COMMUNICATIEPLAN PLAN C: COMMUNICATIE EN TRANSPARANTIE

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN PLAN C: COMMUNICATIE EN TRANSPARANTIE Sapa Pole Products Alcoalaan RW Drunen Tel: Fax: Website: Versie: 1.0 Datum: 20 juli 2015 Opgesteld door: T. Buijks

2 INHOUDSOPGAVE INLEIDING COMMUNICATIEPLAN INTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN INTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN MEDIA EXTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN EXTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN MEDIA VOORBEELDEN VAN COMMUNICATIEMIDDELEN WEBSITE MVO RAPPORT INTERNE PRESENTATIES

3 INLEIDING In dit document wordt aangegeven op welke momenten Sapa Pole Products (SPP) gaat communiceren over het CO 2 reductiesysteem. Tevens wordt aangegeven welk onderdeel van de CO 2 -Prestatieladder aan bod komt in de communicatie. Door het intern en extern communiceren van het beleid, reductiedoelstellingen en geboekte voortgang, alsook het aangaan van een dialoog met de overheid en NGO s wordt geborgd dat aangekondigde acties worden nagekomen. 2

4 1. COMMUNICATIEPLAN Dit communicatieplan is opgesplitst in communicatie met interne- en externe communicatiedoelgroepen. 1.1 INTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN Interne belanghebbenden CO 2 reductiesysteem Management Team en leidinggevenden Staff (kantoormedewerkers) Medewerkers gerelateerd aan productie Corporate (Sapa Group) Het Management Team en de leidinggevenden dienen te weten wat er speelt binnen SPP en dienen dit over te dragen naar de overige medewerkers. Zij zijn interne ambassadeurs. De staff dient op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen omtrent de CO 2 -Prestatieladder zodat zij dit over kunnen brengen op externe doelgroepen. Zij zijn externe ambassadeurs. De communicatie naar de medewerkers gerelateerd aan productie heeft als doel informeren en commitment creëren. De medewerkers van de Sapa Group worden ingelicht om SPP en haar MVO-beleid op de kaart te zetten. 1.2 INTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN MEDIA Communicatiemiddelen en -media Interne nieuwsbrief Verantwoordelijke Mededelingenborden Interne presentaties Doelgroep Onderwerp Moment Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie Gehele interne doelgroep Juni 15 Oktober 15 Juli 15 Oktober 15 Beschikbaar vanaf augustus 15 S. van Heeswijk (: artikel aanleveren) * * Afdeling Marketing Communicatie 3

5 Website* Express MVO werknemer van het Kwartaal MVO workshop Gehele interne doelgroep Corporate (Sapa Group) Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie Communicatie (C) - Communicatie (C) Juli 15 December 15 Ad hoc Per kwartaalmeeting Éénmalig * In juli 2015 is op de website een tab gepubliceerd met daarin de bestanden A, B, C en D van de CO 2 -Prestatieladder en de aanbevelingsbrief van de Climate Neutral Group. De publicatie is per mail intern gecommuniceerd. 4

6 1.3 EXTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN Externe belanghebbenden CO 2 reductiesysteem Overheid (wetgever en eindklant) Klanten en prospects (Gemeenten, aannemers, installateurs, energiebedrijven, provincies, Rijkswaterstaat, waterschappen, Provinciale wegen en groothandelaren) Adviesbureaus Samenwerkingspartners en toeleveranciers De overheid streeft naar een daling van de CO 2 uitstoot. In 2020 moet de uitstoot al met 20% gedaald zijn t.o.v Circa 95% van de verkochte producten van SPP zijn direct of indirect voor de (lokale) overheid. Vaak gaat de aanbesteding via de partij die de lichtmasten plaatst. Onze klanten vragen regelmatig naar de duurzaamheidaspecten van onze producten. In aanbestedingen wordt steeds vaker gevraagd naar onze certificeringen. Daarnaast adviseren wij onze klanten proactief over duurzame producten. De Gemeente Heusden is naast klant ook een vergunningsverstrekkende partij waar we graag goed contact mee houden. Adviesbureaus adviseren prospects en klanten (vaak overheidsinstanties) over infrastructurele projecten. Hierdoor kunnen zij invloed uitoefenen op de producten die onze (potentiële) klanten inkopen. De belangrijkste samenwerkingspartners zijn Van Gansewinkel, Technische Unie, Baanbrekers en Aermast Holland. De belangrijkste toeleveranciers zijn onze externe transporteur, Sapa Profiles (aluminium profielen) en leveranciers van accessoires zoals gietstukken, maaiveldbeschermer etc. Community Pers Sapa heeft in Drunen een aantal direct aangrenzende buren die het wellicht interessant vinden om te weten dat Sapa Pole Products deel neemt aan de CO 2 prestatieladder. Met name de vakbladpers kan het interessant vinden om te schrijven over marktpartijen die zijn toegetreden tot de CO 2 -Prestatieladder. 5

7 1.4 EXTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN MEDIA Communicatie middelen en - media Nieuwsbrief Doelgroep Onderwerp Moment Overheid, Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners Augustus 15 Verantwoordelijke Duurzaamheids nieuwsbrief Overheid, Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners December 14 December 15 Externe presentaties Gehele externe doelgroep Communicatie (C) Beschikbaar vanaf juli 15 Sales Beurzen Overheid, Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners Dag van de openbare ruimte 7 & 8 oktober 15 en sales Persoonlijk verkoopgesprek Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners Communicatie (C) - Sales MVO rapport Gehele externe doelgroep Communicatie (C) Jaarlijks vanaf december '14 6

8 Website Gehele externe doelgroep Juli 15 December 15 Community nieuwsbrief Overheid en Community Augustus 15 S. van Heeswijk (: artikel aanleveren) Social media Gehele externe doelgroep Updates Linkedin: Juli 15 December 15 7

9 2. VOORBEELDEN VAN COMMUNICATIEMIDDELEN 2.1 WEBSITE Op de website wordt een dynamische pagina ingericht en bijgehouden omtrent de het CO 2 reductiesysteem van Sapa Pole Products. Op deze pagina bevindt zich te allen tijde up to date informatie over: - Het CO 2 reductiebeleid; - De CO 2 footprint; - De CO 2 reductiedoelstellingen (en voortgang hiervan); - De CO 2 reductie subdoelstellingen (en voortgang hiervan); - De CO 2 reductie maatregelen (en voortgang hiervan); - Acties en initiatieven waarvan deelnemer en/of oprichter. Tevens bevinden zich op deze pagina te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten (te downloaden als PDF): - A - CO2 Footprint en energieaudit - B - CO2 reductiedoelstellingen en actieplan C - Transparantie en Communicatie - D - Keteninitiatieven 8

10 2.2 MVO RAPPORT In aanvulling op het maatschappelijk jaarverslag van de Sapa Group, ons moederbedrijf, geeft SPP een eigen duurzaamheidsverslag uit om specifieke cijfers, duurzame doelstellingen en om zaken die van belang zijn voor onze eigen business unit te communiceren. De eerste editie (gepubliceerd december 2014) kan gelezen worden als een onafhankelijk rapport en zal jaarlijks worden herzien. Het duurzaamheidsverslag van SPP is gepubliceerd op onze website om meer transparantie te geven over ons MVO-beleid en om bewustwording te creëren ten opzichte van al onze stakeholders. 2.3 INTERNE PRESENTATIES Het is belangrijk dat het Management Team betrokken is bij de implementatie van de CO 2 prestatieladder. Er zijn meerdere presentaties aan het Management Team gegeven om uitleg te geven over de inhoud van de ladder en om goedkeuring te krijgen voor de CO 2 reductieplannen. Daarnaast zijn in Sales Conferences en Kwartaalmeetings (hele Business Unit) updates gegeven met een uitleg en voortgang van de implementatie. 9