Pagina 1 van 5. Coach Geertje Moree van Cappellen

Transcriptie

1 In deze nieuwsbrief Alle organisaties in de langdurige zorg zullen te maken krijgen met veranderende eisen uit de samenleving. De komende jaren verandert de zorg ingrijpend, zowel voor de cliënt als de zorgmedewerker door de opkomst van de marktwerking, bezuinigingen, personeelstekorten en de vergrijzing. Deze hebben gevolgen voor het werk van de zorgprofessional en (toekomstige) zorgmedewerkers. Zij krijgen andere rollen, posities, taken, competenties en (samenwerkings)relaties. De uitdaging waar wij voor staan is om een werkwijze te ontwikkelen die de kwaliteit van de zorg verhoogt, de beschikbare deskundigheid optimaal benut en die aantrekkelijk is voor medewerkers. Om in te spelen op alle ontwikkelingen in de zorg zijn Agathos en Curadomi het project 1 EMZ werkwijze gestart. Dit is de eerste nieuwsbrief over dit project. In deze editie maak je kennis met 1 EMZ werkwijze. Want wat bedoelen we nu precies? Wat willen we bereiken en wat betekent dit voor jou? 1 EMZ werkwijze, In Voor Zorg, zelforganisatie Het regent nieuwe termen, wat gebeurt er? Curadomi en Agathos hebben als doel om de zorg aan de cliënten zo in te gaan richten dat de relatie tussen de medewerker en de cliënt centraal staat in de hele organisatie van zorg. We willen lokaal werken met kleine integrale teams waarbij verbinding is tussen de HbH en V&V. In eerste instantie gaan we starten met zelforganiserende V&V teams. Afhankelijk van de ontwikkelingen binnen de WMO en de HbH wordt er gezocht naar de mogelijkheid om de HbH hierbij te betrekken. De zelforganiserende teams hebben een nauwe samenwerking met andere zorgorganisaties en andere disciplines, vrijwilligersorganisaties en kerken. Verantwoordelijkheden worden hiervoor ook zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Om dit mogelijk te maken is een andere werkwijze nodig dan de manier waarop we nu werken. Coach Geertje Moree van Cappellen De Raad van Bestuur van Lelie zorggroep heeft daarom opdracht gegeven tot het project 1 EMZ (thuiszorg) werkwijze. Het doel hiervan is om te komen tot een integrale werkwijze voor Agathos en Curadomi waar de relatie tussen cliënt en zorgverlener centraal staat. Lelie zorggroep wil deze werkwijze voor Agathos en Curadomi inzetten om gezonde en toekomstbestendige thuiszorgorganisaties te zijn. Vanuit het programma In Voor Zorg hebben wij een coach toegewezen gekregen die ons gaat begeleiden in het project 1 EMZ werkwijze. In voor Zorg is een programma van het ministerie van VWS en Vilans (kenniscentrum voor langdurige zorg) dat organisaties helpt om hun werkprocessen in te richten op de veranderende toekomst. Pagina 1 van 5

2 Wat willen we bereiken met het project 1 EMZ werkwijze? De cliënt ontvangt kwalitatief goede huishoudelijke hulp, verzorging en verpleging van medewerkers die zorg van mens tot mens willen bieden, de relatie belangrijk vinden, respectvol omgaan met geloof- en levensovertuiging en desgewenst andere lokale netwerken van vrijwilligers en professionals vinden en verbinden. De medewerker kan vanuit haar vakmanschap in een team werken waar de christelijke overtuiging wordt gedeeld. De rol van het management is bescheiden en maximaal gericht op het faciliteren van cliëntgerichte zorgverlening. Concreet denken we hierbij aan: De medewerker tevredenheidsonderzoeken scoren hoger op ondernemerschap en veranderpotentieel. De cliënttevredenheid is gestegen op de onderwerpen: ervaren bejegening, ervaren samenhang in zorg, ervaren beschikbaarheid van personeel, ervaren inspraak en overleg. Het deskundigheidsniveau van medewerkers is verhoogd. De overhead is teruggebracht. Het ziekteverzuim daalt met minimaal 1 procent. Meer verpleegkundigen komen in dienst en de uitstroom van personeel neemt af. De doorlooptijd van aanmelding t/m zorguitvoering is aantoonbaar verkort. De bereikbaarheid voor verwijzers is aantoonbaar verbeterd. Wat gaat er veranderen door het project 1 EMZ werkwijze? Zoals de naam al zegt gaan Agathos en Curadomi een zelfde toekomstbestendige werkwijze hanteren. We zijn er van overtuigd dat medewerkers in overleg met de cliënt en met elkaar de beste oplossingen kunnen bieden aan cliënten. De relatie tussen de medewerker en cliënt komt daarom centraal te staan in heel het zorgproces én in de organisatie van de zorg. Dit betekent dat: Teams worden gecoacht naar zelforganiserend werken. De teamgrootte hiervoor is 10 tot 15 medewerkers per zelforganiserend team. We verwachten dat de structuur van onze organisatie er door zelforganisatie anders uit zal gaan zien. Zo zullen bepaalde taken die voorheen door management en staf werden uitgevoerd in de teams opgepakt gaan worden. Wat dit precies voor wie gaat betekenen is nu nog niet bekend. Dit wordt in 2 werkgroepen: Zelforganiserende teams en Servicecentrum voorbereid. Aan deze werkgroepen nemen medewerkers, teammanagers en medewerkers van de common services deel. De rol van het middenkader (Teammanagers) verandert steeds meer naar een coachende rol. Alle common services worden ingericht naar de vastgestelde visie en worden een helpdesk voor de zelforganiserende teams. Teams gaan zich meer lokaal inbedden door nauwe contacten met andere zorgorganisaties en huisartsen in hun werkgebied en met WMO en kerken. Wat bedoelen we met zelforganiserende teams? Zelforganiserende teams zijn teams van 10 tot 15 zorgmedewerkers waarin de medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin zorg, diensten of producten tot stand komen; zij bewaken het proces, lossen dagelijkse problemen op en verbeteren processen en werkmethoden, zonder Pagina 2 van 5

3 daarbij voortdurend een beroep te (moeten) doen op de leiding of ondersteunende diensten. Zelfstandigheid betekent niet zoek het maar uit. Het is dus niet bedoeld om onoplosbare problemen van het management bij het zelfsturend team neer te leggen. De organisatie moet het team faciliteren. Het team gaat bijvoorbeeld zelf op eenvoudige wijze de cliënturen en eigen uren registreren, gaat gezamenlijk plannen en is zelf verantwoordelijk voor de indicaties. Belangrijke woorden bij zelforganisatie zijn: initiatief nemen, persoonlijk ondernemerschap en eigen verantwoordelijkheid. Je doet alles samen en in overleg met je team. Het team wordt daarbij optimaal gefaciliteerd door het servicecentrum (huidige common services). Hierbij kun je denken aan de ICTomgeving, administratieve processen en een huishoudboekje met de resultaten (bijvoorbeeld nieuwe cliënten, nieuwe medewerkers, ziekteverzuim, financiën). Hoe en wanneer gaan we dit zelf-organiseren? In februari 2013 starten 6-8 teams als proefgebied. Deze proefgebieden gaan aan de slag tot juli Vervolgens wordt er geëvalueerd en worden de resultaten verwerkt in een implementatieplan. Ontwikkelen van zelforganisatie vindt plaats vanuit de werkvloer. Het is de bedoeling dat zorgmedewerkers zelf het initiatief nemen voor deze andere manier van werken. Er worden wel kaders gesteld. Binnen deze kaders maken teams zelf hun keuzes. In het project 1 EMZ werkwijze worden de proefgebieden buiten de huidige structuur geplaatst. Als proefgebied ga je dus zonder manager aan de slag, je wordt ondersteund door een coach en de ondersteuningsgroep en je kunt aangeven welke faciliteiten je nodig hebt. Besluiten over de kaders worden door de ondersteuningsgroep genomen. Welke teams kunnen zich aanmelden als proefgebied? In totaal is er ruimte voor 6-8 proefgebieden van 10 tot 15 medewerkers per gebied. Bij voorkeur hele diverse teams, verspreid over het hele land. Binnen Curadomi en Agathos zijn al een aantal teams gestart met een vorm van zelforganisatie. Dit betekent niet automatisch dat zij een proefgebied zullen zijn in dit project. We willen teams die nog nooit bezig zijn geweest met zelforganisatie juist ook graag mee laten draaien als proefgebied. Er zijn criteria bepaald voor de proefgebieden. Deze vind je op de laatste pagina van deze nieuwsbrief. Teams die aan deze criteria voldoen, kunnen solliciteren om proefgebied te worden. Na de sollicitatie worden de teams geselecteerd en start in februari het werken als proefgebied. De huidige teams zijn vaak groter dan 10 tot 15 medewerkers. Met een gedeelte van een bestaand team solliciteren is ook daarom mogelijk. Wat kun je nu al doen? We moedigen ieder team aan hierover met elkaar te spreken. Het kan mooie kansen en gelegenheden bieden met elkaar te ontwikkelen en nog betere zorg te verlenen! In deze nieuwsbrief vind je meer informatie over de criteria voor de proefgebieden en hoe je je kunt aanmelden. Rotterdam In de regio Rotterdam zoeken we ook naar de aansluiting met de intramurale zorg van Lelie zorggroep wonen, zorg en welzijn (voorheen Zorggroep Rijnmond) en het project Van Goed naar Beter dat vorig jaar bij Lelie zorggroep wonen, zorg Pagina 3 van 5

4 en welzijn startte. Hoewel dit een ander project is, is het uitgangspunt van de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie leggen, hetzelfde. Er zijn voor Rotterdam al twee proefgebieden benoemd. Zodra er meer bekend is over de aanpak van dit project, kunnen we je hier verder over informeren. Samenwerking Agathos en Curadomi Met de 1 EMZ werkwijze gaan Curadomi en Agathos op dezelfde toekomstbestendige manier werken. Onze merken Agathos Thuiszorg en Curadomi blijven wel gewoon bestaan. Het is niet het doel van het project om de merken samen te voegen. Je blijft ook gewoon in dienst bij Agathos of bij Curadomi. Dit betekent echter niet dat er niet samengewerkt mág worden tussen Agathos en Curadomi teams. Beter aansluiten op de wensen van onze cliënt door een goede samenwerking is immers de winst die we binnen Lelie zorggroep kunnen behalen! We weten van Agathos en Curadomi teams die de samenwerking met elkaar opzoeken of die samen kijken hoe ze de zorg beter en effectiever aan onze cliënten kunnen bieden. Bij deze teams kan het hebben van een zelfde werkwijze veel gaan opleveren omdat dit samenwerking veel eenvoudiger maakt. Wat is de planning? Op basis van een plan van aanpak zal het project in 4 fasen worden gerealiseerd. - Fase 0: Tot half november is er gewerkt aan de visie en uitgangspunten van het project. Hiervoor hebben we met teammanagers en medewerkers aan tafel gezeten. - Fase 1: november januari: keuze voor 6-8 proefgebieden en het voorbereiden van de werkwijze. - Fase 2: februari juli 2013: De proefgebieden zijn actief (leren en ontwikkelen). - Fase 3: De ervaringen worden verwerkt in een implementatieplan. Op basis van de uitkomsten streven we ernaar om in 2013/2014 de mogelijke wijzigingen in de organisatie door te voeren om zodoende tot 1 EMZ-werkwijze te komen. Hoe houden we je op de hoogte en waar vind je meer informatie en inspiratie? Veranderingen brengen enerzijds onzekerheid en onduidelijkheid met zich mee. Anderzijds weten we van goede ervaringen bij andere thuiszorgorganisaties en zijn een groot aantal andere thuiszorgorganisaties ook bezig met deze toekomstgerichte ontwikkelingen. Het project 1 EMZ werkwijze raakt iedereen die bij Curadomi, bij Agathos en bij Lelie zorggroep werkt. Gedurende dit proces komen we er achter wat voor onze organisaties wel of niet werkt. We merken dat er veel behoefte is aan duidelijkheid die we niet altijd kunnen geven omdat we met elkaar volgens een leer en ontwikkelmodel werken. Dat vraagt een actieve en open communicatiehouding van iedereen waarin we elkaar opzoeken en bevragen. De ondersteuningsgroep is aanspreekpunt voor het project 1 EMZ werkwijze. Je kunt de ondersteuningsgroep per mail bereiken via zelforganisatie@leliezorggroep.nl We informeren je onder andere via: - Nieuwsbrieven - De team overleggen - We werken aan een online platform. Hier vind je in de loop van 2013 alle informatie en ervaringen over dit project. - Verder vind je meer achtergrondinformatie op Pagina 4 van 5

5 Selectiecriteria voor de proefgebieden - Het team is georganiseerd volgens een logische gebiedsindeling (dichtbij/in de wijk) rekening houdend met de relatie met de huisartsen, netwerken van andere zorgaanbieders( voor Rotterdam) en de gemeentelijke indeling. - Een team bestaat uit maximaal 15 personen. - In een team zit minimaal 1 en het liefst 2 (wijk)verpleegkundigen en een beperkt aantal medewerkers niveau 2. Andere samenstellingen zijn bespreekbaar. - Het team is bij voorkeur direct telefonisch bereikbaar van uur. - Het team is gezamenlijk zelfsturend en gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat. - De teamtaken worden onderling verdeeld. - Ieder teamlid is gelijkwaardig aan elkaar. Onderscheid zit uiteraard wel in opleidingsniveau en bevoegdheden in de zorgverlening. Besluitvorming in het team vindt plaats op basis van consensus. - Het team kent een evenwichtige opbouw van deskundigheidsniveaus in relatie tot de cliëntenpopulatie. - Een team heeft ca. 50 a 60 cliënten, 500 tot 800 zorguren per maand. - Het team kent een evenwichtige samenstelling van de omvang van de contracten (niet alleen kleine, niet alleen grote contracten), met als uitgangspunt uur per week. - De teams kunnen bestaan uit Agathos- en Curadomi medewerkers (en elke samenwerkingsvorm daar tussenin) en zijn werkzaam in een van de kerngebieden van Lelie zorggroep. Schrijf je met je team in als proefgebied! We zijn blij met ieder enthousiast team dat zich inschrijft. Stuur voor 7 januari 2013 een mail naar zelforganisatie@leliezorggroep.nl met daarin: - wie jullie zijn; - wat jullie motivatie is; - waarom het belangrijk is dat we jullie team uitkiezen. We zien uit naar jullie reactie! Pagina 5 van 5