PORTFOLIO CANVAS Het oogsten van projecten en programma s die bijdragen aan organisatiedoelstellingen

Transcriptie

1 PORTFOLIO CANVAS Het oogsten van projecten en programma s die bijdragen aan organisatiedoelstellingen

2 PORTFOLIO CANVAS WAT IS HET Het Portfolio Canvas helpt uw organisatie op basis van haar missie, visie en strategie die projecten en programma s te kiezen die zij nodig heeft om de beoogde baten te realiseren, terwijl zij daarbij rekening houdt met de beschikbare mensen, middelen & financiën en in ogenschouw neemt de risico s en afhankelijkheden die daarbij komen kijken. Het Portfolio Canvas is een compleet instrument om het projectenportfolio van uw organisatie effectief en efficiënt te besturen en managen. Het is gebaseerd op brede theoretische kennis van én ruime praktijk ervaring met strategisch projectmanagement bij diverse organisaties in verschillende sectoren. Theoretisch is het Portfolio Canvas een mix van onder andere het Business Model Canvas (Osterwalder), het OGSM-model (Kingham and Tucker) en Kanban (Lean). Het vervangt andere modellen niet, maar het is daarop een aanvulling vanuit projectenportfolio management perspectief. TOEPASSING Het Portfolio Canvas is bruikbaar in het kader van vrijwel alle soorten projectportfolio's, bijvoorbeeld klant-, verander- of innovatieprojectenportfolio s. Ook is het mogelijk om hierin allerlei soorten projecten in het fysieke, sociale of ICT domein (bijvoorbeeld vastgoed, ICT of inkoop), onder te brengen. Daarnaast is het mogelijk om het in alle sectoren in te zetten, in zowel profit als non-profit organisaties. To Serve The Best Doel X Doel Z AI2 8 T 3E S T X y Z E Doel A Doel OPT C R 2020 F1 A B 1 B I 1 H 4 CAPEX CASH 2017 EBITA 2017 J { OPEX Verder is het Portfolio Canvas ook te gebruiken voor een projectenportfolio met agile projecten, althans met ontwikkeltrajecten die agile worden aangevlogen. In plaats van projecten en programma s plot een organisatie dan simpelweg de epics of sagas op het canvas. Jack & Jim Team Directie Alpha Het Portfolio Canvas is onmisbaar voor organisaties die niet alleen de lasten van projecten en programma s willen dragen, maar die de vruchten willen plukken van hun projectenportfolio. Oftewel: Voor het oogsten van projecten en programma s. 2

3 PORTFOLIO CANVAS WAT IS HET Het Portfolio Canvas is een instrument voor bestuurders en managers om: focus aan te brengen in de vele activiteiten, projecten en programma s die een organisatie heeft. Wat doen wij wel nu en wat laten wij even liggen; focus aan te brengen in de speerpunten van de organisatie in de tijd; het projectenportfolio overzicht te creëren en de discussie over prioriteiten te faciliteren; het projectenportfolio van een organisatie effectief en efficiënt in d tijd te besturen en managen. Het Portfolio Canvas helpt organisaties antwoord te geven op de centrale vragen: Wie doen waarom wanneer welke projecten en programma s? Wat kost het portfolio en wat levert het op? Wat zijn de grootste portfolio risico s en afhankelijkheden? 4

4 PORTFOLIO CANVAS AANPAK IN VIER STAPPEN NAAR RESULTAAT Voorbereiding Focus op Strategie Focus op Executie Strategie & Executie 1 DAGDEEL 2 DAGDELEN RESULTAAT BINNEN 2 WEKEN 5

5 PORTFOLIO CANVAS AANPAK STAP 1 Voorbereiding Het invullen van het Portfolio Canvas begint met een gesprek met de portfoliomanager, waarin de randvoorwaarden van het canvas besproken worden en het beoogde doel. Samen wordt de teamsamenstelling van de 3 dagdelen besproken inclusief de bijbehorende planning en opvolgende bijeenkomsten / acties. Vaststellen van: Doelstelling Scope Timing Team, stakeholders & besluitvormers In kaart brengen & categoriseren van de projecten & programma s: Lopende projecten Verplichte projecten (vanwege wet- & regelgeving) Noodzakelijke projecten (vanwege bedrijfscontinuïteit) Potentiële projecten STAP 3 Focus op executie In dagdeel 2 en 3 wordt het hart van het Portfolio Canvas in kaart gebracht door de portfoliomanager en de leden van het portfolioteam. Per project wordt bepaald hoe deze zich verhoud ten opzicht van de vastgestelde strategische doelstellingen, waarna het project een prioriteit en een verantwoordelijke wordt gegeven. Naast de strategische doelstellingen wordt ook nagegaan hoe de gegeven prioriteit van het project past binnen het beschikbare budget, de resources en wordt nagegaan of de gewenste baten worden gerealiseerd. Deze 2 dagdelen worden door onze PCF begeleidt in een Werkatelier. Vaststellen van: Timing ( to do, doing, done ) Mensen Middelen Budget Risico s Afhankelijkheden In drie dagdelen gaat uw team vervolgens, onder begeleiding van onze Portfolio Canvas Facilitator (PCF), aan de slag. Daarbij wordt er gewerkt van buiten naar binnen. STAP 2 Focus op strategie In dagdeel 1 gaat het directie-/managementteam en uw portfoliomanager aan het werk in een door onze PCF begeleidt Werkatelier. Zij brengen de interne en externe ontwikkelingen in kaart brengen die van belang zijn voor uw organisatie. Deze ontwikkelingen worden vervolgens vertaald naar concrete strategische doelstellingen. In deze sessie worden de overige elementen van de business case (de oranje sikkel) verder ingevuld. Vaststellen van: Missie Interne & externe ontwikkelingen Strategie Beoogde baten Prioriteren, balanceren en plannen van de projecten op basis van wenselijkheid Prioriteren, balanceren en plannen van de projecten op basis van maakbaarheid & haalbaarheid STAP 4 Focus op Strategie & Executie In samenspraak met de besluitvormers vaststellen van de definitieve portfolio op basis van: Wenselijkheid Maakbaarheid Haalbaarheid Vaststellen van: deel-portfoliohouders kaders voor de executie (management control, benefitsmanagement, financieel management, risicomanagement, stakeholder engagement, governance, resourcemanagement) 6

6 PORTFOLIO CANVAS AANPAK Praktisch Het Portfolio Canvas kan met een paar mensen rond de tafel worden uitgewerkt op papier op A3- of A2-formaat. Met een grotere groep kan het (een deel van) een wand beslaan, bijvoorbeeld in een war room, obeya of tijdens een werkatelier. Met onze PCF (Portfolio Canvas Facilitator) is het Portfolio Canvas eventueel ook direct digitaal in PowerPoint uit te werken. Omdat de ruimte altijd beperkt is, verliest men zich niet in details en blijft de focus op hoog over richting geven aan portfoliomanagement. In de Werkateliers focust de PCF op het proces, zodat de deelnemers aan de sessies kunnen focussen op de inhoud. Na het creëren van een open en constructieve sfeer wordt in een aantal iteraties samengewerkt naar een eindresultaat waar iedereen en in ieder geval de meerderheid zich achter kan scharen. Enkele technieken die daarbij worden ingezet naar gelang de situatie: Brain writing; Pairwise comparison; Planning poker. En daarna? Het Portfolio Canvas 'beschilderen' is iets om eens in de zoveel tijd grondig en compleet te ondernemen met alle stakeholders. Daarnaast is het een kwestie van regelmatig onderhoud. Bijhouden is van belang, omdat inzichten altijd wijzigen als je met een projectenportfolio aan de slag gaat. Het Portfolio Canvas is dus niet alleen manier om (bijvoorbeeld jaarlijks) de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen, maar het wordt ook gebruikt om de voortgang (bijvoorbeeld elke kwartaal of elke maand) te controleren en bespreekbaar te houden. 7

7 PORTFOLIO CANVAS WAARDE Het Portfolio Canvas biedt meerwaarde in het proces & het eindresultaat is van waarde: Voor het proces is het Portfolio Canvas een afgebakend & compleet kader waarbinnen de discussie over projecten en programma s kan plaatsvinden. Het eindresultaat in de vorm van een uitgewerkt Portfolio Canvas helpt besluiten te communiceren en voortgang te controleren. Het Portfolio Canvas biedt daarnaast onder meer: Overzicht van welke projecten eraan komen; Overzicht van welke projecten er lopen; Overzicht over welke projecten gedaan zijn; Inzicht in de relatie tussen de projecten en strategie; Inzicht in de relatie tussen de projecten en de resources; Inzicht in risico s en afhankelijkheden op portfolio niveau. 8

8 OVER ONS Onze missie: Mens & Organisatie grip geven op de toekomst. Wij geloven daarbij in de kracht van de integrale aanpak. Door een nieuwe manier van denken te verankeren in de organisatie optimaliseren we het risico-, inkoop- en contractmanagement. Het resultaat: betere communicatie, zelfverzekerde en goed geïnformeerde medewerkers en een succesvolle organisatie! Cratos Consulting is een organisatieadviesbureau, gespecialiseerd in integrale beheersing met als focus gebieden: risicomanagement, inkoopmanagement & contractmanagement en portfoliomanagement. In 2009 zagen wij dat de behoefte aan integrale beheersing sterk toenam. Bedrijven zoeken naar manieren om succesvol met veranderingen om te gaan. Om de kansen die veranderingen brengen te benutten en de risico s ervan te beheersen. Om heldere doelen te kunnen stellen en deze doelen vervolgens ook met succes na te streven. Heel veel verder dan het in gebruik nemen van checklists en het invoeren van allerlei controles kwam het bij integrale beheersing echter veelal niet. En dat terwijl integrale beheersing boven alles toch vooral mensenwerk is. Cratos Consulting KvK: Postadres Bezoekadres Soestdijkseweg Zuid 249, 3721 AE Bilthoven +31 (0)