Anders organiseren LOGO BEDRIJF. Wevelgem, 21 juni 2018

Transcriptie

1 Anders organiseren LOGO BEDRIJF Wevelgem, 21 juni

2 Sterke bedrijven met betrokken medewerkers Dromen we hier niet allemaal van 2

3 Innovatieve arbeidsorganisatie STERK, WENDBAAR, DUURZAAM 3

4 WAAROM ANDERS? 4

5 Inderdaad, met een helder gezamenlijk doel! door Joost Van Driessche organisatie architect

6 Directie STURING Management & ELV s Werkvloer REGELING UITVOERING Staf ONDERSTEUNING Afdelingen joostvandriessche@pvo.be 6

7 Naar een doelgerichte samenwerking 7

8 TE WEINIG RUIMTE IS NIET EFFECTIEF TE VEEL RUIMTE IS NIET EFFICIËNT 8

9 Regelmogelijkheden = mogen x kunnen Geef medewerkers uitdaging Leren, betrokkenheid, motivatie Vrijblijvend werk Uitdagend Werk Actieve jobs 31% 23% Saai werk 23% Slopend werk 23% Taakeisen 9

10 Regelmogelijkheden = mogen x kunnen De Position Switch Karasek Motivatie & leermogelijkheden Vrijblijvend werk Uitdagend Werk Actieve jobs 31% 23% Saai werk 23% Slopend werk 23% Stressrisico s Taakeisen

11 Structuur heeft sterke impact op gedrag 11

12 BREDERE CONTEXT? 12

13 VOCA Context

14 Om over na te denken Een organisatie moet beschikken over evenveel variatiemogelijkheden als de variatie waarmee dat systeem te maken heeft 14

15 Anders gaan aanpakken? 15

16 Sturende taken Regelende taken Uitvoerende taken Ondersteunende taken door Joost Van Driessche organisatie architect

17 ONDERBOUW 17

18 Waar geloven we in 18

19 GLOBALE AANPAK 19

20 Integrale samenhangende ONTWERP aanpak Van de huidige situatie, VISIE PROCES- SEN LEIDER- SCHAP MACRO STRUCTUUR TEAM MICRO STRUCTUUR INDIVIDU SYSTEMEN naar toekomstig resultaat! 20

21 VERANDER aanpak steeds op maat VISIE LEIDER- SCHAP TEAM INDIVIDU PROCES- SEN MACRO STRUCTUUR MICRO STRUCTUUR SYSTEMEN 21

22 22

23 Werken aan bewustwording! Toelichting van toegevoegde waarde anders organiseren met als doel: aanwakkeren interne discussie nieuwe inzichten brengen zelfde taal spreken! VISIE Dwang & drang: hier zit iets in! 23

24 24

25 Een integraal beeld van de organisatie Wat is de huidige situatie? Wat willen we behouden? Wat willen we ontwikkelen? Wat willen we loslaten? Organisatiescan, tevens input voor 25

26 Go, no go? 26

27 27

28 Visie vertaling & doelstellingen scherp! VISIE

29 In werkgroep of met het hele bedrijf VISIE 29

30 Lastenboek van onze organisatie! 30

31 Input uit scan PROCES- SEN MACRO STRUCTUUR

32 KOV s Kansen Op Verbetering op organisatie niveau PROCES- SEN MACRO STRUCTUUR Kansen op verbetering - teamwerking Samenwerken Goede communicatie tussen de monitoren Afspraken maken/houden tss monitoren er is tijd/plaats om over iets anders dan werk te praten Praten/communicatie WP7 samenwerking tussn monitoren onderling sfeer tuss collega's Uitwisseling van gegevens/doorgeven/delen van info samenwerking tss monitoren onvoldoende luisteren naar input monitoren de comm tss de groep monitoren en andere collega's persoonlijike contacten luisteren samenwerking over afdelingen heen communicatie Overleg niet/onvoldoende comm aan de juiste betrokkenen geen werkvergadering groepssfeer Voorbereiding dagplanning Feedback Duidelijkheid Organiseren Monitoren Zonnehoeve Vakmanschap Kwaliteitsbewaking Innovatief, open staan voor vernieuwing organisatie van de werkposten verantwoordelijkheid veel kennis & ervaring aanwezig productkennis verlies van manschappen/vakkennis door vertrek plannen van ervaringsoverdracht vóór verlies/vertrek opdrachten aangepast aan niveau personeel teveel denken&handelen zoals vroeger/in het verleden Prio Compl Prio Compl Resultaatsgerichtheid Flexibiliteit door cohesie id groep behalen we resultaten met gebrekkige communicatie bereiken we toch resultaten motivatie Prio Compl Prio Compl doorstroom van 2 werkposten naar 1 volgende werkpost eerst goed organiseren om dan resultaat te bereiken iedereen streeft om tijdig zijn product af te leveren, in de samenwerking van 2 werkposten, samen naar 1 werkpost moeilijke omstandigheden verlofregeling tussen monitoren tijdsdruk overleg Verandering( Z/2 H? ) schuld doorschuiven, paraplu-mentaliteit gewoontes veranderen, nadenken hoe het anders kan 1 (sleutelpositie) persoon ziek = problemen onvoldoende communicatie geen/onduidelijke (week)planning onduidelijkheid welke goederen 'door' mogen, welke niet communicatie magazijn WP 7 plaatsgebrek zwak bij onvoorziene omstandigheden verantwoordelijkheid en inspraak communicatie

33 Proces analyse PROCES- SEN MACRO STRUCTUUR

34 Participatie! 34

35 3 5

36 Scenariodenken: grote ingrepen 36

37 Gerichte ingrepen Voor Na 37

38 Bewust nadenken over structuur : van proces naar structuur 38

39 Nadenken over structuur

40 Principes bij ontwerpen: Het reduceren van complexiteit door procesgericht organiseren of stroomsgewijs organiseren vanuit de klant. Vertrekken vanuit het primair proces M.a.w. niet iedereen vangt alle variatie op, delen van de organisatie vangen delen van de variatie op

41 Herkennen van stromen Ordersoort A Organisatiebouwteen A Sorteren Ordersoort B Organisatiebouwteen B ORDERS Ordersoort C Organisatiebouwteen C

42 ??? Structuur impact op infrastructuur 42

43 43

44 Speciale aandacht voor teamleiders LEIDER- SCHAP Werken op zelfinzicht Werken op vaardigheden Klank- en frustratie bord Coaching & begeleiding 44

45 Gedeeld leiderschap

46 LEIDER- SCHAP Groeiende teamleiders 46

47 47

48 Een team is een relatief vaste groep medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk voor het totale proces waarin producten en diensten tot stand komen die aan een interne of externe klant geleverd worden TEAM

49 TEAMS MET NODIGE AUTONOMIE, INSPRAAK & TEAM BESLISSINGSBEVOEGDHEID

50 Werken aan teamwerk is Vakmanschap (competenties) Resultaat (samen naar resultaat) 0 DOEL Autonomie (leren organiseren) TEAM Verbinding (samenwerken)

51 51

52 MICRO STRUCTUUR Wie doet wat? Taken & rollen DE FLEXI MATRIX: duidelijke taak- en rolverdeling, basis voor opleiding, legt zelfsturing vast

53 MICRO STRUCTUUR Wat is onze opdracht? TEAMCHARTER

54 54

55 Opstarten teamontwikkeling Dagelijks overleg met operationele focus = werken in het team Doel: regelmatig overleg = werken aan het team Eerst teamleider aan het woord, vervolgens medewerkers, TEAM MICRO STRUCTUUR Geen zelf-sturing zonder sturing. 55

56 Team & info bord SYSTEMEN 56

57 Integreren met continu verbeteren SYSTEMEN 57

58 Levend systeem SYSTEMEN 58

59 Inspelen op noodzaak! SYSTEMEN 59

60 VERLOOP & IMPACT 60

61 En ook hier geldt 61

62 Een evolutie Met vallen en opstaan Met zoeken naar de nieuwe rol Met spanningen tussen medewerkers Met een andere werkomgeving (voel- en zichtbaar) Met aangename verrassingen Met een groeiend geloof Met collega s die verdwijnen én nieuwe die komen Met af en toe nood aan adempauze Met resultaat! 62

63 Resultaten 63

64 PROJECTGROEP 64

65 Participatief! Werkgroepen diepen uit en geven advies Een kernteam trekt het traject en zorgt voor beslissingen Transparante en continue communicatie naar de hele organisatie

66 Niet zomaar een project 66

67 Referenties: organisatieontwikkeling

68 Een coproductie van U als klant!