlijnen opgenomen van de planning van de werkzaamheden. Wat? Wanneer? Wie? Informeren/committeren Q Programmateam Inventariseren Q (Beleids)medewerkers ondersteund door programmateam Prioriteren en plannen Q (Beleids)medewerkers ondersteund door programmateam Vergelijken Q (Beleids)medewerkers ondersteund door programmateam iom portefeuillehouders Adviseren Q2, Q3, Q (Beleids)medewerkers ondersteund door programmateam 3.3 Inspanningen Hierna zijn de werkzaamheden onderverdeeld naar inspanningen. Informeren en committeren units Inspanningen Van tot Inplannen roadshows 2/1/15 16/1/15 Ontwikkelen presentatie roadshows 2/1/15 16/1/15 Uitvoeren roadshows 16/1/15 15/2/15 Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 6/12

10 Inventariseren Inspanningen Van tot Ontwikkelen formats 2/1/15 16/1/15 Ondersteuning bij (aanvulling) inventarisatie en vergelijking Meedenken over implementatie uitgangspunten overige programma s Faciliteren integraliteit door bv organiseren afstemming Bespreking inventarisatie 16/1/15 31/3/15 continu Prioriteren, plannen en vergelijken Inspanningen Van tot Ontwikkelen formats 16/1/15 14/2/15 Ondersteuning bij prioritering en planning (af te stemmen met units) Bespreking prioritering en planning met unit 16/1/15 30/6/15 continu Communicatie Inspanningen Van tot Opstellen communicatieplan 16/1/15 31/1/15 Uitvoering communicatieplan continu Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 7/12

11 4. Programmaorganisatie In dit hoofdstuk beschrijven wij de inrichting van het programma, de programmaorganisatie. Eerst wordt ingegaan op de verschillende rollen in het programma (4.1), vervolgens komen de taken en verantwoordelijkheden aan de orde (4.2) en beschrijven wij de overlegvormen binnen het programma (4.3). 4.1 Rollen Opdrachtgeverschap Het opdrachtgeverschap voor het programma Harmonisatie is belegd bij (de ambtelijk opdrachtnemer), gemeentesecretaris Coen Aalders. Verantwoording aan het bestuur vindt plaats door de opdrachtgever. Programmamanager Het programma wordt aangestuurd door de programmamanager, mw. Sharon Blair-Zuijderhoff. De programmamanager legt verantwoording af aan de opdrachtgever van het programma. Programmateam Voor de uitvoering van dit programma wordt gekozen voor een programmateam dat naast de programmamanager bestaat uit twee projectleiders en ondersteuning op het gebied van financiën, communicatie en secretarieel/administratief. Vooralsnog is het programmateam als volgt ingevuld: Functie Omschrijving Formatie Vervuld door Programmamanager Projectleiders algemeen Programma-assistent Communicatieadviseur Sturen, coördineren, coachen, adviseren, troubleshooten Coördineren, faciliteren, adviseren en meedenken met units Secretariële en administratieve ondersteuning Interne en externe communicatie nav harmonsiatie Financieel adviseur Budgetbewaking en advies (frictiekosten) 0,2 fte Sharon Blair 2 * 0,5 fte Wies Thesingh en ntb 0,3 Ntb 0,2 Michon de Bruyn 0,1 Ntb Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 8/12

12 4.2 Taken en verantwoordelijkheden Opdrachtgever - geven en eventueel bijstellen van de opdracht voor het programma - beschikbaar stellen mensen en middelen - goedkeuren van beslisdocumenten, voortgangsrapportages en wijzigingsvoorstellen - accepteren van (deel)resultaten - afschermen van het programma tegen ongewenste externe invloeden - bewaken van de voortgang aan de hand van de voortgangsrapportage die door de programmamanager wordt aangereikt - afstemming met andere programma s/projecten buiten het programma - 1 e escalatieniveau. Programmamanager - opstellen en doen goedkeuren van het programmaplan - (doen) opstellen van beslisdocumenten en wijzigingsvoorstellen, alsmede zorg dragen voor besluitvorming daarover - zorgen voor de inrichting van de programmaorganisatie en efficiënte en effectieve inzet van de toegewezen mensen en middelen - faseren en structureren van de inhoudelijke activiteiten - aansturen van de programmaorganisatie die zorg moet dragen voor het opleveren van het totale programmaresultaat - mede bewaken van de consistentie tussen de projecten - (mede) signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen voor oplossingen - rapporteren over de voortgang aan de opdrachtgever - (laten) verzorgen van de communicatie over het programma. Projectleiders - het accepteren en accorderen van de project-/werkopdracht - inrichten van de projectorganisatie die het beoogde resultaat moet bereiken - dragen van de verantwoording voor de totstandkoming van het projectresultaat - aansturen van de projectorganisatie die zorg moet dragen voor het opleveren van het projectresultaat - laten opstellen van beslisdocumenten en wijzigingsvoorstellen en zorgen voor besluitvorming daarover, rapporteren over de voortgang - zorgen voor de inrichting van de projectorganisatie en de inzet van mensen en middelen. Programmaondersteuning De programma-assistent verricht officewerkzaamheden voor programmamanager en projectleiders en speelt een rol bij de coördinatie van de voortgangsrapportages. De communicatieadviseur levert de voor het programma benodigde communicatieondersteuning. Hij levert een beknopt communicatieplan op waarin interne communicatie is uitgewerkt en tevens wordt ingegaan op het vraagstuk op welke wijze over betrokkenheid van inwoners wordt gecommuniceerd (hoe zij betrokken waren, nog zullen zijn en hoe zij geïnformeerd worden). De communicatieadvisuer legt de relatie tussen de voorstellen, de frontoffice en de communicatiemiddelen zoals de website. De financieel adviseur is verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van de budgetbewaking van het programma en levert inhoudelijk advies, onder meer ten aanzien van de frictiekosten. Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 9/12

13 4.3 Overleg en voortgang Opdrachtgeversoverleg Doel: voortgang bespreken tussen opdrachtgever en programmamanager Frequentie: 1 x per maand Programmamanagementoverleg Doel: inhoudelijke afstemming en bewaking samenhang, bespreking voortgang tussen programmamanager en projectleiders Frequentie: 1 x per 2 weken Unitafstemming Doel: inhoudelijke afstemming en bewaking samenhang, bespreking voortgang tussen projectleider en unit Frequentie: wisselend Voortgangsrapportage Er wordt een voortgangsrapportage opgesteld, opgebouwd uit de voortgang per project. De voortgang van het programma wordt gemonitord op: - Resultaten: worden er resultaten geboekt? - Tempo: voortgang van resultaten in de tijd gezien (planning) - Haalbaarheid: is het programma qua inzet en resultaten nog steeds haalbaar? - Risico s: welke risico s en omstandigheden vragen actie? Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 10/12

14 5. Beheersing programma In dit hoofdstuk gaan wij in op de beheersing van het programma Harmonisatie. Achtereenvolgens komen aan de orde capaciteit en kosten (5.1), planning (5.2) en risico s (5.3). 5.1 Planning De planning van het programma kan op dit moment als volgt worden weergegeven. Hierbij zij opgemerkt dat de looptijd van het programma vooralsnog is voorzien tot 31/12/15. Activiteit Planning Uitwerken plan van aanpak programma Januari 2015 Informeren units Januari 2015 Inventarisatie harmonisatie Februari april 2015 Prioritering, planning en vergelijking harmonisatie April juli 2015 Ontwikkelen voorstellen beleid en regelingen Augustus 2015 augustus 2016 Afhechten overige herindelingsactiviteiten Januari juni Risico s Op dit moment onderkennen wij de navolgende risico s voor het programma. Met het programmateam en de opdrachtgever zal van tijd tot tijd een (aangescherpte) risicoanalyse worden opgesteld. Risico Impact Maatregelen Onvoldoende capaciteit Onvoldoende urgentie Onvoldoende kennis aanwezig Onvoldoende budget beschikbaar Harmonisatie niet tijdig afgerond Onvoldoende integraliteit van voorstellen Onvoldoende (bestuurlijk) draagvlak Harmonisatie niet tijdig afgerond Harmonisatie niet tijdig afgerond Onvoldoende integraliteit van voorstellen Harmonisatie niet tijdig afgerond Budget beschikbaar stellen voor extra capaciteit tbv de harmonisatie. Als programmamanagement vinger aan de pols houden en afstemming en samenhang actief bevorderen. Faciliteren/adviseren rondom verkrijgen bestuurlijk draagvlak Budget beschikbaar stellen voor extra capaciteit tbv de harmonisatie. Als programmamanagement vinger aan de pols houden en afstemming en samenhang actief bevorderen. Budget beschikbaar stellen voor extra capaciteit tbv de harmonisatie. IOM units voorstellen doen voor inhuur specifieke capaciteit. Alloceren van aanvullend budget door tussenkomst van opdrachtgever Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 11/12

15 Programmaplan Harmonisatie 3 maart 2015 Pagina 12/12

16 Bijlage 1