Sturen of Avonturen. Nieuwegein 30 November 2010

Transcriptie

1 Sturen of Avonturen Nieuwegein 30 November

2 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 2

3 Productvernieuwing in projectmanagementland Presentatie van een effectieve tool waarmee stuurgroepleden bewust kunnen worden gemaakt wat hun taken zijn in een project! GAP analyse stuurgroepleden projectmanager wat betreft uit te voeren taken. 3

4 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 4

5 Testvraag Staan Ik vind het wel eens behelpen met een stuurgroep; te weinig mandaat, te weinig kordaat, te groot, te klein. De groep is niet toegesneden op wat ze moet doen. Zitten Ik heb altijd de ideale stuurgroep voor mijn project op een presenteerblaadje aangereikt gekregen of ervoor gezorgd dat ik hem kreeg. 5

6 Vraag 1 Staan Ik voer altijd een stakeholderanalyse uit. Zitten Stakeholderanalyse, misschien zou ik het moeten doen. Maar het is weer zo n papieren tijger, je doet toch niets met de uitkomsten! 6

7 De stakeholders in kaart (1/2) Directie en hoger management Middenkader en staf Uitvoerenden en leveranciers Project Eindgebruikers / klanten Pers en media Toezichthoudende instanties 7

8 De stakeholders in kaart (2/2) Beslisser Uitvoerder Beslisser Project Beslisser Beslisser Leverancier Gebruiker 8

9 Vraag 2 Staan Ik zorg dat de stuurgroep compleet is om de belangrijkste stakeholders te vertegenwoordigen. Zitten Ik vind het uitdagend om op avontuur te gaan met een stuurgroep en gedurende de rit bij te sturen. 9

10 Vraag 3 Staan Ik zorg dat de stuurgroep voornamelijk bijeen komt voor beslissingen. Zitten Ik vind het belangrijk om de stuurgroep minstens één keer per maand te onderhouden over de wetenswaardigheden in mijn project. 10

11 Effectieve meetings Overleg alleen als dat nodig is geen besluit nodig? Geen vergadering! Een agenda is ervoor om te volgen. Zorg dat de onderwerpen voorbesproken zijn. Laat de stuurgroepleden weten wat je van ze verwacht. Zorg dat de opdrachtgever ze op hun taken aanspreekt! Een aktielijst is voor het opvolgen van akties, niet om ze door te schuiven naar de volgende vergadering. 11

12 Vraag 4 Staan Ik breng voors en tegens van een besluit in kaart, peil voor een vergadering de meningen en stem af met mijn opdrachtgever. Zitten Ik breng de issues aan. De consequenties van een gevraagd besluit zijn ter afweging van de stuurgroepleden. Het zijn geen kleine kinderen, ze kunnen hun belang goed verdedigen! 12

13 Vraag 5 Staan Mijn stuurgroepleden weten precies welke taken ze moeten uitvoeren voor het project. Ze worden daarop ook door de opdrachtgever aangesproken. Zitten Mijn stuurgroepleden kunnen wel een cursus Prince2 voor opdrachtgevers gebruiken. 13

14 Conclusie: Wie nu nog staat mag weg! Zij hebben hun stuurgroepen prima in de hand. Hun stuurgroepen weten precies wat ze moeten doen en doen dat ook! Besluitvorming loopt soepel en is geborgd. Maar. Misschien toch handig om te blijven 14

15 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 15

16 De tool Taken & Verantwoordelijkheden (volgens Prince2) worden toegelicht door facilitator T&V worden geprioriteerd door Opdrachtgever Senior Users Senior Suppliers Projectmanager De facilitator analyseert de verschillen De stuurgroep discussieert over de resultaten 16

17 Het PM-team prioriteert alle taken Prince2 Executive Senior Supplier Senior User Project Manager Business Case Business Case Prio 1 Organisation Organisation Strategy Prio 2 Finance Progress Finance Prio 3 Progress Tolerances Organisation Prio 4 Business Case Closure Progress Prio 5 Tolerances Risk Management Risk Management Prio 6 Risk Management Finance Tolerances Prio 7 Strategy Strategy Closure Prio 8 Closure 17

18 Sommige taken krijgen sowieso aandacht Er zijn taken en verantwoordelijkheden die van alle betrokkenen een hoge Executive Senior Supplier Senior User Business Case Strategy Finance Prio 1 Prio 2 Prio 3 Project Manager Organisation Finance Progress prioriteit krijgen. Organisation Prio 4 Business Case Deze worden naar verwachting goed ingevuld. Progress Risk Management Tolerances Prio 5 Prio 6 Prio 7 Tolerances Risk Management Strategy Closure Prio 8 Closure 18

19 Over sommige taken ontstaat discussie Voor sommige taken is een Executive Senior Supplier Senior User Project Manager discrepantie tussen prioriteiten. Business Case Strategy Prio 1 Prio 2 Organisation Finance Dit hoeft geen probleem te zijn, Finance Prio 3 Progress mits de betrokkenen Organisation Prio 4 Business Case samenwerken. Progress Risk Management Prio 5 Prio 6 Tolerances Risk Management Tolerances Prio 7 Strategy Closure Prio 8 Closure 19

20 Sommige taken blijven liggen Er zijn taken waaraan geen Executive Senior Supplier Senior User Project Manager van de betrokkenen belang Business Case Prio 1 Organisation hecht. Deze vormen een risico. Strategy Finance Organisation Prio 2 Prio 3 Prio 4 Finance Progress Business Case Progress Prio 5 Tolerances Risk Management Prio 6 Risk Management Tolerances Prio 7 Strategy Closure Prio 8 Closure 20

21 Workshop Sturen of Avonturen In teams van 5-6 personen Prioriteer 2x de taken van een stuurgroeplid 1x als stuurgroeplid 1x als projectmanager De taak met de meeste aandacht krijgt per rol prio 1 Lijst met taken en toelichting liggen klaar Lever de prioriteitenlijst in voor analyse Tijd: 30 minuten 21

22 BREAK 22

23 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 23

24 Opdrachtgever Projectmanager O PM Issue & Risk Management Voortgangsbewaking Focus op Baten & Zakelijke rechtvaardiging Verankering in de omgeving Quality & Resultaat In lijn met de strategie 24

25 Senior-User en projectmanager SU PM Issue & Risk Management Focus op Eindresultaat & Realisatie Baten Ontwerp & Realisatie Continuïteit Bedrijfsvoering Beschikbaarheid van mensen & middelen Informeren & Adviseren gebruikersorganisatie 25

26 Senior-Supplier en projectmanager SS PM Issue & Risk Management Informeren & Adviseren leveranciersorganisatie Haalbaarheid & Beoordeling Levensvatbaarheid Resources Kwaliteit & Resultaat 26

27 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 27

28 Workshop in de Praktijk Pilot met een stuurgroep binnen een grote telecom provider in Nederland Interviews met De opdrachtgever De Senior Supplier 3 Senior Users De projectmanager Workshop met resultaten ter afsluiting 28

29 Opdrachtgever en projectmanager zitten veelal op één lijn Project management team 2 2 Issues en risico's versus BC 1 3 Besluiten over issues en risico's 5 1 Voortgangsbewaking 3 5 Projectvoorstel en Business Case 4 11 Financiering 9 4 Stuurgroepvergaderingen 6 6 Escalatie bij overschrijding 7 9 Aansluiting bij strategie 8 7 Batenreviews Aanpak en kwaliteit van resultaat Overdracht batenreviews

30 Opdrachtgever en projectmanager zitten veelal op één lijn in sturing Project management team Issues en risico's versus BC Besluiten over issues en risico's Opdrachtgever en PM besteden veel aandacht aan: De juiste persoon op de juiste plaats Operationele sturing Er wordt dicht op de bal gespeeld. 30

31 Opdrachtgever en PM hebben minder aandacht voor aanpak Escalatie bij overschrijding Aansluiting bij strategie Batenreviews Aanpak en kwaliteit van resultaat Overdracht batenreviews Opdrachtgever en PM hebben beperkt aandacht voor: Escalaties Aansluiting bij strategie Opdrachtgever en PM besteden weinig aandacht aan: tactische aansturing van leveranciers en gebruikers project aanpak leveranciers/gebruikers aanspreken op hun verantwoordelijkheid 31

32 De Senior Users stellen grotendeels dezelfde prioriteiten Focus op eindresultaat Ontwerp & realisatie Oplossen meningsverschillen Realisatie baten continuïteit bedrijfsvoering Productbeschrijvingen Beoordeling producten Beschikbaarstellen mensen/middelen Projectborging Informeren en adviseren gebruikersorganisatie SU1 SU 2 SU 3 PM Batenreviews Issues en risico's

33 Senior Supplier en projectmanager vullen elkaar aan Informeren van leveranciers-management Product-beschrijvingen leveranciers-aspecten beoordelingsmethoden realisme van voorstellen Projectborging levensvatbaarheid resources van leveranciers Kwaliteitsprocedures issues en risico s meningsverschillen

34 Conclusies van de Stuurgroep 'Het is goed om te reflecteren op eigen werk. 'Op dat punt moeten we meer gaan doen. 'Ik dacht dat mijn collega dat hoger op zijn lijstje zou hebben, ik zal er meer aandacht aan besteden.' 34

35 Agenda Inleiding Projectbesturing Workshop Sturen of Avonturen BREAK Conclusies Workshop De workshop in de praktijk Afronding BORREL 35

36 Afronding Een stuurgroep stuurt nooit vanzelf (of als ze dat wel doen, vaak niet de kant op die jij met je project wilt). Een beetje bewustwording voor hun taken kan geen kwaad. Deze kan door dit tool op speelse wijze worden bijgebracht. Een Prince2 cursus voor opdrachtgevers kan altijd nog! 36

37 Prijsvraag Wie bedenkt de beste naam voor dit tool. Voorstel (met je naam) inleveren tijdens de borrel. Fles wijn als beloning! 37

38 Bedankt voor jullie aandacht! Namens Ordina Projectmanagement: Saskia Giebels Otto van Kleef Gert van de Krol Paul Hesselman 38 Bart Damen

39 Hoofdsponsors Sponsors IPMA-NL Jaarsponsors 39