Beheerder. Afdeling: Wonen/Vastgoed Datum: 1 maart 2015 Pagina: 1 van 5

Transcriptie

1 Beheerder Afdeling: Wonen/Vastgoed Datum: 1 maart 2015 Pagina: 1 van 5 Organisatorische context Idealis is dé studentenhuisvester van Wageningen en Ede. Wij bieden ruim 5000 huurders prettige en betaalbare huisvesting gedurende hun studie of promotie. Iedere student en PhD-er woont met veel plezier bij ons. Nu en in de toekomst onderscheidt Idealis zich door uit te blinken in onder meer het bieden van voldoende en goede woonruimte, dienstverlening en het klantgericht werken. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van iedere Idealis medewerker om zowel individueel als gezamenlijk aan deze doelen te werken. Dit betekent ook dat naast de organisatiecompetenties verantwoordelijkheid, klant- én resultaatgerichtheid ook flexibiliteit en inzetbaarheid van groot belang zijn om mee te bewegen én te anticiperen op interne en externe ontwikkelingen om al onze ambities samen met onze belanghebbenden waar te maken. Afdelingscontext De afdeling Wonen/Vastgoed is verantwoordelijk voor het primaire proces; de verhuur, het beheer en het onderhoud van het vastgoed en heeft daartoe de dagelijkse contacten met de klanten. Onze belangrijkste uitgangspunten daarbij zijn een klantgerichte dienstverlening en een actieve samenwerking met bewoners en andere belanghebbenden. Doel van de functie Draagt zorg voor een goed woonklimaat voor de huurders door het zijn van aanspreekpunt van bewoners namens Idealis en het hiertoe inventariseren en (laten) afhandelen van problemen, incidenten en/of beantwoorden van vragen van huurders. Organisatorische positie De Beheerder maakt onderdeel uit van de afdeling Wonen/Vastgoed. De Beheerder ontvangt hiërarchisch leiding van de Manager Wonen/Vastgoed. De Beheerder geeft zelf geen leiding. Functie specifieke resultaatgebieden/kerntaken 1. Contact met huurders onderhouden - Stelt zich toegankelijk en klantgericht op richting de huurders. Treedt waar nodig corrigerend op. - Is voortdurend zichtbaar aanwezig op de complexen van Idealis. Signaleert zaken en onderneemt hierop de benodigde acties. - Bespreekt met de huurders wensen, vragen, klachten en dergelijke, waarbij deze zoveel mogelijk direct afgehandeld worden. - Geeft huurders informatie en advies en is behulpzaam bij het oplossen van allerlei problemen die verband houden met het zelfstandig wonen van jongeren. - - Bemiddelt bij overlast indien omwonenden van het complex hinder ondervinden van de huurders en escaleert daar waar nodig naar de Sociaal Beheerder en/of andere instanties. - Voert de administratie behorend bij de diverse werkzaamheden. - Draagt zorg voor een goede afgifte en inname van sleutels voor huurders en derden. Resultaat: Contact met huurder onderhouden, zodanig dat: er sprake is van een veilige en fijne leefomgeving voor de huurders informatie is verstrekt, klachten zijn bekend en opgelost en waar van toepassing bekend bij de betreffende collega s of derden huurders tevreden zijn over de professionaliteit van de dienstverlening van de beheerder de betreffende collega s op de hoogte zijn van datgene wat noodzakelijk is aangaande wat speelt in en om de complexen 2. Technisch en sociaal beheer uitvoeren - Ontvangt (indien niet digitaal aangemeld) storingsmeldingen en reparatieverzoeken van huurders, beoordeelt de urgentie en bewaakt de adequate afhandeling ervan. - Houdt preventief toezicht op complexen, installaties en woonomgeving en is actief en zichtbaar voor huurders en belanghebbenden.

2 - Ziet toe op een juiste naleving door huurders van algemene huurvoorwaarden en het bewonersreglement. Spreekt huurders o.a. aan op illegale onderhuur, overbewoning en (brand)gevaarlijke situaties. - Inventariseert onregelmatigheden in en om de complexen, de gemeenschappelijke ruimtes en de afdelingen en zet in geval van calamiteiten direct benodigde acties in gang en/of schakelt hulp in van derden. - Controleert de afhandeling van problemen en incidenten, biedt hulp waar nodig. - Houdt toezicht op het uit te voeren planmatig en niet-planmatig onderhoud, het schoonmaakwerk en tuinonderhoud, signaleert onvolkomenheden en koppelt bevindingen terug aan de Medewerker Niet-Planmatig Onderhoud. - Begeleidt medewerkers van onderhoudspartijen, spreekt deze aan daar waar nodig op houding en gedrag. Stemt praktische zaken af zoals sleutels overhandigen, afspraken rond uitvoering van werkzaamheden e.d. - Begeleidt in voorkomende gevallen vertegenwoordigers van externe organisaties tijdens een rondgang in complexen. - Haalt en verzamelt input voor verbeteringen in de leefbaarheid en woongenot van huurders en doet verbetervoorstellen aan de manager Wonen/Vastgoed. Resultaat: Technisch en sociaal beheer is uitgevoerd, zodanig dat: reparaties, storingen en gevaarlijke situaties direct zijn gemeld en actie is ondernomen de vastgestelde doelstellingen ten aanzien van kwaliteit en veiligheid zijn gerealiseerd bewoners tevreden zijn over de contacten en de verstrekte informatie 3. Bewonersparticipatie en contacten externe partijen - Onderhoudt contact met de bewonersvertegenwoordiger, woont bewonersvergaderingen bij en beoordeelt wanneer de bewonersvertegenwoordiger of afdelingsvertegenwoordiger ingeschakeld moet worden. - Onderhoudt mede contacten met ambtenaren van politie, brandweer, gemeente e.d. - Onderhoudt contact en stuurt aannemers aan wat betreft praktische zaken. Resultaat: Bewonersparticipatie en contact externe partijen gerealiseerd, zodanig dat: verschillende partijen op de hoogte zijn van stand van zaken tijdens projecten en weten welke activiteiten gaande zijn in geval van nood snel actie ondernomen kan worden aannemers en andere partijen efficiënt te werk kunnen gaan in, op of om de complexen Functieprofiel Kennis, ervaring en vaardigheden - MBO+ werk- en denkniveau - afgeronde MBO opleiding - enige jaren relevante werkervaring - sociaal en technisch inzicht met betrekking tot woon- en leefomgeving - kennis van relevante wet- en regelgeving - vaardigheid in het werken met van toepassing zijnde geautomatiseerde systemen - uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden, Nederlands en Engels Competenties Organisatiecompetenties - Klantgerichtheid - Verantwoordelijkheid - Resultaatgerichtheid Functiecompetenties - Probleemoplossend vermogen - Initiatief tonen - Overtuigingskracht - Communicatieve vaardigheden - Samenwerken

3 COMPETENTIEPROFIEL Klantgerichtheid niveau 2 Verdiept zich in de klantvraag, denkt op proactieve wijze mee met de klant en komt op eigen initiatief met passende voorstellen. Verdiept zich in de concrete situatie van de klant, brengt huidige en toekomstige behoeften in beeld en analyseert deze. Doet de klant een aanbod dat aansluit bij zijn behoeften, speelt flexibel in op wensen van de klant en zorgt voor een goede voortzetting van de dienstverlening. Toetst de klanttevredenheid en neemt acties om zo nodig de tevredenheid van de klant te vergroten. Signaleert ingewikkelde vraagstellingen, geeft helder weer wat de organisatie voor de klant kan betekenen en weet door te verwijzen. Verantwoordelijkheid niveau 2 (H)erkend gevolgen van het eigen handelen en onderneemt actie wanneer gemaakte afspraken niet nagekomen kunnen worden en/of wanneer het eigen handelen onbedoeld nadelige heeft voor anderen. Zorgt voor het nakomen van afspraken, ook wanneer de consequenties ongunstig uitpakken. Is zich bewust van de eigen bijdrage aan de realisatie van (afdelings)doelstellingen en handelt hiernaar. Bewaakt zelfstandig de kwaliteit van het werk en voelt zich aangesproken wanneer het werk niet aan de afgesproken kwaliteitseisen voldoet. Signaleert wanneer richtlijnen en/of protocollen niet worden nageleefd en onderneemt hier actie op. Neemt zelf de verantwoordelijkheid en onderneemt actie wanneer het eigen handelen nadelig uitpakt voor anderen. Resultaat gericht niveau 2 Formuleert de te behandelen resultaten en realiseert deze. Stelt realistische doelstellingen op Legt meetbare resultaten van in een (werk)plan, plant activiteiten in en stelt de werkwijze waar nodig bij. Is vasthoudend bij het behalen van resultaten en zoekt effectieve oplossingen voor knelpunten. Zorgt dat beoogde resultaten worden bereikt en spreekt anderen aan op het nakomen van afspraken.

4 Probleemoplossend vermogen niveau 2 Signaleert de verwoordt de kern van het probleem, verzamelt op eigen initiatief relevante gegevens en komt met oplossingen. Onderscheid hoofd- en bijzaken in een probleem. Weet welke bronnen te gebruiken voor het vinden van oplossingen. Verbindt verschillende soorten informatie aan elkaar om tot een oplossing te komen. Benoemt voor- en nadelen van de mogelijke oplossingsrichtingen. Initiatief tonen niveau 1 Pakt werkzaamheden en taken uit zichzelf op. Neemt actief deel aan werkoverleg. Signaleert werkzaamheden die binnen het werkpakket vallen en pakt deze vanzelfsprekend op. Geeft suggesties voor verbetering van het (eigen) werkproces. Biedt aan extra werkzaamheden op te pakken. Overtuigingskracht niveau 2 Beargumenteert standpunten tactvol, op een heldere, krachtige wijze en speelt hierbij in op e standpunten van een ander. Past per situatie de argumenten en stijl van handelen aan en hanteert daarbij een aanspreken de stijl om anderen te winnen voor de eigen ideeën. Toont zich een serieuze gesprekspartner en heeft daarbij oog voor de relatie. Speelt tijdens de argumentatie in op standpunten van de ander. Toont begrip voor de meningen en/of standpunten van anderen. Communicatieve vaardigheid niveau 2 Drukt zich helder uit, past taalgebruik aan aan contacten van verschillend niveau. Spreekt in begrijpelijke taal; gebruikt geen jargon of legt vaktaal uit. Drukt zich goed uit in contacten van verschillend niveau. Toets of de boodschap goed is overgekomen en begrepen wordt. Hanteert een heldere opbouw en structuur en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Gebruikt heldere voorbeelden en non-verbale communicatie ter ondersteuning van het verhaal.

5 Samenwerken niveau 1 Werkt met anderen samen aan gezamenlijke doelen als de situatie daarom vraagt. Draagt bij aan gezamenlijke doelen en komt afspraken na; informeert anderen over eigen activiteiten en houdt zich op de hoogte van activiteiten van anderen. Toont belangstelling voor collega s en helpt hen op verzoek. Vraagt collega s naar hun mening en geeft de eigen mening. Toont zich bereid om, indien nodig, taken van anderen over te nemen.