Problematiek in projecten

Transcriptie

1 Problematiek in projecten Het project bouwt andere producten dan afgesproken Het project valt duurder uit dan begroot Het project loopt langer dan gepland Het product sluit niet aan bij de werksituatie Almere Quality Assurance in ICT / 1

2 Het Idee Het Idee, ontstaan uit Pijn of Visie We nemen als uitgangspunt dat er op een of andere manier een verantwoorde keuze is gemaakt om een bepaald project uit te voeren ten einde Het Idee te realiseren. Deze presentatie gaat uit van zelfbouw. Almere Quality Assurance in ICT / 2

3 Werkblokken We onderkennen de volgende werkblokken Stakeholders KSF s bepalen Eisendossier Kwaliteitsplan Projectkaders Projectplan IA Functioneel Ontwerp Technisch ontwerp Bouw Testen (module & Integratie-, Systeem-, Acceptatietest) Implementatie Er worden natuurlijk op meerdere punten planningen gemaakt. Het project plan heeft een dusdanig belang dat deze in de slides is opgenomen. Er zijn go/no go beslis punten opgenomen Almere Quality Assurance in ICT / 3

4 Ideaal traject Volgtijdige uitvoering van de activiteiten die nodig zijn om een succesvol project tot een goed eind te brengen. < Projectdefinitie > ProjectKaders Funct. Techn. StkHold KSF s Eisen KwalPln ProjectPlan IA Ontwerp Ontwerp Bouw Testen Impl. PID in Prince2 Primaire Stakeholders Kenmerken: Fun to work Op tijd klaar Juiste producten en tussen producten Voldoende kwaliteit Alle fasen worden netjes na elkaar afgerond Primaire Stakeholders & Secundaire Stakeholders Als er sprake is van een iteratieve ontwikkelmethode dan worden er verschillende fasen (meestal ontwerp t/m Testen) meerdere keren doorlopen, en dient dan als blok opgenomen te worden waarbij het aantal cycli aangegeven wordt Almere Quality Assurance in ICT / 4

5 Werkelijk traject De volgtijdigheid wordt vaak niet aangehouden ( Hurry up, start coding ) Implementatie team Plan IA KwaPln Funct. Ontwerp Bouw Techn. Ontwerp Eisen Testen KSF s Impl. StkHold Reparatie team Inventarisatie team Kenmerken: Gefrustreerde werksfeer Te laat opgeleverd. Te weinig kwaliteit Te weinig functionaliteit Te duur geworden Fase worden nooit afgerond, behalve door het verstrijken van termijnen Fase 1 team Almere Quality Assurance in ICT / 5

6 Invoeren van grenzen StkHol KSF Eisen KwalPlan Proj.kaders Plan IA F.ontwerp T.ontw Bouw Testen Impl. Grenzen: Tussen de fasen komen formele checkpoints De middelen worden bepaald (geld, mensen, tijd, inkoop) De kwaliteit wordt bewaakt De functionaliteit wordt bewaakt De voortgang wordt bewaakt Iedere fase specificeert nieuwe grenzen voor een of meerdere volgende fasen. Omdat iedere fase grenzen specificeert voor volgende fasen, moeten de fasen op zicht bewaakt worden. Is de Stake Holder analyse goed uitgevoerd? Dan zijn de KSF s dus goed op te stellen. Zit er in de Stakeholder analyse uitvoering fouten, dan zal de KSF s fase ook niet het gewenste resultaat opleveren. Moraal: Druk geen grenzen op aan mensen die ervoor betaald worden om binnen die grenzen te blijven. Beperk die mensen die ervoor betaald worden om de grenzen te verkennen. Omdat de grenzen gesteld worden door mensen die daar vaak niet de juiste inzichten voor hebben, worden er verkeerde grenzen gesteld. Zowel technische alsook organisatorisch. Daaruit is de noodzaak voor iteratieve en interactieve ontwikkelmethoden bedacht. Blijft er 1 dilemma over. Als we het hebben over een IT-project, is een IT manager natuurlijk de aangewezen persoon om de grenzen te trekken. - De IT manager zal de grenzen echter in eigen voordeel opstellen (te ruim) - Als de IT manager de grenzen opgeeft, dan is er geen objectieve beoordeling meer voor de andere opties uit de (niets doen, uitbesteden, aanschaf v.e. standaard pakket) Almere Quality Assurance in ICT / 6

7 Grenzen De eerste grenzen worden bepaald door de Business en heet. Alternatief 1 Wat Alternatief 2 Alternatief 3 Hoe Wanneer Kosten Uit studie moet blijken wat de kosten van de alternatieven zijn. B.v. Zelfbouw : Doorlooptijd 6 weken met 15 mensen. Inkoop : Exact kan de boekhouding aan, of hebben we SAP nodig Uitbesteden : Volgens de offerte kost het Euro. Een stellende kan ook: Het is een zinvolle investering als we A realiseren voor de prijs B. Alternatief 1 : We realiseren AA en AC en AD, dat kost dan ongeveer B1. Of we realiseren AB, AC en AE voor een prijs van B2 Er wordt dan een afweging gemaakt tussen de alternatieven. Vervolgens worden de grenzen bepaald, Zelfbouw moet klaar zijn over 6 weken, het mag niet meer kosten dan Euro (165 uur),?? Almere Quality Assurance in ICT / 7

8 Wie maakt de Business Case De business maakt een Waarna er een project gestart zou kunnen wordenom het idee te realiseren. De project definitie (grenzen) worden dus meegegevenaan de project manager De Project manager maakt een Als onderdeel van de uitvoering van het project. De project manager bepaalt zelf of hij zijn eigen grenzen bepaalt of niet. Almere Quality Assurance in ICT / 8

9 Grenzen De tweede set grenzen worden bepaald door de overige Project Definitie aspecten Wat Eisen Proj.Def Hoe Wanneer Proj.Def Vervolg Kwaliteit management Risico management Kosten Resources Na de PD pas is bekend wat er precies gerealiseerd gaat worden: de ontwikkeling van de gateway tussen magazijn en verkoop zal X kosten. Voor het uitdraaien van de orderbonnen moet een printer aangesloten worden op de RS6000. De barcode lezers zijn niet compatible met de RS6000 zodat die realisatie niet gedaan zal worden. Daarom zal er of Y euro extra geïnvesteerd moeten worden, of zal de gerealiseerde besparing met Z euro per jaar verminderen. Na de PD afsluiting moet er dus opnieuw naar de gekeken worden, en eventueel moet de herschreven worden. Almere Quality Assurance in ICT / 9

10 SYSQA Projectdefinitie-traject SYSQA Projectdefinitie Project - Idee - Opportunity - Pijn - Wetgeving Opdracht Uitwerking opdracht Voorbereiding project case Business-case Stakeholders analyse KSF s Project-plan Eisen-dossier dossier Projectkaders Kwaliteitsplan Kwaliteits-plan Project-Plan Project-plan Bewaking Kwaliteits-plan kwaliteitsplan Informatie Analyse Informatie Analyse Almere Quality Assurance in ICT / 10

11 Wie doet de project definitie Wat de business bedoelt: Wat de project manager uitvoert: IT afdeling IT afdeling P D India bouwt P D India bouwt Nul optie Nul optie Er wordt een studie gedaan naar de opties voor de realisatie van Het Idee Eerlijke afweging tussen zelfbouw kosten, en kosten van uitbesteding Eerlijke afweging tussen standaard pakket functionaliteit en zelfbouw functionaliteit Er is een kosten / baten afweging die het project rechtvaardigt. Er wordt een studie gedaan naar de opties voor de realisatie van Het Idee Zelfbouw blijkt aanzienlijk goedkoper dan uitbesteden Zelfbouw biedt veel meer functionaliteit dan een standaard pakket Er blijkt een rechtvaardiging te zijn voor dit project Almere Quality Assurance in ICT / 11

12 V-model Het V model van systeem ontwikkeling (Tmap) + aanvullingen van noodzakelijke werkblokken Stake Holder KSF Eisen Kwal Plan Proj. kaders Gebruik en beheer IA, Functioneel ontwerp Acceptatie test Technisc h ontwerp Bouw Module en integratie test Systee m test De en PD activiteiten moeten voor het ontwerpen gedaan zijn. De klant (business) heeft dus veel meer verantwoording dan meestal wordt genomen. Almere Quality Assurance in ICT / 12