RESOURCES EN AFHANKELIJKHEDEN Ron Bouwman Eric Lacquet

Transcriptie

1 RESOURCES EN AFHANKELIJKHEDEN Ron Bouwman Eric Lacquet 1

2 Agenda Gemeenschappelijk kader Mogelijke interventies en best practices 2

3 Resource management Key resource planning Key resource control Resource exceptions Gedurende de definitie van de portfolio identificeer en plan je alleen die resources die beperkend zijn voor de realisatie van het portfolio als geheel Bij de uitvoering van het portfolio is het de taak van de projectmanager/scrum master om het gebruik van key resources te managen en bewaken Zodra key resources buiten de aan de verander initiatieven gemandateerde toleranties dreigen te lopen moet op portfolioniveau een heroverweging van de prioriteiten plaatsvinden 3

4 Key resource planning Uitgangspunten: Key resources in het portfolio (5-7) Hoog over schattingen De stappen die we zetten zijn: Identificeren key resources Key resource planning per periode Plannen en balanceren Het effect: Een realistisch projectportfolio Basis voor bijsturing 4

5 Key resource control Uitgangspunten: Projectmanagers en scrum masters in the lead inzicht en afstemming creëren De stappen die we zetten zijn: Mandatering van verantwoordelijkheden omtrent key resources Rapportage uitnutting key resources in relatie tot bereikte resultaten Afstemmingsmechanismes voor reguliere afstemming tussen (project)teams Kaders voor besluitvorming en prioritering Het effect: Effectieve inzet key resources (Project)team overstijgende zelfsturing 5

6 Key resource exceptions Uitgangspunten: Portfoliodoelen komen in gevaar Respecteren rol van stuurgroep of product owner De stappen die we zetten zijn: Structurele rapportage over uitnutting key resources in relatie tot portfoliodoelen Exception proces, leidend tot herprioritering van het portfolio Het effect: Realistische planningen Het portfolio als geheel blijft maximaal in lijn met de organisatie strategie 6

7 Afhankelijkheden Afhankelijkheden planning Afhankelijkheden control Afhankelijkheden exceptions Gedurende de definitie van de portfolio identificeer je afhankelijkheden (afhankelijkheden Workshop) Bij de uitvoering van het portfolio is het de taak van de projectmanager/scrum master om de geplande afhankelijkheden te managen. Ook nieuwe afhankelijkheden worden gemanaged op dit nivo Daar waar afhankelijkheden een knelpunt worden, schakelen we door op portfolio-nivo. De portfolioboard zal trachten de knelpunten op te lossen door het schuiven van CI's. 7

8 Afhankelijkheden planning Soorten afhankelijkheden: Logische afhankelijkheden (output, input); Logistieke afhankelijkheden (beschikbaarheid resources); Benefits optimalisatie (twee projecten leveren samen meer op dan de som der delen: 1+1=3); Alignement (keuze binnen afzonderlijke projecten afstemmen); Voorkeurs afhankelijkheden (liever eerst dit project, dan het andere project) De stappen die we zetten zijn: Identificeren afhankelijkheden (workshop) Onderdeel van opdracht (Project- of Programme Brief) Het effect: Afhankelijkheden bekend Baseline voor gedelegeerde besturing 8

9 Afhankelijkheden Workshop Workshop Architecten Ontwerpers Specialisten Projectmanager Scrummaster Facilitator 9

10 Afhankelijkheden control Uitgangspunten: Projectmanagers en scrum masters in the lead Inzicht en afstemming creëren tijdens uitvoering De stappen die we zetten zijn: Mandatering van verantwoordelijkheden (project-of programme brief) Rapportage Afstemmingsmechanismes voor reguliere afstemming Het effect: Afhankelijkheden worden gemanaged op het uitvoerende nivo Nieuwe afhankelijkheden worden gedetecteerd 10

11 Afhankelijkheden exceptions Uitgangspunten: Portfoliodoelen komen in gevaar Respecteren rol van stuurgroep of product owner De stappen die we zetten zijn: Structurele rapportages over afhankelijkheden; Exception proces, mogelijk leidend tot herprioritering van het portfolio Het effect: Realistische haalbare planningen Het portfolio als geheel blijft maximaal in lijn met de organisatie strategie 11

12 1. Resourcesmanagement Vragen Ervaren we dit als een probleem en waarom? Welke oplossing voorhanden? 2. Afhankelijkhedenmanagement Ervaren we dit als een probleem en waarom? Welke oplossing voorhanden? Ø In groepjes uiteen en korte terugkoppeling naar hele groep 12

13 Breakout Sessie 13

14 Feedback Resource Management Resource Management (probleem): Beschikbaarheid niet inzichtelijk; Vraag niet inzichtelijk (timing, competenties); Operatie gaat voor projecten; Wettelijke verplichtingen, bij agile te weinig flexibiliteit (opschalen teams lastig); Bij keuzes key-resources niet inzichtelijk; Diverse (niet op elkaar afgestemde) of geen tooling. 14

15 Feedback Resource Management 1. Resource Management (best-practice oplossingen): Inzicht op hoofdlijnen, geen details (planningshorizon, key-resources); Doorbelasten resources; Periodieke gesprekken met teams; Resource spreekuur; Keuzes maken (niet alles op prio1); Anticiperen: welke resources zijn nodig? Werken in scrum teams; Devop s: oplossing conflict lijn/project. 15

16 Feedback Afhankelijkheden Management Afhankelijkheden Management (probleem): Haast; Projectmanager focust en kadert (geen mindset om te verbinden met andere projecten); Portfolioboard staat los van het sr. Management; De Business werk autonoom; Operatie gaat voor; We houden geld over door allerlei vertragingen (door het gebrek aan afh.man.); Time-to-market; Iedereen heeft een verschillende agenda; Geen oog voor nieuwe afhankelijkheden. 16

17 Feedback Afhankelijkheden Management 1. Afhankelijkheden Management (best-practice oplossingen): Maak afhankelijkheden visueel; 2-wekelijks overleg met PM; Afhankelijkheden on-line bijwerken; Toetsing van projectvoorstellen; Rapportage; Werken met deel-portfolio s; Portfolio s baseren op delen van de keten (samenwerking is vanzelf sprekend); Change Advisory Board (met vast agendapunt: afhankelijkheden); Roulatie PM ers; Can-Do Mentaliteit (PM ers fixen het); Besluitvorming in geval van problemen op het adequate nivo; Tijd maken voor afhankelijkheden. 17