Matrix voor 3 modellen van zelfsturing

Transcriptie

1 Matrix voor 3 modellen van zelfsturing De term zelfsturing wordt verschillend uitgelegd en invulling gegeven. In een verandertraject naar meer eigen verantwoordelijkheid en regelruimte voor medewerkers is het van belang hierover een open en eerlijk gesprek met elkaar te voeren, zodat je samen kunt onderzoeken wat er onder verstaan wordt. Deze matrix kan daarbij helpen. Met deze matrix kunt u in gesprek over uw visie op zelfsturing. Het is GEEN blauwdruk, maar bedoeld als praatpapier. U kunt met elkaar in gesprek over: Waar willen wij naar toe? Welke stip op de horizon streven wij na? Waar staan we nu als we op verschillende onderdelen naar onze organisatie kijken? Welke stappen willen we zetten op welk onderdeel? Door scanners kan het gebruikt worden om te toetsen naar welke situatie de organisatie streeft en op welke onderdelen dat extra aandacht vergt in het traject, met andere woorden: wat past er goed bij de huidige cultuur en werkwijze en op welke aspecten zijn er risico s te verwachten?

2 SCAN vragen Zelfsturend Zelforganiserend Coachend Leiderschap Leiderschap / bestuur 1. Is er een eenduidige en heldere visie geformuleerd, op inhoud en proces? Gaat de toekomstvisie van de organisatie over maatschappelijke meerwaarde voor cliënt en samenleving? Is er een heldere stip op de horizon en past zelfsturing daarin? Heldere visie op inhoud: - maatschappelijke betekenis - betekenis voor de cliënt en medewerker Visie op proces: -Overtuiging dat volledige zelfsturing de beste manier is om de relatie cliënt medewerker centraal te stellen in de organisatie Enkele heldere kaders, bijvoorbeeld als het team groter wordt dan 15 personen wordt van hen verwacht dat zij zichzelf opsplitsen Heldere visie op inhoud: betekenis voor cliënt medewerker Heldere visie op proces: Ruimte voor professionals, binnen kaders en vastgestelde structuur Heldere visie op inhoud: Betekenis voor cliënt Visie op proces vooral intern gericht van controleren naar ondersteunen 2. Is er overeenstemming over deze visie? Begrijpen MT en andere medewerkers wat er bedoeld wordt? Alle lagen in de organisatie verstaan en begrijpen de visie (shared values) en kunnen deze vertalen naar de eigen werkzaamheden en prioritering Teams kunnen vanuit de visie hun werk organiseren, voor het nemen van besluiten m.b.t. de koers van de organisatie hebben zij contact met een leidinggevende De leidinggevende ondersteunt teams vanuit de visie het werk te organiseren en keuzes te maken.

3 3. Hoeveel ruimte zien zij voor de medewerkers? Ruimte voor maatwerk, couleur locale, diversiteit in aanpak van teams en eigen ondernemerschap Ruimte voor leren en experimenteren, fouten maken mag om aanpak eigen te maken Ruimte om zich te ontwikkelen in de functioneren 4. Waarop willen ze sturen? Sturing op WAT, beperkt zich tot 1 x per jaar prestatie afspraken afstemmen, indien prestatie onvoldoende dan vragen of zij de coach al hebben ingeschakeld. Sturen op het WAT, niet op het HOE, beperkte managementrapportage. Regelmatige check op prestatie afspraken en voortgang. Sturen op WAT en ondersteunen bij HOE, managementrapportage blijft bestaan. Team en leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk voor de prestaties en hebben daarover zeer regelmatige afstemming. 5. Hoe wordt tegen de kwaliteiten en mogelijkheden van de medewerkers aan gekeken? Er is volledig vertrouwen dat medewerkers geen management nodig hebben en beter functioneren met volledige teamverantwoordelijkheid Er is vertrouwen dat medewerkers hun eigen werk kunnen organiseren, maar niet verantwoordelijk zijn voor productiviteitsresultaten Er is vertrouwen dat medewerkers zich kunnen ontwikkelen in hun functioneren in hun huidige functie. 6. Heeft bestuur het lef om ook extern consequent vanuit de gekozen visie te redeneren? Bestuurder durft hitteschild te zijn richting inspectie, zorgverzekeraar etc. Bestuurder wil organisatie wel slimmer en slanker inrichten met minder interne verantwoording, maar vraagt wel rapportages die door externen gevraagd worden Bestuurder vraagt de gebruikelijke managementrapportages 7. Is men zich ervan bewust dat de organisatie anders ingericht moet worden? Welke reductie in overhead willen ze behalen? Er is geen sprake van managementniveaus in de organisatie, teams managen het werk met elkaar en kunnen indien gewenst een coach vragen ter ondersteuning. Er wordt een managementlaag tussenuit gehaald, de teams worden begeleidt door een coach die naarmate de zelfstandigheid groter wordt steeds meer afstand neemt. Bestaand management blijft bestaan, maar gaat op alle niveaus coachend leiding geven

4 8. Wat is de huidige cultuur en leiderschapsstijl in de organisatie? Hoe ziet het management dat en hoe kijken medewerkers daar tegenaan? Medewerkers hebben het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt, ze voelen zich zeer betrokken, er is ruimte om fouten te mogen maken, creativiteit en eigen initiatief worden gewaardeerd. Ze werken samen met collega s en externe partners uit eigen initiatief. Medewerkers krijgen ruimte voor eigen initiatief voor wat betreft de invulling van de eigen functie binnen de bestaande kaders en bedrijfsvoering. Ze werken vooral samen met het eigen team op eigen initiatief Medewerkers doen zo goed mogelijk wat er van hen verwacht wordt en overleggen bij problemen met de leidinggevende Cliënt en sociaal netwerk 9. Wat verstaat men onder eigen regie van de cliënt? Cliënten hebben volledig eigen regie over zorg en ondersteuning. Er wordt met de cliënt bepaald hoe er invulling wordt gegeven aan de wensen en behoeften. Cliënten hebben zoveel mogelijk eigen regie. Er wordt met de cliënt bepaald of er invulling kan worden gegeven aan de wensen en behoeften en op welke manier. Cliënten hebben meer eigen regie, omdat er vraaggericht wordt gewerkt. De mogelijkheden moeten wel passen binnen het aanbod van de organisatie. 10. In welke mate wordt er invulling gegeven aan vragen van cliënten? Er is sprake van maatwerk in samenwerking met het netwerk van de cliënt, mantelzorgers en vrijwilligers Er is sprake van keuzemogelijkheden, bijv d.m.v. variatie in arrangementen Er is sprake van keuzemogelijkheden, bijv d.m.v. arrangementen 11. Hoe wordt de afstemming met cliënten georganiseerd? Omdat de cliëntvraag het aanbod bepaald, is de wens van de cliënt/ samenleving leidend voor de koers van de organisatie. Continue afstemming met cliënten en verwanten De organisatie stemt het aanbod zo goed mogelijk af op de wens van de cliënt/ samenleving en beweegt zo flexibel mogelijk mee. Regelmatige effectmetingen en verbeterslagen. De organisatie zet eigen beleid uit, gebaseerd cliënttevredenheidsmeting en inspraak vanuit cliëntenraad

5 12. Welke positie hebben mantelzorgers in de organisatie? Mantelzorgers denken en doen actief mee op alle niveaus in de organisatie Mantelzorgers worden actief betrokken bij zorg- en ondersteuning op een passende manier Mantelzorgers worden geïnformeerd en zijn actief in ondersteuning. Medewerker 13. Hoe is het proces ingericht? Cliënt heeft volledig inzage in eigen zorg- en ondersteuningsplan en dossier en heeft zoveel mogelijk eigen regie, team heeft volledig regie over de uitvoering ervan Zorg- en ondersteuningsplan is opgesteld met cliënt, team heeft regie over zorgplan en binnen kaders van de organisatie regie over de uitvoering ervan Zorg- en ondersteuningsplan wordt opgesteld met cliënt, blijft eigendom van organisatie, organisatie heeft verantwoordelijkheid voor uitvoering ervan 14. Wat is het functieniveau van de medewerkers in het primaire proces? Medewerkers in de teams hebben functieniveau 3 en hoger Functieniveaus zijn divers, van niveau 2-5 Veel medewerkers van niveau 3 en lager 15. Welke attitude wordt er waargenomen in de organisatie? Veel medewerkers zijn ondernemend, pro-actief, hebben een grote drive om cliëntgericht te werken, zijn generalisten, werken samen en zoeken creatieve oplossingen. Veel medewerkers willen meer ruimte en zelfstandigheid voor eigen vakmanschap en invulling van eigen werk. Wel behoefte aan kaders en sturing op resultaat Er is behoefte aan een professionaliseringsslag naar meer vraaggericht werken, gericht op de behoeften en wensen van de cliënt en meer zelfstandigheid van medewerkers in hun huidige functie. 16. Wordt er in de organisatie gewerkt vanuit gedeelde kernwaarden? Medewerkers begrijpen en doorleven de kernwaarden van de organisatie, kunnen op basis daarvan beslissingen nemen en weten hoe ze dit vertalen in hun werk. Medewerkers begrijpen en doorleven de kernwaarden voor de invulling van hun werk, maar hebben geen verantwoordelijkheid voor bedrijfsresultaten en beslissingen op dat gebied. De kernwaarden worden door de leidinggevende onder de aandacht gebracht en uitgelegd wat dat betekent voor hun werk.

6 17. Hoe is het loopbaanbeleid en de ontwikkeling van medewerkers georganiseerd? Medewerkers zijn met hun team volledig verantwoordelijk voor de eigen en de teamontwikkeling. Ze geven elkaar feedback op functioneren en resultaten en bepalen zelf hoe ze invulling geven aan leren en ontwikkelen Medewerkers bepalen in afstemming met leidinggevende hun ontwikkelingsbehoefte en hoe daaraan invulling wordt gegeven. Medewerker geeft aan hoe dit vertaald wordt in het werk. Vaak is er sprake van een scholingsaanbod die deels verplicht wordt gesteld. De leidinggevende bepaalt in functionerings- en beoordelingsgesprekken samen met medewerker waar de scholingsbehoefte ligt en geeft aan hoe hieraan invulling te geven. Vaak is er sprake van een scholingsaanbod die deels verplicht wordt gesteld. Bedrijfsvoering 18. Met welke en hoeveel stuurinformatie wil men werken? Benodigde stuurinformatie is beschikbaar op teamniveau, het betreft slechts enkele essentiële KPI s.evt met dashboard. Er is beperkte stuurinformatie op teamniveau, managementrapportages op resultaat blijven gehandhaafd, evt met beperkt dashboard Stuurinformatie en managementrapportages zijn beschikbaar en bedoeld voor leidinggevenden en wordt uit bestaande systemen gehaald 19. In welke mate wordt de organisatie regelarm en slim en slank ingericht? Alle bestaande organisatieprocessen zijn afgebouwd. De organisatie is volledig ingericht ten dienste van het primaire proces. Alle administratieve processen dienen dit doel of worden niet meer gedaan. De organisatie wordt slim en slank ingericht vanuit de klantwaarde. Er blijven wel beperkte administratieve processen gehandhaafd om te sturen op resultaat De huidige organisatie kan gehandhaafd blijven 20. Hoe zijn de financiën geregeld? Teams hebben inzage in eigen productiviteit en uitgaven, zijn volledig zelfstandig verantwoordelijk voor eigen budget Teams hebben een eigen budget dat deels vrij te besteden is, moeten voor grotere uitgaven toestemming vragen aan leidinggevende. Medewerkers en teams hebben geen eigen budget.

7 21. In welke mate werkt de ondersteuning faciliterend aan het primaire proces, of is het nu vooral faciliterend aan de controle? Er is geen of beperkte staf en ondersteuning aanwezig. Teams bepalen zelf of zij daar gebruik van maken en hoe. Staf- en ondersteuning is wel aanwezig, maar werkt volledig vraaggericht ten dienste van de teams, dus vanuit het primaire proces. Staf- en ondersteunende diensten ondersteunen de medewerkers vaak via de leidinggevende 22. Hoe zijn de ondersteunende randvoorwaarden georganiseerd? Er is een servicecentrum ingericht voor bedrijfsmatige ondersteuning aan de teams. Er is een eenvoudig en gebruiksvriendelijk ICT systeem voor communicatie, registratie en inzage in prestaties van het team. Ondersteuning en ICT is nog niet volledig ten dienste van de cliënt en diens netwerk en de teams ingericht. Ondersteuning en ICT wordt gebruiksvriendelijk ingericht, maar niet volledig geïntegreerd. 23. Tijdens het verandertraject kan er tijdelijk sprake zijn van verlaging van productiviteit. Dit wordt gecompenseerd door minder management en ondersteuning en een andere inrichting ervan, maar dat kost tijd. Kan de organisatie die tijdelijke investering aan? Er is voldoende financiële ruimte, tijd en inzet van de organisatie beschikbaar om dit forse transitietraject te doorlopen. Er is financiële ruimte voor tijdelijke dip in productiviteit door investering in ontwikkeling van zelfsturing en latere afbouw staf- en ondersteuning Er is voldoende financiële ruimte en tijd beschikbaar om dit proces gefaseerd en in behapbare stappen te doorlopen. De benodigde financiële investering en investering in tijd zijn beperkt noodzakelijk en kunnen grotendeels in lopende bedrijfsvoering worden aangepakt.