MEDEWERKER ACTIES EN EVENEMENTEN

Transcriptie

1 Waarvoor ben ik aangenomen? (Doel) Het organiseren en uitvoeren van acties en evenementen en het bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning. Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context) De Medewerker acties en evenementen ontvangt hiërarchisch leiding van de Teamleider van het team community diabetes type 1. De Medewerker acties en evenementen ontvangt functioneel leiding van de Coördinator acties en evenementen. Wat moet ik bereiken? (Doelen) Waar wordt het op getoetst? (Te behalen resultaten) RESULTAATGEBIEDEN 1 Jaarplan (mede) voorbereiden en organisatorische werkzaamheden verrichten Jaarplan is voorbereid en organisatorische werkzaamheden verricht, zodanig dat acties en evenementen tijdig zijn gepland en volgens plan verlopen. Input voor jaarplan acties en evenementen is tijdig aangeleverd aan coördinator A&E en goed onderbouwd. De georganiseerde acties en evenementen hebben geleid tot het behalen van de doelstellingen en maximaliseren van de binnengehaalde fondsen. Informatie is tijdig beschikbaar aan de doelgroep, coördinator en andere betrokkenen. De coördinator is voorzien van praktische verbetervoorstellen ten aanzien van de organisatie van acties en evenementen, alsmede werkprocessen. Wat kan ik doen om de doelen te bereiken? (Activiteiten) Ondersteunt de coördinator cq teamleider bij het opstellen van een werkplan en de totstandkoming van begroting, en (periodieke) rapportages ten behoeve van de administratie. Organiseert en bereidt acties en evenementen voor, voert deze correct uit en bewaakt afhandeling van actie- en besluitenlijsten. Coördineert (deel)acties cq evenementen door de voortgang te bewaken, budgetoverschrijdingen te signaleren en te rapporteren over eventuele knelpunten. Verricht diverse inhoudelijke werkzaamheden binnen het team, met betrekking tot de voorbereiding, uitvoering en afronding van acties en/of evenementen. Adviseert over en begeleidt bij het opzetten van nieuwe acties en projecten. Bereidt vergaderingen/bijeenkomsten inhoudelijk voor, notuleert deze zo nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Evalueert projecten in samenwerking met de coördinator en werkt verbetervoorstellen uit. Signaleert verbeterpunten in de werkzaamheden, stelt verbeteringen voor aan de leidinggevende en voert afgesproken acties uit.

2 2 Administratieve werkzaamheden verrichten Administratieve Correspondentie is tijdig en correct ondersteuning is geboden, afgehandeld. zodanig dat gegevens zijn Werkprocessen zijn gefaciliteerd, zodanig vastgelegd en dat alle zaken tijdig en correct verwerkt gecommuniceerd en en beschikbaar zijn. documenten en informatie Gegevens en informatie in de database beschikbaar zijn voor zijn te allen tijde volledig, correct en gebruikers. actueel. Informatie en dossiers zijn beschikbaar voor de betrokkenen. Teksten zijn gecontroleerd en bevatten geen onvolkomenheden, stijl-, taal- en spelfouten. Stelt correspondentie, s en andere bescheiden op aan de hand van globale aanwijzingen en verwerkt en verstuurt deze conform de hiertoe opgestelde procedures en richtlijnen. Verzorgt de administratie binnen het team. Administreert en muteert gegevens in de daartoe bestemde database. Stelt begroting en rapportages op. Signaleert, controleert en bewaakt de tijdigheid en juistheid van gegevens, aanvragen, documenten en rapportages. Draagt zorg voor het aanleggen, actueel houden en opschonen van dossiers. Stelt zelfstandig (project)administraties op. 3 Contacten onderhouden Interne en externe contacten zijn onderhouden, zodanig dat een goede relatie is opgebouwd en de contacten bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. In- en externe contacten zijn op representatieve en klantvriendelijke wijze te woord gestaan. Betrokkenen hebben tijdig de juiste informatie ontvangen. Websites en social media zijn actueel beheerd. Onderhoudt het netwerk met vrijwilligers en derden en breidt dit gericht uit. Zoekt samenwerkingen op en informeert, werft en activeert de doelgroep. Handelt binnenkomend telefoon- en mailverkeer af. Beantwoordt vragen, verstrekt informatie en zoekt hiertoe informatie uit. Draagt mede zorg voor het beheren van de websites diabeatit.nl en diabeatitrun.nl, alsmede social media.

3 KENNISPROFIEL HBO werk- en denkniveau. Kennis van organisatorische, administratieve productionele werkprocessen en procedures binnen het team. Kennis van en inzicht in de doelgroep. Kennis van de hospitality of eventbranche.

4 Wat moet ik meebrengen om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de organisatiedoelen? (Organisatiecompetenties) Ondernemerschap Vanuit zichzelf nieuwe kansen signaleren en initiëren, deze realiseren en hierbij verantwoorde risico s durven aangaan. Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang is. Klantgerichtheid Anticiperen op en onderzoeken van de wensen en behoeften van de klant. Hierop aansluiten en toegevoegde waarde leveren. COMPETENTIEPROFIEL Wat moet ik concreet laten zien, c.q. hoe moet ik me gedragen en hoe kan ik het bereiken? Niveau 2: Signaleert kansen en onderneemt zelfstandig actie om mogelijkheden te benutten om afzetmogelijkheden voor (nieuwe) producten en diensten te creëren. Is in klantcontact actief gericht op het signaleren en benutten van kansen en maakt concrete afspraken met de klant. Brengt nieuwe producten en diensten onder de aandacht van de klant en speelt hiermee in op zijn behoeften en wensen, ook wanneer dit niet direct wordt gevraagd. Neemt verantwoorde risico`s en stelt zichzelf uitdagende (commerciële) doelen. Niveau 2: Werkt op eigen initiatief samen om een bijdrage te leveren aan het behalen van gezamenlijke doelen. Biedt gevraagd en ongevraagd ondersteuning en advies aan anderen. Wisselt argumenten, ideeën en informatie uit met anderen en vraagt reacties. Streeft gezamenlijke doelen na en koppelt hierover tijdig terug. Is in staat om concessies te doen en de eigen mening bij te stellen op basis van de mening van anderen. Niveau 2: Verdiept zich in de klantvraag, denkt op proactieve wijze mee met de klant en komt op eigen initiatief met passende voorstellen. Verdiept zich in de concrete situatie van de klant, brengt huidige en toekomstige behoeften in beeld en analyseert deze Doet de klant een aanbod dat aansluit bij zijn behoeften, speelt flexibel in op wensen van de klant en zorgt voor een goede voortzetting van de dienstverlening. Toetst de klanttevredenheid en neemt acties om zo nodig de tevredenheid van de klant te vergroten. Signaleert ingewikkelde vraagstellingen, geeft helder weer wat de organisatie voor de klant kan betekenen en weet door te verwijzen.

5 Wat moet ik meebrengen om mijn doelen te kunnen bereiken? (functie specifieke competenties) Zorgvuldigheid Aandacht hebben voor detail en de precieze afhandeling van zaken nastreven. Plannen en organiseren Activiteiten, tijd en middelen effectief op elkaar afstemmen om doelen te bereiken.. Zelfstandigheid In staat zijn om binnen de gestelde bevoegdheden op autonome wijze werkzaamheden te verrichten, doelen te stellen en daar vorm en inhoud aan te geven. Wat moet ik concreet laten zien, c.q. hoe moet ik me gedragen en hoe kan ik het bereiken? Niveau 1: Is gericht op details en heeft oog voor de precieze afhandeling van zaken in het eigen werk. Heeft een zorgvuldige en nauwkeurige manier van werken. Controleert op volledigheid en juistheid van verkregen informatie. Werkt georganiseerd en gestructureerd, kan zaken terugvinden. Controleert het eigen werk op juistheid en volledigheid. Niveau 2: Plant en organiseert zelfstandig werkzaamheden en deelprocessen die belangrijk zijn om doelstellingen te behalen. Inventariseert zelfstandig welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om een doel te bereiken en stemt deze op elkaar af. Houdt bij het opstellen van een (project)planning rekening met factoren die vertragend kunnen zijn. Bewaakt de voortgang van activiteiten en informeert betrokkenen hierover. Organiseert een tijdige beschikbaarheid van mensen en middelen. Onderneemt actie wanneer afwijkingen in de (project)planning worden gesignaleerd en/of doelstelling verschuiven. Niveau 2: Vormt binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied een eigen mening over de te volgen handelwijze. Maakt een afweging over de te volgen lijn in het werk. Ontwikkeld naar eigen inzicht een aanpak, met het gevormde beleid als uitgangspunt. Zoekt niet altijd naar steun van anderen bij het geven van invulling aan de eigen verantwoordelijkheden en/of het nemen van beslissingen. Staat positief-kritisch tegenover argumenten van anderen en weegt deze zorgvuldig af tegen de eigen mening bij het kiezen va een werkwijze. Stelt grenzen voor zichzelf.