Organisatie principes

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Organisatie principes"

Juliaan Maas
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Organisatie principes Een overzicht van organisatie principes die als richtsnoer dienen bij het vormgeven van flexibele, innovatieve organisaties. Deze principes zijn gebaseerd op de Moderne Sociotechniek. In de organisatie vormgeving worden voorwaarden geschapen voor excellente prestaties op het terrein van: Kwaliteit van de organisatie: klanttevredenheid, flexibiliteit, productiviteit, procesbeheersing, etc. Kwaliteit van de arbeid: zinvol werk, betrokkenheid, leermogelijkheden, creativiteit, etc. Kwaliteit van de arbeidsverhoudingen en de onderlinge relaties: effectieve samenwerking, vertrouwen, resultaatgerichtheid, etc. Resultaten organisatie gedrag structuur systemen mensen cultuur leiderschap leidende principes strategische keuzes visie missie Organisatie principes 1

In de organisatie vormgeving worden voorwaarden geschapen voor excellente prestaties op het terrein van: Kwaliteit van de organisatie: klanttevredenheid, flexibiliteit, productiviteit,

2 Het overzicht van de principes biedt een raamwerk om binnen de eigen specifieke organisatie context te komen tot eigen organisatie principes. Een dergelijke vertaling vergt een intensieve dialoog in de organisatie, echter deze investering verdient zich terug omdat door deze dialoog de neuzen gericht zijn en er sprake is van een gezamenlijk kompas voor het visie gedreven veranderingsproces. Leidende principes worden tijdens de reis continu verfijnd en aangevuld, aangescherpt en vertaald naar het hier en nu van de lokale situaties en zijn vanuit dit gezichtspunt levendig te noemen. Leidende principes hebben als functie de concretisering van de missie, visie en strategie op het gebied van de organisatie vormgeving. Als de principes door iedereen begrepen en geaccepteerd zijn, dan kunnen tijdens het veranderingsproces gemakkelijker beslissingen genomen worden. De principes vormen een belangrijk fundament bij organisatie vernieuwing. leidende principes Organisatie principes 2

kompas voor het visie gedreven veranderingsproces.

3 Principe 1 Dominantie van waarde toevoegende processen in een eenvoudige en transparante organisatie De organisatie vormgeving is gebaseerd op de groepering van mensen en afdelingen aan complete transformatie processen, waarin vanuit de klant bezien waarde wordt toegevoegd. De koppeling naar klanten staat centraal. Het opknippen van de organisatie in bouwstenen met een complete taak, gebeurt zo min mogelijk. De definitie hoofdprocessen is een afgeleide uit de strategische keuze van de organisatie en sluit aan bij de zogenaamde core business. De processen kunnen zo soepel mogelijk verlopen, met het doorlopen van een minimum aantal afdelingsgrenzen. De verschillende processen kruizen elkaar zo min mogelijk zodat er sprake is van minimale complexiteit. De voor de klant waarde toevoegende activiteiten staan centraal, overige activiteiten worden zoveel als mogelijk geëlimineerd. Het organisatorisch eigenaarschap van processen is eenduidig en transparant. Dit zorgt voor een goede uitgangsbasis voor interne en externe samenwerking en een klantgerichte cultuur. Ook het aantal medewerkers in een team stimuleert samenwerking. De organisatie vormgeving schept gunstige condities voor het creëren van complete en gevarieerde en betekenisgevende taken voor mensen, interne en externe regelmogelijkheden en de mogelijkheden om te leren door middel van feedback. Principe 1 Processen centraal 3

Het opknippen van de organisatie in bouwstenen met een complete taak, gebeurt zo min mogelijk.

4 Principe 2 Zelfsturing en integraal management De bouwstenen van de organisatie zijn zelfsturend ten aanzien van alle relevante aspecten en binnen gezamenlijk overeengekomen kaders. De organisatie is opgebouwd uit een minimum aantal organisatorische niveaus. Variatie en verstoringen worden oplost op de plek waar ze ontstaan of zichtbaar zijn. Elk organisatorisch niveau voegt een specifieke waarde toe aan het geheel: operatie en handhaven, verbeterproject management en strategisch management. Coördinatie geschiedt in horizontale dwarsverbanden. Mensen hebben voldoende regelcapaciteit om hun taken zelfstandig en in direct overleg uit te kunnen voeren. Lijnmanagement- en stafactiviteiten zijn geïntegreerd en centrale stafdiensten hebben een adviserende rol. De support activiteiten, die niet kritisch zijn voor de voortgang van het transformatieproces worden georganiseerd in service centra. management proces teams Operationele teams Operationele besturing en coördinatie Voorwaarden voor procesketen coördinatie e projectmatig verbeteren Innovatie: strategisch beleid Principe 2 Zelfsturing Leiderschap is niet exclusief voor management functies, maar wordt gezien als een rol die door meerdere medewerkers, afhankelijk van de persoonlijke kwaliteiten, opgepakt kan worden. 4

Elk organisatorisch niveau voegt een specifieke waarde toe aan het geheel: operatie en handhaven, verbeterproject management en strategisch management.

5 Leiderschap is een combinatie van de rollen Managen, leiden en coachen. doel stellen monitoring probleem oplossen manager coach leider visie lef passie integer inspirerend team- organisatie ontwikkeling individuele ontwikkeling faciliteren barrières doorbreken Principe 2 Zelfsturing 5

lef passie integer inspirerend team- organisatie ontwikkeling

6 Principe 3 Teamwerk Op alle organisatorische niveaus wordt in effectieve teams gewerkt Teams vormen de bouwsteen van de organisatie. Er is daarbij sprake van een gezamenlijke doelstelling en verantwoordelijkheid, gezamenlijk overeengekomen taak- en rolverdeling, door iedereen geaccepteerde teamspelregels ten aanzien van de samenwerking. Teams komen voor op het management niveau, op niveau van de gehele keten in het transformatieproces, binnen de operatie en binnen de service-eenheden. De teams zijn zelfsturend binnen het toegewezen werkgebied en focus en zijn resultaatverantwoordelijk. Afhankelijk van het werkproces zijn er verschillende soorten teams, variërend van een lichte tot een sterke samenwerkingsnoodzaak (zoals tennisteams, honkbalteams, basketball teams, voetbalteams). Tijdelijke samenwerkingsverbanden vinden plaats in tijdelijke projectteams. Teams hebben coaches die gericht zijn op de ontwikkeling van individuen en teams. management team proces teams operationele teams tijdelijke teams Principe 3 Teamwerk 6

samenwerking. Teams komen voor op het management niveau, op niveau van de gehele keten in het transformatieproces, binnen de operatie en binnen de service-eenheden.

7 Principe 4 Horizontale coördinatie Coördinatie vindt plaats op basis van horizontale dwarsverbanden, die georganiseerd zijn als onderlinge klant-leverancier relaties. De coördinatie tussen de bouwstenen wordt, in plaats van verticaal, op een horizontale wijze vormgegeven. Daarbij staat de directe afstemming en besluitvorming centraal Op horizontale wijze vindt coördinatie plaats in het transformatieproces en tussen het transformatieproces en het ondersteuningsproces, het strategie ontwikkelingsproces en het innovatieproces. De horizontale verbanden werken samen op basis van onderlinge klant leverancier relaties. Daarbij worden afspraken gemaakt over de onderlinge dienstverlening (service niveau, prijsstelling etc.). De dwarsverbanden binnen een marktgebied maken jaarplannen met doelstellingen en verbeteracties. De leiding heeft een belangrijke rol bij het faciliteren van de horizontale samenwerkingsverbanden en wordt, indien nodig, betrokken bij de conflicthantering. faciliteren, conflict regulering Feed forward Feed back K / L K / L K / L service eenheden (L) K = klant L = leverancier Principe 4 Horizontale coördinatie 7

Daarbij staat de directe afstemming en besluitvorming centraal Op horizontale wijze vindt coördinatie plaats in het transformatieproces en tussen het transformatieproces en het ondersteuningsproces,

8 Principe 5 Besluitvorming Besluitvorming vindt plaats op basis van partnership. Besluitvorming vindt plaats op grond van de optimalisatie van de toegevoegde waarde voor de klant, medewerkers en aandeelhouders. De proceseigenaren organiseren participatie in de besluitvorming met degenen die door een mogelijke beslissing geraakt worden, en degenen die waarde aan de besluitvorming toevoegen door kennis en vaardigheden. Partnership in de besluitvorming vergroot het emotioneel eigenaarschap en de betrokkenheid. Partnership gaat uit van openheid, gelijkwaardigheid en respect voor de verschillende belangen. Besluitvorming vindt plaats op grond van dialoog, waarin gezocht wordt naar overeenkomsten in plaats van verschillen van opvattingen, meningen en ervaringen. Principe 5 Besluitvorming 8

De proceseigenaren organiseren participatie in de besluitvorming met degenen die door een mogelijke beslissing geraakt worden, en degenen die waarde aan de besluitvorming toevoegen door kennis en

9 Principe 6 Resultaat sturing De sturing van de organisatorische eenheden vindt plaats door gezamenlijk overeengekomen resultaten. De resultaten worden inzichtelijk met eenvoudige instrumenten openlijk weergegeven. De resultaten zijn een belangrijke basis voor feedback en bewaking van de prestatie. De gezamenlijk vastgestelde doelen vormen een belangrijke basis voor de richting van de verbeteracties. Alleen de kritische proces activiteiten worden vastgelegd en bewaakt. gezamenlijke doelbepaling & monitoring faciliteren, conflict regulering K / L K / L K / L service eenheden (L) K = klant L = leverancier Principe 6 Resultaat sturing 9

De resultaten zijn een belangrijke basis voor feedback en bewaking van de prestatie.

10 Principe 7 Systemen ondersteunen en stimuleren De technische systemen, regels en procedures faciliteren de gewenste samenwerking tussen mensen, afdelingen en klanten en worden in overleg met gebruikers vastgesteld en zijn gebaseerd op minimale kritische specificatie. De technische systemen en geografische indeling, zoals lay out en kantoor indeling, staan de procesdominantie niet in de weg en versterken de samenwerking. De informatie systemen sluiten aan bij zelfsturing en zorgen voor de benodigde informatie om beslissingen op verschillende organisatieniveaus te nemen. De systemen faciliteren de het verminderen van verspilling, het bereiken van kwaliteit, de gewenste flexibiliteit en onzekerheid en stimuleren het continu verbeteren en innovatie. Personele systemen, zoals selectie & werving, training, beoordeling en beloning, carrière paden zijn aangepast aan de organisatie principes en stimuleren de resultaatgerichte samenwerking. Financiële systemen zijn doorzichtig stimuleren het ondernemerschap binnen de organisatie. De ontwikkeling van systemen, regels en procedures wordt door betrokkenen gestuurd. Ze ontwikkelen ze zelf of geven een opdracht aan specialisten. Principe 7 Systemen ondersteunen en stimuleren 10

De technische systemen en geografische indeling, zoals lay out en kantoor indeling, staan de procesdominantie niet in de weg en versterken de samenwerking.

Vergelijkbare documenten

EFQM model theoretisch kader

EFQM model theoretisch kader Versie 1.0 2000-2009, Biloxi Business Professionals BV 1. EFQM model EFQM staat voor European Foundation for Quality Management. Deze instelling is in 1988 door een aantal