FM Transitie in de zorg: wendbaarheid in cultuur en structuur. Expertmeeting 20 juni 2014

Transcriptie

1 1 FM 2015 Transitie in de zorg: wendbaarheid in cultuur en structuur Expertmeeting 20 juni 2014

2 2 Programma Veranderend zorglandschap Rob Maréchal,directeur FunktieMediair Praktijkvoorbeeld Vitras Dinie van der Linden, dir. bestuurder Interactie

3 3 Stellingen Het bouwen van een relatie met potentiële klanten is een essentiële eerste, twee en derde stap 60 % van de salescyclus is al voorbij op het moment dat een koper met een verkoper/accountmanager/consultant praat

4 Transitiemanagement Tijdelijke ondersteuning om de transitie bij u tot stand te brengen 1. Programmamanagers, verandermanagers, projecteiders 2. Potentieelprogramma: De nieuwe, ondernemende zorgmanager

5 Praktijkvoorbeeld Transitiefase 2

6 Beoogde eindresultaten Zelfstandige teams 2.0 Hoe help je een team naar zelfstandigheid? Eindproducten Medewerkers kennen de koers van VitrasCMD en kunnen dit vertalen naar hun dagelijks werk Teams functioneren zelfstandig Teams beheersen methodiek om te blijven leren ( lerende teams ) Medewerkers zijn/worden geschoold/getraind en werken met eenduidige methodieken Processen rondom de cliënt zijn optimaal georganiseerd Teams werken volgens de slimme ICT, ontwikkeld door serviceorganisatie Management 2.0 Welke producten voor welke markten? Hoe houden we contact met opdrachtgevers, verwijzers en ketenpartners? Wat is de opdracht aan ieder team? Serviceorganisatie 2.0 Hoe verlenen we service aan teams? Hoe versterken we interne advisering? Hoe bouwen we service-org. af? Eindproducten Gestroomlijnde processen tussen serviceorganisatie en teams + bijbehorende instrumenten / automatisering Organisatie is klaar voor adviserende rol richting bestuurder en management Taakstelling serviceorganisatie is gerealiseerd of plan vastgesteld Eindproducten Toekomstgerichte PMC s (analyse+keuzes+uitwerking) Gestroomlijnd proces verkoop en management Sterk leiderschap naar teams met heldere verwachtingen Per team heldere opdracht (doelgroepen+producten; bevoegdheden + verantwoordelijkheden) Taakstelling direct en ind. personeel gerealiseerd of plan vastgesteld

7 Uitgangspunten voor de aanpak Ambitieus verandertempo Eén over-all programmamanager Projectleider Zelfstandige Teams 2.0 Veranderaanpak: bottum-up in combinatie met sturing/kader vanuit bestuurder en managers Managers belangrijke rol in project Taakstelling Aanscherping plan o.b.v. nulmeting bij start

8 <titel slide gecentreerd plaatsen> Transitie in de praktijk Vitras Juni 2014

9 Wat komt er op ons af Transities AWBZ naar WMO en WLZ; Jeugdzorg; Participatiewet; Transformatie: Van intramuraal naar extramuraal; Van ketenzorg naar wrap around care; Van professionele naar informele zorg

10 Keuzes Vitras Nieuwe besturingsfilosofie: Zelfstandige teams centraal: proces client- professional in the lead; MT en bestuurder: faciliterend, enthousiasmerend en richtinggevend; Serviceorganisatie: waardecreatie, ondersteunt primair proces en maakt verantwoording afleggen mogelijk Vanuit de externe notie: 1. Transitie: andere dingen doen; 2. Transformatie: de dingen anders doen

11 Eerste fase: structuur wijziging Vitras Nieuwe besturingsfilosofie: Van een divisiestructuur naar een lokaal gerichte structuur; Van een top down organisatie naar een organisatie waar zelfstandige teams centraal staan Dit heeft geleid tot: 63 zelfstandige teams; 8 managers: accountmanagement gemeenten en aansturing teams op afstand

12 Tweede fase: anders werken Nieuwe structuur is in 2013 doorgevoerd. Nu zitten we in tweede fase: anders werken. Is moeilijker door te voeren dan een structuurwijziging. Daarom externen ingeschakeld om project te begeleiden. Na selectieproces is dat Funktiemediair geworden.

13 Beoogde eindresultaten Zelfstandige teams 2.0 Hoe help je een team naar zelfstandigheid? Eindproducten Medewerkers kennen de koers van VitrasCMD en kunnen dit vertalen naar hun dagelijks werk Teams functioneren zelfstandig Teams beheersen methodiek om te blijven leren ( lerende teams ) Medewerkers zijn/worden geschoold/getraind en werken met eenduidige methodieken Processen rondom de cliënt zijn optimaal georganiseerd Teams werken volgens de slimme ICT, ontwikkeld door serviceorganisatie Management 2.0 Welke producten voor welke markten? Hoe houden we contact met opdrachtgevers, verwijzers en ketenpartners? Wat is de opdracht aan ieder team? Serviceorganisatie 2.0 Hoe verlenen we service aan teams? Hoe versterken we interne advisering? Hoe bouwen we service-org. af? Eindproducten Gestroomlijnde processen tussen serviceorganisatie en teams + bijbehorende instrumenten / automatisering Organisatie is klaar voor adviserende rol richting bestuurder en management Taakstelling serviceorganisatie is gerealiseerd of plan vastgesteld Eindproducten Toekomstgerichte PMC s (analyse+keuzes+uitwerking) Gestroomlijnd proces verkoop en management Sterk leiderschap naar teams met heldere verwachtingen Per team heldere opdracht (doelgroepen+producten; bevoegdheden + verantwoordelijkheden) Taakstelling direct en ind. personeel gerealiseerd of plan vastgesteld

14 Samenstel projectorganisatie en keuze externe partij Projectorganisatie: Projectteam: Programmamanager tevens projectleider management 2.0, projectleider zelfstandige teams 2.0 en projectleider serviceorganisatie 2.0. Iedere projectleider heeft een aantal kwartiermakers. Stuurgroep en koppeling naar MT; OR en CR worden meegenomen en op de passende onderdelen om advies/instemming gevraagd; Externe ondersteuning: Beperkte vernieuwingskracht intern; Voldoende focus en aandacht vernieuwing naast lopende zaken

15 Ervaringen onderweg We zijn nu bijna zes maanden onderweg. Wat valt op? Betrokkenheid MT, OR, CR niet vanzelfsprekend; Kwartiermakers beschikbaar stellen: gaten in lopende zaken; Risico s in beeld en durven bepalen welke risico s bewust te nemen; Aandacht zelfstandige teams leidt tot lagere productiviteit: blijven geloven in nieuw besturingsfilosofie (teams herstellen zelf met hulp dashboard en van managers) en niet in oude beheermodel schieten; Complexe aanpak: alles staat ter discussie, iedereen uit comfortzone; Projectaanpak leidt ook tot omvangrijke reorganisatie: nieuw serviceorganisatie. Nu aandacht naar samenhang en implementatie.

16 Stuurgroep 1) Projecteigenaar Teams Bestuurder Project organisatie Projecteigenaar Management Projecteigenaar Service-org. Programmamanager (Carlijn Meerkerk) Projectleider Zelfstandige teams 2.0 (Monique Mispelblom) Projectleider Management 2.0 (Carlijn Meerkerk) Projectteam Voorstel: Adviseur HR MW serviceorganisatie uit PG serviceorg. Medewerker informatisering 2 Professionals 1-2 Teamcoaches 1-2 Managers Projectteam Voorstel: Controller / manager finance & control HR adviseur Adviseur finance & control 2 Managers Adviseur Marketing en Communicatie Activiteiten door serviceorganisatie m.b.t. het programma 2) 1) De programmamanager sluit aan bij de stuurgroepvergaderingen 2) Zodra duidelijk is wat de opdrachten vanuit Zelfstandige Teams 2.0 en Management 2.0 aan de Serviceorganisatie 2.0 zijn wordt een besluit genomen over de inrichting van dit project

17 Inventarisatie start project Aanpak en fasering * Voorbereiding project en nulmeting Project zelfsturende teams 2.0 Informeren + Teamscan *MP: teamkaders + teamopdracht Serviceorganisatie 2.0 vraag aan serv.org. *MP: besluit evt. projectopzet *ontwikkelen visie op serviceorganisatie Werken aan teamopdrachten en teamontwikkeling instrumenten vraag aan serv.org. Stroomlijning processen en automatisering *MP stuurinformatie beschikbaar voor teams instrumenten Positionering service-organisatie incl. taakstelling *MP: Teams werken zelfstandig *MP: taakstelling gerealiseerd of voorbereidingen cf. plan Project Management 2.0 *indien gewenst managementontwikkelplan Versterking leiderschap en ontwikkeling verkoopproces/relatiemanagement PMC analyse *MP: Verkoopproces beschreven + bekend *MP: Opdracht aan teams over PMC s en plan teamsamenstelling gereed *MP: taakstelling gerealiseerd of voorbereidingen cf. plan MP = mijlpaal *evt. uitwerken standaardproducten Jan. Feb. Mrt. Apr. Mei Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov.

18 18 Stellingen Zelfstandige teams zijn een noodzakelijk kwaad Transitie, daar moet je gewoon mee beginnen Structuur is key bij het realiseren van een transitie De echte verandering vindt plaats van onderaf Het succes van een transitie valt of staat met het leiderschap binnen de organisatie

19 19 FM 2015 Vragen? Dank voor uw komst