Projectmanagement Samengesteld door Leon Wetzel

Transcriptie

1 Projectmanagement Samengesteld door Leon Wetzel Het project Soorten werkzaamheden Improvisatie o Vaak bij plotselinge gebeurtenissen. o Ad hoc reageren; niet volgens plan, maar van geval tot geval beslissen. o Uitkomst is onzeker; resultaat moeilijk voorspelbaar. o Staat flexibel reageren op nieuwe situaties toe. o Veel vrijheid aan de uitvoerder; kans op chaos en kost veel energie. o Veel improvisatie in organisatie kan leiden tot vermoeidheid. Routinematig o Herhaaldelijk uitvoeren van werkzaamheden. o Goed voorspelbaar. o In het verleden al nagedacht over wat precies gedaan moet worden. o Vaak i.c.m. werkprocedures of voorschriften. o Meeste werkzaamheden in organisaties zijn routinematig; bijv. lopendebandwerk of administratieve werkzaamheden. Projectmatig o Tussen routinematig en improvisatie. o Eenmalig en tijdelijk karakter. o Redelijk voorspelbaar; planmatig werken vergroot voorspelbaarheid. o Voorbereiding is sleutel tot nog betere voorspelbaarheid. o Groot project wordt opgedeeld in fases. o Aan het einde van een fase kan het projectdoel en pad worden gewijzigd. o Aan het begin van het project maakt men een plan van aanpak. o Routine brengen in iets wat je nooit eerder hebt gedaan. o Kans van slagen is groot. o Aparte projectorganisatie. Improvisatie Projectmatig Routinematig Wanneer? Ad hoc Te voorzien Herhalend Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker Bekendheid? Plotseling, nieuw Planmatig, nieuw Bekend Vrijheid? Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid Werkwijze? Chaotisch Geleidelijk duidelijk Duidelijk, vaste procedure 1

2 Wat is een project? Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen meestal uit verschillende vakgebieden om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget. Kenmerken van een project - Duidelijk beginpunt, zogenaamde project start-up / kick-off. - Projecten zijn tijdelijk, dus is er is een afgesproken einddatum. - Het resultaat is een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat. - Een project heeft meestal 1 opdrachtgever die geld beschikbaar stelt voor uitvoering. - Elk project beschikt over een budget. Het budget bestaat uit geld voor te besteden middelen en voor in te zetten mensen. - In een project werken mensen uit verschillende vakgebieden samen in een tijdelijk verband. - De projectorganisatie wordt geleid door een projectleider. De baas van de projectleider is de opdrachtgever. - Opdrachtgever stelt van tevoren een projectleider aan. De projectleider maakt in overleg met de projectleider een plan van aanpak. In een plan van aanpak staat het project nauwkeurig beschreven. Aandachtspunten bij projectmatig werken Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever - Je zult planmatig werken en een plan van aanpak moeten opstellen. - In grote organisaties: vaak vertraging door besluitvorming. - Bij maken van tijdsplanning: rekening houden met de tijd die deze besluitvorming. kan kosten! Anders heb je automatisch al vertraging - In kleine organisaties: vaak ongewenst direct aan de slag. - In praktijk is direct aan de slag gaan onmogelijk. Overleg met betrokkenen - Veel projectleden uit diverse vakgebieden. - Eerst project doorspreken met projectleden is belangrijk. - Motivatie en goede middelen zijn belangrijk. - Goede afspraken maken over de inzet van de projectmedewerkers is een must. - Fouten in het begin kunnen zorgen voor schade in de toekomst. - Als projectleider moet je geloven in de haalbaarheid van je project! Werk top-down - De grote lijn van het project moet eerst nog bepaald worden. - Details zijn in het begin niet belangrijk. - Begin nog niet met de uitvoering van het project! - Bij voortijdige uitvoering kan verlies van overzicht plaatsvinden. - Deel projecten op in fases. - Denk aan Voorbereiding (denken), Realisatie (doen) en Nazorg (onderhouden). 2

3 Denk eerst na: vooruit en achteruit - Ervaring is nutteloos bij projecten. - Bekijk het project vanuit meerdere perspectieven. - Vergeet geen werkzaamheden! - Wat je in het begin vergeet, wreekt zich later Faseren Grote projecten zijn moeilijk beheersbaar. Hoe maken we projecten beheersbaarder? - Plan van aanpak schrijven o Duidelijke beschrijving van het project o Bevat ook planning, budget en projectdoel - Project opdelen in fases o Serie activiteiten binnen een project, die bij elkaar kan horen o Verkleint risico s Fases Betekenis Producten Initiatief Het idee Projectvoorstel Definitie Wat moet er gebeuren? Plan van aanpak Ontwerp Hoe gaat het worden? Ontwerp Voorbereiding Hoe moet het gemaakt worden? Gedetailleerd ontwerp Realisatie Doen! Projectresultaat Nazorg Gebruik en instandhouding Gebruik van projectresultaat Aanpassingen van projectresultaat Initiatiefase: - er is nog geen sprake van een project: er is al wel een probleem - bepaling globale probleemstelling, doel en resultaat van het project - evt. haalbaarheidsonderzoek /vooronderzoek Definitiefase: - er is een concrete projectopdracht - er is een duidelijk projectresultaat - het project wordt gedefinieerd door een plan van aanpak Voorbereidingsfase: - er wordt een ontwerp van het projectresultaat gemaakt - er wordt nog geen product gemaakt Realisatiefase: - het projectdoel wordt gerealiseerd (het product wordt gemaakt) - invoering van het projectresultaat ( implementatie ) 3

4 Nazorgfase: - het projectresultaat wordt gebruikt - er zijn aanpassingen op het resultaat nodig (instandhouding) Voordelen van een project een speciaal team voor een speciale klus bij onduidelijkheden kan de opdrachtgever besluiten nemen een plan van aanpak schept duidelijkheid de verantwoordelijkheden van het projectteam liggen vast: schept duidelijkheid door de fasering is het project overzichtelijker een goed op elkaar afgestemd projectteam stimuleert! Nadelen van een project het inrichten van een project kost tijd projectleden laten tijdelijk een deskundigheidsgat achter in hun eigen afdeling projectmatig werken kan ingewikkeld zijn: veel afstemming SMART Projectdoelen moeten SMART zijn Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar / Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Geen misverstand over het eindresultaat Achteraf vaststellen of doel, tijd, geld en kwaliteit gehaald is Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het behalen van het doel Doelen moeten haalbaar en uitvoerbaar zijn Op de einddatum moet het doel behaald zijn en resultaat opleveren Stuurgroep Bestaat uit: - Senior User - Senior Supplier - Opdrachtgever Mensen en projecten Lijnorganisatie - Van boven naar beneden = machtsverhouding - Van links naar rechts = ondersteunende of adviserende stafafdeling 4

5 Projectorganisatie Een projectorganisatie staat buiten de normale lijnorganisatie. In een projectorganisatie worden mensen bij elkaar gebracht op basis van (specifieke) vakkennis. De projectorganisatie (projectgroep) bestaat uit: projectleider (is tijdelijk de baas over de projectgroepleden). projectsecretariaat (administratieve taken). projectleden (zorgen voor de uitvoering van het project, "bouwen" het projectresultaat). eventueel één of meer werkgroepen (voeren aparte deeltaken uit). eventueel (externe) adviseurs. Totale projectomgeving = moederorganisatie + buitenwereld Stakeholders: alle belanghebbenden in en bij het project. Een stakeholdersanalyse zorgt voor inzicht in wie betrokken is bij het project en wat hun belang is. Vanuit het project kan dan een speciaal communicatieplan worden opgesteld, waarin staat wie welke boodschap wanneer krijgt. 5

6 Wie zijn betrokken bij de projectorganisatie? 1. Opdrachtgever (sponsor van het project) Taken: project opstarten (evt. namens het management) projectleider aanwijzen het eindresultaat, het eindproduct accepteren projectbudget ter beschikking stellen (is ook verantwoordelijkheid) Verantwoordelijkheden: is eigenaar van het project! beslissingen nemen (goedkeuren projectvoorstel en plan van aanpak), maar ook op mijlpalen (GO/NO-GO voor vervolg geven) draagvlak voor het project creëren in de organisatie bewaken van de voortgang, kwaliteit, uitnutting projectbudget 2. Gebruikers Taken: in gebruik nemen van het eindproduct; gaan met het eindresultaat werken adviseren hoe het eindproduct het meest werkbaar/gebruikersvriendelijk moet zijn ("materiedeskundig") Verantwoordelijkheden: accepteren van het eindresultaat. Door gebruikers al vroeg in het project te betrekken, verhoog je de acceptatie van het eindresultaat!!! 3. Projectgroepleden (opdrachtnemers, gekozen op basis van deskundigheid) Taken: het projectresultaat correct neerzetten/bouwen effectief vergaderen rapporteren aan de projectleider Verantwoordelijkheden: de eigen deeltaken conform planning uitvoeren en indien niet haalbaar pro-actief signaleren naar de projectleider 6

7 4. Projectleider (opdrachtnemer) Taken: het project "organiseren" projectdeliverables opleveren op mijlpaalmomenten communiceren binnen de projectomgeving dagelijks het projectteam leiden: werkverdeling uitvoeren en het bewaken van de planning en kwaliteit op reguliere basis rapporteren aan de opdrachtgever zorgen voor een goed gemotiveerde projectgroep onderhandelen met opdrachtgever Verantwoordelijkheden: conflicten oplossen pro-actief signaleren/escaleren bij de opdrachtgever als de planning niet gehaald wordt, budget wordt overschreden, etc. correct aansturen van werkgroepvoorzitters het project "bijsturen" om de projectdoelen te behalen Er is altijd één projectleider binnen een project. Competenties van een projectleider: taakgericht zijn communicatief vaardig zijn een helikopterview hebben vergaderingen voorzitten vaardig zijn in conflicthantering kunnen organiseren en delegeren leiding kunnen geven Stuurgroep Projectleider Projectgroep 7

8 Het project van begin tot eind Elementen per fase 1. Initiatieffase ("pre-project fase"): projectvoorstel maken - het management besluit of er een project gestart moet worden - zo ja, dan wordt het idee voor het project uitgewerkt in een projectvoorstel (projectdeliverable). Inhoud van een projectvoorstel: naam project/achtergrond/toekomstige opdrachtgever/ beschrijving projectresultaat/globale planning/schatting middelen (ook mensen) /voorlopig projectdoel/ schatting kosten/gevolgen voor de organisatie/haalbaarheid project - voorstel goedgekeurd? Er wordt een projectleider aangesteld. 2. Definitiefase: intakegesprek tussen projectleider en opdrachtgever - in 1e gesprek (intakegesprek) het project opgrote lijnen vaststellen d.m.v. brainstorm en discussie - onderhandelen over de variatie in benodigde geld, tijd en middelen het project opzetten - moeten we wel een project opzetten? -> voer een haalbaarheidsonderzoek uit. Op basis hiervan een GO/NO-GO beslissing door het management. GO? Projectleider stelt Plan van Aanpak (PvA) op. Daarin is o.a. bepaald: doelstelling project, projectmedewerkers met taken en verantwoordelijkheden, communicatie, beslissingsbevoegdheden. project start-up vergadering - vormt het officiële begin van het project! - alle stakeholders zijn aanwezig - doel is om saamhorigheid te creëren ("neuzen dezelfde kant op") - gespreksonderwerpen: PvA, kennismaking, projectdoelen, projectgrenzen, bevoegdheden (projectleden), bespreken activiteiten en planning, afspraken maken over methoden, technieken en rapportages. 3. Ontwerpfase en voorbereidingsfase (start van de uitvoering van het project): maak het ontwerp van het projectresultaat: wat wordt er exact geleverd? (ontwerpfase) maak een detailontwerp van het projectresultaat : hoe gaan we het projectresultaat maken (voorbereidingsfase) 8

9 4. Realisatiefase: projectuitvoering - de projectleider moet de voortgang van het project periodiek vaststellen en de planning daar eventueel op aanpassen 5. Nazorgfase: project netjes afsluiten - projectleider levert het eindrapport op - projectleider vraagt ontheffing van het project bij de opdrachtgever ( decharge vragen ) - de projectmedewerkers gaan terug naar hun eigen afdeling - er vindt een evaluatie plaats van de gerealiseerde projectresultaten, inc. een evt. nacalculatie (Heeft het project nu echt opgeleverd wat oorspronkelijk de bedoeling was?) - het project wordt officieel afgesloten GOKIT G (Geld): bewaken uitnutting projectbudget: baten inschatten, kosten registreren en binnen budget ja/nee? O (Organisatie): bewaking projectdoel: financiële consequenties van extra wensen zichtbaar maken bij de - opdrachtgever wijzigingsverzoeken beargumenteren: gewenste aanpassing, gevolg, extra kosten K (Kwaliteit): kwaliteitspecificaties opstellen kwaliteit meetbaar maken tussentijdse kwaliteitscontroles uitvoeren: afwijkingen op de specificaties meten I (Informatie): voortgangsbewaking: bijv. tijdsverantwoording ( uren schrijven ) en rapportages opleveren overleggen: projectvergaderingen verspreiden van informatie en archivering: verschil in inhoudelijke en projectdocumenten 9

10 T (Tijd): vooraf een planning maken: welke activiteiten, hoeveel tijd per activiteit benodigd, afhankelijkheden - tussen activiteiten, doorlooptijden van activiteiten, kosten per activiteit, welke resources nodig voor het - uitvoeren van activiteiten? voortgangsbewaking: bijv. tijdsverantwoording ( uren schrijven ) planning aanpassen: grote aanpassingen (wijzigingen) worden besproken met de opdrachtgever Bedreigingen die tijdens het project kunnen optreden wegzakkende motivatie van de projectgroep onduidelijke taakverdeling projectleden gaan alleen voor hun eigen doelstellingen moeizame samenwerking tussen projectgroepleden weerstand van de toekomstige gebruikers de projectleider staat te veel wijzigingen op het projectresultaat toe ( scope creep ) aandacht van het management valt weg Projectrisico s Elk project kent risico s, die het projectresultaat kunnen ondermijnen. Wat is een risico? Een risico is een onzekere gebeurtenis die zich kan voordoen met als gevolg schade of verlies. Een risico (R) bestaat uit de kans van optreden (K) en het gevolg van de gebeurtenis (G): R = K * G Om onzekere gebeurtenissen te minimaliseren, stelt de projectleider een risicoanalyse op. Doel van een risicoanalyse: mogelijke risico s zichtbaar maken, vervolgens bespreekbaar te maken en maatregelen te formuleren. Je kunt op verschillende manieren met een in kaart gebracht risico omgaan: preventief: het risico vermijden repressief: maatregelen nemen om het risico te verminderen overdragen: je laat een ander het risico nemen (bijv. outsourcing/uitbesteding) het risico accepteren: geen maatregelen nemen Pas er wel voor op dat hoe verder de maatregel gaat, des te duurder hij is! 10

11 De planning Waarom plannen? - Totale duur project vaststellen - Inzicht in de gevolgen van vertraging - Bepalen van de kosten (via de uren van mensen) - Organiseren van het werk - Voortgangsbewaking Afhankelijke activiteit Kritische activiteit Kritieke pad Mijlpaal Doorlooptijd Benodigde werktijd Activiteit die pas kan beginnen, als een andere activiteit is afgerond. Activiteit die bij verandering in doorlooptijd de geplande eindtijd van het gehele project beïnvloedt. Het kritieke pad is de keten van kritische activiteiten. Een activiteit die niet op het kritieke pad ligt, heeft enige speling. Als een activiteit op het kritieke pad ligt, is er geen speling en zal een vertraging in deze activiteit de doorlooptijd van het gehele project vertragen. Er is op één moment maar één kritiek pad in een planning. Bij uitloop van activiteiten die niet op het kritieke pad liggen, kan het kritieke pad zich verplaatsen. Een mijlpaal is een (tussen)product dat tijdens een project ontstaat. Het eind van een activiteit of groep activiteiten kan een mijlpaal vormen. Het is belangrijk voldoende mijlpalen vast te stellen. Mijlpalen vormen meetpunten waarmee de planning bewaakt kan worden. Als een mijlpaal op de geplande datum niet is bereikt, is er vertraging opgetreden. De doorlooptijd is de verstreken tijd tussen het begin van en het eind van de activiteit, niet te verwarren met benodigde werktijd. De totale werktijd kan groter zijn dan de doorlooptijd (er moet met meerdere mensen tegelijkertijd gewerkt worden), maar ook kleiner. De benodigde werktijd is het aantal werkuren dat nodig is om een activiteit uit te voeren. Als 4 personen 8 uur op een dag aan een activiteit werken, is de benodigde werktijd 4 x 8 = 32 uren. Uit de benodigde werktijd zijn samen met de uurtarieven de kosten te berekenen. 11

12 ASAP/ALAP Indien een activiteit speling heeft, kun je deze op verschillende manieren gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld de activiteit zo snel mogelijk of zo laat mogelijk uitvoeren. Engelsen spreken over: 'As Soon As Possible' (ASAP) en 'As Late As Possible' (ALAP). Besteding van grote bedragen tijdens het project zal men in het algemeen zo lang mogelijk uitstellen. Ook kan een activiteit met speling worden 'uitgesmeerd' binnen de beschikbare tijd. Kritieke pad = zwart Speling = Afhankelijkheid = verticale lijn Begin/eindpunt = cirkel Rechthoeken = mijlpalen Pijlen = afhankelijkheden en activiteiten Vette pijl = kritieke pad 12

13 Work Breakdown Structure Activiteiten omzetten van grof naar fijn EINDE 13