3Processen, componenten en technieken

Transcriptie

1 1Projectmatig werken De familie Prins gaat projectmatig werken In het boek: Prince2 Compact staan de belevenissen van de familie Prins centraal. De familie Prins is een modaal gezin, met pa en ma Prins aan het hoofd en drie kinderen: Jeroen, Saskia en Pino. Jeroen is de oudste, hij is al 16 jaar, zit in 4 vwo en weet altijd alles beter. Saskia is 14 jaar en een echte Pietje Precies, zij streeft altijd naar het beste, in tegenstelling tot Jeroen, die nogal slordig van aard is. Pa Prins is het hoofd van het gezin: hij geeft meestal de koers aan en komt daarover vaak in conflict met Jeroen. Ma Prins is binnen het gezin de bindende factor, als er onenigheid of ruzie is probeert zij het altijd te sussen en de vrede te bewaren. De jongste telg van het gezin Prins is Pino, hij is bijna 7 jaar en een ondeugend kereltje dat voortdurend alles in de war gooit. Pino gaat altijd zijn eigen weg en er is niemand die echt vat op hem heeft. De familie Prins wil dit jaar op vakantie, maar weet nog niet hoe en waar naartoe. Jeroen en Saskia willen graag naar Rome, omdat ze op school veel hebben geleerd over de geschiedenis en de cultuur van deze stad. Pa en ma Prins willen het liefste uitrusten op een mooi plekje ergens aan het water in een zonnig land. Pa Prins geeft Jeroen de opdracht om via internet informatie te verzamelen over Rome. Ma Prins bezoekt samen met dochter Saskia enkele reisbureaus om informatie in te zamelen over de reis ernaartoe. Ze komen met een hele tas vol met kleurige vakantiefolders weer thuis. Op een regenachtige zondagmiddag in februari gaat het hele gezin rond de keukentafel zitten om de informatie door te nemen. Vragen en opdrachten over de casus 1. Is de projectmatige aanpak het meest geschikt voor de planning van de vakantie van de familie Prins? 2. Kan de planning van de vakantie ook op een routinematige manier worden uitgevoerd? 3. Had de familie Prins ook improviserend op vakantie kunnen gaan? Geef hiervan een voorbeeld. 4. Welke risico s bedreigen de vakantie? 5. Kun je een organisatiestructuur bedenken voor dit project? 1. Wat is de definitie van een project? 2. Welke drie werkvormen worden onderscheiden? 3. Welke groepen worden onderscheiden in de projectorganisatie? 4. Welke beheersaspecten maken deel uit van elk project? 5. Beschrijf de projectfasering in zes stappen.

2 2 ojectmatig Pr werken volgens PRINCE2 Jeroen Prins maakt een projectmandaat Jeroen Prins heeft op school les gehad in projectmanagement en besluit deze kennis meteen in de praktijk toe te passen. Hij gaat aan de slag om een projectmandaat te schrijven, dat in ieder geval instemming heeft van zijn ouders. Jeroen komt met het volgende projectmandaat: Om lekker uit te rusten na een jaar hard werken, willen we dit jaar met ons gehele gezin op vakantie gaan naar Rome. Rome is een fantastische stad met veel cultuurhistorische monumenten. We zullen minimaal drie weken nodig hebben om alles te bezichtigen. In de zomermaanden kan het erg warm worden in Rome. De temperatuur kan er gemakkelijk oplopen tot 45 graden Celsius. Als dat het geval is, kan er in Rome smog ontstaan, het is dan verstandiger om binnen te blijven. De kans op smog is in de maanden juni en juli het grootst. De vakantie is geslaagd als iedereen goed uitgerust terugkomt van vakantie en kennis heeft gemaakt met de cultuur van de stad. Voor de totale vakantie is een budget beschikbaar van 2000 euro. Vragen en opdrachten over de casus 1. Voldoet het projectmandaat van Jeroen aan de voorwaarden? 2. Wie kan bij dit project het beste de rol van opdrachtgever vervullen? 3. Noem enkele risico s van dit project. 4. Welke leveranciers spelen een rol binnen het project van de familie Prins? 5. Wie kan het beste de rol van projectmanager op zich nemen? 1. Wat is volgens PRINCE2 een project? 2. Wat wordt beschreven in een Project Mandate? 3. Noem enkele onderwerpen van de business case. 4. Wat is het verschil tussen de product- en de projectlevenscyclus? 5. Welke drie hulpmiddelen kent PRINCE2 om in te kunnen spelen op veranderingen in de projectomgeving?

3 3Processen, componenten en technieken De familie Prins bespreekt het projectmandaat Op een regenachtige middag ergens in januari zit de hele familie Prins rondom de keukentafel om het projectmandaat van Jeroen te bespreken. Ma Prins heeft moeite met het tijdstip van de vakantie, omdat er dan veel kans is op een hittegolf en smog in Rome. Saskia wil bij nader inzien toch liever een strandvakantie en Pa Prins maakt zich zorgen of het budget van 2000 euro wel toereikend is. In onderling overleg worden er enkele aanpassingen aangebracht in het oorspronkelijke projectmandaat. Allereerst wordt besloten het tijdstip van de vakantie op te schuiven naar de laatste weken van augustus, dan is het over het algemeen minder heet in Rome en is de kans op een hittegolf kleiner. Om de kosten te drukken stelt Pa Prins voor om met de auto te gaan. Dat kost weliswaar wat meer reistijd, maar de voordelen zijn dat de kosten lager uitvallen en dat ze onderweg nog ergens aan de kust een weekje door kunnen brengen. Pa Prins biedt aan om het projectmandaat aan te passen en het vervolgens aan Jeroen te geven, zodat die kan beginnen met de opstartfase van dit project. 1. Welke risicobeperkende maatregelen worden er door de familie Prins genomen? 2. Voldoet het nieuwe project brief aan de voorwaarden? 3. Probeer zelf eens een business case uit het projectvoorstel af te leiden. 4. Wie stelt zich binnen dit project op als opdrachtgever? 5. Noem enkele kwaliteitsverwachtingen waaraan het eindproduct moet voldoen. 1. Wat wordt bedoeld met de begrippen Project Mandate en Business Case? 2. Noem de acht PRINCE2-processen. 3. Uit welke acht componenten bestaan de PRINCE2-processen? 4. Welke drie specifieke PRINCE2-technieken worden onderscheiden? 5. Uit welke vier stappen bestaat de productgerichte planning?

4 4 /OP SU Starting Up a Project (opstarten van een project) Jeroen Prins start een project op Jeroen Prins gaat aan de slag met de opstartfase van het project Rome. Hij kijkt eerst of er leerpunten zijn van vorige projecten en herinnert zich opeens de last minute vakantie van vorig jaar, toen Saskia opeens reisziek werd en ze geen medicijnen bij zich hadden. Daarna vraagt hij aan Pa Prins het herziene projectmandaat, dat de basis vormt voor deze eerste projectfase. Jeroen volgt gewoon de stappen van PRINCE2 en benoemt eerst de opdrachtgever en de projectmanager. Vervolgens worden alle andere gezinsleden ingedeeld. Jeroen maakt voor iedereen een korte taakomschrijving en vraagt aan de gezinsleden of ze het er mee eens zijn. Vervolgens maakt hij een voorstel voor de vakantie, dat is afgeleid van het projectmandaat. Hij maakt ook een plan van aanpak waarbij hij precies in kaart brengt welke activiteiten hij nog moet uitvoeren tot aan de laatste vakantiedag. Als laatste maakt hij een voorstel om na goedkeuring van het voorstel alles verder uit te werken. Tenslotte legt hij het voorstel ter goedkeuring voor aan zijn ouders. 1. Wat was het leerpunt van de vorige vakantie? 2. Volgt Jeroen in de casus globaal de stappen uit SU/OP? 3. Jeroen maakt aan het einde een voorstel om alles verder uit te werken. Hoe heet dit plan in PRINCE2-termen? 4. Is het genoeg als Jeroen alleen dit plan ter goedkeuring voorlegt aan zijn ouders? 5. Op basis van welke PRINCE2-plannen kunnen de ouders Jeroen toestemming geven om alles verder uit te werken? 1. Wat is het doel van het proces SU/OP? 2. Welk document kan worden geraadpleegd om lering te trekken van vorige projecten? 3. Hoe heten binnen PRINCE2 de rollen van de beslisser en van de uitvoerder? 4. Welke relaties zijn er met andere PRINCE2-processen? 5. Welke producten worden in deze fase opgeleverd?

5 5 L P Planning (opstellen van een plan) Jeroen Prins maakt een plan Jeroen Prins maakt tijdens de opstartfase van het project Rome gebruik van de productgerichte planningstechniek van PRINCE2. Hij besluit om voor het initiatiefaseplan van de vakantie gebruik te maken van het proces Plannen maken. Eerst maakt hij een globaal ontwerp voor de vakantie. Vervolgens onderzoekt hij uit welke onderdelen de vakantie bestaat. Hij komt tot de volgende onderdelen: voorbereiding, heenreis, Rome, strand, terugreis. Vervolgens maakt hij een productdecompositie van de verschillende onderdelen van de vakantie. Daarnaast maakt hij een productomschrijving voor alle onderdelen van de vakantie en ten slotte maakt hij een productstroomschema van de vakantie, waarin alle producten in de juiste volgorde worden gezet. Vervolgens onderzoekt Jeroen welke afhankelijkheden er zijn tussen de verschillende onderdelen van het plan. Daarna maakt hij een schatting van de tijd en kosten en maakt een planning voor de gehele vakantie. Ten slotte analyseert hij nog welke risico s er aan het project zijn verbonden en rondt het plan af. 1. Heeft Jeroen globaal alle stappen uit het planningsproces doorlopen? 2. Maak een productdecompositie waarin alle onderdelen van de vakantie worden getoond. 3. Maak vervolgens een korte productbeschrijving van verschillende producten. 4. Maak aan de hand van de casus een productstroomschema waaruit duidelijk de afhankelijkheid en de volgorde van de op te leveren producten blijkt. 5. Bedenk zelf drie risico s voor dit project en de mogelijke tegenmaatregelen. 1. Wat is het doel van het proces PL: Opstellen van een plan? 2. Noem enkele belangrijke onderdelen van een PRINCE2-plan. 3. Welke vijf mogelijke eindproducten kent het planningsproces? 4. Uit welke drie onderdelen bestaat de productgerichte planning? 5. Uit welke zes stappen bestaat het iteratieve proces risicoanalyse en -management?

6 6 P D Directing a Project (Dirigeren van een project) Pa en ma Prins sturen de vakantie aan De aansturing van het project Rome gebeurt bij de familie Prins door Pa en Ma Prins. Zij vormen samen de stuurgroep die voor het eerst in actie komt als Jeroen klaar is met de opstartfase van de vakantie. Jeroen levert bij Pa Prins na de opstartfase de volgende documenten in: de projectbenadering, het projectvoorstel, het initiatiefaseplan, het risicologboek en de taakbeschrijvingen. Op een winteravond als de kinderen vroeg naar bed zijn gegaan, nemen Pa en Ma Prins alle plannen door. Ze vinden dat Jeroen zijn werk goed heeft gedaan en keuren de plannen van Jeroen goed. De volgende ochtend neemt Pa Prins het woord tijdens het gezamenlijke ontbijt. Hij richt het woord tot Jeroen en complimenteert hem met de geleverde prestatie. Ma Prins zegt dat ze erg trots is op Jeroen en dat door Jeroens grondige planning de vakantie nu definitief voorbereid kan worden. Er klinkt een luid gejuich op aan de ontbijttafel. Jeroen krijgt de opdracht mee om alle plannen definitief uit te werken en met een compleet uitgewerkt voorstel voor de vakantie te komen, dat weer door Pa en Ma Prins wordt beoordeeld. 1. Worden door de ouders Prins alle stappen van DP1 correct doorlopen? 2. Welke documenten moet Jeroen opleveren aan zijn ouders, zodat zij kunnen beslissen over de projectinitiatie? 3. Vind je dat Jeroen aanwezig moet zijn bij de bijeenkomst waarin zijn ouders beslissen over de projectinitiatie? 4. Wiens taak is het om de business case te toetsen en wat houdt dat precies in? 5. Kan het project na de goedkeuring van de ouders nog worden gestopt? Geef aan waarom wel of niet. 1. Wat is het doel van het subproces DP1 aan het begin van het project? 2. Uit welke vijf subprocessen bestaat het proces DP? 3. De stuurgroep neemt voortdurend go/no-gobeslissingen. Wat wordt hiermee bedoeld? 4. Wanneer voert de stuurgroep het proces DP4: Ad-hocsturing geven uit? 5. Wat is de output van DP1?

7 7 Initiating IP a Project (initiëren van een project) De familie Prins initieert een project Nu Jeroen Prins de toestemming heeft van zijn ouders om de vakantie naar Rome verder uit te werken, gaat hij enthousiast aan de slag met de voorbereidingen. De eerste stap is dat Jeroen nadenkt over de kwaliteit van het eindproduct. Wanneer is de vakantie geslaagd? Hij besluit om met alle vakantiegangers een gesprekje te voeren over hun verwachtingen en dit op papier te zetten. Ook besluit hij in een klapper alle gegevens van het project te documenteren. Vervolgens maakt hij een globale planning voor het gehele project en een gedetailleerde planning voor de eerste fase van het project, de voorbereiding van de vakantie. De voorbereiding van de vakantie bestaat uit de volgende stappen: informatie verzamelen, ordenen en uitwerken, besluitvorming en het vastleggen van alle onderdelen van de reis die van tevoren moeten worden gereserveerd. Als dat klaar is, kijkt Jeroen opnieuw naar de business case om te kijken of er iets aan is veranderd. Dat is niet het geval, dus gaat Jeroen verder met het onderzoeken van de risico s. Hij heeft in de krant gelezen dat er een brand is geweest in de Mont-Blanctunnel, een tunnel waar ook de familie Prins doorheen gaat op weg naar Italië. Door de brand is nog maar een tunnelbuis bruikbaar, wat in de zomermaanden ongetwijfeld tot lange vertragingen gaat leiden. Jeroen onderzoekt wat de alternatieven zijn en besluit een andere route te nemen. Vervolgens maakt Jeroen een plan van aanpak voor de projectbeheersing. Hij besluit om vast te leggen dat hij wekelijks in het weekend aan zijn ouders rapporteert over de voortgang van het project. Daarnaast wil hij graag een marge van 10% over het vakantiebudget om tegenvallers op te vangen. Hij spreekt met zijn ouders af dat hij ze zal informeren als er wijzigingen worden aangebracht in de projectopzet. Daarna voegt hij alle documenten samen tot een projectinitiatiedocument dat hij ter goedkeuring voorlegt aan zijn ouders. 1. Heeft Jeroen alle processtappen van IP globaal doorlopen? 2. Onderdeel van het kwaliteitsplan is een voorstel voor configuratiebeheer. Doet Jeroen daar ook aan? 3. Beschrijf de wijzigingsprocedure bij de familie Prins. 4. Is er ook iets afgesproken over toleranties? 5. Welk nieuw risico onderkent Jeroen en welke tegenmaatregelen kan hij nemen? 1. Wat is het doel van IP: initiëren van een project? 2. Welke twee belangrijke documenten moet de projectmanager aan het einde van IP opleveren aan de stuurgroep? 3. Wie is verantwoordelijk voor de activiteiten van IP? 4. Wat is het doel van IP4: Projectbeheersing opzetten? 5. Wat is het doel van wijzigingsbeheer en configuratiebeheer?

8 8 /MF SB Managing Stage Boundaries (mana- van gen faseovergangen) De familie Prins gaat over naar de volgende projectfase De voorbereiding van het project Rome zit er op en Jeroen gaat aan de slag om een plan te maken voor de eerste uitvoeringsfase. In deze fase werkt Jeroen samen met Saskia het verblijf in Rome verder uit. Daarvoor zal hij eerst een gedetailleerd plan van aanpak moeten maken. Daarnaast moet het globale projectplan worden aangepast met de informatie die uit de vorige uitvoeringsfase is gekomen. In sommige gevallen zal de planning op onderdelen moeten worden aangepast. Ook beoordeelt Jeroen of er nog steeds een geldige business case is. Dit is vooral van belang als er iets is veranderd aan de oorspronkelijke uitgangspunten van het project. Bovendien bekijkt Jeroen het risicologboek om te beoordelen of er nog nieuwe risico s zijn bijgekomen of dat er iets is veranderd aan de bestaande risico s. Nadat alle informatie is bijgewerkt, brengt Jeroen verslag uit aan de stuurgroep. Hij vraagt toestemming om aan de volgende uitvoeringsfase te beginnen. Het uitvoeren van het werk in fases en het plannen van de volgende fase gaat net zo lang door tot alle fases zijn doorlopen. Dit is het moment waarop alle producten zijn ontwikkeld en het project kan worden afgesloten. 1. Heeft Jeroen globaal alle stappen uit het proces SB/MF correct doorlopen? 2. Kan Jeroen al aan de voorbereidingen van de volgende fase beginnen als de huidige nog niet is afgerond? 3. Noem een globaal plan en een gedetailleerd plan dat Jeroen aan het einde van elke fase moet opstellen of bijwerken. 4. Waarom beoordeelt Jeroen opnieuw de business case? 5. Wanneer moet Jeroen tussen twee fases in een afwijkingsplan opstellen? 1. Wat is het doel van het proces SB/MF? 2. Welke informatie is nodig om een faseplan op te kunnen stellen? 3. In welke gevallen moet een project onmiddellijk worden gestopt? 4. Waarom moet het risicologboek worden geactualiseerd? 5. Welke rol speelt de stuurgroep in SB/MF?

9 9 S/BF C Controlling a Stage (beheersen van een fase) De familie Prins werkt de vakantie verder uit Jeroen Prins heeft in het initiatiefaseplan de werkzaamheden verdeeld en een planning gemaakt voor elk onderdeel van de vakantie. De voorbereiding is in handen van Ma Prins en Saskia, de planning van de heen- en de terugreis zijn in handen van Pa Prins. Het verblijf in Rome wordt verder uitgewerkt door Jeroen en Saskia, die een lijst zullen opstellen van bezienswaardigheden die ze willen bezichtigen. De planning van de strandvakantie ligt in handen van Saskia Prins, die daarvoor zal overleggen met Pa Prins in verband met de planning van de route. Ma Prins en Saskia gaan enthousiast aan de slag met de voorbereiding van de reis en Jeroen Prins bewaakt de voortgang. Eerst wordt het werk dat moet worden verricht vastgelegd in een werkpakket. Vervolgens bespreekt Jeroen dit werkpakket met zijn moeder en met Saskia, die het er mee eens zijn en aan de slag gaan. Jeroen bewaakt de planning en rapporteert op hoofdlijnen aan zijn vader over de voortgang. Als er afwijkingen van het oorspronkelijke plan zijn, stelt hij daarvan onmiddellijk zijn ouders op de hoogte. Aan het einde van deze fase leveren Ma Prins en Saskia het uitgewerkte plan op aan Jeroen, die dit samen met een gedetailleerd plan van aanpak voor de volgende projectfase ter goedkeuring voorlegt aan zijn ouders. 1. Worden alle stappen van CS/BF correct doorlopen? 2. Lopen de uitvoeringsfases van dit project parallel met de oplevering van de specialistische producten? 3. Wat is de taak van de Project Board tijdens de fase-uitvoering? 4. In welk geval moet Jeroen een Exception Report opstellen? 5. Welke activiteiten moet Jeroen aan het einde van de uitvoeringsfase verrichten? 1. Wat is het doel van het beheersproces van een fase? 2. Wat is een Work Package? 3. Beschrijf hoe het proces CS/BF parallel loopt met de ontwikkeling van een product in MP. 4. Hoe blijft de projectmanager op de hoogte van de voortgang van het werk dat door het team wordt uitgevoerd? 5. Wanneer neemt de projectmanager corrigerende maatregelen en binnen welke marge?

10 10 P M Managing Product Delivery (ma- van de nagen productoplevering) De familie Prins gaat aan de slag met werkpakketten Tussen Jeroen Prins en zijn moeder en Saskia is afgesproken dat zij aan de slag gaan met de voorbereiding van de reis. Het werk is vastgelegd in een werkpakket dat Ma Prins en Saskia hebben aanvaard. Jeroen Prins bewaakt de voortgang. Hij gebruikt daarvoor de activiteiten uit het proces CS/BF: Beheersen van een fase. Ma Prins gaat intussen samen met Saskia aan de slag volgens de stappen van het proces MP: Managen productoplevering. De eerste stap is de acceptatie van het werkpakket, die inmiddels heeft plaatsgevonden. De volgende stap is het uitvoeren van het werk, waarbij Ma Prins en Saskia regelmatig rapporteren over de voortgang aan Jeroen. De laatste stap is het opleveren van het eindproduct. Voor dit eindproduct zijn van tevoren acceptatiecriteria vastgelegd waarop moet worden getoetst. Jeroen bewaakt de planning en rapporteert op hoofdlijnen aan zijn vader over de voortgang. Saskia probeert via internet een hotel te boeken, maar ontdekt dat in augustus alle hotels in Rome bezet zijn in verband met een internationaal jongerencongres. Jeroen zoekt via internet een alternatieve locatie om te verblijven en vindt er een aan het Braccianomeer, op zo n 40 km afstand van Rome. Hij ziet dit als een afwijking van de specificaties en stelt een afwijkingsrapport op voor de stuurgroep met het verzoek om te overnachten aan het Braccianomeer tijdens hun verblijf in Rome. De ouders van Jeroen keuren dit voorstel goed, waarna het plan voor de voorbereiding wordt geaccepteerd. 1. Worden alle stappen van het proces MP in bovenstaande casus doorlopen? 2. Welk product moet door het team worden opgeleverd? Noem 3 mogelijke acceptatiecriteria? 3. Wat wordt bedoeld met de acceptatie van het Work Package? 4. Is het nodig dat Jeroen een Exception Report opstelt? 5. Wat is het doel van de Checkpoint Report van Ma Prins en Saskia? 1. Wat is het doel van het proces MP? 2. Wiens werkzaamheden worden beschreven in MP? 3. Wat is een Quality Review? Welke rol spelen Producer en Reviewer? 4. Hoe houdt de teamleider de projectmanager op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden van zijn team? 5. Wat is de inhoud van een Work Package?

11 11 P/AP C Closing a Project (afsluiten van een project) De familie Prins evalueert de vakantie Het project zit erop: de familie Prins heeft een fantastisch verblijf in Italië gehad, waarbij iedereen ruimschoots aan zijn trekken is gekomen. Het was mooi weer, maar niet te heet, zodat ook de gevreesde smog achterwege is gebleven. De vakantie bleef binnen het budget en de familie Prins was keurig op tijd weer terug in Nederland. Nu iedereen weer terug is in Nederland wordt het tijd om het project te evalueren. Jeroen doet dit volgens de stappen van het PRINCE2-proces CP/AP. Het afsluiten van het project bestaat eigenlijk uit drie delen: eerst doet Jeroen bij alle gezinsleden navraag of de vakantie heeft voldaan aan hun verwachtingen, vervolgens inventariseert Jeroen of er na de vakantie nog punten zijn die moeten worden afgehandeld. Er zijn nog twee dingen die moeten gebeuren: de vakantiespullen moeten nog op zolder worden opgeborgen en de auto van Pa Prins moet nog worden opgeruimd en schoongemaakt. Vervolgens evalueert Jeroen het project met alle betrokkenen. Hierbij gaat het hem er vooral om dat het project wordt geëvalueerd en dat alles wat goed ging en wat fout ging in kaart wordt gebracht om er een volgende keer van te leren. Als laatste zorgt Jeroen er voor dat alle documentatie goed wordt opgeborgen voor een volgende keer en vraagt hij zijn ouders om het project officieel te mogen beëindigen. Drie weken na de vakantie, als de foto s klaar zijn, wordt het einde van het project gevierd met de hele familie en worden alle foto s bekeken en herinneringen opgehaald. 1. Heeft Jeroen alle stappen uit CP/AP globaal doorlopen? 2. Wat is het doel van de postprojectbeoordeling? 3. Wat is het doel van het leerpuntenrapport? 4. Wie zorgt er voor de verspreiding van het leerpuntenrapport bij een nieuw project? 5. Wie zet de laatste stap in de levenscyclus van dit project? 1. Wat is het doel van het proces CP/AP? 2. Hoe kondigt de projectmanager het einde van het project aan? 3. Worden in het leerpuntenrapport alleen de dingen vermeld die verkeerd gingen? 4. Met welke twee andere PRINCE2-processen heeft CP/AP relaties? 5. Hoe kan het project het beste worden afgesloten?