Zorgevent 2015: Medezeggenschap bij zelfsturing. Workshop Jaargesprekken binnen zelforganisatie. Door: Ramon Makkink

Transcriptie

1 Zorgevent 2015: Medezeggenschap bij zelfsturing Workshop Jaargesprekken binnen zelforganisatie Door: Ramon Makkink

2 Programma Voorstelronde Zelforganisatie Definitie Ontwikkelingsfasen Valkuilen en voorwaarden Jaargesprekken Toegevoegde waarde Verschijningsvormen/mogelijkheden WORKshop Resultaten Vragen

3 Korte voorstelronde Wie ben je Voor welke organisatie werk je Hoe ver zijn jullie met zelforganisatie

4 Zelforganisatie Een definitie: Pierre van Amelsvoort et al. (2003) beschrijft een zelforganiserend team als een groep van vaste medewerkers die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen, die aan interne of externe klanten worden geleverd. Het team plant en bewaakt de procesvoortgang, lost zelf dagelijkse problemen op en verbetert processen en werkmethoden, zonder daarbij voortdurend een beroep te doen op leidinggevende of ondersteunende diensten. Wageman (1997) noemt het centrale principe van zelforganiserende teams het feit dat het team zelf, in tegenstelling tot het management, verantwoordelijkheid voor de eigen werkzaamheden neemt, de eigen prestaties monitort en waar nodig, de werkstrategie aanpast als de eisen van de omgeving vragen om een verandering. Het gaat hier dus om meer dan alleen het vergroten van de autonomie in teams. Een zelforganiserend team is een alternatieve vorm van organiseren, om bewust effectieve organisaties te realiseren, waarbij het zelforganiserend vermogen centraal staat om zo optimaal gebruik te kunnen maken van talenten. Innovatief gedrag en organiseren op basis van vertrouwen staan hierbij centraal. Dat is dus breder dan enkel het verstrekken van meer autonomie. Het ontwikkelen van het (persoonlijk) leiderschap speelt een belangrijke rol in het ontwikkelen en bevorderen van zelforganisatie.

5 Fasen van zelforganisatie Fase: Bundeling individuen Vergroten van zelfstandigheid v/h team Kennis en vaardigheden in kaart gebracht Inzetten op verbreding en versterking van kennis en vaardigheden

6 Fasen van zelforganisatie Fase: Groep Verder vergroten van vakvolwassenheid en zelfstandigheid Ontwikkelen van het gevoel van een gezamenlijke verantwoordelijkheid Duidelijke afspraken en voorwaarden, t.a.v. zowel prestaties als samenwerking Waardoor vergroting van de organisatorische zelfstandigheid

7 Fasen van zelforganisatie Fase: Team Vergroten resultaatverantwoordelijkheid, groepsautonomie en de samenwerking Teams ontwikkelen sociale volwassenheid, vertrouwen en onderlinge verbondenheid Teams functioneren zonder interventies van een leidinggevende Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus gericht op een gezamenlijke resultaatverantwoordelijkheid

8 Fasen van zelforganisatie Fase: Open team Onderling verbonden en sociaal volwassen In staat flexibel te anticiperen op zowel interne als externe ontwikkelingen Beschikt over en ontwikkelt vakinhoudelijke kennis en vaardigheden Gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel voor zowel processen als resultaten Geeft invulling aan organisatorische zelfstandigheid, autonomie en resultaatgerichtheid

9 Fasen van zelforganisatie Ontwikkelingsfasen van zelforganisatie

10 Valkuilen en voorwaarden De organisatie en de mensen veranderen niet Vaak vraagt het werken met zelforganiserende teams om grote veranderingen binnen de structuur en cultuur van de organisatie

11 Valkuilen en voorwaarden Voorbeelden van valkuilen: Achteruitgaande prestaties/resultaten Onvoldoende volwassenheid en te weinig organiserend vermogen Vasthouden aan oude (gedrags)patronen Individualistisch gedrag Ontwijken van besluitvorming Vakvolwassenheid en resultaatgerichtheid ontwikkelt niet naar groepsniveau

12 Valkuilen en voorwaarden Hoofdrandvoorwaarden¹: Regelruimte Met regelruimte wordt bedoeld dat de organisatie het team daadwerkelijk vrijheid van handelen en beslissingsbevoegdheid geeft voor bijvoorbeeld het inrichten van het werk en het formuleren van (team)doelstellingen. Organiserend vermogen Met organiserend vermogen wordt bedoeld dat het team en de daarbij behorende individuen vaardigheden bezitten (ontwikkelen) die nodig zijn om zaken te organiseren. Motivatie Met motivatie wordt bedoeld dat medewerkers daadwerkelijk (intrinsiek) gemotiveerd zijn om zelforganiserend te werken. Wanneer dit niet het geval is heeft dit negatieve invloed op de eigen verantwoordelijkheid, de zelfstandigheid en de samenwerking, alle drie essentiële eigenschappen bij zelforganisatie. ¹ Wesdorp, P. (2010)

13 Valkuilen en voorwaarden Vertrouwen in zelforganisatie Vertrouwen is binnen zelforganisatie cruciaal! Van de organisatietop tot onderin, van team tot individu. Iedereen moet vertrouwen hebben in de competentie van de teams en verantwoordelijkheden uit handen durven geven. Een consistente open houding waarbij gefaciliteerd en richting gegeven wordt. Vertrouwen en integriteit binnen het team. Respect en dialoog. Zelfvertrouwen, durven veranderen, kwetsbaar tonen. Durven nemen van verantwoordelijkheid voor organisatie/team resultaten evenals voor het eigen gedrag en de persoonlijke ontwikkeling.

14 Jaargesprekken Een definitie van de toegevoegde waarde: Het uitgebreid op gelijkwaardige en open wijze behandelen van het functioneren van een medewerker geeft inzicht in diens kwaliteiten, prestaties en ontwikkelgebieden. Het geeft inzicht in wat een medewerker motiveert, wat diens ambities zijn en waar ontwikkelmogelijkheden liggen. Middels dit inzicht kan tijdig gericht worden geacteerd om de prestaties, ontwikkeling, ontplooiing en ondersteuning van de medewerker te organiseren en realiseren. Mede hierdoor wordt vormgegeven aan goed functionerende, gemotiveerde en vitale medewerkers, hetgeen cruciaal is voor iedere organisatie.² ²Rendement (z.j.)

15 Jaargesprekken Verschijningsvormen Hierarchisch individueel functioneringsgesprek Team beoordelingen 180-graden feedback 360-graden feedback

16 Jaargesprekken Soorten instrumenten

17 Jaargesprekken Soorten instrumenten Tegen-Onder (TO) dominant gedrag: opstandig zelfdefinitie: ik ben anders dan anderen, ik heb niemand nodig definitie van de ander: jij bent onbetrouwbaar, jij mag mij niet relatiedefinitie: verwerp me, haat me maar Kwaliteiten - maakt goede afweging - komt op voor zijn mening - is kritisch - let op de details - geen meeloper Valkuilen - geen vooroploper, wacht af - weet soms van geen ophouden (met kritisch-zijn) - benadert problemen als iets negatiefs

18 WORKshop Hoe zijn jaargesprekken nu vormgegeven binnen de organisatie? Welke (deel)vorm van jaargesprekken is passend voor de zelforganiserende teams binnen jouw organisatie? (180-graden feedback, 360-graden feedback, hei-dagen, teamscan, et cetera) Wat is nodig om deze vorm van jaargesprekken succesvol te implementeren? (mate van facilitering, cultuur & gedrag, opleiding, hiërarchie, doelstellingen, ontwikkeling, tijdsfactor et cetera) Extra: Wat betekent dit voor de Ondernemingsraad?

19 Resultaten OF

20 Afronding