Business Case Beverages Group Verkiezing Supply Chain Professional 2011

Transcriptie

1 Business Case Beverages Group Verkiezing Supply Chain Professional 2011 Patrick Gunther 11 April 2011 Business Case Patrick Gunther April

2 1. Inleiding Deze business case geeft een overzicht van de te volgen strategie and deelgebieden om zo te komen tot een volledige integratie van de supply chain van het moeder bedrijf Beverages Group en het recentelijk overgenomen bedrijf Hydra. 2. Aannames & Doelstelling a. Aannames Belangrijkste aanname is dat beide bedrijven volledig geintegreerd zullen worden. Er kan echter ook voor gekozen worden Hydra als aparte organisatie te laten bestaan, maar wel processen en systemen te koppelen en te standardiseren om zo ook financieel en supply chain repportages te standardiseren. Echter in het kader van deze case ben ik uitgegaan van volledige integratie omdat de product range van beide bedrijven elkaar complenteren en dat de sales organisatie beide productgroepen kunnen vertegenwoordigen naar de klant. b. Doelstelling De voorsgestelde aanpak dient te leiden tot volledige integratie van de supply chain van beide bedrijven, Beverages Group en Hydra. De voorgestelde aanpak gaat uit van de volgende deelgebieden: Integratie van supply chain planning Integratie van productie capaciteit Integratie van IT systemen Integratie van Organisties (management lagen) Buiten beschouwing gelaten zijn de integratie van de sales en mareketing organisatie. Hier zullen zeker mogelijkheden liggen en integratie kunnen leiden tot: Verbetering order flow en forecasting Promotionele activiteiten (wellicht bundelen producten) Betere eficiency van sales-reps per gebied, dus meer klanten bezoek mogelijk. c. KPI s Om vast te stellen of de voorgestelde integratie succesvol is zullen KPI s vastgesteld moeten worden in de volgende gebieden: Lead-time, perfect order, OTIF (on-time/in-full) Kosten doelstellingen (supply chain kosten als percentage van sales, per geproduceerd/geleverde productie eenheid) Productie doelstellingen, efficiency productie lijnen, Assesments managers en huidige performamnce op het gebied management skills. Business Case Patrick Gunther April

3 Van belang is dat KPI s vastgesteld kunnen worden aan het begin van de integratie zodat een nul-meting kan plaatsvinden. Deze KPI s dienen waar mogelijk, dagelijks, wekelijks en maandelijks gedeeld te worden met de gehele organisatie zodat ieder kan bepalen of de integratie op de goede weg is. KPI s mogen daarom geen onduidelijkheden veroorzaken, helder voor ieder in de organisatie. 3. Aanpak Integratie Supply Chains a. Algemene Strategie In de business case worden een aantal deelgebieden aangegeven waarop de huidige performamnce achter blijft en mogelijkheden geeft voor vebtereing en integratie. Op basis van eerdere ervaringen zal wel gestreefd moeten worden naar volledige integratie van systemen en processen. De eerste fase zal een quick scan woden gehouden op elk deelgebied. Een inventarisatie van sterktes en zwaktes om zo tot een totaal plaatke te komen. Vervolgens dient een plan van aanpak gemaakt te worden op basis van de conclusies van de inventarisatie. Waarna tot implementatie dient te worden orvegegaan. b. Deelgebieden/projecten Order en klant gerichte processes Onderzoek naar huidige performamnce, met name gericht op de klant ervaring. Leveren op tijd, communicatie naar de klant, klant verwachtingen etc. Dit moet een basis vormen voor de andere deelgebieden om zo tot een betere lever betrouwbaarheid te komen. Productie capaciteit Het is niet volledig duidelijk of extra productie capaciteit bestaat bij het moeder befrijf en of er eventueel mogelijkheden zijn te integreren. De nieuwe productie lijn heeft over-capaciteit, dus wellicht kan en productie overgeveld worden naar Hydra, dit zal moeten worden onderzocht. Het uiteindelijke productie process zal leidend zijn in de vormgeving van de organisatie. Verder zal moeten worden onderzocht waarom de productie lijnen niet optimaal functioneren. Zoals aangegeven is dit een organisatorisch probleem en niet een technisch probleem, maar dat moet door onderzoek bevestigd worden. Business Case Patrick Gunther April

4 Organisatie Op de volgende vragen dient de quick scan een antwoord te geven: Wat is de huidige structuur en waar zitten knelpunten. Zijn er duidelijke functie profielen. Bestudeer functie profielen en management lagen. Wat zijn de KPI s en hoe is de performance op deze KPI s (zijn de KPI s wel de juiste en reflecteren zij klant verwachtingen). Assesment van leidinggevenden en managers. Zijn er mogelijkheden om managers uit te wisselen met het moeder bedrijf om zo cultuur veranderingen te faciliteren Vaststellen van training behoefte en ontwikkel plan. Systemen (IT) Onderzoek naar huidige (IT) systemen: Welke system zijn er op dit moment geimplementeerd op het gebied van forecasting, planning, onderhoud, personeels systemen etc. Breng verschillen en overeenkomsten in beeld met systemen in het moederbedrijf. Welke systemen kunnen vervangen worden, welke kunnen volstaan met een koppeling. Worden KPI s ondersteund voor de huidige systemen, hoe worden KPI s gepresenteerd (excel, schermen, etc?) c. Tijdsplanning De volgende tijdsplanning, afhankelijk van resultaten en beslissingen quick scan als volgt: Quick Scan 3 weken Analyse & Voorstellen 2 weken Goedkeuring 1 week Formering project teams & kick-off 1 week Implementatie 4-12 weken Het is van groot belang tijdens dit process alle medewerkers voordurend op de hoogte te houden van voortgang en beslissingen. Waar mogelijk de organisatie zoveel mogelijk te betrekken bij het proces en implementatie. Dit geldt ook voor de vorming van project teams. Duidelijkheid neemt de angst en onzekerheid weg Business Case Patrick Gunther April

5 d. Resource planning Voor de aanpak van deze integratie zal een project organisatie moeten worden samengesteld met project management en deel-gebied project managers. Zoals aangegeven heeft het de voorkeur zoveel mogelijk de organisatie van Hydra bij de projecten te betrekken en vanuit een duidelijke doelstelling te werken. Hierbij is het van belang werknemers in beide organisaties te laten inzien wat een interatie van de supply chain voor hen in postieve zin kan betekenen. 4. Conclusie Integratie van supply chains kan ver doorgevoerd worden. Daarbij is het noodzakelijk de culturen van beide organisaties te integreren. System kunnen wellicht eenvoudig kunnen worden gekoppeld, echter op het organisatorisch vlak zal dit lastiger blijken. Cultuur verschillen, angst en onzekerheid zullen veel bepalen. Hiervoor dient continue aandacht te zijn en zo werknemers zo veel en vaak mogelijk te informeren over voortgang en beslissingen. Uiteindelijk zal ieder deel-gebied project team met een voorstel komen dat is afgestemd op de algemene strategie van integratie van supply chains. Ontwerp productie capaciteit voor beide bedrijven (welke productie lijnen behouden, afgestoten, welke producten waar geproduceerd) Plannings process op basis van goede forecasting door marketing/sales (eventueel ondersteid door een forecasting software pakket) Organisatie ontwerp dat is afgestemd op het business model. Op basis van korte lijnen, platte organisatie met competente leidinggevenden en heldere KPI s Patrick Gunther / April 2011 Business Case Patrick Gunther April