Op weg naar professioneel projectmanagement

Transcriptie

1 Seminar Professionalisering Projectmanagement 23 januari 2003, hotel Mövenpick te Voorburg Op weg naar professioneel projectmanagement Henk Schenk

2 Lijn van de presentatie: Toegevoegde waarde van projectmanagement; Waarom en hoe worden projectmanagers ingezet; Ontwikkeling en groeimodellen projectmanagement; Wanneer gaat het goed en wanneer fout (crisis!); De kritische relatie en afhankelijkheden tussen de projectmanager en de organisatie: Q projectmanager x Q organisatie= effectiviteit; Wat komt er kijken bij een professionele projectmanager én een professionele organisatie.

3 Inzet projectmanagement Projectmanagement is een prachtig middel om business doelstellingen met een groot afbreukrisico beheersbaar te maken Echter, projectmanagement is duur, dient z n toegevoegde waarde aan te tonen en dient selectief ingezet te worden Projecten komen in ieder bedrijf in meer of mindere mate voor vanuit een oogpunt van bijvoorbeeld: Strategie Commercie Financiën Techniek

4 Projectmanagement ontwikkelt zich dus in iedere organisatie! Leertraject Kwaliteit Professionalisatie Fase Standaardisatie Fase Experimentele Fase Tijd

5 Experimentele fase Organisaties ontdekken het nut van projectmatig werken: Willekeurige opstart van projecten, iedere manager heeft zo z n targets en speeltjes Selectie van projectmanagers wordt aan het toeval van dat moment overgelaten: Overbodig geworden lijnmanagers Pré VUT-ers Jonge academici Inhoudelijk kundige medewerkers Enz.

6 Crisis signalen experimentele fase (1) Het management ervaart zaken zoals: projecten zijn een soort black box : ik stop er veel geld in maar ik weet niet wat ik er wanneer uit krijg; er wordt te veel aandacht besteed aan het blussen van brandjes in projecten. Dit incidentmanagement wordt als ongewenst ervaren en geeft een gevoel van onbeheersbaarheid; ik hoor nooit iets vooraf maar word altijd achteraf met onaangename zaken geconfronteerd ; budgetten worden overschreden zonder dat dit vooraf is afgestemd en goedgekeurd; beloofde planningen worden niet gehaald en worden achteraf met veel pijn en moeite verklaard.

7 Crisis signalen experimentele fase (2) Projectmanagers ervaren zaken zoals: niet begrepen worden en zich de kop van jut te voelen ; hoe zorgen we dat we onderlinge afhankelijkheden managen en wie neemt er in deze onderneming een strategisch besluit over diverse projecten heen indien het gaat om inzet van schaarse resources als geld, mensen en tijd; gevoel van inefficiëntie, iedere keer weer hetzelfde wiel uitvinden ; ervaringen willen uitwisselen en van elkaar willen leren; netwerken met elkaar willen delen. De roep naar structurering, uniformering en verbetering van de efficiëntie brengt organisaties naar de volgende fase van ontwikkeling in projectmanagement.

8 Standaardisatie fase Kenmerk: introductie van modellen, procedures, werkwijze. Met andere woorden de harde kant van projectmanagement. Afhankelijk van het type organisatie worden projecten geclusterd in bijvoorbeeld: Vervanging Nieuwbouw Innovatie Proces redesign ICT Omvang in budget Doorlooptijd

9 Standaardisatie fase Met behulp hiervan wordt een standaard aanpak per type project bedacht, veelal gebruikmakend van in de markt bekende methodes en hulpmiddelen, zoals: Prince II MS Project Probaat New Product Development Enz.

10 Standaardisatie fase Er zijn vele methodes en hulpmiddelen die als basis dezelfde principes hanteren: BP BF BOn BTB BL BOv Idee Fase Analyse Fase Definitie Fase Ontwerp Fase Voorbereiding & Test Fase Realisatie Fase Nazorg Fase IO TWI FO IO TWI FO BP BF BOn BTB BL BOv = Idee Omschrijving = Toegevoegde Waarde Idee = Functioneel Ontwerp = Besluit tot Project = Besluit tot Financiering = Besluit tot Ontwikkeling = Besluit tot Test en Bouw = Besluit tot Live te gaan = Besluit tot Overdracht

11 Standaardisatie fase Naast een overall projectplan worden dus ook beslisdocumenten gehanteerd. Fasen worden afgesloten met een beslisdocument welke een go of no-go besluit moet opleveren voor de aanvang van een volgende fase. Voorts krijgt de besturing op de variabelen geld, organisatie, kwaliteit, informatie, acceptatie en tijd in iedere methode wel een plaats.

12 Toegevoegde waarde Standaardisatie fase Beheersbaarheid Rapportage Efficiëntie Transparantie Besluitvorming Kennismanagement Flexibiliteit Benchmarks

13 Standaardisatie fase Er gaat dus heel veel goed, maar men komt tot het besef dat aan een projectmanager ook eisen worden gesteld aan de zachte kant, zoals: Attitude Motieven Gedragskenmerken Enz. Ook gaat de projectmanager eisen stellen aan zijn omgeving. De tijd is rijp voor een volgende fase: professionalisering!

14 Professionaliseringsfase Projectmanagement krijgt een eigen plaats in de organisatie De functie wordt geformaliseerd Rollen, taken en verantwoordelijkheden worden belegd: Opdrachtgever Opdrachtnemer Resourcemanager Projectmanager Coach

15 Professionaliseringsfase Er worden loopbaanpaden gecreëerd (employability) Projectmedewerker Projectleider Projectmanager Senior Projectmanager Directies zien het strategisch belang van projectmanagement voor het realiseren van hun bedrijfsdoelen en in het kader van human capital doet competentiemanagement z n intrede.

16 Professionaliseringsfase Competentiemanagement Het werken met competenties is bedoeld om medewerkers te helpen ontwikkelen en hun ontplooiingskansen te bieden gericht op optimalisering van hun prestaties in hun huidige en toekomstige functies. Per functie (familie) worden er competentieprofielen opgesteld waaraan medewerkers (op termijn) zouden moeten voldoen. Middels een gap-analyse kan een individueel ontwikkeltraject worden afgesproken.

17 Professionaliseringsfase Voor projectmanagement hanteren wij bijvoorbeeld het volgende competentieprofiel: Sociale effectiviteit Sturend vermogen Werkhouding Externe oriëntatie Denkkracht Communiceren Coachen Stresstolerantie Omgevingsbewustzijn Oordeelsvorming Interpersoonlijke sensitiviteit Samenwerking stimuleren Aanpassings vermogen Internationale oriëntatie Analytisch vermogen Vertrouwen opbouwen Organiserend vermogen Flexibiliteit Ondernemend handelen Conceptueel denken Overtuigen Planmatig werken Financieel bewustzijn Organisatie bewustzijn Creativiteit Visie uitdragen Resultaatgerichtheid Kwaliteitsgerichtheid Visie ontwikkelen Gevoel voor details Samenwerken Leiderschap Verantwoordelijkheid Klantgerichtheid Netwerken Besluitvaardigheid Initiatief

18 Professionaliseringsfase Per competentie stellen we vast welke definitie hieraan verbonden is en welke kwaliteitsniveaus er aan gekoppeld dienen te worden. Een voorbeeld: Competentie Definitie Basisniveau Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Samenwerking stimuleren. Stimuleert wederzijdse samenwerking tussen individuen en / of groepen van binnen en / of buiten de organisatie om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Ziet waar samenwerking gewenst is en stemt de samenstelling van de groep daarop af. Stimuleert individuele personen tot samenwerking ten behoeve van een groter geheel. Stimuleert de samenwerking binnen een team waarbij leden een vergelijkbare achtergrond hebben. Stimuleert de samenwerking tussen teams waarbij leden verschillende achtergronden en belangen hebben.

19 Professionaliseringsfase Deze niveaus kunnen bijvoorbeeld worden aangehouden tegen functieniveaus als projectleider, projectmanager en senior projectmanager. De ontbrekende onderdelen kunnen worden ingevuld door o.a.: training stages coaching workshops thema bijeenkomsten Counseling Enkele kwaliteitskenmerken: Certificering door bijvoorbeeld PMI Master Studie afgerond met: MSc PM

20 Conclusie Projectmanagement is een vak met veel toegevoegde waarde voor de organisatie, maar tevens eisen stelt aan zowel de projectmanager als zijn omgeving. Iedere organisatie bepaald, op basis van de bijdrage van projectmanagement aan het realiseren van de businessdoelen, z n eigen ambities in het leertraject. De keuze is aan u!

21 Herkenning? Vragen? Opmerkingen?