SECRETARIAATMEDEWERKER (voor 24 uur per week)

Transcriptie

1 Interne en externe oproep Afdeling Client Service Bureau Kinderen en jeugdigen hebben het recht om op een humane en evenw ichtige manier op te groeien. De hulpvraag van de cliënt is het uitgangspunt van ons handelen, w aarbij de veiligheid van kind en jeugdige centraal staat. Jeugdhulp Friesland is door haar omvang en expertise in staat allerlei verschillende vormen van zorg en orthopedagogische behandeling aan kinderen (0-12) en jeugdigen (12-18) te bieden. Het doel van de behandeling is de autonomie, die past bij de leeftijd en de mogelijkheden, van de cliënt te bevorderen. Als gevolg van toename van werkzaamheden zoeken wij, voor een half jaar, zo snel mogelijk een: SECRETARIAATMEDEWERKER (voor 24 uur per week) Standplaats: Leeuwarden Doel van de functie: Het bieden van secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning zodat het efficiënt functioneren van het aanmeldproces, registratie t.b.v. cliëntstroom en het berichtenverkeer met verwijzers zo soepel mogelijk verloopt. Globale functie inhoud: - Stemt af met verwijzers over aanmeldingen en draagt zorg voor juiste registratie in cliëntregistratiesysteem - Draagt zorg voor afhandeling berichtenverkeer met gemeenten en overige partijen - Verzamelt, ordent en verwerkt cijfermatige- en/of andere administratieve gegevens in een geautomatiseerde registratiesystemen. - Verzamelt gegevens en plant in afstemming met partijen intakes en voert daaraan verwante registratie - Neemt telefoongesprekken aan en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af of verbindt door. - Verricht archiefwerkzaamheden. - Houdt cliëntendossiers op orde en bewaakt deze. - Verricht overige ondersteunende administratieve werkzaamheden Functie - eisen: - Afgeronde administratieve/secretariële MBO niveau 4 opleiding of daaraan gelijkwaardig. - Kennis van de organisatie, (registratie)processen en modules. - Ervaring met voeren van cliëntenadministratie en afstemming verwijzende partijen - Kennis van en inzicht in de administratieve inrichting van de afdeling(en) waarvoor werkzaamheden worden verricht. - Kennis van Microsoft Office programma s (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) en relevante registratiesystemen (Key2Jeugdzorg). Voor nadere beschrijving hoofdactiviteiten en profiel van de functie, zie bijgaande functiebeschrijving. Algemene informatie: - Aanstelling voor bepaalde tijd voor de duur van zes maanden; - Het aanstellingspercentage is 66,67% (24 uren) gemiddeld per week; - Arbeidsvoorwaarden en inschaling conform de CAO Jeugdzorg schaal 5 (minimaal 1.847,17 maximaal 2.612,22 bruto per maand bij een 36-urige werkweek); - Indien het een interne waarneming betreft, dan geldt inschaling in de huidige salarisschaal (indien lager of gelijkwaardig), verhoogd met 2 periodieken; - Voor deze vacature wordt zowel intern als extern geworven; interne kandidaten hebben voorrang in de procedure.

2 Voor inlichtingen over de functie kan contact opgenomen worden met Geert Luinstra, manager Ondersteunende diensten, telefoon Graag ontvangen wij uw schriftelijke sollicitatie (motivatie en C.V.) uiterlijk op 22 juni U kunt, bij voorkeur, solliciteren via onze website onder het kopje werken bij -> vacatures. Het is ook mogelijk uw brief, onder vermelding van vacaturenummer , te sturen naar adres sollicitatie@jeugdhulpfriesland.nl. Wij informeren u per over het verdere verloop van de procedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacaturestelling wordt niet op prijs gesteld. Sollicitatiegesprekken zijn gepland in week

3 Secretariaatmedewerker Waar werk ik De Secretariaatmedewerker werkt voor een regio of afdeling binnen het primair proces of voor een ondersteunende dienst. Waarvoor ben ik aangenomen (Doel van de functie) Het bieden van secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan een afdeling binnen het primair proces of aan een ondersteunende dienst zodat het efficiënt functioneren van deze afdeling of ondersteunende dienst wordt bevorderd. Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context) De secretariaatmedewerker die werkzaam is voor een ondersteunende dienst ontvangt leiding van de hoofd van de ondersteunende dienst. De secretariaatmedewerker die werkzaam is voor het regiosecretariaat Noord ontvangt leiding van de manager regiosecretariaten. De overige secretariaatmedewerkers die werkzaam zijn binnen het primair proces ontvangen hiërarchisch leiding van de afdelingsmanager en functionele aanwijzingen van de manager regiosecretariaten. Secretariaatmedewerkers ontvangen operationele aanwijzingen van de medewerkers van de afdeling of de ondersteunende dienst waarvoor de werkzaamheden worden verricht. Resultaatgebieden Wat moet ik bereiken (Doelen) Waar wordt het op getoetst (Te behalen resultaten) 1. Secretariële en organisatorische ondersteuning verlenen De secretariële en organisatorische Post, correspondentie en notulen zijn tijdig en ondersteuning is zodanig dat het correct afgehandeld. efficiënt functioneren van de afdeling Bijeenkomsten en vergaderingen zijn of ondersteunende dienst wordt voorbereid en genotuleerd. bevorderd. Agenda s zijn beheerd. Nakomen van gemaakte afspraken is bevorderd en bewaakt. Wat kan ik doen om de doelen te bereiken (Activiteiten) Selecteert de inkomende post naar prioriteit en legt deze, samen met eventuele bijbehorende stukken/dossiers, ter afhandeling voor aan de betreffende medewerker. Maakt en bewaakt afspraken in agenda(s) en attendeert leidinggevende en medewerkers op gemaakte afspraken. Bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, notuleert, maakt hiervan verslagen en bewaakt de voortgang. Stelt zelfstandig, dan wel op inhoudelijke aanwijzingen, correspondentie en documenten op aan de hand van inhoudelijke aanwijzingen. Verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie en documenten; kopiëren, registreren, distribueren en verzenden. Organiseert in overleg met betrokkenen in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen. Heeft een signalerende rol richting leidinggevenden, medewerkers en ondersteunende diensten ten aanzien van knelpunten of veranderingen in de cliëntstroom of de werkprocessen.

4 2. Administratieve ondersteuning verlenen De administratieve ondersteuning is Administratieve gegevens zijn volledig, zodanig dat het efficiënt functioneren betrouwbaar en geregistreerd/gearchiveerd. van de afdeling of ondersteunende Relevante afdelingsvoorraden zijn dienst wordt bevorderd. beschikbaar. Telefoonverkeer verloopt efficiënt. 3. Professionele ontwikkeling waarborgen en realiseren De eigen professionaliteit is op peil Kennis van het vakgebied is bijgehouden. en waar mogelijk ingezet en uitgedragen binnen de organisatie. Kennis is ingezet binnen de organisatie. Verzamelt, ordent en verwerkt cijfermatige- en/of andere administratieve gegevens in een geautomatiseerde registratiesystemen. Verstrekt signalering- en bewakingsoverzichten. Neemt telefoongesprekken aan en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af of verbindt door. Houdt cliëntendossiers op orde en bewaakt deze. Verricht archiefwerkzaamheden. Houdt de voor de afdeling relevante voorraden bij. Stelt documentatie- en circulatiemappen samen. Verricht overige ondersteunende administratieve werkzaamheden. Neemt deel aan werkoverleg. Kennis van en ontwikkelingen binnen het vakgebied zijn bijgehouden. Participeert in projecten. Begeleidt stagiaires. Kennis en Vaardigheden Kennis Afgeronde secretariële MBO niveau 4 opleiding. Kennis van de organisatie, processen en modules. Kennis van en inzicht in de administratieve inrichting van de afdeling(en) waarvoor werkzaamheden worden verricht. Kennis van Microsoft Office programma s (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) en relevante registratiesystemen. Beschikt, indien aangewezen als BHV er, over een actueel BHV certificaat. Specifieke functiekenmerken Ordelijkheid en systematisch werken voor het accuraat verwerken van gegevens van diverse aard. Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het te woord staan van derden, het geven van informatie en het verzorgen van correspondentie voor de afdeling. Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen. Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het werk binnen de afdeling, het organiseren van bijeenkomsten, et cetera. Dienstverlenende en klantgerichte instelling. Competenties Competentieprofiel beroepsgroep 7 maakt onderdeel uit van de functie.

5 Schaal 5 Inschaling Vastgesteld te Leeuwarden, april 2013