Op naar zelfsturende teams Joca consulting

Transcriptie

1 Op naar zelfsturende teams Joca consulting Strategie & organisatieontwikkeling

2 ESF-PROJECT ZORG VOOR ZORG WERKDRUKVERMINDERING IN OPENBARE ZORGCENTRA

3 Spanningen in zorgverlening Stijgend tekort in woonzorg-aanbod Stijgende zorgvraag Druk op publieke financiering Stijgende zorgkosten Complexere zorgprocessen Strikte taakdeling tussen afgescheiden zorglijnen Groeiend gebrek aan menskracht Grote verschillen in zorgzwaarte Werkdruk & werkstress emotionele belasting Jobzwaarte onvoldoende autonomie Vroegtijdige uitstroom van medewerkers Groeiende uitval door ziekte & stress 3

4 De uitdaging Hoe blijven we verdraaid zot van werk, en worden we niet zot van werk?

5 5

6 Balans tussen vraag en aanbod is cruciaal verschil tussen het Zorgaanbod en de Zorgvraag

7 Hoe hebben we arbeid vaak georganiseerd? Splitsing van het werkproces

8 Hoe hebben we arbeid vaak georganiseerd? Scheiding beslissers en uitvoerders

9 Hoe hebben we arbeid vaak georganiseerd? Organisatie in kerstbomen

10 HET WERK ANDERS ORGANISEREN

11 PRINCIPES INNOVATIEVE ARBEIDSORGANISATIE Het waarde toevoegend proces is de basis voor organiseren: complexiteit reduceren 2. Vergroten lokaal regelvermogen 3. Zelfregelend teamwerk gebaseerd op een complete taak 4. Nadruk op horizontale coördinatiemechanismen 5. Resultaatgericht werken 6. Minimale hiërarchie 7. Minimale kritieke specificatie 8. Congruente HRM systemen

12 Werkbaar werk komt tot stand wanneer je beschikt over gevarieerd werk, je je werktempo en volgorde mee kan bepalen, je problemen in het werk zelf kan oplossen, je de kans krijgt om nieuwe zaken te leren en je steun ondervindt van je collega s en je baas. 12

13 De 4 A s van kwaliteit van de arbeid Arbeidsinhoud Arbeidsvoorwaarden Arbeidsomstandigheden Arbeidsverhoudingen 13

14 Regelmogelijkheden Relatie arbeidsinhoud en job-voldoening Motivatie en leermogelijkheden Vrijblijvende Jobs Actieve Jobs + slagkracht + kwaliteit v.d. arbeid Passieve Jobs Slopende Jobs suboptimale werking (potentieel) ziekmakend werk Taakeisen Stressrisico s arbeidsorganisatie

15 Regelkracht Soorten jobs Motivatie en leermogelijkheden VRIJBLIJVEND 30% Symptomen: bore-out, frustratie, machtsmisbruik, onverschilligheid Symptomen: verveling, leut, pestgedrag, verborgen verzuim PASSIEF 25% SLOPEND 23% Symptomen: stress, burn-out, fysieke klachten, vervreemding, hoogste zichtbaar verzuim Taakeisen Stressrisico s

16 Regelkracht ACTIEVE jobs Motivatie en leermogelijkheden ACTIEF groen: 22% Symptomen: betrokkenheid, fijn uitdagend werk, loyaliteit, verpersoonlijking Mogelijk voor: allerlei type jobs Taakeisen Stressrisico s

17 ANDERS SAMEN - WERKEN

18 Uitgangspunt: Primair proces = bewoner staat centraal en wij verlenen hem optimale zorg Aanpassen van woon/zorgactiviteiten Zorgplan/ woonzorgdossier op(bij)stellen Doelstelling: Medische / fysische / mentale zorg Woon/leefomgeving, zinvolle dagbesteding Onderhandelde zorg Betaalbare zorg Opvolgen en bijsturen van woon/zorgactiviteiten Uitvoeren van zorg en zinvolle dagbesteding

19 Een integrale benadering

20 zelfstandigheid Een fasen-model voor teamontwikkeling open team team groep voorbereiden Fase 0 bepalen taakdomein regeldomein groepsgrootte bundeling individuen Fase 1 taakroulatie taakverbreding werkoverleg werkafspraken Fase 2 integratie regeltaken afspraken staf- lijn Fase 3 groepsautonomie teambuilding budget resultaatsverantwoordelijk tijd Fase 4 op eigen initiatief verbeteren ondernemerschap externe relatie

21 Op weg naar een zelfsturend team met actieve jobs een groep medewerkers met een eigen, duidelijk pakket werkzaamheden met een goed werkende rol- en taakverdeling met voldoende regelmogelijkheden met een gemeenschappelijk, concreet en meetbaar doel dat zoveel mogelijk zelf doet qua voorbereiden organiseren uitvoeren regelen en controleren VOORBEREIDENDE TAKEN ORGANISERENDE TAKEN UITVOERENDE TAKEN ONDERSTEUNENDE TAKEN hiervoor ook gezamenlijk verantwoordelijk & aanspreekbaar is en feedback mechanismen heeft om te leren

22 Teamwork : wat is het niet? vrijblijvend jezelf wegcijferen eigen team eerst iedereen is gelijk / hetzelfde alles eerst met elkaar overleggen vooral aandacht voor de teamspirit & het onderlinge vertrouwen

23 4 assen van teamontwikkeling

24 Leiderschap bij het opstarten van IAO verandering: voorwaarden Geloven dat: mensen potentieel hebben mensen meer zijn dan een productiefactor de werkvloer een smeltkroes is waar synergie ontstaat het als leidinggevende je roeping is om kennis, gaven, vaardigheden en macht te gebruiken voor medewerkers, klanten, de omgeving

25 Leiderschap in innovatieve arbeidsorganisatie: een groeiproces Van Controleren Regelen Dirigeren Zekerheid Intern gericht Routine taken Operationeel Op werkwijze gericht Beheersing Gericht op individuen Naar Ondersteunen, coachen Voorwaarden scheppen Aanmoedigen Onzekerheid Extern gericht Niet-routine taken Tactisch strategisch Op resultaat gericht Ontwikkeling Gericht op team Leidinggevende is tegelijk veranderaar en object van verandering

26 HOE HEBBEN WE DIT AANGEPAKT?

27 1. Tzatziki - hapjes simulatiespel spelenderwijs ervaren dat de manier waarop het werk in een organisatie verdeeld is, zware impact heeft op de prestaties van de organisatie, op de kwaliteit van de arbeid en de tevredenheid van de medewerker Arbeidsorganisatie Taakeisen Regelkracht Hoe is het werk verdeeld? Wie doet wat? Wat wordt van het werk verwacht? Wat kan men zelf regelen tijdens het werk?

28 2. Wat zijn jullie succesverhalen? 3. Wat is samenwerken voor jullie? 4. Wat beïnvloedt je betrokkenheid en motivatie? Kwaliteitsvolle jobs met leer- en groeimogelijkheden Aanstekelijke toekomstvisie, strategie Inspirerende cultuur Sterk leiderschap, gekenmerkt door ondersteuning Aandacht, tijd en ruimte aan medewerkers Verhogen van o o o o o o o Sociale contacten Competentie-ontwikkeling Erkenning & waardering Autonomie & zelfstandigheid Werkregelmogelijkheden Verantwoordelijkheid Zicht op resultaat, groei en vooruitgang

29 4. Welke acties voor werkbaar werk zie je? Acties voor werkbaar werk 1 Verantwoordelijkheid- betrokkenheid- behulpzaamheid bij zorgkundigen stimuleren 2 Teamwerk nodig- geen klassestrijd tussen vpk-zk Gemeenschappelijke doelstellingen bepalen Een goede overdracht is nodig en zeer belangrijk, uurroosters hierop afstemmen (overlap ploegen) 3 Middelen voor ziekteverzuim Middelen moeten beschikbaar zijn 4 Openheid, feedback geven aan elkaar, niet direct naar hoofden gaan, als team zelf problemen oplossen Goede sfeer in het team: zaken durven bespreken Respect voor elkaar Kunnen rekenen op elkaar 5 Loopbaanbeleid Mogelijkheden voor vorming 6 Jobbegeleiding voorzien 7 Uitdovende jobs voor mws die met pensioen gaan 8 Meter/peterschap invoeren 9 De sterktes/zwaktes/talenten vj medewerkers kennen en hier iets mee doen Erkennen/herkennen talenten Teams goed samenstellen Leiderschap Regelmatig medewerkers bevragen Duidelijke opdrachten krijgen Duidelijkheid tout court Duidelijke visie en missie Positieve waardering, erkenning en feedback geven en krijgen 10 Mogen fouten maken Tijd krijgen om competenties te ontwikkelen Bewaken dat mws niet overbraagd worden 11 Positief zijn, positieve feedback geven Betrokkenheid uitstralen 12 Elkaars taakinhoud kennen Over de grenzen van je eigen werk heen k zien Multidisciplinaire samenwerking 13 Zelf initiatieven nemen maar binnen een duidelijke structuur

30 5. Breng je huidige taken en je nieuwe taken in kaart «Dit doe ik» «Dit zou ik ook kunnen doen» «Dit zal ik nooit kunnen doen» = taken die de functie nu reeds uitvoert = taken die de functie zou kunnen uitvoeren mits een beperkte opleiding = taken die een dermate andere competentie vergen of een te lange opleiding vergen, zodat ik ze nooit zal uitvoeren.

31 Fleximatrix = team competentiematrix nodig Sonja Inge Joris Wim Karen actueel taak/ competentie 1 100% 80% taak 2 60% 60% taak 3 40% 40% taak 4 100% 100% taak 5 100% 10% taak 6 100% 20% taak 7 80% 40%

32 6. Uitkomst 32 Zorgkundige Verpleegk. Ergo Kamerzorg Kiné Logistiek assistent Animatie Logo Taken van 1 functie

33 Dank je!! Barbara De Meester Johan Carton Joca consulting Uw partner voor organisatieontwikkeling