Functiebeschrijving manager Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Functiebeschrijving manager Bedrijfsvoering Doel Is verantwoordelijk voor de afdeling Bedrijfsvoering, waartoe behoren datakwaliteit, informatisering en analyse, registratie en boekhouding, compliance en officemanagement. Kern en uitdaging van de functie ligt in het versterken van de bedrijfsmatige kant van de organisatie en in het bijzonder het verbeteren van automatisering, informatisering en het assetmanagement. Plaats in de organisatie Werkt onder de directe leiding van de en is lid van het MT. De manager Bedrijfsvoering geeft leiding aan de afdeling. Resultaatgebieden Management en organisatie Is verantwoordelijk voor de aansturing en leiding aan de afdeling. Coacht teamleiders en s in het dragen van eigen verantwoordelijkheid en bevordert de samenwerking binnen de afdeling. Draagt zorg voor een goede onderlinge communicatie binnen de afdeling en met andere afdelingen. Voert een adequaat personeelsbeheer en stimuleert een optimale ontwikkeling van de s op de afdeling. Draagt in MT-verband bij aan de ontwikkeling en realisatie van de missie, visie en strategie van de organisatie met name bij de bedrijfsmatige kant van de organisatie. Beleid Vertaalt strategie van de organisatie naar uitvoeringsmaatregelen binnen het werkveld van de afdeling. Formuleert, bewaakt en realiseert het afdelingsplan dat deel uitmaakt van het jaarplan van de organisatie; is verantwoordelijk voor budget, kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en diensten. Formuleert, bewaakt en realiseert het meerjarenbeleidsplan op de onderdelen binnen het werkveld van de afdeling. Analyse en advies Is verantwoordelijk voor de analyse van de relevante trends en thema s en doet voorstellen op dit gebied. Is verantwoordelijk voor analyses van relevante benchmarks. Adviseert gevraagd en ongevraagd de met betrekking tot de bedrijfsvoering. Ondersteunt de controller bij het onderdeel risicomanagement en interne controle. Innovatie Is verantwoordelijk voor het initiatief, de ontwikkeling en de implementatie van product- en procesinnovaties van de afdeling. Is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van procesinnovaties van de afdeling.

2 Verantwoording Is verantwoordelijk voor het leveren en analyseren van managementinformatie van de afdeling. Is verantwoordelijk voor het opstellen van interne en externe rapportages. Is verantwoordelijk voor budgetten van begrotingsonderdelen gemandateerd door de directie. Specifieke verantwoordelijkheidsgebieden Is verantwoordelijk voor de financiële bedrijfsvoering, de financiële administratie, externe verantwoording, fiscaliteiten en de financiering van Woonpartners. Verzorgt financiële doorberekeningen van ondernemingsplan, beleid, (des)investeringsvraagstukken en overige beslisdocumenten. Is verantwoordelijk voor het officemanagement. Is verantwoordelijk voor de inkoop en het contractbeheer met betrekking tot het brede werkterrein van de afdeling. Is verantwoordelijk voor ICT en digitalisering (interne- en klantprocessen) in het bijzonder. Is verantwoordelijk voor de (regie op) datakwaliteit. Compliance: Volgt de ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, rapportagevormen en informatisering en is verantwoordelijk dat Woonpartners dit tijdig verwerkt in rapportages en beslisdocumenten. Stemt deze aspecten af met de controller en. Is verantwoordelijk voor portfolio analyse en het assetmanagement.

3 Contacten Intern De manager Bedrijfsvoering heeft contacten met de, de controller, collega-managers, teamleiders en s. Deze contacten zijn gericht op informatie-uitwisseling, afstemming en het oplossen van complexe problemen. De contacten zijn van belang voor het realiseren van het beleid, de bedrijfsvoering van de organisatie, de voortgang van de eigen werkzaamheden en van de organisatie als geheel. Extern De manager Bedrijfsvoering heeft dagelijks externe contacten met stakeholders en ketenpartners. De manager overziet uiteenlopende belangen en (externe) processen, signaleert tijdig kansen en bedreigingen en boekt hierbij aansprekende resultaten.

4 Functie-eisen Kennis WO werk- en denkniveau. Relevante bedrijfseconomische en/of financieel-administratieve opleiding aangevuld met opleidingen op het gebied van vastgoedbeheer. Inzicht in en brede kennis van de financiële wet- en regelgeving. Ruime kennis van en ervaring met leidinggeven en coachen. Ruime kennis van en ervaring met de kennisgebieden datakwaliteit, informatisering en automatisering. Ruime kennis van en ervaring met portfolio- en assetmanagement. Minimaal 10 jaar relevante werkervaring. De manager Bedrijfsvoering dient op de hoogte te zijn en te blijven van ontwikkelingen op zijn/haar vakgebied.

5 Competentieprofiel Bedrijfsmatig werken en overzien van bedrijfsprocessen Coachen en sturen op competenties Heeft kennis en ervaring van bedrijfsvoering. Houdt bij het ontwikkelen van nieuwe strategieën en plannen rekening met alle verschillende bedrijfsonderdelen, producten en diensten. Is kostenbewust, zakelijk en streeft naar efficiënte bedrijfsvoering. Heeft inzicht in verschillende bedrijfsonderdelen en de relaties daartussen. Is in staat goede relaties met mensen van andere disciplines op te bouwen en krijgt daardoor een beter beeld van de verschillende bedrijfsonderdelen en de relaties daartussen. Houdt bij het ontwikkelen van nieuwe plannen en strategieën rekening met de gevolgen voor alle verschillende bedrijfsonderdelen. Heeft een gedegen, praktisch toepasbare kennis met betrekking tot de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering. Is actief met het verbeteren van competenties van anderen, weet leerpunten aan te geven en weet (talentvolle) mensen een uitdaging te bieden. Biedt ondersteuning en begeleidt zodat s hun kwaliteiten optimaal kunnen inzetten en versterken. Geeft s in het kader van hun ontwikkeling regelmatig feedback over de ontwikkeling van hun competenties. Stimuleert s om na te denken over eigen toekomst op basis van competenties. Brengt s in situaties die uitdagend en leerzaam voor hen zijn. Stimuleert s tot professionele en/of persoonlijke ontwikkeling.

6 Plannen en organiseren Visie Organisatiebewust Bepaalt prioriteiten, geeft de benodigde acties aan, organiseert tijd en middelen om gegeven doelstellingen te kunnen bereiken. Zet zaken conform planning in beweging. Stelt prioriteiten en acties voor zichzelf en anderen. Geeft aan in welk tijdsbestek en met welke mensen en middelen doelstellingen moeten worden gerealiseerd. Zet plannen en projecten in beweging door zaken concreet te regelen. Creëert de randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen realiseren. Neemt afstand van de dagelijkse praktijk. Formuleert hoofdlijnen en zet lange termijn beleid uit. Combineert omgevingsfactoren met eigen inzicht en draagt dit uit in de organisatie. Laat zien een toekomstbeeld te hebben. Weet het toekomstbeeld van de organisatie over te brengen op anderen. Vertaalt het eigen toekomstbeeld naar lange termijn beleid. Voorziet trends en lange termijn ontwikkelingen. Kent de organisatiedoelen, -structuur en -cultuur en houdt daar rekening mee in het werk. Speelt in op interne dynamiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Legt contacten met andere afdelingen en zet bruikbare, ondersteunende netwerken op. Staat achter beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn. Heeft een duidelijk beeld van de positie, taken en visie van de organisatie en neemt dat tot uitgangspunt van eigen handelen. Past zich aan waarden, normen en gedragsregels van de organisatie aan. Spreekt over wij als het over de organisatie gaat. Brengt met behulp van anderen eigen gedrag in lijn met de behoeften, prioriteiten en doelen van de organisatie en de groep waarvan men onderdeel uitmaakt. Stelt zich in woord en daad loyaal op t.o.v. gemaakte plannen en beslissingen.

7 Omgevingsbewust Laten blijken geïnformeerd te zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren. Deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie. Is op de hoogte, met voor het werkterrein, relevante externe ontwikkelingen. Weet politieke en/of maatschappelijke ontwikkelingen te integreren in het dagelijkse werk. Kent de trends en ontwikkelingen in de markt en de betekenis hiervan voor de organisatie. Heeft een goede antenne voor de omgevingsfactoren die van invloed kunnen zijn op het huidige beleid. Speciale eisen Discretie is vereist bij het omgaan met privacygevoelige gegevens van zowel huurders, s als collega's binnen de organisatie. Geheimhouding is vereist bij bedrijfsinformatie, personeelsgegevens en beleidsvoornemens. De manager moet weerstand kunnen bieden tegen eventuele gunstig stemmende gestes van buitenaf. Het verstrekken van privacygevoelige informatie aan derden is niet toegestaan.